A partir do avanço da tecnologia, diversas ferramentas passaram a ser integradas nas empresas com a finalidade de otimizar processos, reduzir erros humanos e potencializar resultados sem aumentar recursos ou esforços. Entre elas, figura a automação comercial.
Neste post, vamos entender do que se trata esse conceito, sua importância, vantagens da empresa automatizar e quais pontos considerar antes de escolher um sistema de automação comercial. Confira!
O que é automação comercial?
A automação comercial é um termo que trata de automatizar tarefas corporativas por meio de ferramentas como sistemas de gestão integrada (ERP) e softwares de automação de vendas.
O que isso significa?
Que a sua empresa recorre a esse tipo de soluções para que as atividades empresariais sejam realizadas mais rapidamente, com menos recursos e esforço humano.
Para que serve a automação comercial?
A automação comercial serve, primeiramente, para otimizar a rotina empresarial, liberando os colaboradores para assumir outras responsabilidades, muitas vezes, mais estratégicas e importantes.
Nesse sentido, se a sua empresa precisa gerir um grande volume de dados de clientes, por exemplo, você pode recorrer às tecnologias de automação para organizar e analisar essas informações automaticamente.
Desse modo, garante mais tempo disponível para os funcionários avaliarem estratégias de atendimento personalizado ou melhorias nos processos de vendas.
Como funciona a automação comercial?
A automação comercial funciona a partir da implementação de tecnologias na rotina de trabalho.
A empresa adquire ferramentas de automação, planeja sua instalação, faz a integração a outros sistemas — que já compõem o seu parque tecnológico —, configura para que atendam às necessidades específicas do negócio e treina a equipe para utilizar as soluções.
Uma vez que tudo tenha sido configurado e testado, as tecnologias começam a executar tarefas repetitivas e analíticas, liberando os colaboradores para atividades mais complexas.
Qual é a importância da automação para melhorar os processos da empresa?
Imagine que a sua empresa ainda possui uma rotina voltada para o trabalho manual, com muitas pessoas sendo responsáveis por atualizar dados em planilhas.
Por tudo ser feito dessa forma, essas pessoas precisam dedicar boa parte da sua rotina a tarefas repetitivas e demoradas, o que acaba limitando a capacidade da empresa de explorar novas oportunidades ou até mesmo melhorar processos críticos.
Além disso, a empresa pode acabar vendo seus processos sendo comprometidos por erros que poderiam ser evitados, já que a probabilidade de falhas humanas é maior em atividades manuais.
Todo esse “travamento”, por falta de recursos tecnológicos, faz com que a empresa fique aquém do seu verdadeiro potencial. Isso porque ela deixa de alcançar resultados mais significativos, podendo perder não só a capacidade de inovar e ganhar escala, como se posicionar de maneira proativa diante das mudanças e demandas que surgem no setor.
Qual é o impacto da automação na transformação digital nos negócios?
A transformação digital é um conceito atrelado à modernização dos processos empresariais. Uma empresa só pode ser considerada digital quando ela investe em tecnologias avançadas que a deixam mais conectada e otimizada, do contrário, ela fica estagnada em práticas obsoletas, perdendo competitividade.
A automação comercial integra a lista de investimentos necessários para a corrida de transformação digital, sendo a encarregada por agilizar processos internos, eliminar tarefas manuais repetitivas e permitir uma gestão mais precisa do setor comercial.
No entanto, é importante lembrar que a aquisição das tecnologias não basta para a empresa ter sucesso em uma jornada de transformação digital. O domínio e o bom uso dessas soluções é que determinarão se uma empresa será verdadeiramente digital.
Como a automação comercial ajuda na experiência de compra do cliente?
A experiência de compra do cliente é um dos elementos mais importantes no universo corporativo, pois é o que mantém o fluxo de vendas de uma empresa. Isso porque, se o cliente tiver uma boa experiência de compra, ele fica satisfeito. Ainda, se ficar satisfeito, ele se torna fiel à marca.
Tornando-se um cliente fiel, ele está mais propenso a indicar a empresa para outros potenciais compradores. Ao indicar a empresa para outras pessoas, a empresa aumenta suas chances de vender mais. E assim, o ciclo se repete.
Por desempenhar esse papel tão importante, aplicar estratégias que aprimoram a experiência de compra é imprescindível, e aqui, a automação comercial pode ser inserida para ajudar — e muito!
Estoque
No cenário de estoque, por exemplo, a automação comercial pode contribuir para monitorar automaticamente o nível de produtos, enviar alertas quando o estoque está baixo e repor itens para que a empresa tenha a mercadoria do cliente sempre em mãos.
Vendas
Já nas vendas, a automação pode agilizar o processo de emissão de pedidos, garantir a atualização em tempo real do estoque disponível e facilitar o acompanhamento de metas e desempenho da equipe comercial.
Análise de crédito
No que diz respeito à análise de crédito, a automação ajuda a acelerar a verificação de crédito dos clientes, algo que antes exigia muito tempo de análise manual e gerava longos prazos de resposta.
Controle financeiro
Em relação ao financeiro, a automação pode centralizar o controle das finanças, garantindo que a empresa acompanhe de perto suas despesas e receitas, evitando surpresas e rombos orçamentários.
Documentação fiscal
Além dos pontos acima, a automação também pode contribuir para o gerenciamento automatizado e preciso da documentação fiscal, o que ajuda a melhorar a conformidade tributária com o cliente.
Quais são as vantagens de investir em automação comercial?
Existem vários benefícios e vantagens que uma empresa pode alcançar com a automação comercial, indo além do que já mencionamos, como otimização de processos e melhora na experiência de compra.
Melhor previsão das vendas
Ao contar com um sistema de automação comercial para empresas, o controle dos processos de vendas ganha um ótimo aliado. É possível monitorar o desenvolvimento da equipe responsável pela atividade em tempo real, obtendo informações claras e atualizadas a respeito dos lucros oriundos das vendas, organizando o fluxo de caixa, entre outras informações.
Assim, as decisões passam a ser tomadas com base em fundamentos seguros e bastante eficientes.
Acompanhamento do faturamento
O faturamento é um aspecto vital para a sobrevivência de qualquer estabelecimento. Afinal, quando a empresa está com um lucro baixo e os motivos são identificados, a implementação de ações para solucionar o problema se transforma em uma medida simples.
Contudo, nem todos os gestores conseguem encontrar esses pontos de atenção, o que pode causar sérios prejuízos para o negócio. Os principais desafios costumam ter relação com atendimento, produtos, serviços, preços etc.
A forma de encontrá-los, portanto, é por meio de uma análise facilitada dos indicadores e estatísticas, que pode ser feita usando um sistema específico.
Auxílio na tomada de decisão
É importante ter sempre em mãos os números da empresa para julgar a efetividade das práticas aplicadas ao traçar um paralelo com os resultados esperados.
Nesse sentido, softwares de automação comercial permitem o armazenamento de diferentes dados e o aumento do fluxo interno, tornando as informações acessíveis para monitoramento.
Além disso, os sistemas são atualizados em tempo real, possibilitando o acesso a dados ágeis e atuais. Desse modo, a tomada de decisão ganha embasamento para definir, por exemplo:
- lançamento de ações promocionais para alavancar as vendas;
- negociação dos prazos com fornecedores;
- redução do valor dos produtos em grande quantidade no estoque;
- outras medidas que só podem ser aplicadas de forma eficaz quando acompanhadas de processos automatizados.
Acréscimo de independência aos colaboradores
Os funcionários conseguem executar suas atividades em um período menor quando inserida a automação comercial. A consequência, nesse caso, é que sobra tempo para se dedicar a outras tarefas importantes.
Isso é primordial para que a equipe desenvolva funções relativas ao planejamento estratégico ou consiga reservar um espaço para refletir sobre melhorias nos processos em que atuam.
Esse nível de independência e autonomia acrescidas aos colaboradores viabiliza a apresentação de sugestões e pontos de vista para qualificar o processo de trabalho. Assim, a equipe fica cada vez mais motivada e produtiva.
Minimização de custos
O sistema de automação comercial é capaz de monitorar operações internas e encontrar eventuais falhas. Portanto, a minimização de custos consiste em uma consequência direta do uso desta ferramenta, tendo em vista que a quantidade de retrabalho diminui consideravelmente, ou seja, o tempo dos serviços prestados é melhor aproveitado.
Melhoria na logística
Outra atividade relevante que deve ser realizada na empresa é a administração do estoque. Com intuito de evitar o armazenamento excessivo de mercadorias nos depósitos e, ao mesmo tempo, impedir a falta dela, o que geralmente resulta em insatisfação dos clientes.
Por meio da automação comercial, as operações logísticas são aprimoradas. Isso porque, ela controla a entrada e saída de produtos, entregando dados reais do que está estocado.
Eficiência das operações
Entre as principais eficiências operacionais adquiridas por meio da automação comercial, está a otimização do tempo da equipe, que faz com que os funcionários dediquem o tempo às atividades necessárias.
Assim, ao automatizar os processos, o gestor não precisa ficar sempre controlando os funcionários. Ainda, a qualidade dos serviços realizados cresce, otimiza-se o período de trabalho e, como consequência, os lucros também sobem.
Gerenciamento do relacionamento com os clientes
Devido à competitividade do mercado, a captação e a fidelização dos clientes figuram na lista dos principais desafios enfrentados. Por este motivo, a automação comercial colabora para impedir que o usuário tenha uma experiência ruim causada pela disponibilização de um serviço inadequado.
Investindo em processos automatizados, é possível entender as demandas dos clientes e compreender como eles enxergam a marca. Isso pode acontecer por meio de pesquisas de satisfação ou demais modos de captação de dados que ajudam a elaborar um levantamento e definir as melhores estratégias.
Além disso, agrega-se valor ao seu produto ou serviço, como forma de atender necessidades específicas dos consumidores. Isso porque existem pessoas que desejam um atendimento personalizado, sem esquecer da agilidade.
Outra vantagem da automação comercial, nesse aspecto, é a possibilidade de focar no público-alvo, com o objetivo de conquistá-lo. Essa prática ganha bastante simplicidade quando o sistema exibe dados relevantes dos clientes, viabilizando o envio de promoções e campanhas que podem fazer com que fechem o negócio de maneira mais rápida.
Controle de despesas
Prestar atenção nas entradas e saídas de recursos e classificá-las é essencial para manter o caixa sempre saudável. A automatização permite esse acompanhamento, além de apontar os setores que geram maior custo.
Assim, é possível realizar uma análise de valores gastos desnecessariamente e que podem ser cortados para melhorar o faturamento do negócio.
Aumento da vantagem competitiva
Reduzindo os custos e erros, otimizando a gestão de estoque e aprimorando o relacionamento com os clientes, é possível ganhar destaque entre os concorrentes. Essas qualidades fazem toda a diferença na hora do consumidor escolher o local para contratar serviços ou comprar produtos.
Como saber se a empresa deve investir na automação comercial?
Não existe uma regra que determina se uma empresa deve ou não investir na automação comercial. A ação é recomendada para todas que buscam agilizar operações e reduzir erros humanos.
Então, se existir o desejo de aumentar a competitividade da empresa, inovar e garantir benefícios, ela já está apta a escolher uma ferramenta e começar o processo de automação.
Ademais, com a aceleração da transformação digital, diferentes tipos de soluções passaram a ser desenvolvidas para potencializar os resultados de organizações de diferentes tamanhos.
Como escolher um sistema de automação comercial?
A seguir, veja como escolher um sistema de automação comercial que realmente faça sentido às suas estratégias e, claro, consiga atender às necessidades do seu negócio.
Analise quais processos automatizar
Cada ecossistema empresarial é único e possui em sua bagagem um número de processos. Assim, é importante que você compreenda quais processos fazem sentido ser automatizados e o porquê.
Nessa análise, você deve identificar também quais procedimentos entram na categoria de “urgentes”, pois esses deverão receber a automação primeiro.
Pesquise possíveis fornecedores de softwares
Hoje, existe uma variedade muito grande de produtos de software disponíveis no mercado. Então, é importante que você comece fazendo uma pesquisa minuciosa sobre os possíveis fornecedores, avaliando se a empresa parceira realmente entrega aquilo que promete e possui um produto com recursos e funcionalidades que atendem às suas demandas.
Verifique se a empresa oferece um bom suporte
Assim como qualquer tecnologia, o sistema de automação requer cuidados na implementação, manutenção e precisa ser atualizado frequentemente. Assim sendo, durante a pesquisa, avalie também se a empresa fornecedora oferece um bom suporte, pois é o apoio desses profissionais que vai garantir a instalação correta e o funcionamento integral do software.
Considere o custo-benefício
Você não quer pagar por uma tecnologia e descobrir que ela é insuficiente para atender suas necessidades, certo? Portanto, é importante avaliar o custo-benefício da solução, de modo que você tenha certeza de que essa tecnologia vale o preço e cumpre todos os requisitos necessários para otimizar suas operações.
A automação comercial pode levar qualquer empresa a patamares jamais vistos antes. Mas para que os investimentos em automação gerem resultados, é necessário que ela conte com parceiros de software confiáveis — que estão sempre à disposição para esclarecer dúvidas — e sistemas robustos que integram funcionalidades e recursos de automação.
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