Segundo dados do IBGE, quase 50% das empresas brasileiras fecham as portas em até três anos de atividade. Para o Sebrae, não existe apenas uma causa para esse cenário, mas sim um conjunto de fatores. A falta de planejamento e gestão empresarial certamente se encaixam entre eles.

A gestão de custos é uma estratégia que garante resultados financeiros positivos, independentemente do tamanho do negócio ou nicho de atuação. No entanto, por se tratar de uma prática complexa, até mesmo os gestores mais experientes ainda têm dúvidas sobre o assunto.

Para esclarecer de uma vez por todas as questões que envolvem o tema, preparamos este artigo explicando o que é a gestão de custos, qual a sua importância, seus benefícios e os principais erros cometidos ao executar esse controle. Além disso, mostramos também como fazer a gestão na prática e como um software ERP pode simplificar o trabalho dos profissionais.

Aproveite a leitura!

O que é gestão de custos?

A gestão de custos nada mais é que a prática de planejar, controlar e monitorar todos os custos que a empresa teve para manter suas operações funcionando e fabricar seus produtos ou entregar seus serviços.

Cada empresa possui operações de negócios distintas, portanto, possui gastos diferentes. No entanto, se tratando de custos, estes podem ser classificados em quatro categorias: custos diretos, indiretos, variáveis ou fixos. Mais abaixo traremos informações sobre cada uma dessas categorias.

Qual é a importância da gestão de custos?

A gestão de custos é essencial para que o gestor consiga obter uma visão aprofundada sobre quanto a empresa gasta para produzir um determinado item, e em cima disso, definir se é preciso (ou não) fazer algum ajuste em seus processos.

Para facilitar a compreensão, imagine o seguinte cenário:

Sua empresa aumentou o número de vendas no último mês em 30%, mas ainda assim não conseguiu obter lucro com as vendas. O problema, nesse caso, pode estar associado aos gastos de produção, que talvez estejam maiores que o planejado no orçamento. Assim sendo, o ideal seria avaliar todos os gastos minuciosamente para identificar gargalos no processo produtivo e aplicar melhorias para reduzir os custos e aumentar a margem.

Qual é o objetivo da gestão de custos?

O objetivo da gestão de custos é reduzir os gastos de produção, proporcionando uma maior rentabilidade nas vendas e melhorando a saúde financeira do negócio.

Empresas que querem sobreviver ao teste do tempo precisam dispor de capital financeiro para investir, se manter regularizada e pagar todas suas obrigações. E isso só é possível de acontecer, se obtiver um retorno interessante sobre o que foi produzido e vendido para o cliente. 

Quando os custos são elevados demais, a organização fica com pouca margem de retorno. E isso, além de prejudicar sua saúde financeira, arrisca também a permanência no mercado, já que podem faltar recursos em caixa para continuar operando.

LEIA TAMBÉM | Desafios de gestão: veja quais são e como superar em 2023

Como detalhar os custos do empreendimento?

Como já mencionado, os custos de uma empresa podem ser divididos em quatro categorias: diretos, indiretos, variáveis e fixos. Abaixo, veja mais detalhes sobre cada um deles:

Diretos

Os custos diretos são os gastos essenciais para a fabricação de um produto ou serviço. Ou seja, sem esses gastos, a operação do negócio pode simplesmente ficar comprometida.

São exemplos de custos diretos:

• Pagamento de mão de obra direta (operários que trabalham na fábrica);
• Aquisição de matéria-prima;
• Materiais de embalagem.

Indiretos

Já os custos indiretos são os gastos que não estão diretamente relacionados com os produtos ou serviços, mas são necessários para o chão de fábrica continuar operando normalmente.

São exemplos de custos indiretos:

• Manutenção de máquinas e equipamentos;
• Seguros;
• Pagamento de mão de obra indireta (profissionais que atuam na limpeza, segurança, entre outros).

Variáveis

Os custos variáveis são aqueles que apresentam oscilação no valor. Ou seja, variam de acordo com as circunstâncias da empresa e quantidade de itens fabricados ou vendidos.

São exemplos de custos variáveis:

• Energia elétrica aplicada na produção;
• Matéria-prima;
• Comissões e horas extras para funcionários.

Fixos

Os custos fixos, por outro lado, são aqueles que não sofrem variações, não importa qual tenha sido o volume de produção ou vendas. Ou seja, eles permanecem estáticos.

São exemplos de custos fixos:

• Aluguel da instalação física;
• Salário de operários;
• Seguros.

Tanto os custos diretos como indiretos podem ser classificados como fixos ou variáveis.

Como funciona a gestão de custos?

A gestão de custos envolve uma série de etapas, a começar pelo planejamento de recursos necessários para a produção, estimativa de gastos, orçamento de custos e controle.

Planejamento de recursos

O planejamento de recursos consiste em definir tudo que a empresa precisa para realizar suas operações. Aqui entram mão de obra humana, ferramentas, recursos financeiros, materiais, enfim.

Quanto mais detalhadas forem as informações, melhor. Dessa forma fica mais fácil para o gestor estimar quais recursos são realmente necessários para a empresa.

Por exemplo: “Quanto a empresa terá que investir em mão de obra, de acordo com sua capacidade produtiva?” 

Estimativa de custos

Já a estimativa de custos consiste em descobrir quanto a empresa precisa desembolsar para adquirir ou manter os recursos. Aqui entram análises de fornecedores, aquisição de matéria-prima, gastos com aluguel e manutenção de equipamentos, entre outros.

Essa previsão de custos precisa ser realista para que a empresa possa preparar o caixa ou uma reserva emergencial contra eventuais riscos.

Por exemplo: “Os gastos com manutenção preventiva irão custar R$ 25.000,00 ao mês.”

Orçamento de custos

O orçamento de custos consiste em definir um valor máximo de despesas para a empresa gastar em toda sua operação, com base nos recursos previstos no planejamento.

Essa etapa é importante porque impede que os custos superem o planejado, e a empresa venha a arcar com prejuízos financeiros no futuro. 

Por exemplo: “O máximo que a empresa vai desembolsar para manter suas operações é de R$ 100.000,00 por mês.”

Controle dos custos

Já o controle dos custos consiste em monitorar os gastos, de modo que eles não extrapolem o orçamento da empresa. Aqui é preciso que o gestor acompanhe de perto a linha de produção e avalie os relatórios de estoque, compras e vendas para identificar possíveis gargalos que podem gerar ou estão gerando custos desnecessários.

Por exemplo: “Se a fabricação do produto X requer o uso de cinco quilos de borracha, por que os operadores fizeram a retirada de sete quilos do estoque?”

Quais são os benefícios de fazer a gestão de custos de uma empresa?

Estabelecer uma rotina de controle de custos proporciona vários benefícios para a empresa. Confira a seguir as 5 principais vantagens:

1- Aumento da margem de lucro

A gestão de custos permite que os gastos desnecessários ou pouco relevantes para a operação industrial sejam identificados e eliminados. Como resultado disso, a empresa obtém um aumento na margem de lucro e o gestor pode aproveitar novas oportunidades para investir e gerar mais crescimento e lucratividade.

2- Maior produtividade

Outro benefício da gestão de custos é o aumento da produtividade na fábrica. Isso porque o gestor consegue identificar os setores que apresentam gargalos e implementar diferentes estratégias, como é o caso do uso de ferramentas digitais, para automatizar processos internos e diminuir o tempo de produção.

3- Redução dos riscos

Ao fazer a gestão de custos, o gestor pode identificar com antecedência se a empresa realmente possui condições financeiras para dar continuidade a um projeto.

Isso elimina riscos envolvendo paradas na linha de produção (caso faltem recursos para comprar matéria-prima) ou até mesmo perda de qualidade do produto (devido a problemas em maquinários que não receberam manutenção, por exemplo).

4- Vantagem competitiva

A gestão de custos também contribui para a competitividade, uma vez que a empresa passa a oferecer preços mais atrativos aos clientes. Não só isso, porque começa a obter lucros mais razoáveis que garantem à ela caixa suficiente para realizar investimentos e manter a melhoria contínua em seus processos.

5- Mais qualidade

A gestão de custos ainda ajuda a conhecer quais são os itens que apresentam mais e menos saída, bem como os mais custosos e os responsáveis pela maior fatia do faturamento. Dessa forma, o gestor consegue fazer um levantamento de todas as características que agradam o público-alvo, e aplicar ajustes que aumentam a qualidade, também, em outras mercadorias.

Quais são os erros mais comuns na gestão de custos?

Por se tratar de uma tarefa complexa, que requer planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos, muitos profissionais acabam errando durante a gestão. Será que a sua empresa comete algum deles? 

Não controlar o estoque

O estoque é classificado como o coração da empresa, pois pode concentrar o maior valor patrimonial investido. Não controlá-lo é deixar que os insumos, as matérias-primas e demais componentes sejam usados de forma errônea.

Se a empresa não possui controle, ela pode, por exemplo, sofrer com estoque parado, que geram custos excessivos de armazenamento e depreciação. Da mesma forma, sofrer com falta de insumos, que acarretam em paradas na linha de produção e, consequentemente, desperdícios.

Não realizar corretamente o controle do fluxo de caixa

Controlar o fluxo de caixa é acompanhar todos os recursos financeiros que entram e saem do caixa. Deixar de fazer esse controle impede que o gestor saiba quanto a empresa tem disponível para arcar com suas obrigações do mês, por exemplo. Não só isso, dificulta a definição de um orçamento realista com base na movimentação financeira.

Não conhecer os custos da empresa

A falta de conhecimento sobre os custos da empresa também impacta a gestão, uma vez que os profissionais podem confundir as despesas e os custos e colocar todos os valores na mesma balança ao fazer a precificação.

Embora ambos os conceitos estejam ligados ao financeiro, é importante entender que as despesas são os gastos incorridos para manter a empresa funcionando (contas de luz, água, telefone, aluguel do escritório, materiais de escritório, publicidade, entre outros), enquanto os custos estão voltados unicamente para a produção e distribuição dos produtos.

LEIA TAMBÉM | Precificação de produtos no exterior: 5 dicas para ter sucesso

Não calcular o preço de venda

Além de não controlar o estoque, o fluxo de caixa e não conhecer todos os custos, gestores também cometem o erro de não calcular o preço de venda corretamente. A precificação é importante para definir um preço justo ao cliente, mas também para assegurar que o valor é suficiente para arcar com os custos de fabricação.

Se o preço é muito alto, o cliente pode não comprar o produto e a empresa ter prejuízo com as vendas. Se o preço for muito baixo, o valor pode ser insuficiente para pagar os custos e, como consequência, ela também pode sofrer perdas.

Como fazer a gestão de custos?

Fazer a gestão de custos é desafiador porque envolve muitas informações acerca do processo de produção e distribuição de produto. Para ajudar nessa prática, separamos um passo a passo simples que pode ajudar.

Realize um bom planejamento

A primeira coisa a ser feita é definir um bom planejamento, especificando absolutamente tudo que envolve o processo produtivo e a empresa. Nesse documento é importante que você seja o mais claro e objetivo possível, de modo que outras pessoas (gestores e líderes de demais setores) também o entendam.

• Quais são as etapas produtivas que compõe a empresa?
• O que é necessário adquirir para assegurar o funcionamento dos processos?
• Quais custos precisam ser realizados para obter os recursos e manter o chão de fábrica funcionando?
• A empresa possui dinheiro suficiente em caixa para dar início a operação? Se não, como fará para levantar os recursos necessários?

Evite gastos desnecessários

É importante que você faça um levantamento de todos os custos de operação para identificar aqueles que fazem ou precisam ser eliminados. Nessa etapa, deve-se ter muito cuidado para não misturar as despesas e os custos, porque esses valores vão impactar o valor final do produto ou serviço.

• Quais são os custos necessários para o processo de produção e distribuição?
• Existem gargalos que estão deixando o processo mais custoso? Se sim, quais são?
• Quais ações estratégicas podem ser aplicadas para reduzir os custos variáveis?

Atenção ao estoque

Realizar a gestão de custos requer também um cuidado minucioso com o estoque porque o setor pode acarretar gastos elevados e desnecessários com armazenamento.

Nesse sentido, o ideal é que você defina um estoque mínimo, e realize novas compras com base na demanda da operação. Embora adquirir volumes a mais saia mais barato no início, alguns componentes são perecíveis e podem gerar perdas, caso não utilizados.

• Quais insumos e materiais estão disponíveis no estoque?
• Quais matérias-primas precisam ser adquiridas e em que quantidade?
• Qual o estoque mínimo?
• Existem itens que estão parados, sofrendo depreciação? Se sim, o que é possível fazer para melhorar o seu giro?

Estabeleça metas

Estabelecer metas para redução de custos pode ajudá-lo a alcançar uma margem de retorno interessante para a empresa. Porém, atenção: é muito importante que essas metas sejam realistas e alcançáveis para não gerar frustração a todos os envolvidos.

Também deve-se monitorar os processos de perto para assegurar que as atividades sejam cumpridas corretamente e que não existe nenhum gargalo prejudicando o alcance dos objetivos.

• Quanto a empresa quer ter de margem nas vendas?
• Quais medidas deve aplicar para reduzir os custos e aumentar a margem?

Invista em tecnologia

Embora a gestão de custos possa ser realizada manualmente, essa está longe de ser a alternativa mais interessante. Investir em novas tecnologias, capazes de automatizar processos, integrar setores e reduzir a incidência de erros nas informações, pode ser determinante para o profissional atuar mais rápido e fazer um controle preciso sobre tudo que é desembolsado para a fabricação de produtos.

Além disso, ferramentas tecnológicas também podem garantir a precificação correta dos itens, uma vez que possui funcionalidades que permitem realizar o cálculo automático (com base nos dados lançados no sistema). 

Por que usar um software ERP para a gestão de custos?

O software ERP é uma tecnologia que integra processos, pessoas e departamentos em um só lugar. Ou seja, todas as informações relacionadas à empresa ficam concentradas dentro de uma única solução, sendo possível ao gestor ou qualquer outro usuário acessar os dados e acompanhar de perto o progresso das atividades.

O sistema também possui módulos que permitem automatizar tarefas que até então eram manuais e exigiam muito tempo, como é o caso da coleta e análise de dados. Também possui funcionalidades interessantes que garantem a emissão de relatórios gerenciais envolvendo departamentos de estoque, compras, vendas e financeiro.

Como tudo fica centralizado em um só ambiente, o gestor consegue obter uma visão ampla e realista sobre tudo que envolve e a linha de produção. Desde contato de fornecedores, aquisição de matéria-prima, ordens de serviço, histórico de manutenção, inventários, lista de pedidos, distribuição e entrega de mercadorias. Tudo está acessível e pode ser usado para dar mais subsídios à gestão de custos.

A ferramenta também possibilita realizar cálculos automáticos para fazer precificação de venda, o que agiliza a entrega do produto final ao cliente, e acompanhar indicadores de desempenho (KPIs) que mostram os resultados obtidos com a produção e a comercialização dos produtos.

Fazer a gestão de custos é uma prática complexa, mas não precisa ser encarada dessa forma. Com a tecnologia, o gestor pode potencializar o controle e garantir benefícios que aumentam ainda mais a competitividade da indústria. Saiba mais detalhes sobre o que é software de gestão e quais as vantagens da ferramenta.