Conhecer quais são os documentos para exportação exigidos em cada etapa do transporte de mercadorias é fundamental para garantir maior eficiência logística. Em um mundo cada vez mais globalizado, é essencial saber como lidar com as exigências legais, burocráticas, mercadológicas e tudo mais que envolve o processo de exportação.

O objetivo deste artigo é abordar de maneira mais aprofundada como funciona o processo de exportação de produtos e, principalmente, quais são os documentos necessários e as ferramentas que podem ser utilizadas para executar essa atividade. Acompanhe!

Como a documentação influencia na exportação de produtos?

Quando um negócio começa a crescer ao ponto de os seus gestores passarem a enxergar oportunidades fora do país, é preciso começar a estruturar a empresa para essa nova realidade e aprofundar os estudos sobre as etapas de funcionamento de exportação de produtos.

Sendo assim, não basta apenas identificar que existe uma demanda potencial pelo que é produzido pela empresa. Também se deve dedicar tempo e esforço para conhecer todos os requisitos, as exigências e as burocracias que envolvem esse processo. O planejamento detalhado, portanto, é a etapa inicial necessária antes do início das vendas para fora do país.

É por meio do planejamento que os responsáveis pelo negócio devem mapear oportunidades e ameaças no mercado internacional por meio da análise de concorrentes, comportamento de consumo e muito mais.

Além disso, um dos itens mais importantes que também precisa ser considerado são os documentos necessários para adequação da empresa aos trâmites de exportação. É preciso providenciá-los e evitar problemas que podem levar à retenção de mercadorias, ao extravio, a atrasos, ao descumprimento de contratos etc.

Muitas instituições podem ajudar a sua empresa nessa iniciativa, fornecendo informações, orientações e dicas valiosas sobre a preparação e a redução dos riscos para a exportação. É o caso das agências de incentivo e as secretarias regionais de comércio exterior.

Quais documentos para exportação são necessários?

Agora que você entendeu um pouco mais sobre a importância dos cuidados com os documentos para exportação, chegou o momento de apresentar os principais e as suas finalidades. De maneira geral, muitos dos documentos descritos a seguir possuem informações detalhadas sobre os vendedores, compradores e as mercadorias.

Porém, cada um deles também tem finalidades específicas. Por isso, é importante garantir que as informações neles descritas estejam em total conformidade. A seguir, você confere os 7 documentos principais que devem ser estudados para que a sua empresa consiga expandir as suas vendas para o restante do mundo.

Fatura comercial (Commercial Invoice)

Trata-se de um documento que se refere à operação comercial, ou seja, adiciona os dados constantes no \”pro forma\” somados a outras informações que atestam a realização da exportação.

Essa fatura, além de estar sujeita às leis internacionais, também serve para o importador liberar a trânsito da mercadoria em seu país, sendo um dos documentos mais exigidos pela maior parte das alfândegas de todo mundo.

Certificado de origem (Certificate of Origin)

Como o próprio nome indica, esse documento atesta o local de origem do exportador do produto. Assim, habilita as ações de redução ou isenção de impostos estipulados, conforme os acordos comerciais realizados entre os países e registrados pela legislação.

Romaneio (packing list)

Grosso modo, o Romaneio é um documento descritivo, como uma lista simples onde constam os detalhes sobre a quantidade, as características e os volumes das mercadorias embarcadas. Ele é preenchido pelo exportador e muito necessário para o controle do recebimento no seu local destino.

Nota Fiscal

A NF precisa acompanhar o produto durante todo o seu trânsito interno no país de origem. Isso significa que ela deve ser utilizada como meio de identificação, controle e fiscalização pelas autoridades desde a saída do estabelecimento produtivo até a sua liberação realizada pela Receita Federal do Brasil (RFB), no local onde o produto será embrancado para o exterior, como aeroportos, portos ou rodovias.

Apólice de seguro de transporte

Também chamado de CST — Certificado Seguro de Transporte —, esse documento é exigido antes do embarque. Ele deve ser emitido junto à seguradora, nos casos onde a venda do produto exige a contratação de um seguro que dê o respaldo necessário contra acidentes, furtos e outros desastres naturais.

Fatura Proforma (Proforma Invoice)

Esse é um documento que o exportador precisa apresentar no idioma nativo do importador (geralmente em língua inglesa), contendo todas as informações relacionadas ao acordo de negócio. Nele, constam:

• o preço
• a quantidade
• a forma de pagamento
• as condições prévias
• as embalagens
• o transporte, entre outras informações.

Esses dados, em seguida, são utilizados pela importadora na abertura de uma carta de crédito para o envio de valores. 

Conhecimento de embarque

Trata-se do comprovante que atesta o embarque da mercadoria, emitido pela empresa transportadora. Além disso, contém também as condições e as obrigações de transporte até o destinatário final no local predeterminado.

Conforme o tipo de transporte utilizado no envio da mercadoria, o nome do documento também se altera e dá lugar à descrição do modal utilizado. Como: conhecimento de transporte ferroviário, conhecimento de embarque marítimo, conhecimento transporte rodoviário e conhecimento de embarque aéreo.

Como os softwares podem ajudar nesse processo?

Por fim, cabe ressaltar a importância de contar com softwares que auxiliem os gestores e demais colaboradores envolvidos a organizarem melhor as suas etapas de trabalho e obterem mais controle sobre as documentações envolvidas na exportação. Assim, o processo se torna mais eficiente e mais ágil.

Devido à complexidade estrutural das empresas exportadoras, e também por causa da mudança constante de valores cambiais, o mercado de exportações pode contribuir para que alguns profissionais desavisados acabem tomando decisões equivocadas. Isso é capaz de comprometer os resultados da empresa.

Os softwares ERP atuam na integração de diversos departamentos empresariais e tornam-se excelentes aliados para a redução de custos e despesa. Isso porque, quando utilizados com o foco nos processos de exportação, promovem o aumento de produtividade e controle das documentações exigidas.

Então, gostou do artigo? Já conhecia ou já trabalhou com algum dos documentos para exportação que citamos? Então aproveite para continuar a expandir os seus conhecimentos lendo também este outro artigo do blog.