O investimento em soluções como o software de gestão empresarial tem mudado a rotina de muitas empresas. Essa aplicação permite que gestores tenham um fluxo de trabalho mais ágil e integrado, além de ajudar a tornar mais práticas as trocas de dados, incentivando o aumento dos níveis de inovação.

Porém, esses ganhos só são possíveis quando os usuários conseguem utilizar todos os recursos do sistema de gestão. Por isso, a empresa deve escolher corretamente e planejar medidas que tornem o uso do sistema ERP mais eficaz.

Quer saber como tirar o máximo proveito de um software de gestão empresarial? Então acompanhe o post a seguir!

O que é um software de gestão empresarial?

O software de gestão empresarial é uma solução que permite a uma organização aproveitar um conjunto de aplicativos integrados. Ele agiliza e automatiza processos, criando uma operação mais enxuta, precisa e eficiente.

Estruturada em módulos, o software de gestão empresarial reúne um pacote de funcionalidades capazes de processar grandes volumes de dados. Isso de forma integrada e centralizada em uma base única, que pode ser compartilhada por todas as unidades da organização.

Em suma, a solução funciona como um hub de dados corporativos, que pode ser executado na infraestrutura da empresa ou mesmo via nuvem. Dessa forma, o gestor pode acompanhar todas as rotinas e indicadores em um único lugar, tomar decisões mais eficazes e otimizar os fluxos de trabalho.

Por que investir em um software de gestão empresarial é importante? 

Um sistema de gestão empresarial é um forte aliado para garantir melhorias dentro da empresa. Isso porque pode ajudar no controle de operações, na redução de custos e otimização de processos, questões importantes que melhoram o desempenho e trazem mais competitividade.

Hoje existe um grande volume de empresas competindo, muitas vezes, pelo mesmo cliente. E para se tornar relevante em um processo de escolha, a organização precisa entregar um diferencial. 

Realizar entregas dentro do prazo, vender produtos com qualidade, ofertar preços justos, prestar um atendimento personalizado, enfim… Um software de gestão visa melhorar todas as operações internas, e essas melhorias vão refletir nos resultados da empresa.    

Além disso, o software pode trazer autonomia para realizar tarefas com mais rapidez. E não só isso, também ajuda a evitar falhas de comunicação entre os setores, contribui para redução de desperdícios, e diminui o tempo de execução das atividades. 

Ou seja, o uso do software de gestão reflete diretamente no desempenho da empresa. E essa performance é determinante para alcançar bons resultados e se manter no mercado competitivo. 

Principais funcionalidades de um software de gestão

O principal objetivo do sistema ERP é organizar todo o volume de informação gerada pela empresa. Assim, agrupa uma série de funcionalidades que abrangem funcionários, clientes, fornecedores, produtos, compras, vendas, impostos, entre outros.

Abaixo explicamos em mais detalhes quais são algumas das principais funcionalidades do software de gestão, e como ajudam na rotina empresarial. Confira! 

1. Planejamento

Uma das principais funcionalidades do software de gestão é o planejamento. A empresa consegue organizar, automatizar e padronizar as tarefas de todos os setores em um só espaço. Isso contribui para aumentar a eficiência da equipe e acelerar a execução das atividades.

2. Controle de estoque

Realizar o controle do estoque não é uma tarefa simples porque envolve uma série de informações. Entretanto, pode se tornar menos complicada com o auxílio de um sistema ERP. A ferramenta otimiza o cadastro de produtos, ajuda a identificar os itens com mais e menos saída, e informa a quantidade disponível no armazém. 

3. Formação de preços 

A estratégia de formação de preços pode ajudar a empresa a conquistar lucros cada vez melhores, mas isso só tem efeito se o cálculo for realizado corretamente. Uma solução ERP disponibiliza módulos que simplificam a apuração de preço, impedindo, assim, que a organização cobre um valor muito superior (ou inferior) ao ideal. 

4. Controle das contas a pagar e a receber

Uma vez que é possível inserir todas as contas a pagar e a receber dentro do sistema, a empresa é capaz de criar projeções sobre o fluxo de caixa. E, a partir daí, direcionar os recursos e os investimentos de forma mais inteligente para manter a saúde financeira dos negócios.

5. Análise de resultados

Além de entregar funcionalidades que beneficiam o planejamento, gestão de estoque, formação de preço e controle de contas a pagar e receber, o sistema ERP também ajuda na análise de resultados.

Os relatórios, que podem ser facilmente acessados pela ferramenta, indicam se as estratégias, a equipe ou até mesmo os processos estão gerando retorno.

Quais os benefícios que um software de gestão empresarial traz?

O software de gestão empresarial traz uma série de benefícios para a empresa como aumento de produtividade, maior autonomia, melhor aproveitamento de tempo e otimização de processos. Mas, existem outras vantagens que também precisam ser citadas neste texto. Confira!

1. Redução de retrabalhos

Como todas as informações da empresa ficam alocadas no software, as equipes não precisam mais perder tempo repetindo tarefas. E como os dados estão sempre sendo atualizados, é possível evitar erros nos cadastros, inventários ou até nos processos devido a falta de comunicação. 

2. Maior segurança das informações

As soluções de ERP possuem mecanismos de controle de acesso e proteção que ajudam impedir vazamento ou sequestro de dados, inconsistências nos relatórios, acesso indevido ou até sabotagens. Além disso, faz backup automático que ajuda a preservar as informações. 

3. Pleno controle do fluxo de caixa

Acessar dados em tempo real é essencial para controlar o fluxo de caixa. Um sistema de gestão fornece relatórios que ajudam a entender a movimentação das entradas e saídas. Essas informações, portanto, podem contribuir para conter os custos ou até aumentar as receitas da empresa.

Além dos benefícios acima, não podemos deixar de mencionar que o software de gestão também ajuda no planejamento estratégico, na gestão financeira, geração de valor, logística e, claro, na satisfação de clientes. 

Como aproveitar ao máximo o seu software de gestão empresarial?

Para aproveitar ao máximo o software de gestão empresarial, a empresa deve ter um bom planejamento. Da escolha da ferramenta até o processo de suporte, tudo precisa ser pensado para reduzir riscos e melhorar o aproveitamento da aplicação.

Veja abaixo, então, algumas medidas que podem ser tomadas para esse fim!

Entenda as suas demandas

Cada empresa tem demandas próprias, que podem ser moldadas pelas regras dos setores ou mesmo por seus objetivos. A compreensão de tais fatores auxilia o negócio a investir em um ERP com alto custo-benefício. Portanto, sempre levante tais dados antes de realizar a aquisição de um sistema de gestão empresarial.

Treine os profissionais

O treinamento traz uma série de benefícios para o negócio. Uma delas é que a adaptação à ferramenta será feita com menos custo e prazo. Também haverá mais engajamento no uso do software, afinal, os profissionais conseguirão solucionar falhas por conta própria e terão maior conhecimento sobre os recursos disponíveis.

Avalie o suporte do software de gestão empresarial

O suporte permite que a empresa resolva problemas e dúvidas rapidamente. Portanto, sempre identifique como ele é disponibilizado pelo desenvolvedor do sistema e prefira os que tenham alta disponibilidade e múltiplos canais de atendimento. Assim, as chances de falhas interromperem o uso da aplicação serão muito menores.

Busque uma ferramenta alinhada com o seu perfil

O software escolhido deve não só se alinhar com as demandas da empresa, mas também com o seu perfil. Ou seja, ele deve estar adaptado ao tipo de trabalho executado pelo negócio e às regras do seu segmento. Dessa maneira, os problemas de integração e uso serão muito menores.

O uso de tecnologia tem desempenhado um papel de destaque no dia a dia de várias empresas. Ela permite que companhias sejam mais ágeis, inteligentes e alinhadas com as demandas de seus clientes. Além disso, cria as bases para uma prestação de serviços mais eficaz e capaz de fidelizar os consumidores.

Neste sentido, o investimento em um software de gestão empresarial pode ser visto como uma das alternativas para garantir que o negócio consiga atingir as suas metas com facilidade. 

Essa ferramenta auxilia a empresa a ter fluxos administrativos com menos erros e maior nível de automação. Dessa forma, é possível manter um foco contínuo no atendimento das demandas de clientes e parceiros comerciais.

Agora que você já conhece os benefícios dessa solução, descubra então como escolher o melhor software de gestão empresarial, leia o post  “Como escolher um ERP: evite estes 5 erros na escolha” em nosso blog.