Administrar uma empresa de forma eficiente não é uma tarefa tão simples. São diversos processos que precisam ser controlados, e se não monitorados adequadamente, podem levar a erros que impactam os resultados de forma abrupta. Por esse motivo, é importante entender o que é BPMS e como funciona.

Isso porque, por meio desse tipo de sistema, é possível tornar as atividades do seu negócio mais organizadas, ágeis, entre outros benefícios interessantes que fazem da marca um diferencial. Quer conhecer melhor essa ferramenta? Então, continue a sua leitura!

O que é BPMS?

O Business Process Management System (BPMS), ou Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio, trata de um conjunto de ações que visa aprimorar as atividades de uma empresa. Isso é feito de maneira contínua, por meio da integração das estratégias às metas e aos objetivos.

A ferramenta pode ser usada para analisar, estabelecer, executar e monitorar a gestão dos processos, o que ajuda a aumentar a qualidade dos serviços e a competitividade.

Entre as fases que compõem o sistema BPMS, podemos apontar tarefas, como:

• Mapeamento;
• Padronização;
• Otimização de processos.

Essas práticas elevam o desempenho das equipes, ajudam na identificação de gargalos, minimizam os riscos e custos, entre outros resultados.

Qual é a diferença entre BPM, BPMN e BPMS?

BPM, BPMN e BPMS são termos relacionados à gestão de processos. Cada um deles possui um significado e propostas distintas, sendo o BPM (Business Process Management) uma metodologia de gerenciamento, o BPMN (Business Process Modeling Notation) uma representação gráfica de processos e o BPMS (Business Process Management Suites/System) um sistema de gestão. 

Abaixo explicamos mais detalhes sobre cada um dos conceitos:

BPM

O BPM (Business Process Management), que em português significa Gerenciamento de Processos de Negócios, é a metodologia usada para identificar gargalos e necessidades de melhorias. Engloba atividades como, por exemplo, mapeamento de processos, análise, automação e monitoramento. 

Garante uma visão mais horizontal sobre todas as operações, o que beneficia a empresa da seguinte forma:

• Otimizando processos;
• Trazendo precisão sobre os dados;
• Com mais eficiência operacional;
• Permitindo uma resolução rápida de problemas.

BPMN

O BPMS (Business Process Model and Notation), que em português significa Modelo e Notação de Processos de Negócio, é a ferramenta usada para ativar a metodologia BPM. Por meio desse recurso, é possível automatizar todo o fluxo das atividades e dos dados coletados ao longo do mapeamento de processos.

Entre os principais benefícios do BPMN, destacamos:

• Representação gráfica (que torna a narrativa dos processos mais compreensível);
• Melhora na comunicação entre as equipes;
• Visão mais ampla sobre as atividades.

BPMS

O BPMS (Business Process Management Suites/System), que em português significa Sistema de Gestão de Processos de Negócio, nada mais é que uma ferramenta capaz de automatizar processos. Esse software oferece uma infinidade de benefícios, os quais citaremos mais adiante.

O que é um sistema BPMS?

Nos aprofundando mais sobre o assunto, o sistema BPMS é uma tecnologia que permite criar, integrar e gerenciar processos de negócio. Por meio dessa ferramenta, a empresa é capaz de automatizar atividades, como, por exemplo:

• Atualizar registros de clientes, fornecedores, produtos e serviços;
• Calcular métricas de desempenho;
• Aprovar tarefas;
• Entre outros.

É correto dizer que um sistema de workflow é também um BPMS?

Não necessariamente. Embora sejam usados para gerenciar tarefas, ambas as ferramentas são distintas.

Enquanto o sistema de workflow é mais usado para controlar atividades rotineiras, o sistema BPMS é usado para gerenciar ciclos de vida de processos mais complexos.     

Qual é a finalidade da ferramenta?

O principal objetivo do BPMS é tornar os processos internos mais ágeis e eficientes. Mas não se trata unicamente disso. A ferramenta também busca contribuir para o desenvolvimento sustentável da empresa, ajudando-a a alcançar todos os padrões de qualidade e os resultados esperados pelos líderes do negócio.

Quais os componentes de um BPMS?

Para que esses benefícios sejam alcançados pelos líderes, o BPMS oferece alguns componentes básicos, como:

• Histórico de execução: para armazenar todas as informações acerca dos processos;
• Ferramenta de modelagem: para definir o fluxo dos trabalhos, bem como os responsáveis e prazos de entrega;
• Controle de versões: para acompanhar o desempenho das atividades e monitorar novas versões de tarefas;
• Formulários estáticos ou dinâmicos: para facilitar o preenchimento dos dados e compreensão das equipes.

Quais são as principais atividades desenvolvidas por um software BPMS?

O BPMS é responsável por registrar as etapas e o fluxo de atividades, verificando se as tarefas realmente foram automatizadas e estão sendo realizadas conforme o mapeamento.

O sistema também monitora a sequência de realização, possibilitando que as tarefas sejam executadas em conformidade com os padrões. Evitando, assim, que fases importantes sejam deixadas de lado. 

Entre as principais aplicações do BPMS, temos:

• atualização dos status dos processos;
• envio de mensagens de acompanhamento das atividades;
• registro de autorizações;
• avisos sobre problemas;
• notificações a respeito de atrasos;
• identificação de falhas;
• análises de relatórios e indicadores;
• estabelecimento de medidas corretivas para reduzir os prejuízos e demais problemas.

Com essas funcionalidades, o tempo de interferência humana nos procedimentos e na execução das atividades é minimizado, o que leva à otimização dos recursos humanos, além do impedimento de erros cometidos por novos funcionários.

Quais são as principais vantagens da ferramenta?

A implementação do BPMS pode trazer diversos benefícios na empresa, mas é importante ressaltar que essas vantagens não são adquiridas de uma hora para outra. Elas vão surgindo no decorrer do tempo, e conforme os líderes usarem as funcionalidades. 

Entre os principais benefícios, temos:

Redução de custos

Ao automatizar processos com o BPMS, a empresa consegue acelerar a entrega de trabalhos e praticamente eliminar a incidência de erros. Isso favorece a redução de custos, uma vez que os líderes param de arcar com gastos extras ou desnecessários em suas operações.

Maior transparência

O BPMS é um sistema que fornece uma visão ampla sobre todos os processos. É possível verificar, em tempo real, como está o status das atividades, quais são os profissionais que estão trabalhando, inclusive se existe algum problema impedindo as entregas. Essa transparência favorece a tomada de decisão, além de ajudar a empresa a se manter dentro das conformidades.  

Controle sobre processos

Como todas as informações ficam inseridas dentro do sistema, os líderes conseguem manter um controle absoluto sobre suas atividades. Isso contribui para a definição de regras mais assertivas de negócio, resolução de problemas e até mesmo identificação de pontos fortes e necessidades de melhorias.  

Aumento da produtividade

Uma vez que as tarefas são automatizadas pelo BPMS, a empresa consegue direcionar as equipes para outras atividades importantes e que requerem mais atenção, como é o caso do atendimento ao cliente.  

Maior segurança

Como se trata de uma ferramenta tecnológica, os líderes conseguem definir permissões de usuários para acessar o sistema. Isso garante maior segurança das informações, principalmente em relação aos processos.  

Automação

Tarefas manuais que antes exigiam muita mão de obra e tempo passam a ser totalmente automatizadas. Com isso, a empresa consegue se tornar ainda mais competitiva, modernizando a forma com que executa suas operações e realiza as entregas ao cliente. 

Integração

Outra vantagem da ferramenta é a possibilidade de integrar a solução a outras tecnologias, tais como o CRM e o ERP. A integração com outros tipos de sistema amplia a visibilidade dos líderes, que passam a acompanhar de perto tudo que acontece nos negócios, e a agir de forma mais inteligente e estratégica.  

Criação de formulários dinâmicos

Além de reduzir custos, garantir mais transparência, aumentar a produtividade, proporcionar maior segurança, automatizar tarefas e permitir a integração com outros sistemas, o BPMS também possibilita a criação de formulários dinâmicos e precisos para que os líderes possam gerenciar todos os seus processos de negócio. 

Organização de tarefas  

Por meio do sistema, a empresa também consegue direcionar melhor suas tarefas, determinando, de forma automática, quais são as atividades e os profissionais mais preparados para executar as funções. 

Quais processos podem ser automatizados no BPMS?

Existem muitos processos de negócio que podem ser automatizados pelo sistema BPMS, a começar por:

• Processos com alto valor agregado à estratégia: são as tarefas que possuem caráter urgente e precisam ser concluídas o mais rápido possível, do contrário podem prejudicar a estratégia de negócio. Aqui entram aprovação de solicitação de compra, gestão de projetos, atendimento ao cliente e gestão de contratos.
• Processos que transitam por diferentes setores: são as atividades que requerem a colaboração de dois ou mais departamentos. Aqui temos como exemplo o faturamento, a gestão de estoque e a distribuição de produtos.
• Processos que exigem muita interação humana: são as tarefas que exigem mão de obra humana justamente por envolver mais pessoas. Aqui podemos citar gestão de viagens corporativas, gestão de reclamações, onboarding de clientes e admissão de funcionários. 

Como fazer a escolha do BPMS ideal para a empresa?

Existem várias ferramentas de BPMS disponíveis no mercado, sendo que algumas delas são destinadas a ramos específicos. Por esse motivo, é necessário que a empresa saiba quais pontos devem ser avaliados ao fazer sua escolha. Veja, a seguir, as principais funcionalidades:

Mecanismo do fluxo de trabalho

O sistema deve delegar as atividades, comunicando todas as informações entre os membros do time. Em geral, esse fator pode realizar qualquer sequência arbitrária de fases ou atividades, usando como fundamento o fluxo dos processos.

Métricas do processo

A tecnologia também precisa reunir informações relacionadas ao desempenho das operações, como o tempo de fila das atividades, o período de ciclo de recursos, as tarefas em atrasos, além de disponibilizar itens de relatório referentes a esses dados.

Depósito de procedimentos

A solução ainda deve oferecer um local centralizado para arquivar, organizar e acessar os processos e demais documentos — por exemplo, widgets e controle. Nesse caso, é importante que todos os arquivos sejam categorizados por meio de um diagrama que retrata as tarefas realizadas manualmente e, também, pelo sistema.

Integração do sistema

O software também precisa ser capaz de integrar dados de outras ferramentas importantes para a gestão de processos, como é o caso de um ERP e o CRM. A integração vai ampliar o controle dos líderes e garantir uma visão real e atualizada de tudo que está acontecendo.

Além desses critérios, outra prática relevante para escolher o melhor sistema BPMS é fazer uma boa pesquisa a respeito dos fornecedores. A empresa deve avaliar a experiência da solução no mercado, as recomendações de outros clientes, o suporte oferecido e outros pontos que transmitem segurança para os líderes tomarem suas decisões.

Conclusão 

Agora que você já sabe o que é BPMS, como funciona e quais as principais funcionalidades, fica mais fácil entender de que forma ele pode ajudar no gerenciamento de projetos da sua empresa. E mais: de que maneira a integração com um sistema de gestão pode contribuir ainda mais nesse processo.

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