Compliance é um termo inglês que se refere à conformidade. No mundo corporativo, a palavra é usada para definir um conjunto de práticas, políticas e requisitos que atestam se a empresa está, de fato, em cumprimento com todas as diretrizes, leis e regulamentações estabelecidas.
O compliance é dividido em diversas categorias: ambiental, empresarial, trabalhista, criminal, fiscal e tributário são apenas alguns exemplos.
Como o tema “compliance” é muito amplo, reservamos esse artigo para falar exclusivamente sobre o compliance fiscal e tributário. No material, você vai descobrir o que trata a modalidade, como aplicar, benefícios e importância.
Esperamos que goste. Boa leitura!
O que é compliance fiscal?
O compliance fiscal envolve as práticas que ajudam uma empresa a garantir que suas operações estejam em conformidade com as normas e regulamentações fiscais. O compliance fiscal abrange todas as áreas da empresa, pois qualquer inconformidade de um departamento específico pode impactar a adequação às leis.
Uma política de compliance eficiente é aquela que guia todos os setores, processos e pessoas para o cumprimento das leis.
E o que é compliance tributário?
O compliance tributário é praticamente uma extensão do compliance fiscal. Nessa modalidade, o foco está especificamente na apuração, conferência e pagamento dos tributos que atestam que a empresa está em dia com o Fisco.
Quais são os principais desafios da área fiscal e tributária?
As empresas enfrentam diversos desafios na área fiscal e tributária, mas a principal delas envolve lidar com a complexidade da legislação brasileira.
O Brasil é um dos países com a maior carga tributária do mundo, representando mais de 30% do PIB. Para dar uma ideia, dados do Boletim de Estimativa da Carga Tributária Bruta do Governo Geral de 2022 mostram que, em 2022, o índice atingiu 33,71%, um percentual de 0,65% maior em relação a 2021.
Além da alta carga tributária, as empresas também enfrentam o problema de lidar com um grande volume de normas e leis vigentes. Segundo o IBPT, Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, o Brasil cria, em média, 46 novas regras de tributos a cada dia útil.
Conseguir se manter dentro da legalidade e cumprir com todas as leis e normas é um desafio complexo que impede, muitas vezes, que o compliance fiscal e tributário esteja presente nos diferentes modelos de negócio.
Em estudo, a Fundação Getúlio Vargas (FGV-SP), a pedido do Instituto Brasileiro de Certificação e Monitoramento (Ibracem), comprovou esse fato. Cerca de 90% das empresas brasileiras sofrem algum problema fiscal, sendo os setores mais afetados o comércio (com 96% dos estabelecimentos com alguma irregularidade) e a indústria (com 92% das empresas irregulares).
Além da carga tributária e das mudanças frequentes nas leis, vale mencionar ainda que questões internas, como a falta de integração entre os departamentos da empresa e ausência de comprometimento de líderes e colaboradores, também são desafios que podem levar a erros e retrabalho e ocasionar a regularidade fiscal e tributária.
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Quais são as diferenças entre Compliance Tributário e Fiscal?
Embora os termos “compliance tributário” e “compliance fiscal” sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles têm diferenças sutis, como mencionado anteriormente.
O compliance fiscal abrange o conjunto de diretrizes, políticas e regulamentações definidas pela empresa que a ajudam no cumprimento das normas no âmbito fiscal.
Já o compliance tributário foca unicamente nas obrigações tributárias da empresa (pagamento de guias, tributos, taxas etc.) decorrentes de suas operações, como vendas, compras e prestação de serviços.
Qual é a importância do compliance tributário e fiscal para as empresas?
Manter o compliance tributário e fiscal é crucial para as empresas evitarem problemas legais e financeiros. Mas não é só isso. A prática permite que as empresas mantenham um controle rigoroso de suas obrigações, impedindo que procedimentos indevidos ocorram e prejudiquem sua operacionalidade.
Com o compliance tributário e fiscal, a empresa também garante que todas as declarações e pagamentos de impostos sejam realizados corretamente e dentro dos prazos estabelecidos, evitando a incidência de atrasos. Além disso, melhora a gestão de documentos e certidões, facilitando auditorias e consultas futuras.
O compliance permite ainda que a empresa alinhe suas obrigações com seus colaboradores e parceiros, garantindo uma cultura mais transparente e confiável. Não só isso, contribui para que a empresa seja melhor vista diante de sócios, investidores e mercado, valorizando a sua marca.
Quais os benefícios do compliance fiscal?
Os benefícios do compliance fiscal vão muito além de evitar problemas legais. Quando executado corretamente, a prática contribui para o desenvolvimento sólido e sustentável da empresa, uma vez que:
- Minimiza os riscos de multas, autuações e litígios tributários;
- Proporciona mais tranquilidade para a empresa focar seus esforços em atividades mais estratégicas e produtivas.
- Amplia a credibilidade junto aos órgãos governamentais, clientes, fornecedores e parceiros.
- Melhora a reputação diante do mercado, o que potencializa vendas;
- Simplifica a execução do planejamento tributário, permitindo que líderes identifiquem oportunidades de economizar com impostos, de forma legal.
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Por que é importante investir no compliance fiscal e tributário?
Assim como qualquer outra modalidade, investir no compliance fiscal e tributário é uma decisão estratégica que precisa estar no topo da lista de prioridades de qualquer empresa.
No cenário atual, as marcas que conseguem superar o teste do tempo e se manter ativas são aquelas que executam suas operações corretamente e estão em dia com suas obrigações.
Empresas que não investem em compliance estão um passo atrás daquelas que investem e estão em conformidade com todas as normas, diretrizes e regulamentações.
Qual o papel da área de compliance em uma empresa?
O papel da área de compliance é assegurar que todas as atividades da empresa estão em conformidade com as leis, normas e regulamentações aplicáveis.
Para que isso seja possível, os responsáveis pela área precisam se manter atualizados sobre todas as mudanças que podem impactar, de alguma forma, os negócios. Além disso, devem implementar políticas e procedimentos internos que orientem os colaboradores sobre as práticas permitidas e proibidas, e identificar gargalos ou necessidades de aprimoramento.
O trabalho da área de compliance precisa ser contínuo, de modo a se tornar uma cultura. Deve se tornar algo natural para todos os envolvidos e integrar o DNA da empresa.
Como implantar uma política de compliance fiscal?
Embora pareça complexa em um primeiro momento, implantar uma política de compliance fiscal pode ser simples se a empresa apenas cumprir com os seguintes pontos:
1- Planejamento tributário
O planejamento tributário é uma estratégia que consiste em estruturar a gestão tributária da empresa, de modo que ela aproveite ao máximo os incentivos fiscais e diminua a quantidade de impostos que está sujeita a pagar.
Para estruturar um bom planejamento, os profissionais responsáveis devem:
- Selecionar o regime tributário mais adequado para o modelo de negócio;
- Avaliar as possibilidades de uso dos créditos fiscais disponíveis;
- Agendar o pagamento de impostos, impedindo atrasos;
- Coletar dados detalhados sobre a gestão fiscal;
- Analisar os cenários tributários favoráveis para a empresa.
2- Gestão de documentos fiscais
Além de fazer o planejamento tributário, é importante que exista um controle rigoroso sobre todos os documentos fiscais da organização. Aqui entram NF-e, recibos, guias de recolhimento, declarações, entre outros.
Embora a gestão desses documentos possa ser feita manualmente, é importante dizer que essa não é a melhor estratégia porque processos manuais não permitem acesso rápido às informações e, ainda, existe o risco de funcionários perderem e extraviarem os arquivos.
Nesse caso, a escolha mais sensata é optar pelo armazenamento em nuvem ou usar um software de gestão como o ERP para conservar as informações no formato digital e em um único espaço.
3- Cultura de compliance
Para que a empresa consiga implementar uma política de compliance com sucesso, será necessário que todos os times estejam envolvidos, engajados e conscientes sobre o projeto.
O desenvolvimento dessa cultura pode ser obtido a partir de treinamentos, reuniões e capacitações que ajudam a manter os funcionários atualizados sobre as principais leis e regulamentações. Estabelecer práticas de auditoria interna para verificar a conformidade dos processos também pode ser interessante para assegurar que as obrigações sejam cumpridas.
O que acontece quando uma empresa não está em compliance fiscal?
A empresa que não está em compliance fiscal pode ser afetada de diferentes formas. Uma das consequências mais sérias é a aplicação de multas e autuações impostas pelos órgãos fiscais, devido às irregularidades, omissões ou até mesmo atraso no cumprimento das obrigações.
Outra consequência envolve a reputação empresarial. Ao descobrir que a empresa não está em conformidade com as leis e normas tributárias, os clientes, fornecedores e investidores tendem a desconfiar da integralidade da organização. E isso, por sua vez, pode abalar os relacionamentos e até mesmo gerar quebra de confiança.
Além da aplicação de multas e autuações e o prejuízo à reputação, as empresas que não estão em compliance podem enfrentar riscos financeiros, tais como ter as contas bloqueadas pelas autoridades fiscais e não receber crédito para levantar recursos.
A perda de competitividade do mercado é outra consequência que também precisa ser mencionada, uma vez que a quebra na confiança de clientes, fornecedores e acionistas pode motivá-los a se afastar da empresa, limitando as oportunidades de novos negócios.
Como aplicar o compliance fiscal e tributário?
Agora que já vimos a importância das práticas de compliance fiscal e tributário, chegou o momento de mostrarmos as etapas que a sua empresa deve seguir para aplicar o processo de forma efetiva:
1- Mapeie a situação real da empresa
Quais são as obrigações fiscais e tributárias? Quais impostos precisam ser pagos mensalmente? Quais declarações precisam ser entregues? Existe alguma pendência a ser resolvida? Quais leis precisam ser seguidas para continuar atuando adequadamente?
É importante avaliar todos esses questionamentos, a fim de mapear a situação real da empresa e identificar possíveis áreas de não conformidade.
2- Faça o planejamento estratégico
Após mapear a situação da empresa, será preciso estruturar um planejamento estratégico para resolver pendências e assegurar que o programa de compliance seja aplicado e bem aceito por todos os envolvidos.
Nesse planejamento deve-se inserir, portanto, os objetivos e as metas que a empresa quer alcançar, bem como os prazos para a implementação do programa de compliance.
3- Otimize a comunicação com os colaboradores
A comunicação será determinante para o sucesso do compliance fiscal. A empresa só conseguirá garantir a execução correta de todos os processo e impedir qualquer irregularidade fiscal e tributária, se a equipe estiver ciente sobre o que precisa ser feito, como fazer e por que fazer. Não só isso, se estiver 100% comprometida e atuando de forma conjunta.
Para assegurar a boa comunicabilidade, a sugestão é criar um canal de comunicação aberto para que os colaboradores possam esclarecer dúvidas e reportar possíveis irregularidades.
4- Integre o compliance à cultura da empresa
Mesmo após implementar a política de compliance fiscal e tributário, ela precisará ser valorizada, mantida e incentivada em todos os níveis organizacionais. Para isso, a empresa não poderá ver a prática como algo passageiro, mas sim uma estratégia de negócio que precisa perdurar enquanto ela estiver atuando no mercado.
Essa aculturação exigirá mudanças nas políticas internas da empresa, bem como a instrução de colaboradores, parceiros, líderes e todos os novos talentos que integrarem o time.
Soluções fiscais e novas tecnologias em favor do compliance
As soluções fiscais são tecnologias que simplificam a entrega de todas as obrigações acessórias de uma empresa. Aqui temos como exemplo softwares e sistemas de gestão ERP que, ao integrarem processos, pessoas e departamentos em um só local, possibilitam a troca instantânea e automatizada das informações.
A partir dessa troca a empresa consegue:
- Reduzir o risco e a incidência de erros humanos;
- Agilizar operações internas;
- Otimizar a tomada de decisão estratégica;
- Facilitar a comunicação e o trabalho conjunto dos times.
Além de softwares de gestão, outras tecnologias que têm auxiliado o compliance são a IA (Inteligência Artificial) e o Big Data. Quando unidas, essas soluções podem ser utilizadas pela empresa para analisar dados fiscais, identificar irregularidades e apontar oportunidades de otimização fiscal e tributária.
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