O Enterprise Resource Planning (ERP), que traduzindo significa Planejamento dos Recursos da Empresa, é o software que faz toda a gestão operacional da empresa, integrando todas as áreas do negócio. Esse software faz com que cada informação seja computada de forma a atender a todas as áreas que dela necessitam, sem gerar retrabalho ou necessitar de reinserção de dados.

Portanto, o ERP faz parte da estrutura das empresas, assim como suas instalações físicas, pavilhões, máquinas e mão-de-obra. Ele compreende toda uma camada de dados e informações do empreendimento, que vai dar condições ao empresário de tomar as melhores decisões diante de cada cenário.

Dito isto, voltemos à pergunta inicial: qual é o momento certo para trocar de sistema ERP? Continue lendo para saber mais!

Como definir o momento certo para trocar de sistema ERP

A existência do desejo de troca já é um sinal de que o software atual não está atendendo às expectativas da empresa. Isso pode ocorrer por vários motivos, entre eles:

• O software atual não é um ERP integrado, ou seja, faz algumas operações básicas, porém faltam muitas funcionalidades;
• O software não tem aderência para o negócio da empresa, pois existem muitas funcionalidades, mas não são as que a empresa necessita;
• O atendimento do fornecedor do sistema atual é falho;
• As demandas ao fornecedor atual são atendidas muito lentamente;
• As necessidades da empresa cresceram muito mais do que a capacidade do fornecedor de evoluir o ERP;
• O investimento financeiro não está equalizado com o retorno previsto ou aceitável;
• A tecnologia está muito defasada.

Normalmente, a empresa que tem o interesse de troca do seu ERP está buscando evoluir na sua gestão e acaba não tendo ferramentas necessárias para essas análises e decisões.

Segundo estudos de mercado, no Brasil, uma empresa permanece com o mesmo ERP em média de 7 a 8 anos. Entretanto, há casos em que empresas utilizam o mesmo ERP há mais de 30 anos, ou ainda aquelas que trocam de software após 1 ou 2 anos de uso.

A troca de um ERP envolve investimento e tempo, e por isso muitas vezes acaba sendo protelada, mesmo havendo insatisfações. Ainda assim, é importante destacar que esse investimento retorna em pouco tempo, caso seja escolhido um ERP que tenha aderência ao segmento e aos processos do cliente, além de que seja feita uma boa implementação.

O que considerar na troca do sistema ERP

A escolha do ERP envolve muitos aspectos, e um deles diz respeito ao atendimento dos requisitos que a empresa aponta como essenciais. Outro ponto importante refere-se à implementação desse ERP, pois é necessário que a software-house tenha uma equipe competente, com expertise no negócio da empresa compradora.

Vale destacar que o momento da implementação é muito rico, pois são levantados todos os processos da empresa. É nesse contexto que surgem discussões e informações que podem apontar para novos caminhos, com o objetivo de elevar a produtividade da empresa, obtendo melhores resultados.

Isso porque, ao que se observa, as empresas estão tão acostumadas com os seus processos que já não visualizam o que pode ser mudado e melhorado. Assim, nesses momentos, uma visão de fora (como é o caso do implementador) é muito bem-vinda, porque pode trazer muitas análises diferentes, além de melhorias nos processo.

Portanto, o momento certo para trocar de ERP é quando a empresa quer melhorar o seu nível de gestão!

Existe momento “ideal” para trocar de ERP?

Muitas empresas esperam por um momento ideal, mas que nunca chega. É o caso das seguintes situações:

“Quando eu terminar esse projeto… “

“Quando a crise passar…”

“Quando eu aumentar minhas vendas…”

“Quando eu tiver uma sobra de caixa…”

“Quando eu tiver uma equipe de TI dedicada à troca…”

Pois é justamente o ERP que pode ajudar em tudo isso: a finalizar projetos, a melhorar seus processos e a deixar sua empresa mais competitiva num cenário de crise. Além disso, o sistema auxilia a avaliar os custos, os processos e aumentar as vendas, além de ajudar a administrar melhor os recursos financeiros e ter mais lucro e dinheiro no caixa.

Você pode se questionar: trocar o ERP é uma boa saída inclusive em momentos de crise ou de baixa de mercado? A resposta é sim, esse é o momento ideal para fazer um projeto de troca de ERP.

Isso porque um projeto pode levar de 3 a 18 meses, conforme o porte da empresa e escopo de implementação. Nesse período, a equipe tem mais tempo para olhar para dentro do negócio e avaliar os seus processos, buscando melhorias e eficiência. Além disso, pode se dedicar mais aos treinamentos e cadastros, o que garantirá uma qualidade maior na implementação.

Os benefícios da mudança de sistema ERP

Atualmente estão em alta conceitos como o da Indústria 4.0 e da automatização de processos. O ERP é o primeiro passo para que tudo isso seja posto em prática. Pois como automatizar processos sem ter uma confiável base de informações para análise?

Além disso, o ERP é a grande base operacional na empresa, que irá dar suporte para vários tipos de integração, as quais também podem trazer muito retorno. Essas integrações dizem respeito a diferentes setores, tais como:

• E-commerce B2C e B2B – Vendas
• Marketplaces – Vendas
• Softwares CAD – Engenharia
• BI (Business Intelligence) – Gestão

Como saber qual é o melhor sistema ERP

Saber qual o ERP mais adequado depende das suas necessidades e do que é importante para a sua empresa, mas é fundamental levar em consideração a aderência, a expertise, a estrutura para implementação, a confiabilidade e porte do fornecedor.

Outro aspecto importante é compreender que preço não deve ser o fator de decisão, pois uma nova troca no futuro vai custar muito mais caro do que escolher agora a opção que melhor atenda a sua empresa.

Então, que tal começar o processo de troca? O primeiro passo é selecionar possíveis fornecedores para a escolha. Pesquise empresas que trabalhem com o seu segmento de mercado, consulte seus clientes e fornecedores, visite essas empresas e conheça como elas trabalham. Somente dessa forma você poderá fazer a escolha que melhor se adeque à realidade da sua empresa.

Esse conteúdo ajudou você a entender melhor o processo de troca e qual o momento certo para trocar de sistema ERP? Se ainda tiver dúvidas, entre em contato conosco! Podemos ajudar a evolui a gestão da sua empresa!

Artigo escrito por Magda Tegner, gestora comercial do FoccoERP.