Até alguns anos atrás, cada setor e departamento de uma empresa atuava de forma isolada, com suas próprias ferramentas, processos e fluxos de trabalho. Hoje, integrar sistemas é uma das ações mais recomendadas por especialistas, por assegurar que a empresa funcione de maneira coordenada e dentro de um mesmo formato.
Neste artigo, entenderemos o que é integração de sistemas, quais são os principais tipos, vantagens e como você pode realizar o procedimento com segurança dentro da sua própria empresa. Acompanhe!
O que é integração de sistemas?
Trata-se de um termo que relaciona a conexão de diferentes tipos de software para que funcionem em conjunto. Isso significa que, ao inserir uma informação em um determinado lugar, ela será direcionada de forma automática para outro, sem necessidade de intervenção humana.
Geralmente, as empresas optam por implementar uma tecnologia centralizadora, como o ERP (Enterprise Resource Planning), para fazer essa integração. Somente depois disso acrescentam sistemas específicos para atender as demandas de um determinado departamento, por exemplo, uma ferramenta para a força de vendas ou um CRM.
Como a integração de sistemas funciona?
O funcionamento de integração de sistemas é bastante simples. Inicia-se com a conexão de diferentes softwares, que serão responsáveis por sincronizar todos os dados e, a partir disso, começar a troca automática e instantânea das informações.
O recomendado é que, ao iniciar o processo de integração, a empresa tenha ao seu lado o apoio de profissionais especializados que entendam e dominem o procedimento.
Quais são os tipos de integração de sistemas?
Existem diferentes tipos de integração de sistemas que podem ser realizados dentro da empresa, mas os principais envolvem integração banco a banco, compartilhamento de dados eletrônicos e integração por meio de API.
Abaixo, vamos entender melhor cada um deles.
Integração banco a banco
A integração banco a banco consiste na conexão direta de dois bancos de dados distintos. Ela permite a troca de informações de modo automático, por meio de middleware ou softwares específicos, garantindo a transferência correta e segura dos dados.
Compartilhamento de dados eletrônicos
O compartilhamento de dados eletrônicos é uma modalidade que envolve a troca de informações em tempo real para várias plataformas. O objetivo aqui é simplificar a comunicação entre diversos sistemas e garantir que os dados se mantenham consistentes e atualizados.
Integração por meio de API
Já a integração por meio de API é um tipo que utiliza interfaces de programação para conectar diferentes softwares. Atualmente, temos visto muito desse modelo, por ser mais flexível e rápido de ser implementado.
As APIs são Interfaces de Programação de Aplicações que atuam como ponte entre diferentes sistemas para facilitar a comunicação e a troca de dados entre as tecnologias.
Qual é a importância da integração de sistemas para uma gestão eficiente?
Hoje, o que determina uma boa gestão não é a intuição nem o tempo de trabalho de um profissional de gestão, mas a capacidade dele acessar dados, avaliá-los corretamente e entender como aplicá-los de forma estratégica e em prol da empresa.
A integração de sistemas contribui para isso, já que as informações se comunicam automaticamente entre os setores. E mais, também favorece o trabalho do gestor por permitir que o profissional tenha visibilidade sobre praticamente tudo que envolve a operação do seu negócio.
É essa visão ampla e detalhada que dá a ele embasamento e conhecimento para elaborar estratégias mais inteligentes e tomar decisões confiáveis.
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Como fazer a integração de sistemas de modo seguro?
Até aqui, entendemos quanto a integração de sistemas é importante. A questão agora é saber como fazê-la de forma segura para evitar qualquer tipo de problema ou falha técnica na comunicação das soluções.
Os especialistas do FoccoERP recomendam alguns passos, como veremos a seguir.
Defina os seus objetivos
O que você espera alcançar com a integração de sistemas? Eficiência operacional? Redução de custos? Ou melhoria na tomada de decisão? Compreender quais são os objetivos é importante para planejarmos o procedimento passo a passo e alocarmos os recursos de forma otimizada.
Mapeie os sistemas que serão unificados
Quais softwares cada setor usa atualmente? Quais devem ser integrados? A empresa certamente possui muitos sistemas, mas isso não significa que todos estão sendo úteis e precisam fazer parte do seu processo de integração.
Portanto, é importante começar entendendo o que cada setor usa e quais as necessidades atuais e até futuras do departamento. Para, assim, mapear como fazer a integração dessas tecnologias e avaliar se no futuro novas ferramentas serão necessárias.
Estabeleça o tipo de integração
Definidos os sistemas que serão integrados, é momento de selecionar o tipo de integração. Essa etapa é determinante para impedir que incompatibilidades ocorram e que as tecnologias sejam configuradas de maneira errônea.
Para empresas que possuem muitos softwares no seu parque tecnológico, pode ser interessante recorrer ao tipo de integração por API. Já para negócios com poucos sistemas, utiliza-se o compartilhamento de dados eletrônicos.
Configure os sistemas
Assim que for definido o tipo de integração, devemos iniciar a parte prática, configurando os sistemas a serem integrados. Nessa etapa, atente-se ao mapeamento de processos e à segurança dos dados para garantir que as tecnologias funcionem de maneira harmônica.
Prepare a equipe para a transição
A integração de sistemas vai modificar a forma como as pessoas interagem com as tecnologias. Portanto, será preciso também preparar os envolvidos para que todos se sintam confortáveis e à vontade para atuar após a integração.
Desse modo, caso perceba relutância ou dificuldade de se adaptar ao processo de transição, ofereça treinamentos e procure identificar quais são os problemas e dores que os usuários estão enfrentando.
Utilize ferramentas que facilitem o monitoramento da integração
Para certificar que a integração está sendo um sucesso, será necessário monitorar todo o processo do início ao fim. Para tanto, recomenda-se o uso de ferramentas que, além de automatizar algumas ações, facilitem o monitoramento da performance e segurança de sistemas.
Qual é a diferença entre a integração de sistemas vertical e horizontal?
A integração de sistemas vertical está relacionada à consolidação de processos e dados dentro de um mesmo setor ou departamento, ou seja, todas as operações dentro do setor são integradas, não sofrendo interferências externas.
Já a integração de sistemas horizontais envolve a união entre diferentes departamentos ou setores. Assim, permite que dados e processos sejam compartilhados transversalmente com tecnologias de outras áreas de negócio.
Além dessas duas formas, vale mencionar que existe também outro modo de integração, a integração universal, na qual se conecta todos os sistemas da empresa de maneira abrangente. Aqui, todas as áreas são integradas e as informações fluem livremente entre os sistemas.
Quais são os benefícios da integração de sistemas?
Muitas empresas, em especial as que trabalham no setor da indústria, têm recorrido à integração de sistemas para obter uma maior visão e inteligência de negócio. No entanto, a busca pelo procedimento também tem acontecido devido a outros benefícios que a integração entrega. Confira!
Aumento da produtividade
Se uma informação chega rapidamente e livre de ruídos ou erros até quem precisa dela, não há a necessidade de refazer as atividades, as entregas não sofrem atrasos e, consequentemente, não há desperdício de esforços. Tudo isso se reflete em aumento de produtividade.
Redução de custos
A diminuição contínua dos custos nos processos industriais é consequência direta da eliminação de gargalos nas operações. Investir na integração de sistemas ajuda a criar fluxos operacionais automatizados, que não só se tornam mais simples como geram menor incidência de retrabalho.
Diminuição de erros
Uma vez que os sistemas passam a operar de forma integrada, também eliminam-se os erros gerados por mãos humanas. Isso garante que os serviços internos — e até mesmo os produtos entregues aos clientes — sejam impactados positivamente.
Controle e otimização dos processos
Com a integração de sistemas, todas as rotinas poderão ser alteradas com mais facilidade, isso traz maior flexibilidade para os diversos processos empresariais. Também é possível acompanhar e controlar melhor a cadeia operacional.
Monitoramento de dados
Com a integração, sistemas passam a comunicar-se diretamente entre si e realizam a troca instantânea de dados. Desse modo, softwares centralizadores, como o ERP, conseguem concentrar as informações em um único ecossistema e gerar relatórios que condensam dados de todos os departamentos e processos.
Melhora na tomada de decisão
É possível inserir projetos, marcar pessoas envolvidas e acompanhar o andamento das tarefas dos times ou de cada colaborador separadamente. Essa facilidade evita e, às vezes, até elimina ruídos na comunicação, simplificando todo o trabalho dos gestores e contribuindo com uma visão global sobre os processos da indústria.
Reforço da confiabilidade
Os processos se tornam bem mais confiáveis, uma vez que cada sistema busca informações diretamente na fonte. Além disso, existem soluções tecnológicas capazes de reduzir ou eliminar completamente a necessidade de intermediações, a fim de realizar transações e permitir a transferência segura de recursos financeiros e dados sensíveis, por exemplo.
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Como a integração de sistemas otimiza a cadeia operacional?
A cadeia operacional depende do sucesso de várias etapas. Quando um departamento ou uma operação não está funcionando como deveria, uma atividade posterior pode ter que ser interrompida ou reformulada até que tudo volte aos eixos.
Logo, é preciso haver harmonia para que tudo flua. E esse “tudo” envolve dados, tecnologias, entre outros elementos importantes.
A integração de sistemas vem para solucionar gargalos que podem acontecer na cadeia, devido às áreas executarem suas atividades em ferramentas distintas, por exemplo. Não só isso, ela também otimiza o fluxo operacional, já que tudo passa a ser realizado de forma sincronizada.
Quais são os desafios da integração de sistemas?
Até aqui, vimos que a integração de sistemas é capaz de proporcionar benefícios incríveis e elevar o potencial de ação da empresa a patamares superiores.
No entanto, não devemos esquecer que o procedimento envolve diferentes tecnologias de software, por isso, líderes e gestores podem se deparar com obstáculos e riscos ao fazer a integração. Acompanhe!
Incompatibilidade
A estrutura de TI de uma empresa é formada por diferentes softwares e hardwares. Nesse sentido, é possível que dentro dessa lista existam sistemas legados que são usados há anos pela empresa para realizar seus processos de negócio.
Se esses sistemas desempenharem um papel crucial nas suas operações, eles não poderão ser substituídos tão facilmente. E no caso de serem incompatíveis, devido a uma infraestrutura tecnológica obsoleta, isso pode ocasionar falhas de comunicação ao se integrar com outros sistemas.
Custos
O processo de integração requer investimentos. Isso significa que a empresa terá que separar recursos — sejam eles financeiros, de tempo ou de pessoas — para dar início à unificação de sistemas e cobrir todos os custos do projeto.
A questão é que esse valor pode ser expressivo e acabar extrapolando o orçamento, a depender da complexidade dos sistemas e do parque tecnológico que a empresa possui.
Complexidade
Embora a integração de sistemas seja aparentemente simples na teoria, na prática, ela se mostra muito mais complexa e desafiadora. Para tanto, será preciso que a empresa coordene múltiplos departamentos e tecnologias, o que não só vai exigir investimento como também expertise técnica para lidar com problemas inesperados.
Manutenção
Mesmo após a integração de sistemas ter sido feita, o trabalho não termina, já que será necessário que a empresa se preocupe também com a manutenção de todos os softwares que foram integrados para garantir que a operação continue fluindo sem interrupções.
Ademais, a falta de manutenção pode fazer com que problemas técnicos se acumulem e isso acarrete vários prejuízos ao longo das operações.
Falta de padrões
Se a empresa possui diversas áreas ou departamentos que executam as atividades de forma diferente e sem padronização, isso também pode se mostrar um desafio, já que não existe consistência nos dados, operações e procedimentos a serem realizados. Isso pode fazer com que seja mais difícil coordenar a integração.
Quais os riscos de não gerenciar a integração de sistemas?
A integração de sistemas é um processo que precisa de tempo, planejamento e recursos para ser bem-sucedida. A questão é que só esses elementos não são suficientes para assegurar, de fato, o sucesso.
Na verdade, o gestor também precisa acompanhar todas as etapas de unificação dos softwares de perto, realizando um controle rigoroso para se certificar que tudo está seguindo conforme o plano. Caso não gerencie a integração, isso pode gerar riscos como os que veremos abaixo.
Tomada de decisão com base em informações equivocadas
Sem saber como está o andamento do projeto, o gestor pode tomar decisões (ou até mesmo deixar de tomá-las) por falta de conhecimento. Esse “descuido” pode fazer com que a empresa acabe sendo impactada negativamente, já que pode fazê-la perder dinheiro ou, então, atrasar o seu fluxo natural de trabalho.
Baixa performance
Para que a empresa colha os benefícios da integração, é necessário que as tecnologias estejam atingindo o seu potencial máximo. Mas como essa garantia será alcançada se ele não tiver certeza que a integração foi realizada como tem que ser?
Prejuízos financeiros
O processo de integração pode se estender por vários dias ou semanas sem um olhar atento da gerência. Esse tempo “desperdiçado” pode fazer com que a empresa some prejuízos financeiros, seja por interromper processos operacionais ou ter que desembolsar mais dinheiro para solucionar “impasses” da integração.
Como gerenciar os riscos na integração de sistemas?
Sabendo que os riscos acima podem acontecer, o que deve ser feito para minimizá-los ou evitá-los no processo de integração?
Veja uma lista de boas práticas que podem ajudar:
- construir um planejamento detalhado para que os participantes do projeto saibam o que fazer, como fazer e em qual prazo;
- escolher as ferramentas adequadas para garantir uma transição segura;
- realizar treinamento da equipe para que todos se sintam confiantes em atuar na nova realidade do setor ou empresa;
- adotar a prática de monitoramento para obter conhecimento sobre o status atual da operação e seus futuros retornos;
- realizar a implementação gradual, optando pela integração vertical primeiramente e depois seguir para a integração horizontal;
- fazer a unificação dos sistemas por meio de um sistema de gestão como o ERP.
Por que integrar sistemas por meio de um ERP?
O ERP é um sistema de gestão integrado que atua como um ponto centralizador de dados, pessoas, departamentos e tecnologias. Justamente por ser esse ponto de conexão, fica mais fácil para a empresa unificar suas tecnologias, diminuindo a complexidade do processo de integração.
No caso do FoccoERP, por exemplo, a empresa pode integrar diferentes sistemas, como CRM (responsável por gerenciar o relacionamento com clientes), BI (encarregado de analisar e transformar dados em insights estratégicos), WMS (voltado para a gestão de armazenagem e logística) e até e-commerce.
Por permitir diversas integrações, o FoccoERP é uma ferramenta que dá agilidade a todos os setores empresariais. Com ele, a empresa otimiza desde o processo produtivo até as áreas administrativas, através de dados confiáveis.
Conte com o FoccoERP para integrar sistemas e desbloquear o potencial máximo de todas as suas tecnologias. Entre em contato e conheça nossas soluções!
