Artigo escrito por Jordana Galafassi, consultora do FoccoERP. //
Todas as organizações, independente do porte, estabelecem metas e objetivos, tais como fornecer produtos ou serviços, crescer, e ter solidez. Porém, em meio a uma pandemia, que resultou na interrupção inesperada dos negócios, o andamento de algumas estratégias pode ter sido prejudicado. As consequências desse episódio podem envolver desde a saúde dos colaboradores, até perdas de ativos e renda. Além disso, podem resultar na incapacidade de entregar os produtos e serviços dos quais a sobrevivência da organização depende.
Tendo isso em vista, torna-se necessário que medidas sejam tomadas pela alta administração, a fim de mitigar os impactos e o comprometimento do planejamento da empresa. Essas mudanças podem ser feitas através da Gestão de Continuidade de Negócios (GCN).
O que é a Gestão de Continuidade de Negócios
O plano de continuidade de negócios é um processo de gestão estruturado que busca identificar ameaças potenciais e que melhora proativamente a resiliência das organizações diante de possíveis impactos nas suas operações.
A norma ABNT NBR 15999 estabelece o processo, os princípios e a terminologia da Gestão de Continuidade de Negócios. O propósito da norma, então, é fornecer uma base para que se possa entender, desenvolver e implementar a continuidade de negócios em uma empresa. Além disso, essa prática permite obter a confiança dos clientes e de outras organizações.
Como funciona a Gestão de Continuidade de Negócios
O processo de GCN funciona em ciclo e compreende a gestão do programa, a priorização de atividades, a determinação e implementação das estratégias, a análise crítica e a inclusão do programa na cultura da empresa.
Um dos elementos fundamentais dessa prática é a determinação de estratégias de continuidade de negócios, que devem ser voltadas à redução dos potenciais efeitos de uma interrupção. Assim, essas estratégias podem ser necessárias para os seguintes recursos da organização:
Pessoas
Dentre algumas estratégias, destaca-se a importância de ter documentado os procedimentos das atividades críticas, além de realizar treinamentos multidisciplinares aos colaboradores e prestadores de serviço. Isso permite a manutenção de habilidades e conhecimentos fundamentais, que garantam a execução dos processos primordiais.
Instalações
Compete às organizações desenvolverem estratégias para redução do impacto da indisponibilidade ou acesso às condições normais de trabalho. Isso pode incluir: trabalho a partir de casa ou de locais remotos; uso de força de trabalho alternativa; ou ambientes alternativos fornecidos por terceiros.
Tecnologia
As estratégias de tecnologia variam significativamente de acordo com o tamanho, natureza e complexidade do negócio. Assim, uma estratégia a ser adotada diz respeito à necessidade de recursos tecnológicos para manter a comunicação eficaz, seja ela interna ou externa. Além disso, as ferramentas para automatizar operações administrativas ou de produção, também são um exemplo de tecnologias necessárias em momentos críticos.
Informação
É fundamental garantir a segurança da informação vital para a operação da organização. Assim, os dados devem estar disponíveis para as partes interessadas, em um nível adequado de confidencialidade, integridade e atualização.
Dentre algumas estratégias relacionadas à manutenção da informação, se destaca a realização de backup em local seguro, além da recuperação de dados que ainda não tenham sido copiados. Nesse sentido, também é importante manter a disponibilização de informações em tempo real para a tomada de decisão, com o uso de ferramentas de Business Intelligence (BI), por exemplo.
Suprimentos
Quanto aos suprimentos, as empresas devem levantar informações a respeito dos recursos necessários e manter um inventário apropriado para suportar suas atividades críticas. Nesse sentido, destacam-se algumas estratégias:
– acordos com terceiros para entregas emergenciais;
– identificação de materiais alternativos/substitutos;
– obrigações contratuais e/ou acordos de nível de serviço com os principais fornecedores;
– verificação de fornecedores alternativos que sejam capazes de atender a demanda.
Partes interessadas
Cabe à organização gerenciar suas relações com as principais partes interessadas, como fornecedores, clientes, colaboradores e parceiros de negócios.
Sendo assim, é preciso considerar as necessidades específicas de cada parte interessada, que podem dizer respeito ao cumprimento de obrigações legais, de prazos de pagamento e de entrega. Com base nessas necessidades, pode-se definir estratégias para cumprir com o que já havia sido estabelecido ou ainda negociar novas condições que atendam ambas as partes.
Ficou claro que estabelecer boas práticas da Gestão de Continuidade de Negócios pode ajudá-lo em momentos como este. Isso porque, ao utilizar essas estratégias, é possível evitar danos e prejuízo para sua empresa, seus colaboradores e seus parceiros.
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