Na contabilidade, existem diversos elementos, funções, atividades e responsabilidades importantes para uma empresa garantir a organização das suas finanças. Os regimes contábeis são métodos de destaque aqui, dividindo-se entre regime de caixa e regime de competência.

Para ajudar você na sua gestão financeira, preparamos este artigo, onde mostraremos do que se trata cada um desses modelos de regime, qual é a diferença entre eles e como escolher o ideal para o seu negócio. Acompanhe!

O que é regime de caixa?

O regime de caixa é um método que se caracteriza pelo controle de receitas e gastos,  realizado sempre na data do recebimento ou do pagamento. Nesse sentido, não considera quando a compra ou venda aconteceu de fato, e sim o momento em que o dinheiro efetivamente entrou ou saiu do caixa.

Quando a empresa opta por dividir uma despesa em parcelas, por exemplo, o valor da parcela entrará no seu controle apenas quando a conta for paga. Logo, não será o valor total da despesa a ser descrito, mas sim o valor mensal da parcela.

A lógica é a mesma para os recebimentos em parcelas. O valor só será computado no momento em que for recebido pelo cliente, na data em que ele pagar, não importando quando adquiriu o produto ou serviço.

Quais são as características do regime de caixa?

O regime de caixa se caracteriza pelos seguintes pontos:

• Reconhecimento de transações: as receitas e despesas são registradas apenas quando o dinheiro entra ou sai do caixa, refletindo as movimentações imediatas da empresa.
• Maior precisão na demonstração de resultados: como utiliza os valores efetivamente recebidos ou pagos, o regime fornece um panorama claro e atualizado da situação financeira.
• Ajustes e estimativas: não há necessidade de ajustes frequentes, já que o regime trabalha apenas com dados consolidados.

Quais são as vantagens do regime de caixa?

Existem muitos benefícios de adotar o regime de caixa, sendo os principais:

• Rastreio: por apontar os ganhos e gastos, o gestor financeiro pode identificar exatamente quando receberá o dinheiro ou quando será realizado algum pagamento de conta ou despesa.
• Liquidez: por considerar apenas o dinheiro que a empresa possui em caixa, esse regime traz dados atuais dos saldos de receitas e despesas, sendo mais fácil para o gestor preparar os fluxos financeiros futuros e honrar os compromissos.
• Controle: fornece mais controle sobre as transações, o que impacta na gestão de caixa, que se torna mais confiável.
• Melhor controle financeiro: a visão objetiva sobre as contas faz com que o profissional tenha um maior controle sobre tudo que entra e sai do seu caixa.
• Facilidade na gestão de pequenas empresas: diferente de grandes corporações, as pequenas empresas possuem um histórico de transações mais enxuto e o regime de caixa pode contribuir para que a gestão financeira seja menos complexa.
• Menos complexidade tributária: por último, o regime também garante mais vantagens tributárias, uma vez que os impostos são calculados apenas sobre os valores recebidos.

Quais são as desvantagens do regime de caixa?

Há algumas desvantagens que o regime de caixa apresenta, assim como o próprio regime de competência (as quais veremos mais adiante):

• Não é para todos: dependendo do tamanho do negócio, o regime de caixa não é recomendado, pois não reflete adequadamente a situação financeira de empresas. Ele é recomendado para empresas do Simples Nacional, mas não pode ser feito por empresas do Lucro Presumido e Lucro Real, por exemplo.
• Transição: caso a empresa opte por trocar de regime, a transição para o regime de competência normalmente não é tão simples, já que demanda uma fase de adaptação e maior atenção na gestão para evitar “furos”.
• Passivos: por não mostrar com clareza as contas a pagar, o método dificulta o acompanhamento de passivos da empresa.
• Não reflete a real situação financeira: uma vez que não considera o total de valores a pagar ou a receber, pode ser um desafio para a análise estratégica de longo prazo.
• Dificuldade na análise de desempenho: se o objetivo do gestor é entender o crescimento real do negócio, ele pode encontrar no regime de caixa um limitador, já que a análise do desempenho fica restrita apenas às informações que envolvem o dinheiro efetivamente movimentado.

O que é regime de competência?

O regime de competência é um método utilizado para registrar receitas e despesas no momento em que elas são geradas, independentemente de quando o pagamento ou recebimento ocorre. Assim, as receitas e despesas são computadas quando os procedimentos de compra, venda, desconto ou outra ação relevante para a operação financeira são realizados.

Diferente do regime de caixa, aqui, o mais importante não é a data do pagamento ou recebimento, mas sim do evento gerador.

Pelo regime de competência, se a empresa realiza uma compra e parcela em 10 vezes, por exemplo, o lançamento não será feito parcela a parcela, mas sim de forma integral no momento em que for efetivado.

Esse é um método que possibilita uma análise mais fidedigna da situação econômica da empresa. Afinal, é possível acompanhar o desempenho financeiro real e usar isso para gerar o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), um importante relatório de gestão financeira.

Quais são as características do regime de competência?

O regime de competência se caracteriza pelos seguintes pontos:

• Reconhecimento imediato: os registros de receitas e despesas ocorrem assim que há a geração do fato contábil, independentemente da data em que será realizado o pagamento ou recebimento.
• Simplicidade: permite uma visão clara das obrigações e direitos, já que considera o momento em que os compromissos financeiros surgem.
• Foco no fluxo de caixa: embora o regime de competência registre operações antes do pagamento ou recebimento, ele fornece informações que auxiliam o gestor a planejar o fluxo de caixa e a evitar surpresas financeiras.

Quais são as vantagens do regime de competência?

Assim como o regime de caixa, o regime de competência também possui vantagens, sendo as principais:

• Precisão: por trazer informações mais completas e totais das contas, ele oferece maior clareza sobre a situação financeira da empresa.
• Receitas e despesas futuras: possibilita também uma visão mais ampla das finanças, já que as contas a receber e a pagar são rastreadas, indo além dos valores que foram depositados ou deduzidos.
• Economia de impostos: por se tratar de longo prazo, empresas do Lucro Real têm a vantagem de aproveitar a depreciação de ativos para economizar em valores destinados a impostos.
• Melhor visão da saúde financeira: uma vez que o regime foca no momento exato em que as operações acontecem, o gestor pode alcançar também uma maior assertividade ao identificar gargalos e oportunidades no planejamento financeiro.
• Análise de desempenho mais robusta: por entregar informações mais detalhadas, é possível identificar tendências e ajustar estratégias empresariais. Isso é ótimo para tomadas de decisão que envolvem crescimento, expansão ou contenção de gastos.
• Conformidade contábil: quanto maior a visibilidade sobre as obrigações e direitos financeiros, maior é o controle sobre o que a empresa precisa pagar ou receber. Como consequência, eliminam-se erros ou omissões no balanço contábil.

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Quais são as desvantagens do regime de competência?

Embora entregue benefícios bem interessantes, precisamos entender que o regime de competência possui também desvantagens. São elas:

• Adiantamento de impostos: é possível que a empresa pague impostos mesmo sem ter recebido os pagamentos, já que o valor é baseado nas vendas feitas e não na renda propriamente recebida.
• Regras: além de conter mais detalhes, este regime possui diversas regras e regulamentos, o que obriga o setor de contabilidade a trabalhar com mais atenção e foco.
• Indisponibilidade: por utilizar provisões, o regime de competência pode não mostrar o dinheiro que está, de fato, na conta da empresa. Assim, ela pode não ter recursos financeiros disponíveis tanto quanto os registros mostram.
• Complexidade: uma vez que envolve mais regras, o gestor pode se deparar com maior complexidade na hora de controlar e analisar os dados financeiros.
• Necessidade de ajustes constantes: por se tratar de um regime que exige um acompanhamento minucioso das operações, será preciso realizar revisões frequentes para evitar erros ou distorções nos relatórios.
• Dificuldade na gestão do fluxo de caixa: como não considera apenas o momento do pagamento ou recebimento, pode gerar um descompasso entre a realidade financeira e os registros contábeis.

Qual é a diferença entre regime de caixa e regime de competência?

Como vimos, a maior diferença entre o regime de caixa e o regime de competência é o momento de registrar as receitas e despesas.

No regime de caixa, as transações são computadas quando o valor é recebido pelo cliente ou pago a um fornecedor. Já no regime de competência, as receitas e despesas são registradas quando a venda acontece ou uma despesa passa a existir.

Indo além do momento de registro, a diferença entre os dois modelos também está na forma de contabilização de impostos. No regime de caixa, o imposto é incluído na contabilidade quando a receita da venda é recebida, enquanto no regime de competência, a contabilidade inclui o imposto quando a receita é gerada.

Já em relação à facilidade de uso, o regime de caixa é mais simples e direto, não necessitando de grandes especializações. Mas no regime de competência, por ser mais complexo e demorado, ele exige maior conhecimento e atenção do profissional.

Outra diferença que vale ser destacada aqui é a obrigatoriedade. O regime de caixa pode ser utilizado por qualquer modelo de negócio que esteja iniciando ou permaneça pequeno. O mesmo não ocorre com o regime de competência, em que grandes organizações são obrigadas a utilizá-lo.

Exemplos de regime de caixa e regime de competência

Agora que já vimos o que envolve cada um dos regimes, confira alguns exemplos práticos de aplicação desses modelos.

Exemplo 1

Conta de luz: os gastos com energia elétrica da sua empresa no mês de julho foram de R$ 3500,00, mas o pagamento será realizado no mês seguinte. Os registros são feitos em:

• Regime de caixa: R$ 3500,00 em agosto;
• Regime de competência: R$ 3500,00 em julho.

Exemplo 2

Uma colaboradora receberá R$ 2.400 de 13º salário, sendo que R$ 1.200 serão pagos em novembro e os próximos R$ 1.200 em dezembro. Os registros são feitos em:

• Regime de caixa: R$ 1.200 em novembro e R$ 1.200 em dezembro;
• Regime de competência: R$ 200 em janeiro, R$ 200 em fevereiro, R$ 200 em março, R$ 200 em abril, R$ 200 em maio, R$ 200 em junho, R$ 200 em julho, R$ 200 em agosto, R$ 200 em setembro, R$ 200 em outubro, R$ 200 em novembro, R$ 200 em dezembro.

Exemplo 3

Em abril, houve a compra à vista de suprimentos para impressão (folhas de ofício e cartuchos) no valor de R$ 500,00. O registro é feito em:

• Regime de caixa: R$ 500,00 em abril;
• Regime de competência: R$ 500,00 em abril.

Como a escolha do regime contábil impacta as empresas?

O regime contábil é responsável por organizar e sistematizar as transações financeiras da empresa. Logo, é importante escolher o regime ideal para que a gestão das finanças seja realizada para atender unicamente às necessidades operacionais e particularidades fiscais do negócio.

Afinal, como tomar a decisão ideal?

Existem alguns pontos que precisamos avaliar:

• Porte e obrigações fiscais: avaliar se a empresa é de pequeno, médio ou grande porte, já que organizações maiores frequentemente têm obrigações fiscais mais complexas.
• Complexidade das transações: negócios com transações financeiras simples, como recebimentos e pagamentos à vista, podem optar pelo regime de caixa, enquanto empresas com movimentações mais complexas, como parcelamentos e contratos de longo prazo, tendem a se beneficiar do regime de competência.
• Necessidade de informações: se a empresa precisa acompanhar indicadores financeiros, como margens de lucro por período ou despesas acumuladas, o regime de competência é mais adequado porque oferece uma visão completa e detalhada das finanças.
• Estratégia de planejamento tributário: cada regime impacta o recolhimento de impostos e o fluxo de caixa, especialmente se a empresa busca otimizar o pagamento de tributos conforme o momento do registro das receitas e despesas.

Quando optar pelo regime de caixa ou competência?

Para fechar o conteúdo com chave de ouro, agora vamos entender quando a empresa deve optar pelo regime de caixa ou competência. Afinal, os regimes não são indicados para todas as realidades empresariais.

Nesse contexto, veja o momento certo de optar por um regime:

• Regime de caixa: quando a empresa possui um volume reduzido de transações, não tem conhecimentos avançados em contabilidade ou ferramentas sofisticadas para a aplicação do regime para uma gestão financeira mais prática.
• Regime de competência: quando a empresa é de maior porte e precisa de uma visão mais ampla e detalhada de suas finanças. Ainda, quando o gestor pretende trabalhar com números e gerar relatórios e análises mais estratégicas.

O mundo da contabilidade e gestão é complexo, sendo necessário buscar conhecimento constante para aprimorar as práticas, indo além do contexto de regime de caixa e regime de competência.

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