Planejar a compra de matéria-prima é fundamental para a manutenção e o desenvolvimento sustentável do negócio. Qualquer tipo de erro pode gerar uma série de problemas, como:

• Inconsistências no controle de estoque;
• Insumos acabando antes da hora – o que impede a continuidade da produção;
• Aumento dos custos de armazenamentos;
• Riscos de perdas e prejuízos por conta da perecibilidade.

No entanto, existem algumas práticas que podem ser aplicadas para melhorar o processo de compra de insumos. O planejamento, a gestão de matéria-prima e a aquisição de tecnologias, como sistemas ERP, são as principais. Acompanhe neste post nossas dicas para a compra eficiente de matéria-prima!

O que é gestão de matéria-prima?

A gestão de matéria-prima é uma abordagem que trata de todo o planejamento, compra e controle de insumos necessários para o processo produtivo da empresa.

A prática requer diversos cuidados para que o negócio se mantenha competitivo e lucrativo. Afinal, qualquer tipo de falha pode gerar prejuízos não só financeiros, mas para a produção em geral.

Por que é preciso planejar a compra de matéria-prima?

Imagine que a sua empresa trabalha com a fabricação de cinco produtos específicos, e que a previsão de demanda para esses itens é alta devido à época sazonal da Black Friday.

Para que você consiga assegurar a entrega desses produtos no mercado, será preciso planejar a compra de matéria-prima para que não falte ao seu estoque nenhum componente necessário para a fabricação destes cinco tipos de produtos.

Agora, imagine que você, por algum motivo, acaba esquecendo de planejar a aquisição dos insumos e que a equipe de produção alerta a falta de um item crucial para a produção.

Quais são os problemas que a sua empresa pode enfrentar por conta desse “pequeno” deslize?

• Atrasos no processo produtivo;
• Falha no comprometimento com os clientes;
• Perda de oportunidades de vendas;
• Queda na competitividade.

Planejar a compra de matéria-prima é uma estratégia importante que minimiza os riscos relacionados à falta de insumos. E, claro, os problemas decorrentes dessa falta.

Fazer o planejamento correto das compras também é uma ação que pode ajudar a empresa a estabelecer parcerias sólidas com fornecedores, uma vez que se cria um fluxo de compra contínuo que garante condições comerciais favoráveis para ambos os lados.

Qual é a importância do controle da compra de matéria-prima?

O controle de compra da matéria-prima influencia diretamente o desempenho da empresa, tendo em vista que ele ajuda o gestor a aprimorar os investimentos no estoque, minimizar os gastos e evitar desperdícios no processo de fabricação de produtos.

Além disso, o gerenciamento de matéria-prima é responsável também por ajudá-lo a:

• Monitorar as práticas dos concorrentes;
• Acompanhar o indicador geral de preços;
• Projetar o nível de atividades executadas.

Quem faz a compra da matéria-prima?

A aquisição de matéria-prima é uma tarefa que recai sobre os ombros do gestor, mas que também pode ser realizada pelo setor de compras. Em algumas organizações, principalmente naquelas de menor porte, outros profissionais, como gerentes de produção ou diretores de operações, também podem desempenhar um papel ativo nesse processo.

Independentemente de quem ficará encarregado pelo processo de compra, o responsável precisa fazer a escolha criteriosa de todos os fornecedores que disponibilizarão os insumos daqui para frente.

Também, negociar condições contratuais e acompanhar (de perto) a movimentação do estoque, a fim de identificar o momento mais favorável para comprar novos materiais.

Durante o processo de compra, é importante fazer o alinhamento entre o setor de compras e as áreas de produção e o financeiro, porque se os departamentos não estiverem se comunicando adequadamente, o profissional encarregado pode adquirir materiais que não são necessários de momento ou que o caixa da empresa não é capaz de suprir.

Como funciona a aquisição de matéria-prima?

O processo de aquisição de matéria-prima não é necessariamente complexo, porém integra diferentes etapas, que incluem:

1- Previsão de necessidades

O processo de aquisição de matéria-prima começa com a previsão de necessidades, com o responsável analisando as demandas futuras com base em históricos de vendas, sazonalidades e projeções.

Essa análise vai orientar as decisões de compra, garantindo que o estoque da empresa receba os itens necessários para a produção e ela fique preparada para atender às demandas.

2- Seleção de fornecedores

Na etapa de seleção de fornecedores, o encarregado pela compra de materiais precisará buscar por parceiros confiáveis que não só ofereçam preços competitivos, mas também produtos de qualidade

Essa escolha é muito importante, pois contribuirá para a empresa estabelecer relações comerciais duradouras e mutuamente benéficas.

3- Negociação de preços e condições de pagamento

A negociação é o momento em que se deve acertar os detalhes financeiros da aquisição de materiais. Aqui, o responsável precisa se esforçar para obter preços justos e condições de pagamento que verdadeiramente se alinhem às necessidades e capacidade financeira da empresa.

Se identificar que o preço final ainda é inviável, o profissional deve buscar outros parceiros que entregam melhores condições. 

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4- Recebimento

Após o acordo com o fornecedor ser firmado, ocorre o recebimento da matéria-prima. Nessa fase, é realizada uma conferência rigorosa para verificar se os produtos recebidos condizem realmente com o que foi pedido, e se existe algum tipo de defeito.

Caso haja alguma divergência, o responsável precisa entrar em contato com o parceiro o mais rápido possível para realizar a troca e impedir que ocorra a falta de itens no estoque.

5- Armazenamento

Depois que a matéria-prima é recebida, ela precisa ser armazenada no estoque seguindo todos os padrões definidos pela empresa.

Existem vários métodos, ferramentas e recursos de armazenamento que podem ser aplicados aqui: PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai), UEPS (Último que Entra, Primeiro que Sai), Paletização e Endereçamento de estoque são apenas alguns exemplos.

6- Controle de estoque

O controle de estoque é realizado para monitorar todas as movimentações de produtos na empresa. Nesta etapa, o ideal é que o responsável utilize ferramentas, com um sistema de gestão ERP por exemplo, para acompanhar de perto todas as entradas e saídas.

A automação, por meio de tecnologias como leitura de códigos de barras e integração com sistemas de gestão, também pode ser interessante para simplificar processos e fornecer dados analíticos para otimizar níveis de estoque, reduzir custos e prever demandas futuras.

Quais são as principais falhas relacionadas à compra de matéria-prima na indústria?

Os erros cometidos durante o processo de compra de matéria-prima na indústria podem gerar uma série de prejuízos financeiros e operacionais. Abaixo, veja quais são os mais críticos!

Comprar mais itens do que o necessário

Comprar insumos além do necessário causa um aumento relevante nos custos de operação.

Por isso, o indicado é que o profissional tenha em mãos dados como: quais são os produtos mais vendidos, qual é a previsão de vendas para o próximo período e quais materiais são usados para fabricá-los. Assim, pode identificar quais itens realmente fazem sentido no momento.

Não atuar considerando o estoque mínimo

O estoque mínimo representa a quantidade mínima que a empresa precisa ter de um certo produto no estoque. Ele serve para cobrir atrasos de reposição por parte do fornecedor, e tem como objetivo assegurar a produção das mercadorias.

Manter um estoque mínimo é importante para que, em situações onde for preciso produzir um volume extra, a empresa não precise comprar insumos de última hora. Muito menos, pagar um valor mais elevado por esses itens.

Não ter a tecnologia como aliada

Fazer o controle manual da compra de matéria-prima é uma abordagem que pode resultar em falhas, retrabalhos e prejuízos financeiros. Para impedir que isso ocorra, a empresa precisa investir em automação para tornar as operações menos complexas, minimizar erros humanos e acelerar resultados.

Como definir os fornecedores de matéria-prima?

Muitos profissionais e empresas atuam fornecendo matéria-prima. Assim, para se certificar de que os parceiros escolhidos são realmente os melhores – e capazes de atender as necessidades da empresa -, o responsável pela compra de insumos deve avaliar uma série de critérios.

São eles:

• Será que o fornecedor é mesmo confiável? – Para ter essa certeza, é importante fazer uma pesquisa no mercado sobre reputação da marca, histórico de entregas e satisfação de clientes anteriores. Deve-se avaliar ainda se a empresa ou fornecedor em questão também presta um bom atendimento e suporte pós-compra.
• Qual é a qualidade das matérias-primas? – Esse fator é determinante para assegurar a qualidade do produto que será fabricado. Por isso, quando estiver em negociação, solicite amostras para garantir que o material do fornecedor atende todos os requisitos e padrões.
• O fornecedor possui capacidade para atender às demandas do negócio? – O esperado é que a empresa evolua as suas operações e aumente as vendas com o passar do tempo. Então é importante avaliar se o parceiro escolhido possui infraestrutura e recursos suficientes para lidar com picos sazonais ou aumentos inesperados de pedidos.
• Onde o fornecedor fica localizado? – A proximidade geográfica pode influenciar os custos de transporte, prazos de entrega e o preço final dos produtos. Assim sendo, deve-se avaliar também quais regiões o fornecedor costuma atender, onde fica o seu ponto de distribuição e, principalmente, como funciona a sua logística.
• Quais prazos e condições de pagamento o fornecedor oferece? – É preciso também avaliar as condições impostas pelo parceiro, pois elas vão influenciar diretamente no caixa da empresa. Se os preços forem elevados demais e/ou os prazos forem muito curtos, isso pode acarretar uma série de problemas financeiros no futuro.

Qual é a diferença de comprar matéria-prima e equipamentos?

Quando falamos de comprar matéria-prima, estamos lidando com os insumos essenciais para a produção de bens e produtos. Aqui temos como exemplos a compra de algodão para a fabricação de roupas, aquisição de madeira para fabricação de móveis de madeira, compra de minério de ferro para a produção de chapas de aço, entre outros.

Por outro lado, a aquisição de equipamentos está relacionada à compra de ativos físicos duráveis, como máquinas e ferramentas, que integram o patrimônio da empresa. Eles contribuem para a infraestrutura empresarial e também para a sua capacidade produtiva.

Quais são os benefícios de gerenciar a aquisição de matéria-prima?

As empresas podem se beneficiar de muitas formas ao gerenciar a compra de matéria-prima. A seguir, veja as principais vantagens:

Redução de custos

Ao escolher cuidadosamente os fornecedores e fazer boas negociações com eles, pode-se reduzir os custos de aquisição de materiais. Além disso, a compra planejada e antecipada de insumos pode fazer com que as empresas consigam preços mais atrativos, contribuindo para sua margem de lucro.

Melhoria da qualidade

A qualidade da matéria-prima impacta diretamente a qualidade do produto final. Estabelecer padrões rigorosos na seleção de fornecedores e implementar práticas de controle de qualidade são estratégias que ajudam a assegurar que os insumos obtidos com os parceiros atendem aos requisitos específicos da produção.

Aumento da competitividade

O planejamento e a compra estratégica de matéria-prima permite que as empresas também se destaquem no seu nicho de atuação, uma vez que conseguem atrair a atenção de mais consumidores que buscam uma melhor relação entre qualidade e preço.

Aumento da eficiência produtiva

Programar um fluxo constante de compra de materiais evita qualquer tipo de interrupção na produção. Isso, por sua vez, reduz o tempo de inatividade das empresas, que gera custos e desperdícios, e impulsiona a capacidade dos negócios atenderem às demandas e satisfazer os clientes.

Redução do desperdício

A gestão eficiente do estoque e a seleção cuidadosa dos fornecedores ajudam a minimizar o desperdício de matéria-prima. Essa redução reflete nos recursos financeiros das empresas, que passam a obter uma maior margem de retorno sobre a venda dos produtos.

Melhoria do relacionamento com os fornecedores

Ao estabelecer parcerias sólidas com os fornecedores, as empresas conseguem criar um ambiente mais colaborativo que, além de simplificar os processos de compra, facilita a resolução de problemas com os parceiros e abre espaço para oportunidades de inovações conjuntas.

Como o uso de softwares pode ajudar no momento da compra de matéria-prima?

Um software de gestão integrado é capaz de concentrar diversas informações importantes sobre matéria-prima, além de dados de validade sobre cada item. Com essas informações, fica muito mais fácil para o profissional realizar um gerenciamento coerente dos insumos que possui no estoque.

Outra questão que vale ser mencionada, é que esse tipo de ferramenta permite aos responsáveis identificar onde está armazenado certo produto e, dessa forma, acelerar a distribuição deste item à produção.

Entre outras funcionalidades do sistema, temos a capacidade de o gestor obter uma visão mais ampla sobre todas as operações de negócio, colaborando para o controle de gastos, monitoramento das ordens de serviço, acompanhamento dos níveis do estoque e até prazos de entrega.

Além disso, o software ERP viabiliza a configuração dos índices mínimo e máximo adequados de matéria-prima e estoque, permitindo que a indústria mantenha sempre o volume correto de itens para executar seus processos e a fabricação dos produtos.

Outra informação importante é que a ferramenta oferece dados precisos e confiáveis sobre as movimentações da empresa, desde a compra de materiais, pagamentos até os envios. Isso gera mais segurança nas tomadas de decisões e melhora a construção e aplicação de estratégias.

De forma resumida, pode-se dizer que, ao investir em um sistema, empresas podem:

• Automatizar seus processos;
• Centralizar todas as informações;
• Alcançar maior agilidade e eficiência operacional;
• Acessar dados atualizados para fundamentar a tomada de decisão;
• Prevenir compras desnecessárias;
• Melhorar a organização dos fluxos de entrada e saídas, entre outros.

Embora a gestão e a compra de matéria-prima envolvam muitos processos, elas não precisam ser atividades complexas e desafiadoras. É possível automatizar muitas operações e assegurar uma aquisição e monitoramento mais eficaz dos materiais, a partir de tecnologias, como sistemas de gestão.

O FoccoERP é um sistema de gestão que lhe possibilita ter o controle total de seu negócio. Você tem acesso a sua série de recursos e funcionalidades inovadores, que não só o ajudam a executar as melhores práticas de gestão como preparam a sua empresa para o futuro.

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