Para manter a competitividade, as empresas precisam responder com agilidade às demandas e aperfeiçoar continuamente suas estratégias. Nesse contexto, a implantação de ERP facilita a integração de todas as funções do negócio.

O uso de sistemas de gestão integrada se destaca por reunir dados e processos em um único ambiente. Ao integrar setores e facilitar o acesso a informações estratégicas, a solução atua como um verdadeiro hub de gestão.

Neste post, mostraremos os principais benefícios da implantação de ERP e como essa ferramenta pode contribuir para o crescimento sustentável do seu negócio. Confira!

O que significa ERP e para que serve?  

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos Empresariais. Trata-se de um sistema de software que tem como principal função integrar todos os departamentos de uma empresa em uma única plataforma digital. Isso permite tomar decisões mais rápidas e fundamentadas.

A ferramenta auxilia o negócio a ter uma rotina mais adaptada às necessidades de seus clientes, melhora o fluxo de informações internas e a gestão de projetos. Além disso, elimina redundâncias e torna os processos mais eficientes, com melhor gestão de recursos e panorama completo das atividades em tempo real.

O que é a implantação de ERP?   

A implantação de ERP envolve todo o processo de introdução e adaptação do sistema dentro de uma empresa. Isso inclui desde a análise inicial das necessidades do negócio, passando pela escolha da solução mais adequada, até o momento em que o sistema entra em operação e começa a ser utilizado pelas equipes.

A implementação requer um planejamento cuidadoso, treinamento de usuários e adequações técnicas. Esses pontos são importantes para garantir que o software atenda aos fluxos específicos da empresa e melhore a produtividade sem causar interrupções significativas nas atividades diárias.

Quais são os tipos de ERP?  

Os sistemas ERP podem ser classificados de diversas formas, conforme a infraestrutura tecnológica, o modelo de implantação e o grau de especialização.

ERP local ou on premise

O ERP on premise é o modelo tradicional de implantação, no qual o sistema é instalado nos servidores físicos da própria empresa. Oferece alto nível de controle sobre os dados e permite uma personalização mais profunda, adaptando o sistema de forma específica aos processos internos da organização.

ERP na nuvem

Mais flexível, o sistema em nuvem, ou cloud, é hospedado em servidores externos e acessado pela internet. Isso elimina a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura local, ao mesmo tempo em que garante mais mobilidade e permite o acesso de qualquer lugar com conexão.

ERP híbrido

Permite que parte do sistema funcione de maneira local, com o controle de dados críticos feito internamente, enquanto outros módulos operam na nuvem, com a flexibilidade e acessibilidade dessa tecnologia.

ERPs verticais

Desenvolvidos para atender às demandas específicas de determinados segmentos de mercado, como a indústria alimentícia. Ainda, são altamente especializados e já vêm com funcionalidades adaptadas às rotinas e aos desafios de setores específicos.

ERPs horizontais

Oferecem um conjunto de funcionalidades mais genéricas e aplicáveis a uma ampla variedade de segmentos. Desse modo, são indicados para empresas que desejam uma base sólida de gestão integrada, mas que não necessitam, em um primeiro momento, de recursos muito específicos para seu setor.

Quais funcionalidades um ERP deve ter?

A implantação de ERP deve ser feita estrategicamente, pois o software é dividido em módulos com funções específicas, conectadas por meio de APIs e outros recursos para troca de dados.

Entre as funcionalidades mais comuns, temos:

• Módulo financeiro: informações relacionadas ao fluxo de caixa do negócio, como contas a pagar e a receber.
• Módulo contábil: dados de contabilidade do negócio, como informações relacionadas ao controle de caixa, cálculos trabalhistas e controles bancários.
• Módulo de vendas: informações relacionadas à venda de mercadorias e serviços, como o nome de vendedores e o histórico de transações efetuadas.
• Módulo de suprimentos: informações sobre a aquisição de todas as matérias-primas utilizadas para manter a cadeia operacional ativa, como rotinas de controle de estoque e gestão de materiais.
• Módulo de compras: identifica materiais em falta e avalia como os recursos são utilizados para otimizar o controle financeiro.
• Módulo logístico: armazena dados sobre a entrega de produtos.

Quais são as fases de implantação de ERP?

A implantação de um ERP envolve uma sequência de ações que devem ser seguidas cuidadosamente. Entenda as etapas!

Planejamento

Essa é a fase inicial e uma das mais críticas. Consiste em mapear os processos da empresa, identificar suas necessidades específicas e definir claramente os objetivos do projeto ERP.

Nessa etapa, também são determinados os recursos disponíveis (tempo, equipe, orçamento) e é estabelecido um cronograma. Um bom planejamento reduz riscos e aumenta as chances de sucesso do projeto.

Seleção do sistema

Com base nas necessidades identificadas no planejamento, a empresa avalia as soluções de ERP disponíveis no mercado.

A escolha do fornecedor deve considerar fatores como custo-benefício, escalabilidade, facilidade de uso, integração com outros sistemas, suporte técnico e a experiência no setor de atuação da empresa.

Configuração e personalização

Após a escolha do ERP, o sistema precisa ser ajustado à realidade da empresa. Isso envolve configurar os módulos (financeiro, contábil, estoque, vendas etc.) e, se necessário, personalizar funcionalidades para atender processos específicos do negócio. Essa fase garante que o sistema funcione conforme as práticas internas da organização.

Migração de dados

Aqui, os dados dos sistemas antigos, como clientes, fornecedores, produtos, históricos de vendas etc., são preparados, limpos e transferidos para o novo ERP.

Essa é uma etapa sensível, pois erros na migração podem comprometer o funcionamento do sistema. A validação e o backup dos dados são essenciais antes da migração definitiva.

Treinamento

Os usuários do sistema (funcionários e gestores) são capacitados para utilizar o ERP de forma eficiente e segura. O treinamento pode ser feito por módulos, segundo a área de atuação dos colaboradores, e é fundamental para garantir a adoção correta da nova tecnologia, evitando resistências ou mau uso.

Fase de testes

Antes da entrada em operação definitiva, o sistema é testado em um ambiente controlado. Os testes simulam o uso real do ERP, com foco na verificação de processos, identificação de falhas, checagem da integridade dos dados e validação das personalizações feitas.

Nessa fase, ajustes são realizados para garantir que tudo funcione como esperado.

Pós-implantação e suporte

Com o sistema operando, inicia-se a fase de acompanhamento e suporte. Agora, equipes técnicas ficam disponíveis para resolver problemas, corrigir falhas e auxiliar os usuários.

Além disso, o ERP pode passar por atualizações e melhorias contínuas para se adaptar às mudanças nos processos da empresa ou no mercado.

Quais são as vantagens de implantar um ERP?

A implantação de ERP pode ajudar o negócio a atingir os objetivos esperados no médio e longo prazo. Vamos conhecer os benefícios!

Proporciona controle de produção e qualidade

O sistema ERP permite um acompanhamento estratégico de todas as etapas produtivas, seja na integração da cadeia de suprimentos, na gestão precisa de estoques ou na conformidade com padrões como a ISO.

Ainda, ajuda a manter prazos, reduzir falhas e tomar decisões com base em dados confiáveis. O resultado é visto em melhorias contínuas, qualidade e aumento da competitividade.

Diminui desperdícios e custos operacionais

O sistema de gestão integrada melhora o gerenciamento dos custos da companhia, o que auxilia a análise dos preços e o mapeamento dos custos. Ademais, o ERP também gera mais eficiência nas operações, promovendo o sequenciamento e o controle da produção.

Permite uma precificação coerente com a produção

A implantação de ERPpossibilita a geração de gráficos e relatórios para subsidiar tomadas de decisões e manter o gestor sempre informado. Com os dados em mãos, os gestores podem garantir o melhor preço para os seus produtos, tornando o negócio mais competitivo.

Melhora o relacionamento com clientes e fornecedores

Uma empresa deve saber se relacionar de forma eficiente com seus stakeholders, especialmente seus clientes e fornecedores. Ao fazer isso, é possível criar vínculos fortes, aumentar seu poder de barganha e manter todas as partes satisfeitas.

Além disso, o ERP permite que muitas informações dos clientes sejam disponibilizadas para as áreas de interesse, como SAC e televendas. Assim, garante uma melhor avaliação dos fornecedores, a gestão dos contratos e o intercâmbio de informações desejadas. Tais dados serão cruciais para que os times de apoio e vendas consigam manter clientes e parceiros comerciais fidelizados.

Atua de forma estratégica

O sistema de gestão integrada permite que o gestor tenha acesso a uma série de dados e informações relevantes para tomar decisões estratégicas, ágeis e eficazes.

Esses dados podem ser transformados em indicadores-chave de desempenho (KPIs) e balizar o crescimento do negócio. Assim, as medidas são aplicadas nos pontos certos, criando um grande ciclo de inovações.

Integra os setores da indústria

Osistema de gestão centraliza o acesso a dados de todo o negócio. Com isso, os profissionais conseguem encontrar as informações necessárias para o seu dia a dia rapidamente. E não só isso: as chances de erros ao trocar registros será muito menor, agilizando rotinas e melhorando a performance geral de todas as áreas.

Melhora a gestão de indicadores

O uso de indicadores de desempenho é uma forma de eliminar falhas e encontrar problemas rapidamente. Como a implantação de ERP contribui para uma visão abrangente sobre todos os aspectos do negócio, isso facilita um bom controle sobre os KPIs para auxiliar no monitoramento de processos internos.

Automatiza processos

Um sistema ERP contribui para automatizar a transferência de informações entre setores, criar gatilhos para execução de rotinas e diminuir as chances de erros nos processos. Por meio de uma cadeia operacional mais eficaz, todos podem direcionar as suas atenções para rotinas relacionadas ao core business do negócio.

Fornece informações precisas para embasar tomadas de decisão

Graças ao ERP, profissionais conseguem verificar, em tempo real, registros internos, dados sobre vendas e outros fatores que influenciam nas decisões tomadas diariamente para definir o futuro do negócio. Assim, a ferramenta auxilia a empresa a lucrar mais e aumentar sua capacidade de realizar negócios.

Quais são os ERP mais usados?

A escolha do ERP varia conforme o porte da empresa, o setor de atuação e a região geográfica. Abaixo estão os principais ERPs mais utilizados.

FoccoERP

Sistema de gestão robusto, especializado em indústrias de transformação como as dos segmentos metal mecânico, bebidas, alimentos e móveis, além de distribuidoras.

O FoccoERP oferece módulos integrados para áreas como vendas, compras, estoque, financeiro, produção e logística. Ainda, possui interface intuitiva, aplicativos móveis e alto nível de personalização, além de um ótimo suporte técnico.

SAP ERP

Um dos ERPs mais utilizados no mundo, especialmente por grandes empresas e multinacionais. Reconhecido por sua robustez, flexibilidade e alta capacidade de personalização, o SAP ERP traz soluções completas para diversas áreas empresariais. Ainda, opera em nuvem e traz agilidade no processamento de dados.

Oracle NetSuite

ERP totalmente em nuvem voltado para médias e grandes empresas. É conhecido pela sua escalabilidade, o que o torna ideal para negócios em crescimento acelerado. O Oracle NetSuite integra módulos de contabilidade, finanças, CRM, e-commerce e cadeia de suprimentos para uma gestão centralizada e eficiente.

TOTVS

Com um ERP modular e adaptável a diferentes segmentos, a TOTVS oferece soluções com funcionalidades amplas e grande possibilidade de customização, conforme as necessidades do cliente.

Microsoft Dynamics 365

Combina recursos de ERP e CRM em uma única plataforma baseada na nuvem. Voltado para empresas de médio e grande porte, ele se destaca pela integração nativa com outros produtos da Microsoft, como Power BI, Excel e Teams.

Como fazer a implantação de ERP?

Os sistemas trazem muitas mudanças para a organização, por isso, é importante saber exatamente como fazer a implantação de ERP adequadamente no seu negócio. A seguir, confira as dicas para executar essa ação com sucesso!

Passo 1 – Preparação da equipe

Muitos processos se tornarão diferentes depois que os novos softwares estiverem em operação. Portanto, o time precisa de qualificação e, mais importante ainda, deve ser avisado com antecedência das mudanças.

O próprio fornecedor do sistema ERP pode ajudar nessa tarefa, com treinamentos para o uso da ferramenta. Além disso, é recomendável elucidar sua importância para a equipe para que a transição seja ainda mais facilitada.

Passo 2 – Coleta e migração de dados durante a implantação de ERP

Outra fase importante durante o projeto de implantação de ERP é a coleta e migração de dados. Afinal, sua empresa já dispõe de informações relevantes espalhadas pelos sistemas antigos e todas devem ser armazenadas de maneira apropriada no ERP.

A ideia é centralizar os dados do negócio para evitar ruídos de comunicação, retrabalho ou tempo desperdiçado.

Passo 3 – Elaboração de processos mais integrados

O próximo passo é elaborar processos mais integrados, uma vez que a empresa precisa estar alinhada para garantir a produtividade. Aqui, temos outra função do ERP: deixar todos os processos internos mais limpos e sem gargalos de produção. Para isso, é essencial esquematizar como isso vai acontecer.

Passo 4 – Definição de métricas

O papel das métricas no processo de implantação de ERP é auxiliar no acompanhamento das melhorias que o sistema traz para a empresa. Por isso, elas devem ser determinadas com cuidado, de modo que realmente permitam analisar o andamento da otimização dos processos internos.

Concluir a implantação de ERP é um passo estratégico para empresas que desejam crescer de forma sustentável. Ao integrar os processos, otimizar a produção e permitir decisões com base em dados confiáveis, o sistema gera mais eficiência, reduz custos operacionais e melhora o relacionamento com clientes e fornecedores.

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