Imagine uma orquestra sinfônica onde cada instrumento toca em perfeita harmonia, sem uma nota fora do lugar. Agora, leve essa imagem para a gestão de inventários na sua indústria: cada produto em seu lugar exato, sempre disponível quando necessário e armazenado em um espaço que está sendo utilizado da melhor forma possível.

Este é o ideal que se constrói tendo uma alta acuracidade de estoque, pois, com ela, mede-se a exata correspondência entre o que está escrito e as existências reais.

Seu papel é crucial para manter a produção fluida e os custos sob controle. Um inventário desajustado da realidade pode causar estragos, desde tempos de inatividade até clientes insatisfeitos.

Continue a leitura deste post e entenda mais sobre acuracidade de estoque.

O que é acuracidade de estoque?

Trata-se de uma métrica que quantifica a precisão com que um inventário reflete as existências. Ainda, indica quão exatos são os dados do sistema em comparação com a quantidade de produtos disponíveis.

Em termos mais específicos, essa medida avalia a fidelidade dos registros, assegurando que cada entrada ou saída de produtos coincida exatamente com o que se tem fisicamente no armazém.

Essa exatidão é crucial para antecipar necessidades, preservar a cadeia de abastecimento e reduzir excessos desnecessários. Manter uma alta precisão minimiza as discrepâncias, evitando que tudo isso se traduza em problemas financeiros.

A importância de manter dados fidedignos não deve ser subestimada, pois as imprecisões levam a decisões incorretas, causam problemas na produção e aumentam os custos operacionais.

Além disso, a confiança nos dados de inventário permite otimizar o uso do espaço de armazenamento, melhorar o planejamento da produção e garantir que os produtos estejam disponíveis para satisfazer a demanda do cliente.

Uma gestão rigorosa do inventário é essencial para o bom funcionamento e a saúde financeira da empresa.

Qual é a importância da acuracidade do estoque?

Voltemos à imagem da orquestra que funciona como uma engrenagem perfeita onde cada componente está em seu lugar exato e a obra musical é executada sem interrupções. Não se trata apenas de notas em uma partitura ou números em uma planilha, mas de garantir que cada produto esteja onde deve estar, no momento adequado.

A seguir, você verá como uma gestão precisa do inventário pode transformar sua operação:

• Evita rupturas de estoque: garante que os produtos estejam disponíveis quando necessários, evitando interrupções na produção ou nas vendas devido à falta de inventário;
• Reduz custos: minimiza os custos associados ao excesso ou à falta de estoque, como armazenamento, obsolescência de produtos e gastos adicionais com compras urgentes;
• Melhora a eficiência da cadeia de suprimentos: as empresas podem planejar melhor suas compras e a reposição de estoques, otimizando, assim, toda a cadeia de suprimentos;
• Facilita a tomada de decisões: fornece dados confiáveis e atualizados, essenciais para tomar decisões estratégicas informadas sobre produção, compras e vendas.

Como medir a acuracidade do estoque?

Para medi-la, é inevitável ter que comparar os registros com o inventário físico. Este processo pode ser realizado da seguinte maneira:

• Implementar contagens físicas em intervalos regulares, para ter uma visão clara das existências reais;
• Sistematizar meticulosamente os dados coletados;
• Comparar minuciosamente os resultados obtidos com as informações disponíveis;
• Calcular a taxa de acuracidade para medir a precisão do estoque;
• Realizar uma análise detalhada dos resultados para avaliar as discrepâncias encontradas e analisar suas causas para implementar melhorias.

Como calcular a acuracidade de estoque

O cálculo dessa métrica é essencial para manter a integridade do inventário. Existem diversas fórmulas, dependendo da necessidade da medição. A seguir, veja as comumente utilizadas.

Acuracidade de estoque geral

Avalia a precisão geral do inventário comparando o número total de itens contabilizados fisicamente com o número total de itens registrados.

Fórmula:

• (%) = (Número de Itens Contabilizados Fisicamente / Número de Itens Registrados no Sistema) × 100

Exemplo prático:

Se no inventário há 1000 unidades de produtos, mas a contagem física revela apenas 950, a acuracidade do estoque é de 95%:

• (%) = (950 / 1000) × 100 = 95%

Acuracidade de estoque por item

Esta fórmula é útil para avaliar a precisão ao nível de item individual, comparando as quantidades registradas e físicas de cada item específico.

Fórmula:

• (%) = (Quantidade Física do Item / Quantidade Registrada do Item) × 100

Exemplo prático:

Se para um item específico são informadas 30 unidades, mas a contagem física mostra 28, a acuracidade é de 93,3%:

• (%) = (28 / 30) × 100 = 93,3%

Acuracidade de estoque por SKU

O Stock Keeping Unit é uma unidade de manutenção de estoque. Trata-se de um código único atribuído a cada produto para identificá-lo e rastrear seu inventário. 

Ele permite diferenciar os itens com base em características específicas, como modelo, cor, tamanho ou qualquer outra variável relevante, facilitando a gestão e controle dos produtos em estoque, a organização e o processo de reposição.

Para empresas que manejam múltiplos SKUs, é essencial calcular a acuracidade de cada SKU para identificar discrepâncias específicas.

Fórmula:

• (%) = (Número de SKUs Contabilizados sem Discrepâncias / Número Total de SKUs) × 100

Exemplo prático:

Se há 50 SKUs diferentes e 45 deles coincidem exatamente entre a contagem física e o sistema, a acuracidade é de 90%:

• (%) = (45 / 50) × 100 = 90%

Divergência de estoque

Esta fórmula ajuda a identificar e quantificar os erros no inventário. Uma menor divergência indica um inventário mais preciso.

Fórmula:

• (%) = [(Quantidade Física – Quantidade Registrada) / Quantidade Registrada] × 100

Exemplo prático:

Se a contagem física mostra 80 unidades e o registro 100 unidades, a divergência é de -20%:

• (%) = [(80 – 100) / 100] × 100 = -20%

Acuracidade de estoque ideal

A meta deve sempre ser alcançar 100%, embora, na prática, isso possa ser difícil. Em termos gerais, uma acuracidade superior a 95% é considerada ótima para a maioria das empresas.

Controlar a acuracidade de estoque com planilha é suficiente?

O uso de planilhas pode ser uma solução temporária para pequenas empresas ou para operações com um volume reduzido de inventário. Mas para empresas com um grande volume de mercadorias e uma diversidade de produtos podem ser insuficientes.

Nesses casos, é recomendável investir em sistemas de gestão de inventários mais avançados, como software ERPs (Enterprise Resource Planning), que oferecem maior precisão e eficiência.

Como melhorar a acuracidade de estoque?

Para alcançar uma gestão precisa do inventário, você deve implementar várias estratégias e práticas. Veja as principais a seguir.

Identificar os processos operativos

Ao conhecer cada passo, desde a recepção de mercadorias até seu armazenamento e eventual distribuição, você pode detectar áreas de melhoria e implementar os ajustes necessários.

Otimização do layout do armazém

A organização eficiente do espaço de armazenamento facilita o movimento de produtos e pessoas, melhora a acessibilidade e reduz o tempo e os recursos necessários para localizar e transportar artigos. 

Isso implica um planejamento estratégico das localizações de armazenamento e a implementação de sinalização clara e eficaz.

Identificação meticulosa dos itens

Utilizar etiquetas claras e sistemas de codificação garante que cada item possa ser rastreado e localizado facilmente. Este nível de detalhe é crucial para evitar erros.

Controle rigoroso de entradas e saídas

Implementar procedimentos rigorosos para o registro de todos os movimentos de inventário é essencial para que se reflita fielmente à situação. Isso inclui a capacitação do pessoal para verificar a exatidão dos dados.

Minimização de pontos de contato

Quanto mais pontos de contato um produto tiver durante seu armazenamento e manuseio, maior será a probabilidade de ocorrerem discrepâncias. Implementar processos que limitem essas interações contribui para manter a integridade do inventário e prevenir perdas ou erros.

Capacitação contínua do pessoal

Assegure que todos os funcionários compreendam e apliquem as melhores práticas na gestão de inventários e, além disso, fomente uma cultura de responsabilidade e cuidado no manuseio dos produtos.

Programação de contagens periódicas

Embora estejamos na era digital, as contagens físicas periódicas continuam sendo, em última análise, a forma mais confiável de comparar as existências reais com os registros, identificando possíveis erros e ajustando os dados conforme necessário.

Adoção de soluções tecnológicas avançadas

A implementação de tecnologias de ponta transforma a gestão de inventários ao permitir um acompanhamento preciso e em tempo real de cada produto. Esses sistemas automatizam numerosos processos, aliviando a carga de trabalho manual e diminuindo significativamente os erros humanos.

Material Requirements Planning

O MRP, em português, Planejamento das Necessidades de Materiais, é uma ferramenta de gestão da produção que auxilia as empresas a planejar e controlar a quantidade de materiais necessários para a fabricação de produtos. 

Ele garante que os materiais certos estejam disponíveis no momento certo, na quantidade correta para a produção ocorrer sem interrupções.

Características e benefícios:

• Planejamento de materiais: calcula a quantidade de materiais necessários com base nas demandas de produção, garantindo que não haja falta ou excesso de estoque;
• Controle de inventário: ajuda a manter níveis de estoque adequados, evitando custos excessivos de armazenamento e obsolescência de produtos;
• Otimização da produção: coordena os horários de produção para maximizar a eficiência e minimizar os tempos de espera;
• Integração de informações: centraliza os dados de produção, inventário e compras, facilitando a tomada de decisões informadas.

Sistema PDV (Ponto de Venda)

É uma ferramenta tecnológica utilizada para gerir as transações comerciais em um estabelecimento. Nesse sentido, ela centraliza todas as operações relacionadas com as vendas, desde a emissão de faturas e recibos até o controle do inventário e a gestão dos pagamentos.

Características e benefícios:

• Gestão de inventário: controle preciso da entrada e saída de produtos, atualizando automaticamente o inventário em tempo real;
• Agilidade no serviço: facilita a emissão de notas fiscais e a realização de pagamentos, melhorando a velocidade e eficiência do serviço ao cliente;
• Segurança de dados: centraliza a informação de vendas, fornecedores e inventários, assegurando a integridade e disponibilidade dos dados;
• Flexibilidade: alguns sistemas PDV permitem o acesso remoto, o que facilita a gestão de operações em qualquer lugar e a qualquer momento.

Sistema Just in Time (JIT)

É uma metodologia de gestão de inventários e produção que busca minimizar o tempo e os recursos desperdiçados. 

Tem como objetivo produzir ou adquirir bens apenas quando são necessários para o processo de produção ou para satisfazer a demanda do cliente, evitando assim o armazenamento excessivo e reduzindo os custos associados.

Características e benefícios:

• Redução de inventários: ao produzir apenas o necessário, minimiza-se o estoque de produtos armazenados;
• Eficiência na produção: melhora a eficiência operativa ao reduzir os tempos de espera e os recursos utilizados na produção;
• Melhoria da qualidade: permite detectar e corrigir problemas rapidamente, melhorando a qualidade do produto final;
• Flexibilidade: facilita a adaptação a mudanças na demanda do mercado, já que a produção se ajusta continuamente às necessidades atuais.

Integrar essas ferramentas na operação diária otimiza o controle e proporciona uma capacidade sem precedentes para antecipar e resolver problemas antes que afetem a produção, elevando a eficiência operacional a novos níveis.

Eleve sua gestão de inventários com tecnologia

Otimizar a acuracidade de estoque é crucial para garantir a eficiência operacional e a saúde financeira da sua empresa. A boa gestão de inventários permite evitar interrupções custosas e manter o fluxo de trabalho sem contratempos.

Integrar um ERP transforma a forma como você opera, sincronizando perfeitamente as diferentes áreas do seu negócio. Além disso, facilita o cumprimento de prazos e objetivos, oferecendo maior transparência e controle sobre toda a cadeia de suprimentos.

Gostou do artigo? Quer continuar explorando novas oportunidades tecnológicas? Então, leia também nosso artigo sobre as diferenças entre ERP, MRP e WMS e continue conhecendo as ferramentas que ajudarão você a alcançar uma precisão inigualável e levar sua operação ao próximo nível.