Para lidar corretamente com as não conformidades, empresas enfrentam grandes desafios. Afinal de contas, precisam seguir os padrões de qualidade oficiais estabelecidos pela ISO (Organização Internacional de Normalização). Assim, cada organização deve cumprir os requisitos legais, fornecendo especificações dos produtos e realizando procedimentos organizacionais de acordo com as normas.

Para diminuir a ocorrência de não conformidades, deve-se tratar a causa na raiz. Por isso, neste post, vamos explicar brevemente o conceito e a importância do entendimento para que o gestor trace um plano de ação corporativo. Além disso, listamos as quatro principais dicas de como tratar não conformidades, fornecendo detalhes a respeito da identificação, descrição e elaboração das estratégias. Acompanhe!

O que são as não conformidades?

Segundo a definição da ISO, sempre que um requisito não é atendido, existe uma não conformidade. O conceito parece simples, mas ocasiona inúmeras discussões no cenário empresarial.

A não conformidade surge quando um processo não gera resultados satisfatórios e, como consequência, um dos critérios externos ou internos não é adequadamente suprido.

Importância da identificação

A identificação das não conformidades é indispensável para desenvolver um planejamento capaz de modificar as condições desfavoráveis.

Assim, uma não conformidade vira uma chance de efetivar melhorias, que podem se dar por meio de um plano de ação inteligente. Portanto, ela possibilita a evolução dos processos organizacionais, motivo pelo qual costuma ser considerada benéfica para uma instituição.

4 principais dicas para solucioná-las

Os colaboradores precisam estar preparados para o recebimento e registro das não conformidades detectadas pela empresa. Portanto, é fundamental o estabelecimento prévio de limites claros e objetivos, com todos os critérios de atendimento relacionados às normas ou padrões de qualidade, legislações e procedimentos internos.

Os relatórios de conformidade, assim como os relatórios gerenciais, entregam excelente função, podendo ser preenchidos com rapidez e segurança. Observe algumas dicas a seguir!

1. Identificar a não conformidade

Para que as medidas corretivas sejam tomadas de modo adequado, é primordial identificar o problema. Mas não pode haver equívoco nessa etapa, correndo o risco de transformar o plano de ação em algo ineficiente e repetitivo. Experiência e conhecimento devem estar aliados para garantir o sucesso.

Verifique a que situação a não conformidade diz respeito, para realizar uma análise aprofundada. Depois, encontre uma saída para lidar com ela, averiguando se é possível corrigir imediatamente. Em caso de resposta negativa, cheque a necessidade de contenção ou suspensão dos serviços ou produtos. Por fim, julgue se os clientes devem ser informados sobre o fato.

2. Descrevê-la de forma precisa

Após um diagnóstico empresarial em busca da solução conveniente, comece a registrar o ocorrido por meio de um documento, conhecido como relatório. Nele você pode descrever todos os detalhes da não conformidade. Por exemplo: se foi originada por um processo de auditoria ou de um produto. Além disso, mencione se foi a primeira detecção da falha ou se há reincidência.

Não se esqueça de indicar qual requisito deixou de ser atendido, e conte toda a história detalhadamente para fornecer evidências do que aconteceu. A seguir, explique os aspectos afetados pela não conformidade, e se os processos da organização sofreram danos ou efeitos. Por fim, aponte a ação de correção imediata para sanar o erro, como um retrabalho ou uma concessão aos clientes.

O processo de tratamento da não conformidade é encerrado nessas condições, com identificação, descrição e indicação de correção. Talvez isso seja o suficiente para a resolução dos problemas; todavia, em alguns casos, uma avaliação mais profunda pode ser exigida, quando estiverem envolvidas questões complexas.

3. Colocar em prática a ação para correção

A ação corretiva integra um planejamento, já que foi visualizada a necessidade de eliminação das causas da não conformidade. O processo para sanar o problema é executado por etapas, sendo que no primeiro momento é analisada a causa.

A busca da causa é um exercício útil para identificar a razão principal da existência de uma não conformidade. A tecnologia e algumas ferramentas específicas auxiliam os gestores nessa avaliação. Faça uma reunião com os colaboradores e promova a discussão sobre possíveis causas e escute o que todos têm a dizer a respeito. É possível que a equipe traga a resposta certa durante o diálogo em grupo.

Utilize o método dos cinco porquês, perguntando no mínimo cinco vezes os motivos que levaram à ocorrência da não conformidade. É provável que na terceira tentativa surja a verdadeira razão da existência do problema. Se preferir, use o diagrama de Ishikawa, semelhante a uma espinha de peixe e capaz de ajudar a localizar as causas por meio de categorias.

Ao aplicar a ação corretiva, verifique a eficácia e se os prazos foram apropriados para eliminar chances de um novo acontecimento. Pode ser aplicada uma métrica ou uma técnica de monitoramento da medida para acompanhar os resultados. Ou ainda, elabore uma pesquisa de satisfação para confirmar a efetividade do procedimento.

4. Comunicar as ações corretivas realizadas aos interessados

Os envolvidos com a não conformidade devem ser ouvidos durante as fases de identificação e aplicação do plano de ação corretiva. Contudo, outros agentes também precisam participar do assunto, já que a medida fica disponível para aplicação em demais ocorrências.

Uma melhoria será implantada, então é crucial que todos saibam do ocorrido e entendam como a empresa lidou com a situação. Comunique com clareza, explique as vantagens obtidas durante o processo e fale dos efeitos negativos para enfatizar a necessidade de prevenção.

A prevenção evita a correção, já que são tomadas medidas para frear a incidência de não conformidades. Implemente os procedimentos fundamentais e acompanhe a realização dos ajustes para garantir o cumprimento das orientações. Quando a gestão de continuidade atua dessa maneira, minimiza as chances de contratempos.

Enfim, essas são as quatro dicas essenciais de como tratar não conformidades! Adote todas elas para que o tratamento dos problemas aconteça apropriadamente. Assim, sua equipe impede prejuízos para a empresa, aumentando o prestígio e o reconhecimento da marca no mercado.

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