Dentro da contabilidade de uma empresa existem diversas funções, atividades e responsabilidades. Os regimes contábeis são um ponto de destaque, dividindo-se entre regime de caixa e regime de competência. 

Por isso, para ajudar você na gestão financeira da sua empresa, preparamos este artigo onde trazemos o que é cada um dos métodos, quais são as diferenças entre eles e ainda exemplos práticos dos dois.

Se você quer aumentar o seu conhecimento no assunto, siga lendo para conferir!

O que é regime de caixa?

O regime de caixa se caracteriza como o controle das receitas e dos gastos, que é realizado sempre na data do recebimento ou do pagamento, sem levar em conta quando a compra ou venda aconteceu de fato.

Por exemplo, quando a empresa opta por dividir uma despesa em parcelas, o valor da parcela entrará no controle apenas quando a parcela for realmente paga, mensalmente. Não será o valor total a ser descrito, mas sim o valor da parcela.

A lógica é a mesma para os recebimentos feitos em parcelas, ou seja, a receita só será computada no momento em que for recebida, na data que o credor pagar, não importando quando a venda foi feita.

Por ser relativamente simples de ser utilizado, é um regime contábil bastante presente nas empresas. Outra observação importante é que a análise do fluxo de caixa se realiza a partir deste método.

O que é regime de competência? 

O regime de competência ocorre quando as receitas e despesas são computadas assim que a compra, venda, desconto ou outra ação é realizada. Aqui, o mais importante não é a data do pagamento ou recebimento, mas sim do evento gerador.

Pelo regime de competência, se a empresa realiza uma compra e parcela em 10 vezes, o lançamento não será feito parcela a parcela, mas sim de forma integral no momento em que for efetivado.

Esse método possibilita analisar a situação econômica de uma empresa de forma mais fidedigna. Isso porque, por exemplo, é por meio dele que é possível gerar o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), importante relatório de gestão financeira de um negócio. 

Com esse documento, pode-se saber exatamente qual foi o lucro ou o prejuízo em um período de tempo, além de diversos outros detalhes. Para empresas que buscam crescer e formar uma cadeia de parceiros, acionistas e credores, relatórios mais completos e regulares da parte financeira são, além de bem-vindos, necessários.

Quais as diferenças entre os regimes?

São diversas as diferenças entre o regime de caixa e o regime de competência. Como você viu anteriormente, a maior diferença é a escolha pelo momento de registrar as receitas e despesas.

Para reforçar, no regime de caixa, as transações são computadas quando o valor é recebido ou gasto. No regime de competência, quando uma venda acontece ou uma despesa passa a existir.

Quando falamos sobre a responsabilidade fiscal, no regime de caixa o imposto é incluído na contabilidade quando a receita é recebida, enquanto que no regime de competência a contabilidade inclui o imposto quando a receita é registrada.

Sobre a facilidade de usar, o regime de caixa é mais simples e direto, não necessitando de grandes especializações. Já o regime de competência, por ser mais complexo e demorado, exige maior conhecimento de quem for realizá-lo.

Uma última diferença que vale ser destacada é a obrigatoriedade em empresas de determinados portes, uma vez que o regime de caixa pode ser utilizado por qualquer negócio que esteja iniciando ou permaneça pequeno, enquanto que grandes organizações são obrigadas a utilizar o regime de competência.

Exemplos de regime de caixa e de competência

A seguir, trazemos alguns exemplos da aplicação do regime de caixa e do regime de competência:

Exemplo 1

Conta de luz: os gastos com energia elétrica da sua empresa no mês de julho foram de R$ 350, mas o pagamento será realizado no mês seguinte. Os registros são feitos em:

Regime de caixa: R$ 350 em agosto

Regime de competência: R$ 350 em julho

Exemplo 2

Uma colaboradora receberá R$ 2.400 de 13º salário, sendo que R$ 1.200 serão pagos em novembro e os próximos R$ 1.200 em dezembro. Os registros são feitos em:

Regime de caixa: R$ 1.200 em novembro; R$ 1.200 em dezembro.

Regime de competência: R$ 200 em janeiro; R$ 200 em fevereiro; R$ 200 em março; R$ 200 em abril; R$ 200 em maio; R$ 200 em junho; R$ 200 em julho; R$ 200 em agosto; R$ 200 em setembro; R$ 200 em outubro; R$ 200 em novembro; R$ 200 em dezembro.

Exemplo 3

Em abril, houve a compra à vista de suprimentos para impressão (folhas de ofício e cartuchos) no valor de R$ 500. O registro é feito em:

Regime de caixa: R$ 500 em abril

Regime de competência: R$ 500 em abril

Vantagens e desvantagens

Agora que já falamos sobre as diferenças entre os dois regimes, além dos exemplos trazidos, vamos abordar as vantagens e desvantagens de cada um. Confira abaixo:

Vantagens do regime de caixa

• Rastreio: por apontar com precisão os ganhos e gastos, é possível o gestor financeiro saber exatamente quando recebe dinheiro ou quando é realizado algum pagamento, tendo um “extrato” real para acompanhar.

• Liquidez: por considerar apenas o dinheiro que a empresa realmente possui em caixa, traz dados atuais dos saldos de receitas e despesas, podendo ser mais fácil honrar os compromissos dessa forma.

• Controle: fornece mais controle sobre as transações, o que impacta na gestão de caixa, que se torna mais confiável e traz ainda vantagens fiscais.

Desvantagens do regime de caixa

• Não é para todos: a depender do tamanho do negócio, o regime de caixa não deve ser utilizado. Está liberado para empresas do Simples Nacional, mas não para as do Lucro Presumido e Lucro Real.

• Transição: caso a empresa opte por trocar de regime, a transição para o de competência normalmente não é tão simples, já que demandará uma fase de adaptação e maior atenção ainda na gestão financeira para evitar “furos”.

• Passivos: por não mostrar com clareza as contas a pagar, o método torna mais complicado acompanhar os passivos da empresa.

Vantagens do regime de competência

• Precisão: por trazer informações mais completas, como as contas a receber e a pagar, oferece maior clareza sobre as finanças de uma empresa.

• Receitas e despesas futuras: possibilita ter uma ampla visão da situação financeira do negócio, já que as contas a receber e a pagar são rastreadas, indo além do valores que foram depositados ou deduzidos.

• Economia de impostos: principalmente se tratando de longo prazo, empresas do Lucro Real têm a vantagem de poder aproveitar a depreciação de ativos para economizar em valores destinados a impostos.

Desvantagens do regime de competência

• Adiantamento de impostos: é possível que a empresa pague impostos mesmo sem ter recebido os pagamentos, já que o valor é baseado nas vendas feitas e não na renda propriamente recebida.

• Regras: além de conter mais detalhes, possui diversas regras e regulamentos, o que obriga o setor de contabilidade a trabalhar com mais atenção e complexidade.

• Indisponibilidade: por utilizar provisões, pode não mostrar o dinheiro que de fato está na conta da empresa. Ou seja, a empresa pode não contar com tanto dinheiro quanto os registros mostram, isso porque há contas que ainda precisam ser pagas.

Agora, você deve estar se perguntando: qual é o melhor regime para a minha empresa: regime de caixa ou de competência? Na realidade, não há apenas uma resposta, porque vai depender do perfil e dos objetivos do seu negócio. Como mostramos, ambos têm prós e contras. Portanto, essa decisão deve ser tomada com parcimônia.

Outro ponto que deve ser levado em consideração por quem é responsável pela gestão financeira de uma empresa é o balanço patrimonial. Preparamos um artigo completo sobre esse importante relatório para você conferir agora mesmo!