O estoque concentra a maior parte do patrimônio empresarial, pois preserva materiais, matérias-primas, insumos e outros itens necessários para a empresa desempenhar suas operações.
Portanto, o controle de estoque é uma das práticas mais importantes para se aplicar no ambiente corporativo, já que a sua falta pode desencadear problemas críticos, como atrasos na produção, aumento de custos e insatisfação de clientes.
Mas por que o controle de estoque costuma gerar tanto receio na rotina dos gestores? A falta de entendimento e até mesmo direcionamento sobre o tema podem ser responsáveis por tornar a prática tão desafiadora.
Quer saber tudo sobre o tema? Então continue a leitura e fique por dentro.
O que é controle de estoque?
Trata-se de uma prática gerencial em que um profissional responsável monitora e organiza todos os produtos armazenados dentro de um armazém ou depósito.
Como as empresas dependem unicamente da disponibilidade de seus produtos para continuar atendendo o mercado — no caso de varejistas e atacadistas — esse controle ocupa (ou pelo menos deveria ocupar) o topo das prioridades de negócio.
Para as empresas que não comercializam produtos diretamente ao consumidor, mas trabalham com fabricação de bens, prestação de serviços ou logística, a relevância do controle de estoque é a mesma. Afinal, elas também dependem de matérias-primas, insumos e equipamentos para desempenhar as atividades.
Para que serve o controle de estoque?
O controle de estoque serve, primeiramente, para garantir a disponibilidade dos produtos e materiais exatamente no tempo em que a situação exige.
Nesse sentido, em uma indústria, por exemplo, serve para assegurar que as linhas de produção não parem por falta de insumos. Já em uma loja do varejo, para manter os produtos nas prateleiras para atender aos clientes. Por fim, em uma empresa de logística, para garantir que encomendas sejam expedidas no prazo certo.
Mas dizer que essa é a única finalidade de fazer o controle de estoque é um erro comum. A prática também serve para reduzir custos operacionais, evitar desperdícios e otimizar operações de toda a cadeia empresarial.
Quais são os 4 pilares do controle de estoque?
Existem quatro fundamentos, também chamados de pilares, quando o assunto envolve controle de estoque.
Prever a demanda
A partir de informações sobre a movimentação de entrada e saída de produtos, podemos chegar a projeções precisas sobre quanto a empresa deve ter disponível em seu armazém ou depósito para atender o cliente.
Se a empresa sabe quanto os seus clientes costumam comprar, ela pode simplesmente se antecipar e impedir que faltem itens ou materiais.
Saber quando repor
Assim como na previsão da demanda, o controle de estoque também é fundamentado em cima do monitoramento contínuo dos níveis de estoque, ou seja, quando a empresa precisa necessariamente repor as mercadorias.
Esse conhecimento também pode ser obtido a partir de informações coletadas do controle, uma vez que dados indicam os ciclos de consumo e o momento ideal para reposição.
Calcular o ponto de pedido
O ponto de pedido é uma métrica que define o momento exato para realizar um novo pedido de reposição. Ele demonstra quando o estoque está próximo de um nível crítico e, quando calculado corretamente, é útil para a empresa evitar rupturas ou excessos no estoque.
Para calcular esse ponto, precisamos coletar informações como tempo médio de reposição e consumo diário.
Manter uma contagem precisa
Outro fundamento do controle de estoque está em manter uma contagem precisa sobre os produtos por meio do inventário — uma ferramenta complementar e muito importante do controle de estoque.
Usamos o inventário para validar a quantidade de itens físicos em relação aos registros, podendo ser realizado em ciclos regulares, inventários rotativos ou até mesmo auditorias completas sobre os produtos.


Onde é feito o controle de estoque?
O controle de estoque é aplicado dentro do próprio armazém ou almoxarifado da empresa. Geralmente, o profissional encarregado:
- dirige-se até as instalações físicas para fazer verificações periódicas e validar os registros de entrada e saída de mercadorias;
- utiliza planilhas ou ferramentas de gestão, como ERP, para acompanhar os números e gerar relatórios que ajudem a tomar decisões.
Ademais, softwares em nuvem têm possibilitado mais flexibilidade e agilidade para esses profissionais, uma vez que eles podem fazer o controle de qualquer local, contanto que tenham acesso ao sistema e uma boa conexão com a internet.
Como se faz o controle de estoque?
Embora muitas pessoas pensem que o controle de estoque é uma prática difícil, a verdade é que ela é mais simples do que parece.
Monitorar todos os produtos e insumos armazenados é complexo? Sim! Mas não pela técnica empregada no controle, e sim pela quantidade de informações que o profissional precisa coletar e acompanhar para garantir eficiência e evitar erros humanos.
Então, como fazer um bom controle (de preferência, um controle simples)? Preparamos alguns passos!
- Identifique todos os itens no estoque: faça um levantamento de tudo o que está armazenado atualmente, incluindo produtos acabados, insumos e matérias-primas. Se preferir, crie categorias e codifique os itens para facilitar a identificação.
- Defina o método de controle: escolha entre métodos de controle, como o PEPS, UEPS e Just in Time. Nesse momento, considere a estratégia da sua empresa e também o tipo de produto.
- Implemente uma rotina de monitoramento: estabeleça horários ou intervalos regulares para verificar a entrada e saída de itens, atualizando os registros sempre que possível e houver movimentações.
- Utilize ferramentas adequadas: adote sistemas de gestão como ERPs ou softwares especializados em controle de estoque, pois eles ajudam a automatizar processos e evitam erros manuais.
- Realize inventários periódicos: faça contagens regulares para validar as informações registradas no sistema. Isso impedirá discrepâncias e ajudará a ajustar os registros.
- Estabeleça indicadores de desempenho: acompanhe métricas como giro de estoque, nível de obsolescência e ponto de pedido para garantir que o controle fique próximo da perfeição.
Qual é a importância do controle de estoque?
O estoque de uma empresa é um dos setores mais relevantes para o negócio. Logo, manter uma boa organização sobre ele, assim como a distribuição correta dos itens e fazer a contabilidade adequada, são ações que podem gerar um alto impacto na competitividade, lucratividade e situação empresarial.
Em contrapartida, a falta de uma gestão de estoque pode acarretar prejuízos sérios, como produtos em excesso que perdem valor, falta de itens importantes e desperdício de recursos financeiros.
Vale dizer, ainda, que uma gestão ineficiente faz com que os gastos de manutenção com o estoque e armazenamento aumentem significativamente, exigindo reposições que, em um primeiro momento, são desnecessárias. E o pior: pode trazer efeitos que vão prejudicar a relação com os clientes, devido à demora ou mesmo à perda de vendas.
Quais são os tipos de controle de estoque?
Dentro do universo de negócio, deparamo-nos com vários tipos de empresas e nichos de mercado. Devido a essa diversidade, é natural que existam vários tipos de controle de estoque, pois cada modelo de negócio pode ter necessidades únicas e exigir um tipo de controle específico.
Controle de estoque físico
Consiste em monitorar manualmente a quantidade de produtos armazenados. Ele exige inspeções frequentes, contagens regulares e um sistema de registros, geralmente feito em planilhas. Esse modelo costuma ser o mais usado em empresas de pequeno porte.
Controle de estoque informatizado
Utiliza softwares e sistemas de gestão para monitorar os itens em tempo real. Ele é ideal para empresas de médio e grande porte, que tendem a lidar com altos volumes de pedidos e precisam de precisão nos dados.
Controle de estoque mínimo
Nesse modelo, a empresa trabalha com um nível mínimo de produtos, apenas o suficiente para atender à demanda sem acumular excessos. Ele é muito usado em indústrias e negócios que aplicam a filosofia Just In Time.
Controle de estoque por demanda
Esse tipo de controle é baseado em projeções e análises de demanda. Ele permite que a empresa ajuste o estoque de acordo com períodos de maior ou menor consumo, como sazonalidades.
Quais são os principais métodos de controle de estoque?
Além dos tipos de controle de estoque, temos ainda os métodos que podem ser aplicados nesse processo de gestão para otimizar ainda mais a organização dos produtos. Cada um utiliza estratégias específicas e se adéqua a diferentes perfis empresariais.
PEPS
Sigla para “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai”, o PEPS é uma modalidade que consiste em priorizar a saída das mercadorias mais antigas no estoque antes das mais recentes. Ou seja, o primeiro item que entra deve ser o primeiro a sair, evitando que produtos fiquem obsoletos ou percam a validade.
UEPS
Já o UEPS, sigla para “Último que Entra, Primeiro que Sai”, vai na direção oposta ao PEPS, priorizando as mercadorias que chegaram mais recentemente no estoque. Geralmente, esse modelo é usado por empresas que lidam com itens de alta rotatividade ou quando há pouca preocupação com obsolescência.
Custo Médio
Trata-se de um método que se baseia em calcular o custo médio de todos os itens em estoque para atribuí-lo às mercadorias vendidas.
Isso significa que, em vez de separar os produtos pelo preço de cada compra ou pela ordem de entrada e saída, ele soma o custo total de todos os itens e divide pela quantidade. Assim, todos os produtos ficam com o mesmo valor médio, o que facilita o controle financeiro e contábil.
Just in Time
Um dos métodos mais destacados no mundo empresarial, e talvez um dos que mais recomendamos aos clientes, é o Just in Time (JIT), uma modalidade que foca em ter no estoque a quantidade exata de materiais ou produtos que a operação exige no momento certo.
Por exemplo, se a sua empresa trabalha com produção sob demanda e aplica o JIT, certamente, vai reduzir custos com armazenamento e minimizar o risco de excesso ou desperdício de produtos.
Curva ABC
A Curva ABC tem como propósito classificar os itens de estoque com base em sua importância ou valor. Ou seja, funciona para as empresas que desejam priorizar os produtos mais significativos em termos de receita ou demanda.
Nesse modelo, são aplicados critérios como:
- Itens A: de maior importância e alto valor;
- Itens B: de importância intermediária;
- Itens C: de menor valor e importância relativa.
Preço Específico
O Preço Específico, por sua vez, é um método de controle de estoque que visa atribuir um custo individual e específico a cada item do estoque. Ele é utilizado, principalmente, em empresas que lidam com produtos únicos ou de alto valor, como veículos, joias ou equipamentos industriais.
Giro de Estoque
Por último, temos ainda o Giro de Estoque, que procura medir a frequência com que os produtos são vendidos e repostos dentro de um determinado período. A ideia aqui é fazer com que os itens não fiquem parados por muito tempo, garantindo uma renovação constante do estoque.
Nesse método, a empresa calcula o número de vezes que o estoque “gira” em um intervalo, como um mês ou trimestre.
Como combinar controle de estoque e vendas?
O departamento comercial só consegue ter segurança para fechar vendas quando sabe que a empresa cumprirá com os prazos de entrega e não deixará faltar os produtos em estoque. Por isso, ambas as operações — tanto de vendas como controle de estoque — precisam estar alinhadas. Isso para que a experiência do cliente seja positiva e a empresa evite perdas financeiras causadas por falhas de comunicação ou produtos indisponíveis.
Aqui, muitos podem estar se perguntando: “Como combinar essas duas áreas de forma eficiente?”
A resposta para a dúvida está na integração de sistemas e na comunicação ativa entre os departamentos. Será necessário que o setor de vendas tenha acesso atualizado ao inventário em tempo real e que o controle de estoque, por sua vez, seja capaz de identificar a demanda gerada pelas vendas para prever necessidades futuras.
Existe algum aplicativo para controle de estoque?
Sim, atualmente existem diversos aplicativos e softwares que auxiliam no controle de estoque e muitos são adaptados a diferentes tamanhos e necessidades empresariais.
Soluções como ERP (Enterprise Resource Planning) na nuvem, por exemplo, oferecem funcionalidades que permitem cadastrar produtos, acompanhar entradas e saídas, calcular custos e até prever a necessidade de reposição com apenas alguns cliques.


Como uma solução tecnológica de controle de estoque pode ser útil?
Até poucos anos atrás, era comum encontrarmos profissionais utilizando planilhas de Excel e controles manuais para realizar o monitoramento do estoque. Essas ferramentas supriam as necessidades da época, sem dúvida, mas a questão é que, hoje, as demandas são cada vez mais dinâmicas e as empresas precisam entregar resultados em menor tempo, logo, depender desse tipo de solução é arriscado.
Uma solução tecnológica de controle de estoque passou a ser, então, um dos investimentos mais recomendados pelos especialistas. Essas tecnologias foram desenvolvidas para automatizar e simplificar o gerenciamento do estoque, além de entregar módulos e funcionalidades específicas para atender às necessidades de empresas de diferentes segmentos.
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Quais são as vantagens do sistema de controle de estoque?
“Entendi que as soluções tecnológicas podem facilitar o trabalho de controle de estoque, mas quais são as vantagens que eu posso obter com esses sistemas na prática?”
Veja:
- Integração de setores: com sistemas conectados, é possível integrar os setores de estoque, vendas, compras e financeiro, garantindo um fluxo ativo de informações.
- Previsão de compras: baseado no histórico de vendas e consumo, o sistema pode sugerir quando e quanto comprar para evitar falta ou excesso de produtos.
- Análise de custos: ferramentas avançadas permitem calcular o custo médio dos produtos, ajudando a controlar os gastos e melhorar a margem de lucro.
- Otimização de processos: automatiza tarefas como a atualização de inventário, reduzindo o tempo e esforço necessários para monitorar o estoque.
- Prevenção de falhas: com alertas automáticos, é possível identificar produtos com baixa movimentação e até mesmo com vencimentos próximos.
- Fornecimento de relatórios completos: os sistemas geram relatórios detalhados e customizáveis, o que ajuda na análise de desempenho e tomada de decisões.
Quais os principais erros cometidos no controle de estoque?
Existem vários erros que os profissionais costumam cometer ao fazer o controle de estoque. Será que você já cometeu algum deles?
Deixar que faltem produtos
Essa falha pode ocorrer devido à falta de monitoramento, problemas de comunicação entre os setores e até mesmo por ausência de planejamento estratégico. Quando um cliente solicita algo que não está disponível, a experiência de compra é diretamente afetada, levando à insatisfação e, muitas vezes, à perda de vendas para a concorrência.
Ter estoque em excesso
Estoques cheios representam capital parado, que poderia ser investido em outras áreas empresariais. Além disso, o excesso pode gerar custos elevados de armazenamento ou até perdas financeiras com mercadorias que vencem, deterioram ou saem de linha antes de serem comercializadas.
Esse erro costuma ocorrer quando não há uma análise precisa da demanda ou quando compras são realizadas sem considerar o real giro de estoque.
Não realizar inventários regularmente
Sem essa prática, a empresa fica vulnerável a discrepâncias entre o estoque físico e o registrado nos sistemas. A ausência de inventários também prejudica a previsão de compras, pois decisões podem ser baseadas em dados desatualizados.
Não conhecer o comportamento dos consumidores
Saber o que os clientes desejam é muito importante para não gastar muito na reposição do seu estoque. Por isso, o primeiro e mais importante passo para garantir um gerenciamento de estoque adequado é conhecer o perfil do cliente, suas principais necessidades, os aspectos socioeconômicos, entre outras questões.
Contar com ferramentas de controle de estoque que não atendem às necessidades do negócio
Soluções muito básicas, como planilhas ou softwares genéricos, muitas vezes, não conseguem acompanhar a complexidade de negócios maiores nem atender às demandas específicas de determinados setores. Isso resulta em processos manuais, ineficiência e falta de confiabilidade nos dados.
Por outro lado, implementar sistemas sofisticados demais para pequenas empresas pode ser igualmente problemático, gerando altos custos e funcionalidades que não são utilizadas.
Não considerar a sazonalidade
Não prever e se preparar para as variações sazonais do mercado pode levar tanto à falta de produtos em momentos de pico quanto ao acúmulo desnecessário fora de temporada. A melhor forma de evitar esse problema é analisar o histórico de vendas e identificar padrões que indicam maior demanda e procura pelos produtos.
Não incentivar a comunicação entre os funcionários
Iniciativas e certas surpresas que nem todos os profissionais estavam sabendo, como informações a respeito da chegada de novos produtos ou de promoções dos produtos que estão parados, podem gerar grandes problemas entre os departamentos.
Por isso, os colaboradores de cada setor devem ser atualizados sobre o que ocorre na empresa. Assim, poderão fazer o melhor planejamento de estoque e prever novas demandas.
Como melhorar o seu controle de estoque?
Digamos que você já faz o controle de estoque na sua empresa, mas não está muito satisfeito com a forma que o gerenciamento vem sendo feito. Como melhorar?
A seguir, confira algumas sugestões.
Conte com o suporte da tecnologia
Embora existam diversas ferramentas tecnológicas — como planilhas e programas que auxiliam na organização dos estoques —, o mais recomendado é o uso de um software de gestão empresarial. Por meio dele, é possível integrar todas as áreas da empresa, proporcionando mais praticidade, eficiência e segurança.
Ao fazer análises conjuntas entre a demanda e a saída dos produtos, o próprio sistema conseguirá controlar os estoques em tempo real, permitindo que o gestor identifique o momento exato de adquirir novas mercadorias.
Além disso, é possível conferir o histórico sempre que necessário, o que ajuda a prevenir perda de oportunidades e encalhes em momentos de sazonalidade, como datas comemorativas e eventos locais.
Desenvolva uma cultura forte
Outro aspecto importante para que você consiga realizar um controle de estoque eficiente e de qualidade é a cultura organizacional. Afinal, os colaboradores realizam muitas operações que devem ser registradas, principalmente as relacionadas à entrada e saída de mercadorias.
Dessa forma, é necessário que a equipe tenha disciplina para realizar todas as tarefas necessárias. Também é recomendado o estabelecimento de processos e padrões que determinem como realizar diversas atividades — como a chegada, a organização e a saída dos produtos.
Realize treinamentos internos
Para o sucesso da implementação de ferramentas tecnológicas, é importante contar com o apoio de uma mão de obra especializada.
Existem algumas práticas específicas que podem ser aplicadas para garantir essa expertise. A primeira delas é o treinamento técnico para que os profissionais estejam qualificados a usar as ferramentas da empresa. E o segundo, aplicações práticas para se familiarizarem com ferramentas e processos.
Defina controles periódicos
Determine a contabilização dos itens em estoque por período. O inventário rotativo é uma excelente maneira de apurar a organização e o andamento do seu depósito, pois define ciclos de verificação para produtos diversos.
Além disso, contabilizar o inventário periodicamente também é muito útil para evidenciar falhas na operação.
Contabilize o inventário periodicamente
Para iniciar esse trabalho, selecione alguns funcionários, de preferência sob a supervisão de algum profissional, para contabilizar cada um dos itens em estoque. Após isso, valide o número da quantidade estocada comparando com os números dos relatórios de compras e vendas.
Dessa forma, você terá noção da quebra de estoque e implantará medidas para aprimorar o processo e, com isso, evitar prejuízos.
Elabore um planejamento
Para que o gerenciamento do estoque seja um sucesso, é necessário também destinar um tempo para planejar a tarefa para os próximos meses, com base no histórico de vendas registrado pelo fluxo de caixa. Assim, você poderá trabalhar com base em informação — e não apenas na intuição.
Saiba negociar prazos de entrega com os fornecedores
Sempre que negociar com fornecedores, dê preferência para firmar parcerias com aqueles que sejam ágeis e flexíveis na entrega do pedido.
Ainda, nunca se esqueça que a rapidez na entrega é tão importante quanto a qualidade e o preço dos produtos, e isso não deve ser negligenciado na hora de fechar um contrato.
Prepare a entrega dos blocos H e K
Devido à influência e ao controle cada vez maior do fisco em todo o processo de registro de estoques, desde janeiro de 2017, as empresas de grande porte devem enviar as informações do Bloco K, conforme determina a legislação abaixo:
O Ajuste Sinief 25/2016 escalonou os prazos de obrigatoriedade do registro de controle da produção e do estoque (Bloco K):
I – para os estabelecimentos industriais pertencentes a empresa com faturamento anual igual ou superior a R$ 300.000.000,00:
a) 1º de janeiro de 2017, restrita à informação dos saldos de estoques escriturados nos Registros K200 e K280, para os estabelecimentos industriais classificados nas divisões 10 a 32 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE).
Faça um dimensionamento correto
Para que não haja desperdício de recursos na estocagem de produtos encalhados ou perda de boas oportunidades devido à falta de produtos, é necessário um dimensionamento correto do tamanho do estoque. Para calculá-lo, deve-se considerar o tipo e o tamanho do empreendimento.
Utilize um modelo de reposição
Para que a empresa consiga realizar uma boa gestão de seus estoques, é fundamental que ela tenha um modelo de reposição que atenda às necessidades dos produtos comercializados.
Por meio da reposição contínua, é possível manter uma pequena quantidade de mercadorias em reserva devido à grande frequência das compras. Entretanto, devido ao fato de manter menos volume de produtos, o poder de barganha com o cliente diminui, o que pode atrapalhar a competitividade da indústria.
Tenha um controle de estoque e vendas mais rígido
Esta é uma das dicas mais importantes para que você tenha o estoque ideal: o controle de entrada e saída deve ser muito rígido. Além disso, os funcionários que estão envolvidos com os itens armazenados precisam estar bastante conscientes e engajados na tarefa.
Para que realmente funcione, é terminantemente proibido deixar um registro para fazer mais tarde, por exemplo. Isso quer dizer que o ideal é sempre gerar um cadastro para cada item — e atualizar conforme ocorrer alguma mudança de status — incluindo informações como descrição e código, data da aquisição e da venda, além da atualização de preços na comercialização de cada item.
Utilize ferramentas efetivas para gerenciamento de estoque
As ferramentas Just in Time, ciclo PDCA, PEPS e curva ABC são importantes para garantir efetivo controle de estoque, reduzir o desperdício, programar a aquisição e entregar produtos com menor tempo de processamento. Tal escolha faz sentido com o momento da sua empresa, nicho de atuação e, principalmente, capacidade de aplicação.
Conte com um software ERP para o controle de estoque
Outro ponto interessante para melhorar o seu controle de estoque é utilizar um sistema ERP para automatizar todo o fluxo de controle de estoque. Ao fazer isso, conseguimos simplificar a execução da prática, uma vez que tudo fica centralizado em um só lugar, além de minimizar a incidência de erros decorrentes de falhas humanas e de comunicação.

Como escolher um software de gestão de estoque?
“Quero começar a usar um software de gestão para melhorar meu controle de estoque. Como posso escolher um que atenda às minhas necessidades?”
Fornecedor
Você precisa contar com uma empresa que já possui credibilidade no mercado e que trabalha com uma equipe qualificada para prestar auxílio e suporte, desde o momento de implementação do software até o uso diário do sistema.
Assim sendo, estude a reputação da marca, busque feedbacks, leia avaliações de clientes e cases de sucesso e valide se esse fornecedor estará ali sempre que sua empresa precisar.
Integração
Certamente, sua empresa depende e utiliza vários tipos de ferramentas diferentes. Portanto, para que o software consiga coletar os dados de todos os departamentos e certificar que todas as informações sobre o estoque ficarão concentradas em um só lugar, é importante que a tecnologia se integre com plataformas de vendas, CRM ou qualquer outra que esteja em uso.
Além disso, o sistema deve também integrar módulos, ou seja, permitir gerenciar diferentes áreas da empresa, como compras, vendas, logística e financeiro.
Monitoramento e controle
O software é uma tecnologia e, assim como qualquer outra solução digital, precisa de monitoramento e controle para continuar funcionando corretamente e ficar livre de falhas.
Por isso, outra dica muito importante é conversar com a empresa parceira para verificar se o time de suporte técnico entregará esse serviço de forma proativa, ainda, para entender como funcionará essa troca de informações entre o seu time e empresa fornecedora.
O FoccoERP, software desenvolvido para atender indústrias e distribuidoras, já integra o parque de TI de diversas empresas brasileiras. Venha também fazer parte do grupo que possui tecnologia de ponta para melhorar a gestão empresarial e otimizar o controle de estoque. Solicite uma demonstração e saiba mais!

