Para que uma empresa consiga exercer sua atividade com produtividade máxima, é preciso que as diversas etapas do regime produtivo e o fluxo de informação ocorram de maneira alinhada. Contudo, isso não ocorre na prática, uma vez que é comum existirem diversas falhas no processo.
Em vista disso, para diminuir os custos de operação e aumentar a eficiência, é fundamental encontrar esses problemas para que eles possam ser solucionados. Contudo, essa não é uma tarefa fácil, pois muitos procedimentos ineficazes estão enraizados na cultura do empreendimento.
Por isso, reunimos 4 dicas que auxiliarão você a identificar mais facilmente as falhas no processo produtivo de seu negócio. Boa leitura!
Avalie o input e output dos processos
Para conseguir averiguar a existência de gargalos em um processo produtivo, o primeiro passo é analisar todas as entradas (inputs) e saídas (outputs) desse procedimento. Assim, são consideradas como entradas os recursos necessários para realizar uma determinada atividade. Enquanto as saídas são os resultados obtidos pela realização da tarefa.
Com essa análise, é possível determinar a eficiência do processo produtivo. Visto que, ao constatar que os recursos que entram nesse regime não saem na quantidade esperada em produtos, fica confirmado a existência de um gargalo.
Por ser complexo catalogar de maneira completa as entradas e saídas da produção, recomenda-se que essa dica seja aplicada em etapas. Dessa maneira, é preferível avaliar primeiro os 20% das atividades que mais agregam valor para a empresa.
Mapeie as etapas
Ao ficar constatado que existem falhas no processo produtivo, o próximo passo será identificá-las. Para isso, é preciso realizar um mapeamento de cada atividade realizada, o que permite avaliar o desempenho individual de cada ação. Assim, é possível estabelecer com precisão em quais procedimentos se encontram os gargalos.
Para realizar essa tarefa, recomenda-se a construção de um fluxograma que represente graficamente cada etapa desse processo. Com isso, fica mais fácil reconhecer o problema, proporcionando ao gestor agilidade para aplicar uma solução.
Identifique as possíveis causas das falhas no processo
Descoberto qual procedimento possui falhas, antes de ser realizada qualquer ação corretiva, é necessário descobrir a verdadeira causa do problema. Caso contrário, é comum escolher uma solução pouco eficiente, visto que ela será baseada no sintoma e não na origem da deficiência.
Sendo assim, sempre que for identificado um gargalo, é fundamental realizar uma investigação minuciosa para descobrir a raiz dessa anomalia. Isso permitirá ao gestor definir ações mais eficazes para sanear as falhas no processo, eliminando-as.
Para isso, sugere-se o uso do diagrama de Ishikawa — também conhecido como espinha de peixe ou causa-efeito. Essa ferramenta tem como finalidade identificar, de maneira simples, as origens dos problemas, independentemente de sua complexidade.
Acompanhe os indicadores de desempenho
Bastante aplicados em diversas atividades, os indicadores de desempenho são algumas das ferramentas mais utilizadas para determinar a eficiência de um processo. Por meio deles, é possível reconhecer se os esforços estão trazendo os resultados esperados, uma vez que eles permitem comparar o que foi alcançado na realidade com o que havia sido planejado.
Assim, caso o gestor perceba alguma divergência, o uso dos indicadores permite criar hipóteses das prováveis causas das falhas no processo. Isso permite que ele avalie mais assertivamente as consequências das soluções a serem aplicadas.
Independentemente do método, todo gestor deverá possuir meios que o permitam identificar possíveis falhas no processo. Isso é essencial para reduzir os custos de produção, aumentando sua eficiência e, consequentemente, a competitividade da empresa.
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