Um dos principais desafios na indústria é assegurar a quantidade certa de componentes para a produção. Isso porque, quando faltam itens no almoxarifado, o processo produtivo pode ser interrompido e essa paralisação tende a desencadear uma série de problemas como atrasos, insatisfação de clientes e perda de competitividade.

Um dos meios mais efetivos para garantir uma produção eficaz é aplicando o Just In Time. Essa metodologia tem grande impacto na cadeia produtiva e pode ajudar na eficiência de processos e no giro de estoque.

Neste post, você conhecerá o conceito do método, como ele realmente funciona e quais são seus benefícios. Entenda também por que a empresa precisa apostar nesse procedimento e como você pode usar um sistema de gestão integrado para aplicar o Just In Time dentro do seu próprio negócio.

Esperamos que goste. Boa leitura!

O que é o sistema Just In Time?

Just In Time, que em português significa “momento certo”, é uma metodologia de gestão que busca entregar a quantidade exata de um produto de acordo com a demanda da empresa. Seu objetivo é garantir uma produção rápida e eficaz, bem como evitar desperdícios e estoques desnecessários.

O funcionamento desse método não é necessariamente complexo. Porém, para obter sucesso na armazenagem e no direcionamento dos itens, a empresa precisa apostar em tecnologia para padronizar seus procedimentos e, claro, integrar setores.

Quando surgiu a metodologia Just in Time?

O método Just in Time, também conhecido pelas siglas JIT, surgiu no Japão entre as décadas de 1950 e 1960. Ele foi desenvolvido e aprimorado pela Toyota, uma das maiores montadoras de automóveis do mundo, mais especificamente por Taiichi Ohno e Shigeo Shingo, ambos reconhecidos, hoje, como profissionais de destaque no ramo de engenharia.

A metodologia faz parte do Sistema de Produção Toyota (TPS) e foi adotada pela empresa com a proposta de melhorar a eficiência e a qualidade na fabricação de seus automóveis.

Quais são os objetivos do método Just in Time?

O principal objetivo do método Just in Time é assegurar uma produção rápida e enxuta, livre de desperdícios. No entanto, a abordagem também pode ser implementada pela empresa para:

• Melhorar o fluxo de trabalho, impedindo interrupções e gargalos que podem prejudicar a continuidade da produção e a qualidade dos produtos;
• Reforçar a qualidade dos produtos, assegurando que cada um dos processos está livre de defeitos e problemas de retrabalho;
• Reduzir custos operacionais, eliminando a incidência de desperdícios e aumentando a lucratividade;
• Ampliar a flexibilidade e capacidade de resposta, assegurando que a empresa produz apenas o necessário, no momento certo, e conforme as necessidades de mercado;
• Aumentar o envolvimento dos colaboradores, encorajando-os a participarem e se comprometerem com a melhoria contínua.

Como funciona o Just in Time?

O método Just in Time funciona a partir do alinhamento de diversos princípios e práticas. São elas:

Tempo de preparação

Para assegurar que o chão de fábrica receba os componentes necessários para produção, no tempo certo, é preciso que os gestores calculem o tempo de preparação de seus produtos e serviços.

Esse tempo deve ser mensurado considerando dados históricos de produções anteriores e a capacidade atual do maquinário e infraestrutura.

Mão de obra

O método Just in Time preza pela qualidade e pelo uso inteligente de recursos e, para isso, é necessário que a empresa conte com mão de obra qualificada. Isso porque, além de dominar os processos de produção, os profissionais precisam saber como solucionar problemas internos e buscar evoluir de maneira contínua. 

Layout

A empresa que decide aplicar a metodologia também precisa projetar um layout otimizado de seu chão de fábrica, para que o fluxo de materiais seja rápido e não ocorra nenhum atraso prejudicial à produção.

Nesse layout é importante também padronizar os serviços para que o trabalho humano seja contínuo e conserve o mesmo padrão de qualidade.

Qualidade

A abordagem Just in Time busca atingir altos padrões de qualidade desde o início do processo. Por isso, cada etapa precisa ser pensada cuidadosamente, desde a escolha de matérias-primas até a seleção dos meios utilizados para transportar os produtos prontos.

Aplicar a gestão de riscos também é importante para prevenir potenciais problemas e garantir uma cultura proativa para impedir defeitos.

Fornecedores

Além dos processos e serviços, o que vai determinar a qualidade do produto é a matéria-prima e os componentes usados na produção.

Assim sendo, os gestores que decidirem aplicar o método JIT precisam também ter um controle rigoroso sobre os fornecedores e construir relações com parceiros capazes de cumprir prazos e trabalhar com materiais de altíssima qualidade.

Quais são os benefícios dessa metodologia de produção?

O Just In Time é um método que, quando aplicado corretamente, pode ajudar a indústria a obter maior eficiência produtiva. Mas esse não é o único benefício que ele proporciona. Abaixo, veja outras vantagens:

1- Redução de custos

Todo mundo sabe que o estoque é um setor dispendioso e que, sem controle, a empresa pode sofrer com perdas e desperdícios no almoxarifado.

O Just In Time, entretanto, consegue minimizar esse problema porque ajuda a disponibilizar apenas os itens essenciais para a produção. Assim, a metodologia contribui para a redução do estoque e dos custos relacionados ao setor.

2- Menos estoque

A indústria pode perder um tempo valioso tentando localizar itens dentro de um almoxarifado gigante. Essa demora impede que a quantidade exata de um produto chegue rápido à produção, o que tende a prejudicar outros processos logísticos e atrasar entregas.

Nesse sentido, a metodologia ajuda a empresa a minimizar esses riscos. O estoque fica menor e mais compacto, e os operadores conseguem acessar as mercadorias mais facilmente.

3- Melhoria na comunicação interna

O método Just In Time encaixa operações e execuções de acordo com a demanda de produção. Ou seja, na indústria tudo passa a ocorrer no tempo certo, nem antes ou depois.

Com todos os processos padronizados, a empresa consegue melhorar a comunicação interna entre os departamentos. E, assim, impedir que erros e falhas humanas prejudiquem o sucesso produtivo.

4- Gestão aprimorada dos processos logísticos

Para uma indústria se destacar no mercado competitivo, é necessário que ela tenha processos logísticos perfeitos, desde a negociação com os fornecedores até a entrega das mercadorias.

O Just In Time também consegue beneficiar a empresa nesse ponto, uma vez que simplifica e otimiza a gestão por meio do alinhamento das etapas.    

5- Aumento de produtividade

Uma vez que todos os processos e serviços são padronizados, os times conseguem desempenhar suas funções com mais rapidez.

Essa agilidade contribui para o aumento de produtividade, com os colaboradores podendo até conseguir mais tempo disponível para focar em outras tarefas importantes. 

6- Melhora no atendimento ao cliente

Ao assegurar um processo de produção mais enxuto e eficiente, a empresa consegue atender demandas que antigamente exigiam muito tempo de preparação e recursos.

Assim sendo, ela também consegue melhorar o atendimento ao cliente, garantindo entregas mais rápidas e com a mesma qualidade.

Qual a relação do Just in Time com o kanban?

O kanban é uma ferramenta visual, também desenvolvida pelo engenheiro Taiichi Ohno, usada para controlar e gerenciar o fluxo de produção.

Como a ideia do Just in Time é assegurar que apenas a quantidade certa de materiais ou produtos seja produzida ou movimentada dentro da empresa, o kanban está diretamente relacionada ao JIT. Afinal, complementa o trabalho do gestor e contribui para o controle, gerenciamento e movimentação dos materiais.

Como implementar o Just in Time na empresa?

Quando a empresa decide implementar o Just in Time, ela precisa alinhar os princípios de tempo de preparação, mão de obra, layout, qualidade e fornecedores, e cumprir uma série de etapas que incluem:

1- Preparação

Para assegurar o sucesso do Just in Time é importante que a empresa estruture um plano que prepare o “terreno” para assumir a nova abordagem.

Essa preparação deve ser dividida em três categorias, iniciando pela:

• Compreensão e comprometimento da alta diretoria e todos os envolvidos;
• Avaliação dos processos atuais, para identificação de gargalos e áreas de melhoria;
• Definição das metas mensuráveis para implementar o JIT, como é o caso da redução de custos, aumento de produtividade, entre outros.

2- Organização

Após a etapa de preparação, será preciso colocar as ideias em prática e organizar toda a infraestrutura organizacional.

Assim como na fase anterior, o processo de preparação também deve ser dividido em categorias, sendo elas: 

• Reorganizar o layout para que o fluxo dos trabalhos seja contínuo e evite falhas;
• Estabelecer uma linha cronológica para execução dos processos, desde o recebimento dos materiais até o despacho dos produtos prontos;
• Implementar ferramentas como o kanban para melhorar o gerenciamento de estoque e produção.

3- Capacitação

Além de preparar e organizar toda a infraestrutura empresarial, será preciso que a empresa capacite todos os colaboradores para que saibam executar suas funções e como agir diante de imprevistos.

Para isso, poderá recorrer a treinamentos e reuniões (que podem ser realizados semanalmente ou mensalmente), e desenvolver uma cultura que valoriza a iniciativa e estimula a participação dos funcionários. 

4- Comunicação

Outra etapa necessária para implementar o Just in Time consiste em melhorar a comunicação interna para que não ocorra nenhum tipo de atrito ou confusão entre os participantes do projeto.

Também é importante que os líderes definam bons canais de comunicação e transmitam as informações com clareza, para que os envolvidos no processo de produção jamais tenham dúvidas sobre o que deve ser feito, por que fazer e como fazer.

Quais são os cuidados ao aplicar a metodologia Just in Time?

A metodologia Just in Time proporciona uma série de benefícios para a empresa. No entanto, é importante reconhecer que tais vantagens só podem ser alcançadas se os gestores seguirem as etapas acima e, claro, impedirem que certos inconvenientes ocorram durante todo o processo de implementação.

Abaixo listamos os cuidados que você e o seu time precisam ter, caso decidam aplicar o JIT. Confira!

Planejamento

A falta de planejamento pode fazer com que a empresa corra riscos desnecessários no futuro, como é o caso de fechar parcerias inconvenientes e ajustar o layout de forma desconexa.

O plano funciona como um mapa, e é ele que vai orientar os esforços e o time para a implementação correta do JIT. Assim sendo, ele precisa ser bem estruturado e levar em consideração todos os aspectos do negócio, desde o chão de fábrica até os fornecedores e clientes.

Cultura organizacional

O JIT pode ser apenas um método de gestão, mas exige que ocorra uma mudança cultural significativa em toda a empresa. É preciso se certificar de que todos os colaboradores entendam o funcionamento do método e estejam realmente comprometidos com a melhoria contínua e eliminação de desperdícios.

Capacitação e treinamento

Não investir em capacitação e treinamento deixa a base da empresa frágil, pois os colaboradores podem não se sentir confiantes para executar suas funções. Dessa forma, é necessário oferecer treinamentos para que cada integrante do time saiba como funcionam os novos processos, quais ferramentas serão usadas e quais padrões de qualidade precisam ser seguidos.

Avaliação de fornecedores

Fechar parceria com qualquer fornecedor pode desencadear uma série de problemas, que incluem baixa qualidade dos produtos, atraso das entregas e insatisfação dos clientes.

Por isso, deve-se também avaliar os fornecedores para selecionar aqueles que estão alinhados à metodologia JIT, trabalham com itens de qualidade e são confiáveis para garantir a entrega pontual de materiais.

Controle de qualidade

Como a empresa vai garantir o alto padrão de qualidade de seus produtos e serviços, se não tiver um controle rigoroso sobre seus processos?

Para assegurar que apenas soluções premium sejam entregues aos clientes, é preciso manter um foco constante na qualidade, e isso requer que os líderes acompanhem os procedimentos de perto para reconhecer e aplicar as melhorias necessárias.

Resistência à mudança

Tudo que é novo costuma gerar medo e incerteza, mas é preciso estimular os funcionários e a alta direção para que a aplicação do método JIT ocorra de forma tranquila e sem qualquer tipo de resistência.

Assim sendo, comunique-se abertamente, sempre ouvindo as preocupações das pessoas e fornecendo suporte durante o processo de transição.

Monitoramento e ajustes

A empresa que decide aplicar o método Just in Time precisa estar disposta e preparada para ajustar e aprimorar os processos conforme necessário.

Para medir o progresso e a eficácia da implementação, sugerimos usar indicadores-chave de desempenho (KPIs) que mostram, de forma bem simples, quais foram os resultados obtidos com a abordagem.

Plano de contingência

Imprevistos podem acontecer a qualquer momento e é preciso estar preparado para lidar com situações de emergência.

Uma das melhores formas de se preparar com antecedência é construindo um plano de contingência que aponte os principais riscos que podem afetar a produção ou o fluxo de trabalho, e como se deve reagir diante de cada um deles.

Por que sua empresa precisa apostar no Just In Time?

A adoção do método Just In Time melhora os processos de produção, ajuda na redução de custos e otimiza a comunicação entre setores. Tudo isso garante um diferencial competitivo para a empresa que, além de atender ao mercado mais rápido, consegue proporcionar preços mais atrativos ao cliente.

Como já vimos em post anterior, o comportamento do consumidor já não é mais o mesmo de antes e a indústria precisa investir em soluções práticas para otimizar os processos e melhorar a experiência de compra.

Sendo assim, apostar no Just In Time não é apenas uma estratégia para reduzir custos e acelerar a produtividade. Mais do que isso, é uma ação importante para atender melhor às necessidades do mercado e fidelizar mais compradores. 

Como usar a tecnologia no Just In Time

Já vimos o que é Just In Time, como o método funciona e quais são seus benefícios. A questão, agora, é descobrir como aplicar a metodologia dentro da indústria de um jeito prático.

Nesse quesito, podemos dizer com certeza que investir em uma solução tecnológica é a melhor forma da empresa colocar o método em ação. Isso porque só uma ferramenta consegue oferecer funcionalidades que contribuem para padronização de processos.

Um sistema de gestão integrado como o FoccoERP, por exemplo, possui módulos que possibilitam o controle sobre todas as etapas da cadeia produtiva. E as informações, também coletadas pelo software, podem servir de base para elaboração do planejamento de compras, direcionamento de recursos e tomada de decisão.

Certamente, o Just In Time pode beneficiar a empresa de muitas formas. Mas, para garantir todos os benefícios do método, é importante que a indústria invista em uma solução completa que possa ajudá-la.

Se você não conhece uma ferramenta capaz de fazer isso pelo seu negócio, visite a página sobre o FoccoERP e veja como a tecnologia pode ajudar no gerenciamento e na eficiência da produção!