Cresce o número de empresas que utilizam um sistema ERP (Enterprise Resource Planning, ou no português Planejamento de Recursos Empresariais), devido aos inúmeros benefícios trazidos pelo software. 

No entanto, será que todas as empresas sabem como escolher um sistema ERP adequado aos seus objetivos e que realmente atende às suas necessidades?

Pensando nisso, escrevemos esse post apresentando os principais erros cometidos durante o processo de escolha de um software de gestão. Além disso, apontamos também os prejuízos que a empresa pode ter ao escolher um sistema erroneamente. 

Interessado em conhecer mais sobre o assunto? Então, continue conosco até o final!

Por que é preciso saber como escolher um ERP?

As empresas procuram um sistema de gestão para resolver vários problemas do cotidiano, desde obter visibilidade do estoque e otimizar a cadeia de suprimento até melhorar a gestão de projetos e o monitoramento das conformidades. 

Mas, o sistema ERP também é visto como uma ferramenta poderosa que ajuda na tomada de decisão estratégica. E justamente por isso é preciso muito cuidado na hora de fazer uma escolha.

Investir na ferramenta errada pode trazer uma série de prejuízos para a empresa, sendo os principais:

• custo elevado de aquisição
• integração difícil
• suporte ineficaz
• resistência da equipe

Abaixo explicamos melhor como esses prejuízos podem afetar os negócios:

Custo elevado de aquisição

Já pensou investir em um software caro e descobrir que ele não é personalizável e que não possui os módulos essenciais para a gestão da empresa? O valor pode representar um baque enorme no orçamento, além de afetar possíveis investimentos futuros.

Muitas empresas acham que um software caro é sinônimo de qualidade. Mas isso não é necessariamente verdade. 

Hoje a empresa pode economizar e ter acesso a uma solução robusta e flexível, e que se adeque ao seu bolso. Softwares SaaS, que funcionam na nuvem, por exemplo, são excelentes escolhas nesse caso. Entregam funcionalidades interessantes, e possuem um preço muito mais acessível do que outros que precisam de uma estrutura local.

Integrações difíceis

Pode ser que a empresa tenha investido no software de gestão mais avançado do mundo, mas isso não ajudará em nada se a ferramenta não conseguir enviar ou receber dados de negócios para outros programas já utilizados. 

A área financeira, por exemplo, precisa ter acesso a diferentes relatórios para auxiliar o trabalho da contabilidade e administração. Então, se o sistema ERP não for integrado, pode ser que a empresa fique sem acessar informações de qualidade para tomar decisões inteligentes.  

Suporte ineficaz

Um bom sistema ERP é capaz de otimizar os processos, melhorar o desempenho das equipes e aumentar a produtividade da empresa. Mas, já imaginou o sistema falhar e o fornecedor do software não prestar nenhum suporte técnico? Toda rotina de trabalho, inclusive os resultados podem sofrer prejuízos. 

Para que a empresa não corra esse risco, é preciso verificar se o parceiro em potencial realmente tem um plano de suporte. Deve-se pesquisar como o atendimento costuma ser feito, quanto tempo demora para responder a uma chamada, e qual é o tamanho da equipe disponível para a função.

Resistência da equipe

Sempre vão existir pessoas que são resistentes a mudanças e investir em um software, que irá mudar os processos pelos quais a equipe está acostumada a trabalhar, pode tornar a aceitação ainda mais difícil.  

Se você quer tornar o processo de adaptação simples e usufruir de todos os benefícios o mais rápido possível, precisa investir em uma solução que realmente atende às necessidades e seja de fácil implementação. E, principalmente, seja você o exemplo ao abraçar a mudança, fazendo reuniões para explicar a seus colaboradores como o software irá facilitar o desempenho da empresa. Somente assim, os funcionários irão se sentir instigados a adotar e utilizar a ferramenta.

5 erros a evitar na hora de escolher o sistema ERP

Apesar de o sistema ERP entregar muitos benefícios, para atingi-los é preciso contratar o sistema mais adequado para o seu negócio. Do contrário, os resultados não serão os esperados.

Veja a seguir os erros que devem ser evitados e os prejuízos causados por estes equívocos: 

1. Não definir um objetivo para o uso de um ERP

Hoje, há inúmeros sistemas ERP disponíveis no mercado: alguns bons e eficientes, outros nem tanto. Nesse sentido, é importante saber que nem tudo que atende a uma empresa também funciona para a sua. Isso porque cada modelo de sistema ERP é apropriado para um segmento do mercado.

Para que a sua decisão no momento da escolha de um sistema ERP não seja equivocada, é preciso definir seus objetivos com o uso do sistema, ou seja, quais são os pontos que você deseja melhorar para tornar seu negócio mais competitivo no mercado. Podemos citar, por exemplo:

• otimização de processos e planejamento;
• controle de produção;
• controle financeiro;
• melhoria de gestão, entre outros.

As metas precisam estar bem definidas, caso contrário você pode acabar escolhendo um software de gestão que não ajudará sua empresa em nada.

2. Levar apenas o preço em consideração

Os softwares de gestão disponíveis no mercado têm os mais variados preços, já que cada um é destinado para um modelo específico de negócio. Portanto, se você optar por um de menor valor, pode ser que ele não supra todas as suas necessidades ou cumpra com seus objetivos.

O conselho, aqui, é não olhar apenas para o preço, mas ficar atento à qualidade do sistema e ao que a ferramenta disponibiliza para você.

3. Não envolver os usuários do sistema no processo de escolha

A escolha do sistema ERP a ser implantado na empresa é da diretoria. No entanto, é importante considerar a opinião dos colaboradores que já tiveram contato com esse tipo de software e também daqueles que trabalharão com ele.

Dessa forma, aumentam as chances de se aproveitar o máximo do sistema e de suas funcionalidades.

4. Não ter uma lista definida com os critérios de avaliação

Como todos nós sabemos, para escolher é preciso analisar. Portanto, se você já tiver em mãos uma lista com todos os critérios que devem ser levados em conta na hora de selecionar o sistema ERP, seu processo de escolha terá mais precisão e levará menos tempo.

5. Não ponderar a aderência do software ao negócio

É preciso que o sistema contratado se conecte ao modelo de trabalho da sua empresa, e não que sua empresa faça modificações em seus processos internos para que se encaixe no software de gestão, o que geraria custos elevados e muito retrabalho. Por isso, mais uma vez, ressaltamos a importância de ter seus objetivos bem definidos.

Como escolher um ERP corretamente? 

Caso o seu objetivo seja investir em um software robusto de gerenciamento, e que funciona em larga escala, você deve considerar um sistema ERP de última geração.

Esse software deve cumprir com o básico das funcionalidades, bem como auxiliar todas as áreas da empresa tais como vendas, contabilidade, recursos humanos, gestão da cadeia de suprimentos, gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), entre outros. 

Confira a seguir 4 dicas para escolher o melhor sistema ERP para sua empresa:

1. Analise as funcionalidades e recursos do software

Quando for escolher um sistema ERP, a primeira coisa a considerar é se o software possui todos os módulos e recursos que a sua empresa precisa. A maioria dos softwares de gestão disponíveis costuma entregar funções limitadas, e isso pode prejudicar o seu negócio lá na frente. 

Comparar as funcionalidades e os recursos de diferentes sistemas ERP é uma das maneiras mais assertivas para descobrir se o investimento realmente trará retornos significativos quanto à produtividade e eficiência.

2. Pesquise sobre a capacidade de escalabilidade

Um sistema ERP ideal deve ser capaz de se adaptar às necessidades e particularidades da sua empresa e ser capaz de aumentar sua capacidade de uso de acordo com o aumento da sua demanda. Sem aumentar os custos na mesma proporção, entregar funcionalidades que ajudam no crescimento dos negócios. 

Uma forma de descobrir se um software possui escalabilidade é avaliando questões relacionadas à armazenamento, atualizações e custos operacionais.   

3. Verifique se permitem integrações

Um bom sistema de ERP deve permitir integrações com outros sistemas, sejam atuais ou futuros. Não só isso, deve acompanhar as principais tendências tecnológicas tais como Internet das Coisas (IoT), Inteligência Artificial, Cloud Computing, entre outras. 

Nossa dica é que você estude todas as integrações e ferramentas que compõem o sistema, e veja como cada uma delas pode trazer mais competitividade para o seu negócio.  

4. Escolha uma ferramenta com relatórios e visões gerenciais

As empresas precisam de relatórios que a ajudem na tomada de decisão estratégica. Sendo assim, o ideal é que você procure por um sistema ERP que entrega relatórios atuais e permite análises. Só assim você vai conseguir transformar os dados em insights realmente significativos ​​para suas estratégias.

Agora que você já sabe como escolher um sistema ERP para o seu negócio e quais erros precisam ser evitados, que tal conhecer o FoccoERP? Venha falar com a nossa equipe e comprove que este é o sistema ideal para sua empresa.