O eSocial foi instituído em 2014 pelo Decreto nº 8373/2014, e desde então tornou-se uma obrigatoriedade para todas as empresas que possuem empregados. Por isso, é necessário que os empregadores e profissionais de RH entendam todo o funcionamento do sistema para impedir que ocorram erros e irregularidades no envio das informações ao Governo.

Neste artigo, desmistificamos tudo sobre essa ferramenta tão importante, desde o seu conceito e funcionalidades até dicas estratégicas para o bom uso do eSocial. Esperamos que goste!

O que é eSocial?

Trata-se de um sistema projetado pelo Governo Federal brasileiro para unificar o envio de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias das empresas.

Por meio do eSocial, os empregadores podem comunicar ao Governo todos os dados relacionados aos seus trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, entre outros.

Esse sistema substitui o preenchimento e a entrega de diversos formulários manuais, que antes tornavam todo o processo de envio das informações moroso e sujeito a erros.

Como funciona o eSocial?

O eSocial funciona a partir do envio de informações por eventos. Esses eventos, por sua vez, são fatos jurídicos ou trabalhistas (periódicos ou não periódicos) relacionados aos trabalhadores.

Nesse sentido, se um trabalhador for admitido, outro sofrer alteração salarial e outro se ausentar por motivo de saúde em um determinado período, por exemplo, essas situações devem ser informadas como eventos ao eSocial, garantindo total transparência e conformidade nas relações de trabalho.

Quais são as obrigações no eSocial?

O eSocial é obrigatório para todas as empresas que possuem empregados. Assim sendo, durante o envio das informações, será preciso que os responsáveis do departamento pessoal informem diferentes tipos de dados, classificando-os em três categorias: eventos iniciais, eventos periódicos e eventos não periódicos.

Eventos iniciais

Nos eventos iniciais devem constar todas as informações da empresa e do empregador, o que inclui dados do negócio, como classificação fiscal da empresa e sua estrutura administrativa.

Eventos periódicos

Os eventos periódicos são aqueles que acontecem com frequência e, por esse motivo, exigem a atualização contínua das informações.

É o caso da folha de pagamento, onde é preciso apresentar dados sobre remuneração e descontos dos empregados todos os meses, e a GFIP, com os dados consolidados da folha para recolhimento do FGTS e contribuições previdenciárias.

Eventos não periódicos

Os eventos não periódicos são aqueles que acontecem esporadicamente e que não possuem uma data pré-definida para acontecer. Geralmente, esses eventos estão atrelados a:

• Admissão de empregados, sendo preciso informar todos os dados do novo trabalhador;
• Alteração de contrato de trabalho;
• Afastamentos temporários, como licença-maternidade, licença médica, entre outros;
• Início e término das férias do empregado;
• Desligamento;
• Alterações de salário;
• Rescisão do contrato.

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Quais são as vantagens do eSocial?

Quando foi anunciado que as empresas teriam que começar a utilizar o eSocial para transmitir as informações sobre seus trabalhadores, muitos gestores e profissionais de RH ficaram preocupados, pois temiam a adaptação ao novo sistema.

No entanto, embora a tecnologia ainda gere algumas dores de cabeça, ela veio para simplificar o trabalho do departamento pessoal e beneficiar a empresa de diversas formas. A seguir, confira alguns benefícios.

Simplificação da rotina

Ao unificar todos os processos administrativos em um único sistema, o eSocial simplifica tarefas como registro de empregados, envio de informações trabalhistas e previdenciárias, emissão de documentos e pagamento de tributos.

Isso tudo resulta em uma economia significativa de tempo e recursos para o empregador, permitindo que ele tenha mais disponibilidade para focar na gestão do seu negócio ou em outras atividades importantes.

Maior agilidade

A transmissão eletrônica das informações pelo eSocial elimina a necessidade de preenchimento manual de formulários e o envio por diferentes canais. Isso torna os processos operacionais mais ágeis e reduz o estresse associado à burocracia e à possibilidade de retrabalhos.

Menos erros

O eSocial realiza validações automáticas das informações antes do envio, então ele próprio consegue identificar erros e inconsistências nos registros. Isso é um diferencial bem interessante, pois minimiza a ocorrência de falhas, como dados cadastrais incorretos ou cálculos de folha de pagamento equivocados.

Mais transparência

Centralizando todas as informações no eSocial, tanto empregador quanto empregado têm acesso a dados precisos e atualizados sobre o contrato de trabalho, remuneração e contribuições previdenciárias.

Essa transparência promove uma relação muito mais saudável entre ambas as partes, além de reforçar a confiança entre o trabalhador e o empregador.

Melhoria na gestão de pessoas

O eSocial fornece uma visão completa e detalhada sobre tudo que envolve os recursos humanos. Essa visibilidade não só ajuda a empresa a melhorar sua gestão de pessoas, como facilita o acompanhamento de dados relacionados a cada trabalhador.

Quais são as desvantagens do eSocial?

Como vimos, o eSocial oferece muitos benefícios para o empregador. No entanto, não podemos ignorar o fato que ele também apresenta desvantagens, sendo necessário que a empresa siga algumas boas práticas para evitar problemas durante o seu uso.

E quais seriam essas desvantagens?

• Complexidade inicial da implementação do sistema;
• Possíveis dificuldades técnicas para aqueles menos familiarizados com tecnologia;
• Necessidade de atualização constante da legislação;
• Custos adicionais associados à adoção de novos sistemas e treinamento de pessoal.

O que muda na empresa com o eSocial?

O eSocial veio para mudar a forma como os empregadores lidam com suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

A partir desse sistema, eles conseguem registrar e enviar todas as informações sobre seus empregados mais facilmente ao Governo, substituindo múltiplas declarações e formulários por um único processo eletrônico.

Essa digitalização dos processos reflete, claro, na confiabilidade, agilidade e eficiência operacional da empresa. Afinal, ela passa a reduzir significativamente a burocracia interna e a papelada associada à administração de seus empregados.

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Quais são as funcionalidades do eSocial?

Por se tratar de uma solução tecnológica, o eSocial oferece uma série de recursos para os gerentes e profissionais de RH cumprirem obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Fechamento de folha de pagamento

Essa funcionalidade inclui o lançamento de dados como salários, horas trabalhadas, descontos, contribuições previdenciárias e demais verbas trabalhistas. Após o fechamento, todos os dados são enviados automaticamente ao eSocial.

Consulta à qualificação cadastral do empregado

O eSocial permite que o empregador realize consultas à qualificação cadastral dos empregados, verificando a consistência e correção dos dados cadastrais, como nome, CPF, data de nascimento e outros.

Essa funcionalidade ajuda a garantir a regularidade das informações e evita problemas futuros relacionados à divergência ou inconsistência de dados.

Mudança de dados cadastrais

A solução também possibilita a alteração dos dados cadastrais dos empregados de forma eletrônica, como endereço, estado civil, dependentes, entre outros.

Isso auxilia o empregador a manter as informações atualizadas no sistema, garantindo a conformidade com a legislação trabalhista e previdenciária, evitando problemas decorrentes de dados desatualizados.

Informe de rendimentos

Por meio do sistema do eSocial, o empregador pode emitir o informe de rendimentos de modo eletrônico. Esse documento contém todas as informações pertinentes sobre o empregado ao longo do ano fiscal, como salários, benefícios, descontos e contribuições.

Quais ferramentas auxiliam no uso do eSocial?

Existem ferramentas que tornam o processo de uso do eSocial mais simples. Abaixo, veja as principais.

Documentos digitais

Documentos digitais, como a Carteira de Trabalho Digital e o CPF digital, são muito importantes para simplificar o processo de registro e atualização de informações dos empregados no eSocial.

A Carteira de Trabalho Digital, por exemplo, permite que o empregador registre a admissão do empregado de forma eletrônica, o que elimina a necessidade de preenchimento manual do documento físico. Do mesmo modo, o CPF digital facilita a validação e atualização dos dados cadastrais dos empregados.

Certificado Digital

O Certificado Digital é uma ferramenta que garante a autenticidade e a segurança das informações transmitidas ao eSocial. Por meio dele, o empregador pode assinar digitalmente os documentos e as transações realizadas no sistema, o que proporciona maior validade jurídica aos registros e evita fraudes ou adulterações.

Além disso, o Certificado Digital simplifica o acesso ao eSocial, uma vez que permite a identificação segura do usuário, dispensando o uso de senhas e login.

Software de admissão digital

O uso de software de admissão digital oferece uma solução integrada para o processo de contratação de novos empregados. Esses softwares permitem que todas as etapas do processo, desde o preenchimento do contrato de trabalho até o registro no eSocial, sejam realizadas de forma eletrônica e automatizada, agilizando o processo de admissão.

Como fazer o bom uso do eSocial?

Agora que já vimos o que é eSocial, como funciona, quais são suas obrigações e benefícios, vamos conferir algumas dicas importantes para que a sua empresa faça um bom uso desse sistema.  

Contrate um software de folha de pagamento ou sistema especializado

Investir em um software de folha de pagamento ou sistema especializado vai facilitar a gestão das obrigações trabalhistas e previdenciárias no eSocial. Isso porque, esse tipo de software automatiza processos, como o cálculo de salários, descontos, contribuições previdenciárias e impostos, além de gerar os arquivos necessários para o envio ao eSocial.

Ao escolher um software, lembre-se de verificar se ele está atualizado com as últimas regulamentações do eSocial e se oferece suporte técnico.

Treine os funcionários

Os funcionários responsáveis pela administração dos registros no eSocial devem ser treinados para entender os procedimentos e as funcionalidades do sistema, além de estarem atualizados sobre as normas trabalhistas e previdenciárias.

Atualmente, existem muitos conteúdos online que ensinam como utilizar a tecnologia e fazer o envio das informações. Nesse sentido, você pode pesquisar no Google ou assistir a vídeos no YouTube, caso queira reforçar o conhecimento adquirido aqui no artigo!

Mantenha os dados dos trabalhadores atualizados

Manter os dados dos trabalhadores atualizados no eSocial é outra dica importante para usar o sistema corretamente e evitar problemas futuros. Assim sendo, sempre que possível, verifique os dados cadastrais, confirmando se todas as informações estão corretas e em dia.

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