Aumento da produtividade, redução de custos e otimização de processos são resultados de um bom planejamento e algo que toda empresa busca. Porém, para conseguir isso, é preciso investir em uma gerência eficiente. Que seja capaz de aumentar o potencial produtivo por meio do uso racional dos recursos disponíveis. Isso se faz com a utilização de um sistema de gestão empresarial.

O sistema de gestão empresarial auxilia o negócio:

• a ter uma visão estratégica sobre as suas operações,
• centralizar o acesso a dados,
• reduzir custos
• automatizar rotinas.

Além disso, essa ferramenta dá mais agilidade para o cotidiano da companhia e, assim, permite que ela seja muito mais competitiva.

Adotar um sistema de gestão é necessário

Diante desses fatores, hoje é impossível pensar em melhorar processos e ter um crescimento empresarial saudável sem a adoção de um sistema de gestão. Ter um controle eficaz das operações é algo crucial. Isso porque evita riscos e traz mais flexibilidade para a companhia, mesmo em momentos de alta demanda.

Ainda tem dúvida sobre a importância de usar um sistema de gestão de processos? Então, confira a seguir os principais benefícios para a sua empresa dessa solução.

Controle das finanças e fluxo de caixa

Quantas planilhas, sistemas, softwares e aplicativos sua empresa utiliza para controlar as rotinas financeiras? A gestão de contas bancárias, da contabilidade, do controle do caixa, do estoque, das vendas ou mesmo de pessoas pode ser muito complexa quando mal executada. Quando o processo depende de várias ferramentas, fica fácil ter erros para se manter informado.

Com um sistema de gestão de processos, é possível organizar as contas a pagar e a receber de uma forma mais ágil e segura. Dará para anexar comprovantes e notas fiscais eletronicamente com alguns cliques ao banco de dados do negócio, deixando a contabilidade mais ágil. Como o acesso é centralizado, os erros cairão e a produtividade crescerá.

Em outras palavras, a adoção de um software de gestão oferece maior transparência no controle das finanças. Todas as informações geradas são interligadas por meio de módulos, que trocam registros em tempo real.

A cada venda confirmada e processada, por exemplo, os dados são remetidos ao financeiro que, por sua vez, já fatura as notas e o caixa é imediatamente atualizado. Além disso, o estoque receberá um alerta, permitindo que os profissionais possam preparar a mercadoria rapidamente.

Melhore o fluxo de caixa

Com a melhoria do fluxo de caixa, é possível visualizar o comprometimento das finanças para os próximos meses, estabelecer estratégias para obter financiamentos, fazer investimentos ou até mesmo descobrir se o capital de giro é suficiente.

O gestor terá uma visão ampla sobre as receitas do negócio e a sua variação sazonal. Assim, será mais fácil identificar qual o melhor momento para fornecer descontos. Ou dar destaque nas peças publicitárias para um produto.

Em conjunto, esses fatores criam um processo de gestão de vendas mais inteligente e ágil. Além disso, o planejamento das estratégias comerciais será feito com dados mais precisos. E capazes de agregar valor para a empresa.

Geração de ordens de produção e/ou serviço ou notas fiscais

O mercado está cada dia mais competitivo. Portanto, é fundamental que o gestor consiga mecanismos para evitar problemas e a perda de qualidade nos serviços e produtos da sua empresa.

Nesse sentido, o uso de sistemas obsoletos, a manutenção de procedimentos que poderiam ser automatizados e ainda são realizados manualmente ou mesmo a falta de comunicação entre os setores são alguns dos empecilhos que impedem o crescimento de qualquer empresa. Eles prejudicam a capacidade de resposta do negócio às demandas do mercado, colocando-o atrás de sua concorrência.

Nesse cenário, o sistema de gestão de processos é um grande aliado para administrar as etapas industriais. A solução dispõe do planejamento da produção e de materiais, além de gerenciar a emissão de ordens e permitir o acompanhamento da produção prevista e realizada.

Como esses dados em mãos, o processo de compra do cliente será muito mais prático e conveniente. O empreendedor conseguirá avaliar todas as demandas e entregas em andamento e planejadas. Dessa forma, a liberação de novas solicitações ou ordens de compra passará a evitar desperdícios, falhas ou até mesmo atrasos no ciclo produtivo, decorrentes da falta de planejamento.

Com a integração dos departamentos de compras e suprimentos, é possível ainda ter um maior controle sobre o ponto de reposição e o estoque mínimo. Isso agiliza o processo de análise de necessidade e liberação de ordens, levando a menos atrasos nas entregas de mercadorias.

Além disso, toda a cadeia operacional terá uma rotina mais ágil e precisa. A companhia conseguirá planejar as suas ações com mais qualidade e, assim, evitar que problemas afetem a entrega de resultados.

Controle de estoque

Enquanto a falta de gestão do estoque faz com que a organização sofra com desperdícios e baixa lucratividade do negócio, a adesão a um sistema de gestão de processos permite mais economia. Isso porque você já visualiza os materiais e produtos disponíveis e evita gastos desnecessários.

Assim, um bom controle do estoque é útil tanto para empresas que trabalham com produção como comercialização de produtos. No entanto, para gerir o estoque de maneira eficiente, é importante que o software permita uma verificação contínua da movimentação dos itens, histórico de vendas, entre outros processos.

Em outras palavras, o sistema de gestão de processos dá uma visão ampla sobre todos os fatores que afetam a qualidade da rotina de gerenciamento de estoque da companhia. Os profissionais poderão avaliar, em tempo real, a saída e entrada de produtos, quais são os mais vendidos e que mercadorias estão com pouco índice de vendas.

Com tais dados em mãos, os investimentos futuros em matéria prima serão feitos com maior precisão. A compra de itens que permitem a construção de mercadorias com baixa saída será evitada.

Assim, o negócio define uma cadeia de produção com melhor priorização de rotinas e capaz de alocar recursos sempre da melhor forma possível. Os produtos serão priorizados no seu melhor momento para compras, o que gera uma grande melhora no uso de matéria prima e na competitividade da companhia.

Aprimoramento do departamento de logística

O departamento de logística é crucial para o sucesso da empresa. Se o seu trabalho é comprometido, atrasos na entrega de produtos ocorrerão, aumentando o nível de insatisfação do cliente e levando a problemas futuros.

O uso do sistema de gestão de processos no departamento de logística traz vários benefícios. A sua correta integração ao dia a dia da área facilita:

• o controle de atividades;
• a visualização de dados;
• a coordenação dos profissionais;
• a análise da qualidade dos processos (especialmente na armazenagem);
• a circulação de mercadorias;
• a distribuição de produtos entre entregadores.

Assim, além de reduzir os desperdícios e ampliar os ganhos, há mais integração entre fornecedores, funcionários, clientes e consumidores.

Por exemplo, em relação ao transporte, os dados sobre a movimentação dos produtos permitem que os gestores acompanhem o andamento das entregas em tempo real. Dessa forma é possível identificar problemas e garantir que desperdícios não ocorram. Além disso, ficará mais fácil planejar rotas eficazes, evitando atrasos e gastos excessivos. Assim, a empresa pode manter uma rotina de entrega de mercadorias capaz de fidelizar até os consumidores mais exigentes.

Gestão de vendas

O uso de um sistema de gestão possibilita compreender melhor as informações sobre os produtos e clientes. Isso é muito útil, por exemplo, para o setor de vendas, que com os dados consegue direcionar o seu trabalho e se comunicar melhor com o cliente.

Além de melhorar as vendas, a integração do setor com as outras áreas da organização permite que o empresário tenha uma visão mais realista da situação do seu negócio. E, assim, possa identificar se vale a pena continuar a investir em determinado produto, por exemplo, com base nas estatísticas de vendas.

Otimização dos processos de RH

Em uma organização, também é preciso dar atenção ao setor de recursos humanos, já que ele que tem papel primordial na gestão dos funcionários. E que são essenciais para o sucesso de uma empresa. Assim, as informações de RH devem ser atualizadas, organizadas, integradas e bem armazenadas. De modo que a equipe consiga fazer um bom trabalho.

Nesse sentido, um sistema de gestão facilita o acesso da equipe aos dados. Também permite a atualização e a integração das informações, bem como ajuda a gerar pesquisas e relatórios mais completos. Com isso, os gestores conseguem tomar decisões estratégicas para um bom rendimento da empresa como um todo.

Melhoria da comunicação interna da empresa

Uma empresa que não tem boa comunicação se perde em retrabalhos e, dificilmente, consegue crescer no mercado. Nesse contexto, o uso de um sistema de gestão otimiza a comunicação e traz mais agilidade para os processos, uma vez os setores ficam mais alinhados e trocam informações mais rapidamente.

Com os softwares, as partes interessadas recebem alertas de fluxo de trabalho e notificações sobre o andamento dos setores. Dessa forma, há mais consistência nos procedimentos e menos demora na comunicação entre os gestores das diversas áreas da empresa.

Integração dos setores

A adoção de diferentes planilhas e sistemas aumenta, consideravelmente, a possibilidade de erros, falhas e retrabalhos. Com um sistema de gestão de processos, as informações geradas nos setores são integradas e os dados uniformizados.

O resultado não poderia ser diferente: eliminação dos erros graças ao compartilhamento das informações. O software reúne os dados dos diferentes departamentos da empresa em um único lugar. Com isso, a alta gestão passa a ter acesso a todo tipo de informação que circula na companhia — o que permite realizar um controle mais eficaz sobre os recursos empregados.

Essa visão mais abrangente permite direcionar esforços, planejar investimentos, estabelecer estratégias que possam levar à redução de custos e agilidade na tomada de decisão.

Como vimos, um sistema de gestão de processos tem diversas funções que ajudam a otimizar o desempenho do seu negócio. Assim, você se organiza melhor e tem mais possibilidade de fazer sua empresa crescer com mais agilidade, melhor uso de recursos e menos erros.

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