Hoje, o que leva uma empresa a interromper suas atividades é a sua falta de capacidade financeira para honrar compromissos básicos, como pagar fornecedores, colaboradores e impostos. Nesse sentido, manter um fluxo de caixa para distribuidoras é ideal para negócios deste setor.
Sem um bom fluxo de caixa, os custos acabam se acumulando ou, então, as entradas se tornam imprevisíveis, tornando praticamente inviável para a operação prosseguir com estabilidade e margem de lucro.
Sabendo disso, qual é a preocupação que os empresários precisam ter nesse exato momento? Monitorar o seu fluxo de caixa com regularidade e compreender suas variações para se certificar de que a empresa tem recursos financeiros suficientes para sustentar o funcionamento e crescer em escala.
Neste artigo, vamos aprofundar a discussão sobre o fluxo de caixa para distribuidoras e entender como é possível aprimorar a gestão com ferramentas como o FoccoERP. Confira!
O que é o fluxo de caixa?
Fluxo de caixa é a nomenclatura utilizada para nos referirmos ao registro e controle das movimentações financeiras de uma empresa, ou seja, tudo que entra e sai do seu caixa em um determinado período.
Vendas, compras, pagamento de impostos, investimentos, comissões, despesas administrativas — esses são alguns exemplos de situações que fazem parte do fluxo de caixa.
Quem é obrigado a fazer fluxo de caixa?
Toda empresa que trabalha com entrada e saída constante de produtos e recursos, como as distribuidoras de bebidas, precisa fazer o fluxo de caixa para obter controle total sobre os valores recebidos e valores pagos.
Dizemos “toda empresa” porque a falta dessa ferramenta pode impactar diretamente o seu fôlego financeiro e a performance operacional ao longo dos anos. Sendo assim, é extremamente importante para que elas tenham dinheiro para repor estoque, cumprir obrigações fiscais, investir em expansão e manter lucratividade mesmo em meses de baixa demanda.
Quais são os tipos de fluxo de caixa?
Como os recursos financeiros não se resumem unicamente a dinheiro físico e as destinações para esses valores não ficam apenas em entradas e saídas diretas, é fundamental compreender que existem quatro tipos de fluxo de caixa que a distribuidora deve acompanhar.
Fluxo de caixa operacional
O fluxo de caixa operacional mostra como a distribuidora gera e utiliza dinheiro nas suas atividades principais — vendas, compras, despesas fixas e variáveis. Ele serve para indicar se a operação, por si só, é capaz de sustentar a empresa sem depender de empréstimos ou capital externo.
Na prática, esse controle envolve o acompanhamento das receitas de vendas, pagamentos de fornecedores, folha de pagamento e custos logísticos.
Quando o fluxo operacional é positivo, significa que a empresa está se mantendo com o próprio desempenho comercial; quando é negativo, é sinal de que há um desequilíbrio entre faturamento e despesas rotineiras.
Fluxo de caixa de investimentos
Esse tipo de fluxo registra as movimentações relacionadas à compra ou venda de ativos de longo prazo, como máquinas, veículos, equipamentos, sistemas, imóveis. O objetivo é mostrar quanto do capital da empresa está sendo direcionado a investimentos que devem gerar retorno futuro.
Para as distribuidoras, o fluxo de investimento revela o quanto está sendo aplicado na modernização da frota, ampliação do estoque ou adoção de novas tecnologias, como sistemas de gestão.
Um fluxo de investimento negativo, nesse caso, não é necessariamente ruim: pode representar uma fase de expansão. O ponto crítico é garantir que o caixa operacional consiga sustentar esses investimentos sem comprometer a liquidez.
Fluxo de caixa de financiamento
Aqui são registradas todas as operações de captação ou devolução de recursos financeiros externos, como empréstimos, financiamentos, aportes de sócios e pagamentos de dividendos. Serve mais ou menos para analisar como a empresa se financia e como ela devolve os recursos ao longo dos anos.
Para distribuidoras de bebidas, fazer esse controle é muito importante para avaliar o impacto das parcelas de financiamento de veículos ou câmaras frias, por exemplo, no orçamento mensal.
Fluxo de caixa projetado
Por fim, temos o fluxo de caixa projetado, uma ferramenta de planejamento que antecipa as movimentações futuras com base em previsões de vendas, despesas e investimentos. Ele é responsável por nos ajudar a identificar períodos de aperto financeiro com antecedência e a ajustar estratégias antes que faltem recursos.
Em distribuidoras, essa projeção ajuda a empresa a lidar com sazonalidades, como aumentos de vendas em feriados ou reduções em meses frios, e preparar o caixa para atravessar essas oscilações.
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Quais os benefícios do fluxo de caixa para distribuidoras?
Inicialmente, um dos principais motivos que levam as distribuidoras a investirem no fluxo de caixa é o nível de visibilidade e controle que elas passam a ter sobre seus recursos financeiros.
No entanto, todas aquelas que já implantaram o fluxo de caixa na sua rotina perceberam outros ganhos igualmente interessantes:
- Previsibilidade financeira: com o fluxo atualizado, o gestor consegue antecipar períodos de baixa e se prepara com estratégias de reserva ou renegociação de prazos;
- Melhor negociação com fornecedores: ao saber exatamente quando o dinheiro entra, é possível negociar prazos de pagamento e descontos com base em informações verídicas;
- Redução de desperdícios: despesas desnecessárias ou mal planejadas aparecem rapidamente nas planilhas de fluxo de caixa, permitindo correção antes que se tornem problemas;
- Tomada de decisão firme: o histórico de caixa oferece evidências para definir quando investir, contratar, aumentar o estoque ou então recuar estrategicamente;
- Saúde financeira estável: uma boa gestão de fluxo de caixa para distribuidoras evita endividamento excessivo e garante fôlego para a empresa atravessar crises.
Como montar um fluxo de caixa para distribuidoras?
Muito bem! Uma vez que foi entendido o que é fluxo de caixa e os impactos positivos que ele pode trazer para as distribuidoras, a próxima etapa é compreender o que deve ser feito para estruturá-lo.
Abaixo, o time Focco separou algumas etapas que podem ser adaptadas à realidade de cada empresa.
Levantamento de todas as movimentações financeiras
O primeiro passo é mapear todas as entradas e saídas, sem exceção. Aqui devem ser incluídas receitas de vendas, despesas fixas e variáveis, impostos, pagamentos e recebimentos futuros. O objetivo nessa etapa é adquirir transparência total sobre o dinheiro que circula.
Quando for colocar esse passo em prática:
- Utilize relatórios contábeis e extratos bancários dos últimos meses;
- Classifique cada movimentação por categoria, por exemplo, vendas, impostos, custos logísticos, despesas administrativas;
- Atualize as informações diária ou semanalmente para evitar acúmulo de dados.
Criação de um modelo de controle
Com os dados em mãos, você terá que estruturar um modelo de acompanhamento contínuo que vai permitir que você visualize claramente o saldo inicial, entradas, saídas e saldo final.
Esse modelo pode ser feito em planilha, mas o ideal é contar com um sistema integrado como o FoccoERP que automatiza lançamentos e gera relatórios.
Acompanhamento e análise periódica
O fluxo de caixa é um instrumento vivo de gestão porque é impactado diariamente por novas entradas e saídas de recursos. Por isso, é muito importante que os gestores revisem os dados periodicamente, comparando resultados com projeções e identificando variações inesperadas.
Essas análises vão permitir que corrijam rumos rapidamente, seja ajustando prazos de pagamento, renegociando dívidas ou antecipando receitas.
Quais erros prejudicam o fluxo de caixa para distribuidoras?
Eventualmente, os gestores de distribuidoras podem se deparar com alguns problemas associados à falta de controle ou de método. Geralmente, esses desvios ocorrem devido a erros ou hábitos falhos de gestão que acabam prejudicando o fluxo de caixa.
Falta de monitoramento regular do fluxo de caixa
Quando o controle de caixa é feito esporadicamente, o gestor perde a visão real do negócio. Pequenas inconsistências passam despercebidas, mas quando o problema aparece, já é grande.
A solução aqui é estabelecer uma rotina de atualização e análise, preferencialmente com o apoio de ferramentas que automatizam parte ou todo o processo.
Mistura entre finanças pessoais e empresariais
Misturar contas pessoais com as da empresa é um dos erros mais comuns e mais danosos. Isso porque a prática distorce o resultado real da distribuidora e dificulta a tomada de decisão.
Para impedir que isso aconteça, só existe um meio: separar completamente as contas, ter pró-labore definido e seguir a disciplina de que o dinheiro da empresa pertence à operação, não ao sócio.
Ausência de planejamento financeiro
Sem um plano financeiro, a empresa acaba reagindo aos problemas em vez de se antecipar a eles. E quando falamos em planejar as finanças, estamos nos referindo ao fato de:
- Prever cenários que podem afetar o caixa;
- Definir metas de receita e despesa para o período (trimestre, semestre, ano);
- Ajustar o fluxo de caixa conforme a realidade muda.
Má gestão do estoque
O estoque é o local que concentra grande parte do capital imobilizado da empresa. Assim sendo, pode-se dizer que o excesso de mercadorias consome capital e reduz liquidez, já que um estoque insuficiente compromete as vendas.
Para assegurar um equilíbrio saudável, devemos alinhar o fluxo de caixa com a curva de demanda, ou seja, analisar o giro de produtos e comprar apenas o necessário na hora certa.
Falta de conhecimento em gestão financeira
A falta de compreensão sobre os conceitos e indicadores de desempenho pode tornar a análise do fluxo de caixa para distribuidoras apenas um relatório burocrático.
Aqui, a solução é investir em capacitação e tecnologia que traduza dados em informações úteis, pois quanto mais o gestor souber interpretar os resultados e entender o que os números mostram, mais preparado estará para agir.
Qual é o melhor sistema para a distribuidora de bebidas gerenciar seu fluxo de caixa?
O melhor sistema é aquele que oferece integração total entre as áreas, transformando informações isoladas em uma visão completa da saúde financeira da distribuidora.
Para tanto, ele precisa ser intuitivo, confiável e automatizado para permitir que os gestores tenham acesso a dados, em tempo real, sem depender de planilhas manuais ou outros controles fragmentados.
Fora isso, o sistema certo também é aquele que possibilita projeções financeiras, acompanhamento de indicadores e cruzamento de informações de estoque, vendas e contas a pagar/receber para assegurar que o fluxo de caixa da distribuidora é um reflexo fiel da operação.
Afinal, existe uma solução que entrega tudo isso?
Sim, o FoccoERP! Ele foi desenvolvido especialmente para indústrias e distribuidoras que têm como objetivo alcançar o controle total das finanças e operações e obter uma saúde financeira estável e positiva para crescer com previsibilidade.
Converse agora mesmo com um de nossos consultores para saber mais sobre a solução ou, se preferir, leia também nosso artigo sobre gestão financeira para ampliar ainda mais o conhecimento.
