Recorrer a ferramentas que ajudem a fazer o planejamento de recursos empresariais é uma ótima estratégia para tomar decisões assertivas e garantir o resultado esperado.

Isso porque, no meio corporativo, o sucesso não acontece por acaso: ele é consequência da utilização inteligente de tudo o que há disponível e do direcionamento de ações, com o objetivo de para alcançar metas previamente estabelecidas.

A sua empresa já utiliza um ERP? No post de hoje mostraremos como esse tipo de sistema pode ser utilizado para automatizar processos e facilitar a gestão de um negócio. Continue a leitura!

Conceito de ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) é uma sigla em inglês usada para nomear os sistemas integrados utilizados em negócios com o objetivo de fazer o planejamento de recursos empresariais. Esse tipo de tecnologia serve para coletar e administrar todos os dados relativos aos processos de uma organização em uma única ferramenta.

Por meio da utilização de um ERP é possível registrar todas as informações das diferentes áreas de uma empresa. Isso facilita o gerenciamento, já que fornece tudo o que precisamos saber sobre as vendas, produção, finanças, suprimentos, recursos humanos e quaisquer outros subprocessos existentes.

A partir disso fica mais fácil automatizar uma série de rotinas burocráticas que são inerentes ao dia a dia da empresa e que precisam acontecer para que as operações sejam executadas.

Planejamento de recursos empresariais com ERP

Empresas de segmentos e portes diferentes têm necessidades muito distintas e, por isso, a abrangência do ERP pode variar. Isso faz com que muitas vezes esses softwares sejam oferecidos por meio de módulos que contemplam as necessidades de diversas áreas.

Os softwares de ERP permitem que os setores interdependentes se comuniquem e compartilhem informações com mais facilidade. Assim, questões sobre as atividades e sobre os tipos de recursos empresariais podem ser utilizadas de maneira inteligente e produtiva.

Nesse contexto, o setor de marketing consegue avaliar se é viável fazer um investimento em publicidade, na medida em que sabe se a produção conseguirá suportar o aumento da demanda provocado pela campanha. Já os gestores de pessoas podem planejar as férias dos colaboradores de acordo com a sazonalidade das vendas. São diversas as possibilidades.

Esse tipo de sistema ajuda uma corporação a se tornar mais autoconsciente ao permitir a integração desses dados de diferentes fontes. Além disso, pode eliminar o uso de tecnologias duplicadas, ultrapassadas e dispendiosas, bem como reduzir a interferência humana e minimizar a quantidade de falhas.

Exemplos de ERP para um planejamento de recursos empresariais

Os ERPs foram inicialmente projetados para empresas grandes e complexas, visando simplificar os diversos processos que elas conduziam. Com a evolução da tecnologia e o barateamento dos custos de desenvolvimento e implantação, opções mais acessíveis surgiram, de modo que até pequenos negócios podem se valer de suas funcionalidades.

Além disso, há versões modularizadas ou customizadas que podem atender necessidades mais específicas, ajudando a resolver os problemas mais críticos apresentados pelas organizações.

1. Gestão comercial

O objetivo é a administração das atividades relacionadas à venda de produtos e serviços. Dessa forma, os ERPs organizam o cadastro de representantes e clientes e a política comercial da empresa.

Entre os procedimentos que eles integram, estão:

• representante;
• cliente;
• política comercial;
• orçamentos, previsões e metas de venda, promessas de entrega;
• pedidos de venda, faturamento e expedição;
• exportação;
• suporte à logística (EDI);
• procedimentos para exportação;
• assistência técnica;
• comunicação mobile;
• EDI – cliente.

Alguns sistemas permitem a comunicação via sistema mobile acionado por celular, tablet ou computador. Isso facilita a inserção e o acesso remoto a dados, agilizando as operações.

2. Produção

Um bom ERP para a produção é aquele que permite gerenciar todas as informações e processos referentes ao ciclo de vida de um produto (PDM).

Portanto, se a sua empresa trabalha com produção, é importante ter um sistema que possua um configurador de produto, realize o planejamento de materiais, o controle da produção interna e também dos serviços de terceiros.

Além disso, há outras funções importantes que um ERP pode fornecer:

• número – PDM;
• engenharia;
• configurador do produto;
• planejamento de materiais – MRP;
• controle de produção;
• serviço de terceiros;
• controle da manutenção industrial;
• inspeção do processo;
• plano mestre de produção (MPS);
• planejamento da capacidade (CRP);
• sequenciamento de produção.

3. Gestão de suprimentos

Para manter o fluxo de produção ou vendas, o gerenciamento eficiente dos suprimentos é essencial. Por isso, um bom ERP precisa facilitar o controle do estoque, realizar o levantamento das necessidades de compra, cotações dos valores, pedido de compra e contrato com o fornecedor.

Após essa etapa, é importante controlar o recebimento das mercadorias, realizar a inspeção e avaliar o fornecedor para facilitar a decisão de compra em outras oportunidades.

4. Gestão financeira

Nesse módulo, o gestor tem tudo o que precisa para organizar as finanças da empresa. Dessa forma, ele pode controlar o fluxo de caixa e as contas a pagar e receber, e ainda ter todos os dados já organizados de acordo com as obrigações contábeis.

Além disso, sistemas inteligentes já fazem também a conciliação bancária e facilitam a elaboração de um planejamento financeiro.

Outras funções importantes que um ERP pode fornecer para uma gestão financeira são :

• contas a receber e a pagar;
• comissões;
• fluxo de caixa;
• cobrança escritural e pagamento escritural;
• conciliação bancária;
• planejamento financeiro.

5. Gestão de custos

Gerenciar devidamente os custos é fundamental para precificar de forma justa os preços e serviços. Dessa forma, a empresa não arca com sérios prejuízos, que podem até mesmo comprometer a sua sobrevivência.

Um ERP eficiente contribui para essa gestão, pois realiza formação de preços, calcula a análise de preços e resultados, simula custos e forma o preço de venda, além de fornecer informações como o valor de reposição, a valorização do estoque em processo e o mapa por localização de custos (MLC).

6. Gestão administrativa

Finalmente, um ERP automatiza tarefas burocráticas que facilitam a gestão e promovem a sua eficiência. Entre as funções que um sistema executa nessa área estão:

• speds/livros fiscais;
• contabilidade;
• integração contábil;
• boletim de caixa;
• controle patrimonial.

Benefícios de um planejamento de recursos empresariais

Uma vez implantado e corretamente alimentado a partir dos dados obtidos nas várias áreas da empresa, um sistema ERP pode trazer diversas vantagens. Afinal, o bom gerenciamento dos recursos empresariais é um dos maiores geradores de diferenciais competitivos.

Listamos abaixo alguns deles.

Otimização do fluxo de informações

A centralização dos dados em um único ambiente reduz divergências, inconsistências e duplicidades, de tal forma que, ao utilizar o ERP como base para registro e análise das informações, os colaboradores se habituam a evitar a adoção de controles paralelos.

Isso é fundamental para eliminar eventuais incertezas da liderança e, assim, tomar decisões mais rápidas e acertadas.

Redução de tempo e de custos

A automatização possibilitada pela implantação de um ERP torna os processos mais rápidos, eliminando a necessidade de retrabalho e de conferências. Além disso, agiliza diversas atividades de apuração e cálculo que poderiam demorar dias para serem concluídas.

Também é possível reduzir a necessidade de alocação de pessoal para tarefas burocráticas. Ou seja, fazer com que o quadro de funcionários diminua sem prejuízo à qualidade dos trabalhos ou reaproveitar esses colaboradores em atividades mais estratégicas.

Facilidade para elaborar relatórios gerenciais

A informação gerencial é imprescindível para identificar oportunidades de melhoria. Porém, sem um ERP a empresa gasta muito tempo buscando e selecionando dados que seriam a base para seus indicadores de desempenho.

Em contrapartida, quando se tem um sistema de planejamento de recursos empresariais, apenas em alguns cliques o gestor consegue gerar relatórios sintetizados com tudo aquilo que necessita para responder ao mercado, de forma rápida e precisa.

Segurança

Além de centralizar todas as informações em um único local, os sistemas ERP contam com mecanismos para backup em máquinas ou em nuvem, garantindo a preservação dos dados em casos de incidentes.

É uma tecnologia muito mais segura que os formulários em papel ou até mesmo as planilhas eletrônicas, geralmente atualizadas sem critério e com informações que apresentam diferentes versões sobre uma mesma situação.

Controle sobre o ciclo de produção

As ferramentas e a análise de dados auxiliam no planejamento do ciclo produtivo. É possível ter controle total sobre os fatores de produção, desde os insumos, equipamentos e mão de obra disponível. Dessa forma, as empresas conseguem trabalhar melhor seu mix de produtos, aumentando a qualidade daquilo que comercializam e alcançando resultados compensadores.

Respostas mais rápidas dos fornecedores

A adoção de sistemas avançados e integrados simplifica o repasse da demanda aos fornecedores. Isso porque os pedidos podem ser feitos de forma mais proativa, o que influencia na redução do tempo de espera.

Assim, é possível agilizar a sua produção, evitando paradas por falta de matérias-primas ou outros itens importantes. Consequentemente, é possível garantir que as entregas aconteçam nos prazos estabelecidos.

Redução de erros

A realização manual de tarefas e controles gera muitos equívocos, seja por conta de registros inadequados ou negligência nas anotações. Muitas vezes o erro só é percebido em etapas avançadas do processo, causando prejuízos ou sanções. A automação integra os dados e evita esse tipo de confusão.

Melhoria no uso dos recursos financeiros

A integração de vendas, produção, controle de estoque e aquisições aumenta a& eficiência no processo de suprimentos. Também permite a manutenção de um estoque mínimo e a realização de compras de lotes econômicos, gerando um aumento na margem de lucro do negócio.

A integração dessas informações fornece uma base importante de dados que torna o planejamento orçamentário muito mais simples e eficiente.

Fica claro que a utilização de um ERP visando a melhoria de performance no planejamento de recursos empresariais é algo muito interessante. Isso porque ela ajuda a otimizar processos, reduzir custos e garantir maior lucratividade para o seu negócio.

Aqueles empreendedores e gestores que insistem em gerenciar suas operações com base na intuição ou utilizar formas arcaicas de registrar informações e realizar análises tendem a ser facilmente superados pela concorrência.

E então, sua organização já conta com as vantagens propiciadas pelo planejamento de recursos empresariais? Não se esqueça de deixar seu comentário a respeito!