O investimento em um sistema de gerenciamento empresarial é uma escolha feita por várias empresas em busca de uma melhor performance no dia a dia. Para agilizar rotinas e reduzir custos, essa é uma das melhores soluções, tornando o negócio mais competitivo e ágil no atendimento de demandas.

Mas o que uma indústria de bebidas espera ao adotar um sistema de gerenciamento empresarial? Redução de erros, economia e otimização de processos estão entre as principais vantagens listadas pelos gestores. Além disso, há a maior integração entre pessoas e a possibilidade de ter melhorias em todos os fluxos de trabalho.

No entanto, para se obter esses resultados, a escolha deve ser feita com bastante atenção. Múltiplos fatores precisam ser considerados antes de investir no melhor software para sua companhia.

Se possui dúvidas sobre o que é necessário fazer para investir em um sistema de gerenciamento empresarial, fique tranquilo: o post abaixo se trata exatamente sobre esse assunto. Continue a leitura e descubra como fazer essa escolha!

O que é um sistema de gerenciamento empresarial?

O sistema de gerenciamento empresarial é um software que centraliza o acesso a dados corporativos.

Ele também permite que a companhia mantenha processos com maior nível de automatização. Uma vez que alertas podem ser enviados e recebidos automaticamente quando determinados gatilhos forem acionados. Dessa forma, a empresa pode manter-se mais integrada e eficiente.

Como escolher o sistema de gerenciamento ideal para a indústria de bebidas?

A escolha do sistema de gerenciamento empresarial para a sua empresa deve ser feita considerando uma série de fatores. Bem feita, ela resulta no investimento em uma solução bem estruturada e com excelente relação entre custo e benefício.

Veja, a seguir, os principais fatores que devem ser avaliados antes de decidir pelo sistema ideal:

Robustez do sistema

Quando tudo está bem, a maioria dos softwares de gestão funciona perfeitamente. No entanto, a rotina das empresas mostra que a realidade é bem menos previsível. Nessas situações, qual é a capacidade do sistema de gerenciamento de se comportar da forma esperada sob condições adversas?

Robustez é a competência do software de funcionar bem mesmo em situações imprevistas. Esse aspecto demonstra que a empresa pensou no ambiente em que o sistema precisa trabalhar. E o preparou para todos os imprevistos que podem acontecer no dia a dia de uma organização.

Portanto, esteja atento a esse fator quando for investir em um sistema de gerenciamento empresarial. É importante que o negócio adote uma solução que possa lidar com os momentos de sobrecarga de demandas com a mesma facilidade que lida com os momentos de normalidade.

Assim, a empresa poderá garantir aos seus usuários uma ferramenta capaz de entregar um alto nível de performance contínua em médio e longo prazo.

Funcionalidades para o cliente

Toda empresa possui demandas específicas da sua área de atuação e do seu perfil de trabalho. A maneira como o negócio está estruturado define uma série de fatores que determinam o que é um bom sistema de gerenciamento empresarial. De acordo com as necessidades de cada time.

Em outras palavras, antes de fechar o contrato, é importante avaliar se o sistema oferece todas as funcionalidades de que sua empresa precisa. Faz parte da política de alguns fornecedores cobrar taxas adicionais para liberar determinadas funções. E esse é um ponto ao qual o gestor deve ficar atento.

Afinal, a ideia é que todas as atividades sejam realizadas por meio do sistema de gerenciamento empresarial. Uma vez adotado, o ideal é que os colaboradores não tenham que ficar combinando a utilização do software com planilhas e outros sistemas de controle. Só assim a empresa poderá garantir a verdadeira integração de dados.

Integrações entre departamentos

Por falar em integração, esse é outro aspecto fundamental: integrando departamentos, as empresas reduzem o prazo para entregar demandas, melhoram o seu fluxo de trabalho e possuem menos conflitos. Além disso, erros são menos frequentes e a capacidade de inovar é impulsionada continuamente.

Para garantir que a integração seja elevada, a automação possui um papel de destaque. Sistemas que integram times com a automação auxiliam o negócio a reduzir erros, otimizar processos e eliminar tarefas burocráticas com mais precisão.

Por isso, é fundamental buscar um sistema capaz de fazer os departamentos “conversarem” entre si com o apoio de funcionalidades que automatizam a troca de dados entre áreas.

De que adianta ter um software que não promove o compartilhamento de dados entre o departamento de vendas e a produção da empresa, por exemplo? Sem essa informação fundamental, o vendedor pode perder negócios por não poder prometer a entrega em um determinado prazo ou, pelo contrário, por garantir ao cliente uma entrega impossível.

Portanto, analise se o sistema realmente permite a integração dos setores e processos de forma segura e funcional. Isso vale especialmente nos casos em que a troca de registros é feita automaticamente (como em casos em que os setores recebem alertas automáticos em determinadas situações, por exemplo). Sem isso, ele terá uma utilidade muito limitada e pode não valer o investimento.

Suporte prestado pelo fornecedor

Esteja atento à capacidade da empresa provedora do serviço de fornecer um bom suporte ao usuário. Levante dados sobre qual é a disponibilidade do fornecedor para treinar seus funcionários quanto à utilização do software de gestão e se há canais para a solução de dúvidas e problemas rapidamente.

Essas são questões importantes na hora de considerar a adoção de um sistema. Por isso, mais do que ouvir as respostas do fornecedor, é fundamental fazer uma pesquisa com os clientes dele e verificar se a empresa realmente cumpre o que promete em relação a esse serviço.

Identifique, também, como esse processo é estruturado e não deixe de definir níveis mínimos de suporte no SLA (Service Level Agreement), garantindo uma cobertura bem estruturada para a empresa.

Por fim, garanta que o atendimento estará disponível nos dias da semana e horários em que sua empresa pode precisar. A ajuda especializada é essencial, por isso escolha um fornecedor com o qual sua empresa possa contar.

Verifique gastos

Os gastos com uma solução de TI vão muito além do valor de licenciamento. Há, ainda, gastos com suporte ao usuário, atualizações, migrações e o tempo investido com a manutenção da aplicação. Portanto, fique atento a esses valores.

Identificando os custos que vão além do gasto bruto com a compra (ou assinatura) do sistema, a empresa tem maior capacidade de identificar a solução com a melhor relação entre custo e benefício. Assim, o retorno obtido com o investimento é maximizado.

Relevância estratégica

Muito se fala sobre a automação e, na maioria das vezes, são destacadas apenas suas vantagens para as tarefas operacionais. Um bom sistema prevê muito mais que isso e impacta diretamente no nível estratégico da companhia.

Além de fornecer relatórios gerenciais facilmente e permitir o acompanhamento e análise em tempo real, é possível projetar cenários e tendências, tornando negociações e decisões mais seguras.

Com essas funcionalidades, um vendedor ou gestor pode visualizar o resultado financeiro das transações que pretende efetuar. Além disso, a agilização dos processos proporciona a redução em até 40% do ciclo — que vai da venda à entrega dos produtos —, favorecendo o fechamento de negócios e o bom atendimento ao cliente.

Como escolher o melhor fornecedor de sistema de gerenciamento empresarial?

Além de conhecer as características do sistema de gerenciamento, também deve-se optar por um bom fornecedor, não é verdade? Para isso, é necessário seguir alguns passos que garantem o fechamento do melhor negócio.

Questões como suporte, relação entre custo e benefício e know-how da empresa que oferecerá o sistema, por exemplo, são indispensáveis para fazer uma escolha mais consciente. Para auxiliá-lo nessa empreitada, reunimos algumas dicas:

Faça um trial do produto

É importante procurar por empresas que prezem pela transparência e ofereçam testes práticos. Assim, é possível pilotar o sistema antes mesmo de colocá-lo em prática, descobrindo se ele realmente atende às suas necessidades internas.

Com a versão de demonstração, você também pode começar a preparar os colaboradores para manejar o sistema de gerenciamento — afinal, poderá adquirir experiência prática. Será que vão se adaptar ao sistema? Os softwares são intuitivos? Essas são algumas perguntas que se devem ser respondidas durante o trial.

Avalie a relação entre custo e benefício

Qual fornecedor é dono do serviço com mais vantagens pelo menor preço? Descobrindo a resposta, você encontra o software ideal para a sua empresa — e, é claro, diminui o custo do seu investimento.

No entanto, tome cuidado: procurar pela melhor relação entre preço e benefício não quer dizer, necessariamente, optar pelo fornecedor que ofereça o produto mais barato. Antes de tudo, é preciso que o sistema atenda a todas as suas necessidades para, então, avaliar o custo.

Confira os clientes da empresa

Vale a pena pesquisar quem são os clientes do fornecedor. Será que algum deles atua na indústria de bebidas? Conferir o portfólio da empresa é uma boa forma de descobrir se ela tem o know-how para atender às necessidades específicas do seu setor. Assim, você pode verificar não só se o software é personalizado, mas se o suporte é especializado

O fornecedor precisa ter alguma familiaridade com o seu ramo de atuação. Isso facilita a comunicação entre as empresas, os treinamentos e a própria definição do nível do serviço que será oferecido ao longo do tempo.

Monitore resultados

Uma vez que a aplicação estiver integrada no dia a dia do negócio, monitore os resultados obtidos.

A avaliação do impacto da aplicação permite que a companhia tenha uma melhor compreensão sobre o retorno obtido com o investimento, facilitando a análise da relação entre custo e benefício.

Além disso, monitorar os resultados permite que sejam feitas correções para otimizar o uso do sistema em médio e longo prazo.

A importância de uma boa pesquisa

Para concluir, não poderíamos deixar de fora o critério da apuração. O ideal é que você faça uma boa pesquisa justamente para ter critérios comparativos que tornem possível uma análise da relação entre custo e benefício, de clientes atendidos e da qualidade do trial oferecido por cada um dos fornecedores.

Essa busca é importante para que você crie um bom leque de opções e escolha uma empresa que realmente possa atender às suas necessidades — tudo isso dentro do orçamento, é claro. Portanto, faça um bom levantamento de todos os fornecedores que desenvolvem sistemas de gestão!

Já havia pensado nesses critérios ao considerar um sistema de gerenciamento empresarial para a indústria de bebidas? Então faça um orçamento gratuito da nossa solução para identificar como ela pode atender às suas demandas!