Instituído pelo Decreto nº 6.022 em 22 de janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) veio para modernizar e simplificar as obrigações fiscais e contábeis no Brasil. Ele permite que as empresas enviem suas informações de forma totalmente digitalizada, reduzindo a burocracia e aumentando a precisão dos dados fornecidos ao Fisco.

Um dos módulos do sistema é o SPED Fiscal, também conhecido como EFD ICMS IPI (Documentos Fiscais Eletrônicos). Neste post, vamos entender tudo que é preciso saber sobre ele e como as empresas, em especial as indústrias, podem otimizar o envio de suas obrigações fiscais. Acompanhe!

O que é SPED Fiscal?

Trata-se de um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que visa integrar todos os dados fiscais das empresas (ICMS e IPI) para envio ao Fisco.

O objetivo dessa integração é promover a modernização e a simplificação do processo de cumprimento das obrigações fiscais e substituir a escrituração e impressão dos livros:

• I – Livro Registro de Entradas;
• II – Livro Registro de Saídas;
• III – Livro Registro de Inventário;
• IV – Livro Registro de Apuração do IPI;
• V – Livro Registro de Apuração do ICMS;
• VI – Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
• VII – Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.

Como funciona o SPED Fiscal?

O funcionamento do SPED Fiscal é bastante simples, sendo cada empresa responsável por gerar um arquivo com o layout estabelecido em Ato COTEPE (Comissão Técnica Permanente) do Ministério da Fazenda. Essa ação considera a própria base de dados fiscais da empresa e outras informações de interesse do Fisco.

Tais informações devem ser enviadas mensalmente através do sistema SPED, junto a todos os impostos apurados no período, que podem influenciar na base do cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL).

É dever do próprio contribuinte extrair os dados do seu sistema de gestão e enviá-los ao processo de importação e conferência para o PVA (Programa Validador e Assinador), fornecido pela Receita Federal.

Para realizar toda essa ação de maneira correta e automatizada, é recomendado baixar e instalar o programa JAVA. No caso das empresas que não possuem sistemas de gestão, também há a possibilidade de atribuir os dados manualmente.

Qual é a importância do Sped Fiscal?

O SPED Fiscal desempenha um papel fundamental no processo de modernização do sistema tributário. Isso porque, ele facilita a digitalização dos livros fiscais e contábeis, por exemplo, promovendo uma maior transparência e eficiência no cumprimento das obrigações fiscais.

Ao centralizar as informações em um formato específico e digital, o SPED reduz a burocracia e melhora a precisão dos dados apresentados ao Fisco, o que minimiza consideravelmente a chance de erros e fraudes.

Além disso, o SPED Fiscal contribui também para a competitividade empresarial, uma vez que, ao utilizar o módulo, as empresas podem focar em suas atividades principais, otimizando, assim, seus processos internos e economizando tempo e recursos.

Quem é obrigado a entregar o SPED Fiscal?

Todas as empresas que estão sujeitas ao ICMS e ao IPI têm a obrigação de entregar o SPED Fiscal. Elas são divididas em três categorias:

• Perfil A: empresas que devem fornecer os registros com informações mais detalhadas.
• Perfil B: que fornecem registros mais sintéticos e incluem a totalização de períodos.
• Perfil C: empresas que apresentam informações ainda mais resumidas, oferecendo uma versão mais simplificada da escrituração.

Quais empresas não são obrigadas a entregar o SPED Fiscal?

Atualmente, Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) não são obrigadas a entregar o SPED Fiscal. No entanto, é necessário reforçar a importância de acompanhar a legislação continuamente, pois as regras brasileiras podem mudar e o Governo determinar que elas comecem a entregar, também, o Sped Fiscal.

Atenção! Mesmo não sendo obrigadas, as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte podem optar por adotar o SPED Fiscal voluntariamente, caso queiram melhorar a organização dos seus processos contábeis e fiscais.

Quais são as vantagens do SPED Fiscal para empresas?

A proposta do SPED Fiscal é modernizar e simplificar o processo de escrituração fiscal, garantindo às empresas brasileiras benefícios. A seguir, confira alguns deles.

Redução de custos

A digitalização dos documentos fiscais e contábeis elimina a necessidade de armazenamento físico, o que reduz custos e despesas com papel, impressão e espaço. Ainda, a automatização dos processos fiscais também diminui o tempo gasto com tarefas manuais, liberando recursos humanos e financeiros para outras atividades estratégicas.

Agilidade na emissão

Com a digitalização dos processos fiscais, a geração e o envio das informações ao Fisco tornam-se mais eficientes. Ao eliminar etapas manuais e integrar sistemas de gestão empresarial facilita-se, também, o cumprimento das obrigações fiscais dentro dos prazos legais.

Praticidade e aumento da produtividade

O SPED Fiscal permite uma gestão mais organizada e integrada dos dados contábeis e fiscais, o que facilita a consulta e o monitoramento das informações entregues ao Fisco.

 Essa integração simplifica a rotina administrativa, além de reduzir o tempo e o esforço dedicados às tarefas burocráticas.

O que é o Bloco K do SPED Fiscal?

O Bloco K, que deve ser apresentado no SPED Fiscal, é uma versão digital do Livro de Controle de Produção e Estoque, onde todas as indústrias precisam registrar os dados relacionados à sua produção e ao estoque de seus produtos.

O objetivo da Receita Federal com o Bloco K é reduzir ou acabar de vez com a sonegação fiscal, que é uma fraude de violação direta às leis de procedimentos fiscais.

O que informar no Bloco K do SPED Fiscal?

Dentre as informações requeridas pelo Bloco K do SPED Fiscal estão:

• quantidade produzida e consumida pela indústria e por terceiros;
• movimentações internas de estoque que não estejam diretamente relacionadas à produção;
• materiais de propriedade da empresa em seu poder e no poder de terceiros;
• lista de materiais de todos os produtos que são fabricados diretamente ou por terceirização.

Como a indústria precisa se adequar ao Bloco K?

Para muitas indústrias, a necessidade de adequar o processo de produção e de estoque para disponibilizar as informações para o fisco é desafiadora.

Caso esse seja o seu caso, é importante que a empresa busque uma maneira de fazer a automatização desses dados e oferecê-los com mais facilidade e autonomia à Receita Federal.

Uma forma de conseguir isso é investindo em um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo. Afinal, a solução é capaz de automatizar muitas das tarefas operacionais, reduzir a necessidade de trabalho manual e otimizar todo o processo para o SPED Fiscal.

Quais são os erros no Sped Fiscal para sua empresa evitar?

Mesmo sendo uma ferramenta que está disponível há anos, ainda acontece das empresas cometerem alguns equívocos quanto ao SPED Fiscal. Abaixo, vamos conferir os erros mais comuns:

• Incompatibilidade de bloco: ocorre quando os diferentes blocos de informações no SPED Fiscal não estão sendo enviados na sequência original.
• Desconhecimento da legislação: a falta de conhecimento sobre normas e leis brasileiras pode fazer com que as empresas cometam erros na escrituração.
• Erros cadastrais: podem resultar em inconsistências que dificultam a conferência e a fiscalização pelo Fisco.
• Erros tributários: cálculos incorretos de impostos e contribuições podem levar a divergências e ocasionar multas.
• Falta de investimento em software de gestão: a ausência de tecnologias, como softwares de gestão, compromete a capacidade da empresa de consolidar e enviar as informações fiscais.

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Como evitar erros no SPED Fiscal?

Para evitar os erros no SPED Fiscal, é muito importante que as empresas invistam em tecnologias que as ajudem a automatizar processos fiscais e centralizar dados, como é o caso de um bom software de gestão.

Além do investimento em tecnologia, é necessário também manter a equipe responsável pelo envio das informações bem treinada e atualizada sobre todas as mudanças na legislação tributária. Mas não só isso, deve-se fazer a revisão periódica dos dados cadastrais e fiscais para garantir a precisão das informações enviadas ao Fisco.

Ainda, recomenda-se que as empresas realizem procedimentos de auditoria interna para identificar inconsistências e corrigi-las antes do envio das obrigações fiscais. A implementação de um controle rigoroso sobre os dados e a adoção de práticas de compliance também podem ajudar a minimizar riscos.

O que é preciso para gerar o SPED Fiscal?

Para gerar o SPED Fiscal, as empresas precisam, primeiramente, de um software de gestão (ERP) que permita consolidar todas as informações fiscais e contábeis. Este software deve ser capaz de gerar os arquivos digitais nos formatos exigidos pela Receita Federal, bem como automatizar processos.

Fora isso, é necessário que a empresa tenha também conhecimento sobre as regras e obrigações fiscais para assegurar que todas as informações preenchidas estejam corretas e as mesmas estejam em conformidade com a legislação tributária.

O hábito de preparar os dados contábeis e fiscais, incluindo a correta classificação dos produtos e serviços e a precisão dos registros de entrada e saída, é outro ponto importante para garantir que a geração do SPED ocorra da maneira correta, sem falhas.

Qual é a multa por não entregar o SPED Fiscal?

Por ser uma obrigatoriedade para muitas empresas, todas aquelas que não entregarem o SPED Fiscal estão sujeitas a sofrer penalidades. É o caso de multas estaduais e multas federais:

• Multas Estaduais: podem variar de acordo com a legislação de cada estado, por isso, deve-se entrar em contato com o órgão da sua região para consultar as penalidades detalhadamente.
• Multas Federais: No âmbito federal, as multas incluem valores fixos por atraso na entrega e percentuais sobre o valor das operações não declaradas corretamente.

No caso da entrega em atraso do SPED Fiscal, pode ser aplicada uma multa de 0,2% ao dia sobre a receita bruta do período, limitada a 1% da receita bruta. Já no caso de omissão ou incorreção, a multa é de 0,5% sobre o valor da operação correspondente, também limitada a 1% da receita bruta. A inobservância dos requisitos estabelecidos, por sua vez, pode gerar multa de 0,5% sobre o valor da receita bruta no período de escrituração.

Como saber se a minha indústria está preparada?

Para saber se a sua indústria está preparada para entregar o SPED Fiscal corretamente e cumprir as exigências legais, é necessário que você avalie alguns pontos sobre a rotina do seu negócio para, em seguida, identificar o que deve ser mudado.

O primeiro ponto a ser avaliado, por exemplo, diz respeito à conferência dos dados que serão enviados ao sistema. Nesse sentido, é preciso verificar se as informações precisam passar por alguma adaptação para cumprir as exigências do Fisco e quais são as dificuldades atuais para adaptar essas informações.

Outra questão que precisa ser avaliada diz respeito à tecnologia que a empresa está usando. Sua empresa possui um sistema de gestão capaz de trazer automatização ao processo de apuração e envio de dados? Se a resposta for “não”, é preciso ir atrás de uma ferramenta que realmente cumpra esse requisito.

Por último, para que a empresa responda positivamente às normas e consiga fazer o envio do SPED Fiscal sem dores de cabeça, é necessário que ela atue lado a lado com o seu contador. Ou, então, é necessário implementar serviços contábeis especializados dentro do seu próprio ecossistema empresarial. Isso contribuirá para que o processo de envio do SPED Fiscal seja realizado de forma correta.

Como um software pode auxiliar na gestão das obrigações fiscais?

Um software ERP ou um sistema de gestão industrial pode auxiliar na gestão das obrigações fiscais, otimizar o processo de geração e garantir a entrega segura do SPED Fiscal.

O FoccoERP, por exemplo, é uma solução que ajuda as empresas a se adequarem ao SPED Fiscal, pois ele próprio tem atualizações conforme as mudanças da legislação.

No FoccoERP, os módulos de SPED Fiscal, SPED Contábil, EFD Contribuições, Controles de FCI, bem como outras gerações de arquivos para o Fisco, são alimentados automaticamente pelos dados inseridos nos módulos de recebimento, faturamento, contas a pagar, receber, integrando-se com compras, estoque e contabilidade. Ou seja, todas as informações ficam conectadas para evitar erros e garantir que a empresa atende a todas as exigências fiscais.

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