Não importa o segmento de atuação, todas as empresas possuem despesas de viagem incluídas no orçamento.

Quando a empresa é pequena, fazer a gestão dessas despesas é simples. No entanto, quando envolve uma grande corporação ou indústria — em que a frequência de viagens é maior —, controlar tudo pode ser realmente desafiador.

Alimentação, hospedagem, transporte, ingresso para eventos, seguros, enfim. São tantos gastos envolvidos nas viagens, que se a empresa não fizer a gestão correta desses custos, ela pode perder o controle das finanças e sofrer rombos orçamentários.

Os colaboradores da sua empresa realizam viagens com frequência? Se a resposta for “sim”, então continue neste artigo para descobrir a importância de melhorar a gestão de despesas de viagem corporativa e como a tecnologia pode ajudar a otimizar esse controle.

A importância de fazer a gestão de despesas de viagem corporativa

Digamos que o gerente de uma indústria receba um convite para prestigiar um evento importante sobre tecnologia nos Estados Unidos. Ele sabe que os gastos disso serão elevados por se tratar de uma viagem ao exterior, e que a empresa será responsável por arcar com todos os custos.

A vontade de ir para o evento é grande devido às oportunidades de negócio e crescimento, mas ao mesmo tempo existe uma preocupação quanto aos custos envolvidos. 

Um dos principais objetivos de um gerente é fazer com que a empresa tenha lucro, e os gastos, se não administrados corretamente, podem acarretar prejuízos.

Fazer a gestão de despesas de viagem corporativa é uma ação necessária para a empresa ter conhecimento sobre todos os custos relacionados às viagens, mas não só isso. É uma estratégia que pode ajudar a indústria a se programar com antecedência e planejar as viagens, de modo a gerar mais economia.

Como fazer a gestão de despesas de viagem da empresa 

Quando falamos em gestão de despesas de viagem, estamos tratando de fazer o controle de tudo que foi gasto com as viagens corporativas. Pode envolver muitos dados e informações, por isso será necessário que a empresa cumpra as seguintes etapas:

1- Categorize todas as despesas

Um gerente foi participar de um congresso em outro estado? O líder do setor de manutenção precisou comparecer a uma palestra em uma cidade vizinha? A empresa mandou parte dos seus colaboradores para receber treinamento em um hotel?

Não importa qual a finalidade da viagem, é imprescindível que a pessoa responsável pela gestão categorize cada uma das despesas. Assim, poderá saber exatamente quais foram os gastos voltados para alimentação, hospedagem, transporte, seguro, entre outros.

2- Avalie onde se concentram os maiores custos

Depois de categorizar todas as despesas, é necessário que a pessoa encarregada pela gestão avalie onde se concentram os maiores custos da viagem. Para, assim, elaborar estratégias que ajudem a mitigar os gastos. 

3- Pense em estratégias para minimizar os custos

A maior parcela dos custos se concentra em hospedagem? Se assim for, como a empresa pode agir para reduzir esses gastos? Será que a melhor opção está em escolher um hotel mais acessível ou alugar um apartamento inteiro no Airbnb?

Logo após identificar as categorias mais custosas na viagem, é hora de pensar em ações estratégicas que ajudem a empresa a gerar mais economia.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de despesas com viagens a trabalho? 

A gestão de despesas de viagem corporativa envolve uma série de informações e números. A empresa pode fazer esse controle em agendas, blocos ou planilhas de excel? Até pode ser que sim, mas existem alguns riscos ao optar por essas ferramentas.

No caso da agenda, por exemplo, a pessoa encarregada pela gestão pode perder muito tempo para inserir todos os dados. Já no caso de blocos de notas, os documentos podem ser extraviados e as planilhas de excel podem ser alteradas acidentalmente ou ter os dados corrompidos.

Assim sendo, o ideal é que a empresa aposte em novas tecnologias para manter todas as despesas de viagens salvas em um só local, além de reforçar a segurança das informações.

O FoccoERP é um software de gestão que possui um módulo chamado “Conciliador de Despesas”. Nele é possível configurar o tipo de lançamento conforme a categoria da despesa ou até a forma de pagamento utilizada. 

Também, consultar os registros de despesas automaticamente na plataforma e fazer o processamento das informações por meio de lançamentos contábeis, lançamento do boletim de caixa, da conta corrente e título de contas a pagar.

Abaixo veja alguns benefícios entregues pela tecnologia:

• Acuracidade no lançamento e conciliação de despesas de viagem;
• Integração completa para permitir registro de despesas de viagem no FoccoERP;
• Menor custo e esforço para manter atualizados os registros da situação atual da despesa na plataforma.

Quer saber mais sobre como melhorar a gestão de viagens corporativas e o controle da sua empresa? Então conheça o FoccoERP!