Uma pessoa sozinha, ao longo dos anos, já acumula uma quantidade considerável de documentos, papéis e itens importantes. Agora imagine uma empresa, composta não apenas por várias pessoas, mas também por diversos processos, departamentos e responsabilidades?

Sim, são tantos dados, documentos e informações dentro de uma organização que não é possível deixar esse assunto de lado, sendo mais do que necessário entender e agir de forma a tratar todo esse conteúdo da melhor forma possível.

Para te ajudar, preparamos este artigo onde trazemos o que é ECM, por que ele é importante e quais são os benefícios para o seu negócio. Siga lendo para conferir! 

O que é ECM?

ECM é uma sigla em inglês para Enterprise Content Management. Em português, é traduzida como Gerenciamento de Conteúdo Empresarial. Trata-se de um conjunto de estratégias, métodos e tecnologias utilizadas com o objetivo de gerenciar as informações necessárias para que os processos organizacionais ocorram da forma correta. 

Logo, podemos dizer que ECM é a organização do conteúdo feita de forma estruturada, em um processo com início, meio e fim, uma vez que as informações possuem um ciclo de vida. Fazem parte desse processo as fases de captura, armazenamento, gerenciamento, preservação e entrega, de modo que permitam o fluxo de trabalho.

Não estamos falando de uma tecnologia única ou de uma metodologia específica, mas sim de uma combinação de ferramentas utilizadas para apoiar o crescimento do negócio, já que traz inúmeros benefícios à empresa, como falaremos mais à frente.

Por que o ECM é importante? 

O ECM é importante dentro de uma empresa porque, sem dúvida, se mostra como um diferencial competitivo. Sabemos que para se manter à frente da concorrência não basta apenas investir em produtos e serviços de qualidade, mas também manter o ambiente interno em ordem. Essa é a função do ECM, que permite gerenciar as informações de forma eficaz.

Além disso, o ECM é um aliado quando o assunto são leis e regulamentos. Ou seja, contribui muito nas exigências burocráticas, pois possibilita que os arquivos sejam armazenados em um único sistema, garantindo a fácil localização dos documentos e maior segurança.

Nesse sentido, é possível, com o ECM, organizar os documentos de acordo com cada legislação, dando à empresa ainda mais tranquilidade em relação às questões legais. 

As 5 etapas do ECM

A seguir, trazemos mais detalhes sobre as cinco etapas do ECM. Confira!

1ª etapa: Capturar

Na fase da captura, o objetivo é inserir conteúdo no sistema, seja com a digitalização de documentos físicos ou com a inserção direta dos documentos digitais. Alguns exemplos de informações que podem ser capturadas são: planilhas, estatísticas, contratos, notas fiscais, faturas, plantas arquitetônicas, pesquisas, entre outros.

Dessa forma, além de organizadas, as informações são consolidadas, podendo ser encontradas e analisadas de forma muito mais rápida. Na captura, podem ser utilizados dados de aplicativos, automação de marketing, softwares de BPM, entre outras formas.

2ª etapa: Armazenar

Nesta fase do ECM, o propósito é utilizar um sistema de armazenamento offline ou online, onde o conteúdo seja salvo de forma única, sem dados em duplicidade. Backups devem ser feitos com frequência, e os documentos e arquivos devem estar disponíveis nas suas últimas versões.

Nesse ponto, a divisão em pastas é uma forma simples e eficiente de manter as informações armazenadas organizadas. Para ter acesso às informações de forma mais ágil, pode-se usar mecanismos de pesquisa e filtros.

3ª etapa: Gerenciar 

Na etapa de gerenciamento do ECM, o objetivo é definir permissões como, por exemplo, o grupo de colaboradores que pode fazer apenas a leitura, imprimir, fazer download, entre outras ações. Nesse momento, é importante levar em consideração três pontos: a conexão, a modificação e a utilização das informações.

Para o gerenciamento fluir da melhor maneira, sem atrasos e contratempos, a sugestão é a utilização de um software colaborativo, localizado na nuvem, permitindo o acesso remoto (fora da empresa) e em dispositivos móveis (como smartphones e tablets).

4ª etapa: Preservar 

Na fase de preservação do ECM, são pontuados os cuidados que devem ser tomados ao longo do tempo com as informações, mantendo-as não apenas disponíveis e fáceis de serem encontradas no sistema, mas principalmente para que permaneçam seguras e íntegras. 

O uso de estratégias de segurança como senhas fortes, criptografia de ponta-a-ponta e autenticação de dois fatores é altamente recomendado, assim como a realização de backups em mais de um servidor.

5ª etapa: Entregar

Na etapa de entrega do ECM, o propósito é a disponibilização das informações corretas, para as pessoas certas, no momento em que precisam e de forma estruturada (com critérios como data, valor e outros). Se houver integração com outros sistemas, é possível ainda o envio de conteúdo direto para quem precisa dos dados na sua rotina diária de trabalho.

Um exemplo é a seguinte situação: quando um relatório do cenário econômico é disponibilizado pelo banco de investimentos, ele pode ser automaticamente encaminhado para a área da empresa que saberá interpretá-lo e utilizá-lo a favor da organização.

Benefícios do ECM para o seu negócio

Você já deve ter percebido que o ECM traz diversos benefícios para a sua empresa, mas para ficar mais claro apresentamos vários deles abaixo: 

Uso de dados com estratégia: com as informações reunidas e organizadas, fica mais fácil fazer análises e transformá-las em conhecimento para o crescimento da organização.

Redução de gastos: com a maior digitalização de documentos e arquivos, consegue-se uma economia na utilização de papéis e suprimentos de impressão.

Manipulação de documentos: traz melhorias e facilidades no fluxo de trabalho, como na emissão de notas ou no preenchimento de fichas de RH.

Conexão entre áreas da empresa: possibilita a inclusão de diferentes setores, podendo ainda participar fornecedores e clientes.

Prazos: contribui para manter o controle sobre a validade de documentos, como registros e licenças, podendo emitir notificações quando o fim da vigência estiver próximo.

Controle de acesso: por ser um sistema seguro, os documentos são acessados apenas por colaboradores permitidos, impedindo invasões, respeitando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

São muitas vantagens, não é mesmo? Chegando ao fim deste artigo, esperamos que ele tenha te ajudado a perceber como o ECM ocorre e qual sua importância para os processos empresariais.

Agora que você já sabe o que é ECM e quais são seus benefícios, temos um artigo completo sobre o uso do ERP na nuvem e o que a sua empresa ganha ao escolher utilizá-lo dessa forma. Leia agora mesmo e garanta mais agilidade para o seu negócio!