As falhas de comunicação dentro de um time costumam trazer resultados ruins para os projetos que precisam ser executados. Nem sempre essas falhas são causadas por má vontade dos membros da equipe, mas por erros que impedem que os envolvidos entendam o seu papel dentro de um projeto. Por isso, cada vez mais, empresas recorrem à matriz RACI.

A matriz RACI é uma poderosa ferramenta de gestão. Com ela, é possível gerir pessoas, atividades e os recursos necessários para a execução de projetos. Trata-se de uma metodologia simples que pode trabalhar em conjunto com outros métodos, como o Kanban.

Neste material, vamos explicar o conceito por trás da matriz RACI, além de ensinar a criar uma! Continue a leitura para acompanhar!

O que é uma matriz RACI?

Não existe um consenso sobre a origem da matriz RACI, mas sabe-se que o desenvolvimento dessa ferramenta teve origem no final do século passado.

Para alguns, ela é uma criação de um grupo de pesquisadores noruegueses que publicaram um estudo sobre o tema nos anos 1980. Para outras pessoas, a matriz foi desenvolvida no Japão dos anos 1970.

“RACI” é um acrônimo para os termos em inglês Responsible, Accountable, Consulted and Informed. Essas palavras podem ser traduzidas para:

• Responsável;
• Aprovador;
• Consultor;
• Informado.

É aí que está a primeira grande utilidade da matriz RACI: ela define o papel de cada pessoa dentro do projeto. Isso é importante porque grande parte dos problemas enfrentados durante a execução das tarefas está em não entender o que deve ser feito, quem precisa ser informado e quem aprovará a tarefa.

Responsible (R)

O Responsible é quem executará a tarefa. Trata-se do profissional que deverá fazer a entrega da tarefa. Portanto, o seu papel dentro da matriz RACI só termina quando ele finalizar o seu trabalho.

Accountable (A)

O aprovador é responsável por indicar quando o executor (Responsible) deve iniciar a sua produção. Além disso, é ele quem avaliará a entrega, aprovando-a ou pedindo ajustes, caso necessário.

Portanto, o aprovador deve ter conhecimento sobre o processo como um todo e não apenas das tarefas que deverá aprovar. É por isso que, normalmente, essa pessoa ocupa um cargo de liderança, como supervisão.

Contudo, esse profissional não deve ser consultado para sanar dúvidas, a menos que seja algo muito importante para o projeto.

Consulted (C)

Esse profissional está dentro da matriz RACI para dar suporte ao responsável. Desse modo, não cabe a ele aprovar, modificar ou cancelar nada. Ele deverá dar suporte, ajudando o profissional responsável quando solicitado.

Portanto, essa pessoa precisa ser mais experiente que o responsável. Um profissional pleno ou sênior pode ser um exemplo de indivíduo a ser consultado dentro da matriz RACI.

Informed (I)

Os informados são colaboradores que precisam entender como está o andamento da tarefa. No entanto, eles não podem interferir nesse andamento, solicitar ajustes ao responsável, aprovar ou cancelar algo.

Veja um exemplo:

O gestor de marketing de um aplicativo precisa saber quanto tempo falta para que o app seja finalizado, pois ele atuará no lançamento desse produto. Contudo, ele não pode aprovar as tarefas dos programadores, por exemplo.

Como fazer uma matriz RACI na prática?

Uma empresa é feita de vários projetos — e os projetos de muitas tarefas. Nesse caso, para que a matriz RACI funcione, é importante que as pessoas não acumulem tarefas ou papéis.

Veja bem, se um único colaborador for colocado como responsável de várias tarefas, é possível que se sobrecarregue e atrase as entregas, prejudicando o andamento dos projetos.

Ao mesmo tempo, esse colaborador pode atuar como Informed de outros projetos, pois pode precisar entender como andam as tarefas de outros profissionais e times. Assim, ele consegue auxiliar na conclusão de tarefas para agilizar a tomada de decisões e evitar falhas na comunicação.

Como é a estrutura de uma matriz RACI?

Essa matriz pode ser feita de forma simples, usando um editor de texto como o Word ou Google Docs. Basta criar uma coluna com a função de cada pessoa, identificar os envolvidos e as suas respectivas tarefas.

O que garante o sucesso da matriz RACI é o comportamento dos usuários. Cada um deve respeitar o seu papel na execução do projeto. Por isso, é fundamental estabelecer os canais adequados para a comunicação.

Dessa forma, quem estiver executando a tarefa sabe como deve solicitar suporte e enviar a tarefa para aprovação. Além disso, os prazos também devem estar claros.

Quais as vantagens da matriz RACI para a indústria?

Essa ferramenta reduz a quantidade de erros causados pela falta de comunicação entre os membros de um projeto. Ainda, evita que um colaborador fique sobrecarregado, pois os gestores visualizam as responsabilidades de cada indivíduo com as entregas, distribuindo melhor os trabalhos.

Além disso, a matriz RACI estabelece a ajuda entre os colaboradores, de modo que os profissionais mais experientes colaborem com os menos experientes. Isso faz com que haja um aperfeiçoamento interno da mão de obra.

Ademais, ao manter uma única pessoa responsável pela avaliação e aprovação da entrega, a finalização se torna mais ágil e objetiva.

Como vimos, a matriz RACI é uma ferramenta simples de ser implementada, porém muito eficiente. Isso porque, ela ajuda a combater as constantes falhas de comunicação que ocorrem em projetos complexos, em que existem muitos envolvidos. Essa matriz vem sendo usada no mundo corporativo há décadas, com muito sucesso.

Versátil, ela pode ser adaptada a diferentes setores de uma empresa, como marketing, contabilidade, produção, entre outros. Na indústria, ela pode ser usada em projetos específicos ou ser incorporada em processos rotineiros. No entanto, para que a matriz RACI funcione, é importante que os envolvidos a compreendam e respeitem as suas orientações.

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