A contenção de despesas é uma situação complexa para todos os gestores. Isso porque, quando as coisas vão mal, cortar gastos parece o caminho mais intuitivo para sair da crise, não é verdade?

Acontece que muitos empreendedores seguem uma lógica equivocada quando chegam neste ponto e deixam de pensar que há saídas além da contenção de despesas. O fato é que nem sempre devemos pensar no corte de despesas em si, mas sim na otimização dos gastos.

Vamos explicar: cada centavo aplicado na empresa tem uma expectativa de retorno, não é verdade? Nesse sentido, investimentos em marketing são convertidos em mais vendas e clientes fidelizados, por exemplo. Ainda, realizar treinamentos significa maior produtividade e mais qualidade.

Em outras palavras, todos os gastos são necessários para que a empresa ganhe mais espaço diante da concorrência. Portanto, o que devemos fazer, na maioria dos casos, não é cortar esses gastos, mas garantir o máximo do retorno de cada centavo aplicado.

Quer entender melhor sobre o assunto? Então, descubra quando é o momento certo para fazer uma contenção de despesas e o que deve ser avaliado em relação a cada gasto do seu negócio.

O que é contenção de despesas?

Trata-se do processo de identificação e redução de custos desnecessários dentro de uma organização. O principal objetivo é economizar recursos financeiros, mas há outros ganhos potenciais, como a otimização da utilização de ativos e de mão de obra.

Implementar estratégias de contenção de despesas pode favorecer a organização de diversas formas, por exemplo, a melhora na sua saúde financeira e aumento de sua competitividade no mercado. Por isso, ela é tão importante para empresas que buscam sustentabilidade e crescimento a longo prazo.

Por que fazer contenção de gastos?

Como vimos, fazer contenção de gastos é essencial para preservar os recursos financeiros da empresa, manter a saúde financeira e assegurar a sustentabilidade do negócio no decorrer dos anos. A lista de benefícios dessa prática é longa, entre eles:

• Melhora a eficiência, identificando e eliminando desperdícios em todas as áreas da empresa;
• Aumenta a margem de lucro, essencial em mercados competitivos;
• Permite adaptação rápida a períodos de incerteza ou recessão, preservando a estabilidade financeira;
• Libera recursos para investir em novos mercados, produtos, serviços ou tecnologia;
• Constrói uma base financeira sólida, crucial para enfrentar crises e imprevistos;
• Permite oferecer produtos ou serviços a preços mais competitivos, atraindo mais clientes;
• Contribui para a responsabilidade social e ambiental, como a redução do uso de papel e a adoção de energias renováveis;
• A revisão de processos e gastos pode levar a melhorias na produtividade e qualidade;
• Ajuda a garantir retornos adequados para os investidores, atraindo novos investimentos;
• Prepara a empresa para enfrentar desafios futuros e assegurar sua continuidade.

Quais são os tipos de despesas de uma empresa?

Antes de implementar estratégias de contenção de despesas, é importante entender que as despesas podem ser categorizadas em dois tipos principais: fixas e variáveis. Cada categoria tem características distintas e requer abordagens diferentes quando se trata de gestão dos custos. Veja abaixo!

Despesas fixas

As despesas fixas são aquelas que não variam com o volume de produção ou vendas da empresa. As mais comuns incluem aluguéis, salários fixos, seguros e assinaturas de serviços. Apesar de fixas, essas despesas podem ser revisadas para negociações ou substituições que reduzam seu peso nos custos totais da empresa.

Despesas variáveis

Diferentemente das fixas, as despesas variáveis flutuam conforme o nível de atividade da empresa. Custos de materiais, comissões de vendas e despesas com marketing e publicidade são alguns exemplos. A gestão eficaz dessas despesas requer monitoramento contínuo e ajustes para assegurar que sejam otimizados.

Como fazer contenção de despesas?

A implementação de táticas eficazes de redução de custos requer um entendimento claro de onde e como os gastos podem ser otimizados sem comprometer a qualidade ou a produtividade. Confira 16 dicas práticas para começar.

1. Faça um planejamento de contenção de despesas

Se é preciso um planejamento estratégico para que sua empresa possa trilhar um caminho mais estruturado para atingir seus objetivos e alcançar as metas, também é necessário planejar a contenção de gastos. Se esta for a necessidade da companhia, contar com um plano de ação torna esse processo o mais eficiente possível.

Para tanto, em primeiro lugar, é preciso destrinchar as despesas por áreas, para saber, em detalhes, para onde o dinheiro está indo. Em seguida, é importante separar o que é essencial do que é secundário e elencar onde é possível cortar gastos.

A partir dessa avaliação de prioridade, os gestores podem delinear também quais ações serão mais urgentes e quais podem aguardar, principalmente quando o assunto envolve redução de custos.

Esse procedimento impede que o gestor realize as contenções de despesa por simples “achismo” ou que opte por cortar de áreas com as quais tenha menos afinidade, adotando uma decisão mais pessoal do que técnica.

2. Faça uma boa gestão de despesas

Realizar um planejamento de contenção de gastos envolve, ainda, outros aspectos. Para que isso seja possível, você deve levantar informações a respeito do negócio, como o histórico dos fluxos de caixa e a demonstração do resultado do exercício. Além disso, usar ferramentas de gestão e softwares integrados a todos os setores pode facilitar esse processo.

Ainda, avalie, principalmente, quais são os custos fixos da empresa, pois eles podem ser mais facilmente cortados sem que, para isso, seja necessário perder em qualidade ou produtividade nas atividades.

O aluguel, por exemplo, pode ser diminuído com uma negociação ou com a pesquisa de novos espaços para trabalhar. Já os valores das contas de energia e de água podem ser reduzidos com campanhas de conscientização junto a toda a equipe de funcionários.

Diante de um cenário desfavorável, é importante buscar toda ajuda possível, inclusive de consultoria externa, caso seja necessário, para que a recuperação seja mais rápida do que o previsto.

3. Invista em parcerias

As parcerias podem acontecer na permuta de produtos, na negociação pela compra com desconto, no acordo para investimento em marketing de forma compartilhada, entre outras estratégias viáveis.

Basta apenas conhecer as demandas de cada parceiro, elaborar as propostas e estabelecer as obrigações contratuais de ambas as partes para que tudo esteja formalmente descrito e seja acompanhado pelos envolvidos.

Essa é uma experiência diferenciada que poderá ser frutífera posteriormente, desde que bem planejada pelas partes envolvidas e acompanhada por meio de indicadores eficientes para a gestão.

4. Evite o desperdício

Desperdiçar significa falta de gerenciamento corretivo, elevação dos custos e pouco apoio dos colaboradores, além de outras questões mais específicas com baixa demanda ou aumento da concorrência.

Nesse ponto, é essencial fazer um diagnóstico das causas, levantar o que está sendo perdido e elaborar ações em curto, médio e longo prazo envolvendo todos os colaboradores em prol de melhorias.

O trabalho de conscientização talvez seja o mais desafiador, porém, quando consolidado, modificará o pensamento dos colaboradores e renderá novas perspectivas para os gestores das empresas.

5. Diferencie custos e despesas

Se você não levar a sério a diferenciação entre custos e despesas, é possível que esse se torne o maior erro da sua empresa no processo. Afinal, muitos gestores experientes ainda têm dúvidas quanto à diferença entre esses dois conceitos.

O ponto inicial para compreender esses dois processos é que os custos podem ser atribuídos ao custo final do produto ou serviço comercializado. Já as despesas têm um caráter mais geral, o que dificulta atribuí-las a um determinado produto ou item produzido pela empresa.

Em outras palavras, custo diz respeito a todo valor que é gasto com bens e serviços para que novos itens sejam produzidos. Já as despesas são os valores gastos com a manutenção da atividade-fim da empresa.

O pagamento de contas de energia elétrica é um bom exemplo de despesa. Já de custos, poderia ser o preço pago em insumos e matéria-prima para a produção de determinado produto. É fundamental compreender as particularidades de cada um para que não haja erros na hora de executar um plano de contenção de gastos.

6. Otimize a gestão de estoque

Otimizar a gestão de estoque significa compatibilizar o armazenamento dos produtos com o espaço adequado, permitindo uma rotatividade significativa para evitar perda por validade ou decorrentes das condições ambientais.

É importante pensar em estratégias eficientes para reduzir problemas com o estoque, a fim de não aumentar os gastos com remanejamento, aquisição de novos produtos para atender a demanda, entre outras questões.

Nesse sentido, a gestão de estoque, quando informatizada, contribui significativamente para resolver ou amenizar essas questões, desde que bem alimentadas por funcionários competentes e compromissados.

7. Identifique e elimine gargalos de produção

Essa dica não envolve, necessariamente, a contenção de despesas, mas a otimização dos processos internos da organização. Para isso, você terá que identificar e eliminar todos os gargalos de produção do seu negócio.

Mas o que são os gargalos de produção? Aqui, estamos falando de falhas nos processos internos de uma organização que geram desperdícios de recursos, retrabalho, desmotivação de funcionários, entre outros problemas.

Os gargalos de produção acabam ocasionando uma série de gastos desnecessários para o negócio e, por esse motivo, é fundamental avaliar cada processo interno para garantir o máximo de eficiência.

Nesse sentido, um sistema de gestão é indispensável para assegurar essa gestão coesa e otimizada, além de levantar indicadores importantes sobre o andamento da produção e serviços da empresa.

8. Treine e envolva sua equipe

Um ponto fundamental na contenção de gastos é saber engajar o time e desenvolvê-lo para que haja um direcionamento de esforços. Nessa lógica, o fato de treinar e capacitar seus colaboradores é imprescindível. Você sabe por quê?

Para responder a essa pergunta, é necessário compreender que treinar significa preparar o seu funcionário para lidar bem com diferentes situações. Isso quer dizer que ele consegue analisar e interpretar melhor as situações desafiadoras. Quando isso ocorre de forma ainda mais profissional e capacitada, só tende a gerar bons frutos.

Ainda, treinar a equipe possibilita que novos talentos sejam descobertos e cresçam ainda mais no competitivo ambiente corporativo. Contar com algumas assessorias e consultorias específicas pode ser uma forma inteligente de lidar com esses processos.

Então, procure sempre ouvir e dar voz aos seus colaboradores. Não se esqueça, também, de mantê-los engajados nos propósitos e metas da empresa, envolvendo-os em todas as etapas para construção dessas metas.

As diversas startups disruptivas presentes no cenário econômico demonstram como é importante ter um ambiente corporativo voltado para o senso de pertencimento. Seu time de colaboradores deve funcionar como uma verdadeira comunidade, em que a ajuda mútua só traga benefícios para ambos os lados. Pense nesse aspecto!

9. Monitore e potencialize os resultados do marketing

Quando chega a hora de realizar a contenção de gastos, normalmente, o marketing é o primeiro setor prejudicado. Acontece que esse é um erro, já que não devemos encarar marketing como custo, mas sim um investimento.

O fato é que, no médio e no longo prazo, podemos perceber um retorno financeiro expressivo com esse tipo de aplicação. Por isso, não devemos cortar os gastos com marketing, mas encontrar a forma de potencializar seus resultados.

Para tanto, monitore todas as ações realizadas nessa área. Indicadores de desempenho, como a taxa de conversão, o ROI (Retorno sobre o Investimento) e o CAC (Custo de Aquisição do Cliente) são indispensáveis para você descobrir quais são as ações que mais geram resultados.

10. Fique atento ao seu regime tributário

O Brasil é um dos países com as regras tributárias mais confusas em todo o mundo. Para se ter uma ideia, de acordo com o Banco Mundial, o país é onde se gasta mais tempo calculando e pagando impostos.

Em média, as empresas gastam 1500 horas por ano e, somados, os custos com essa burocracia podem chegar a R$ 60 bilhões anuais. É muito, não é mesmo? Por isso, entender as regras tributárias de forma definitiva é fundamental para evitar perda de tempo.

Ademais, por ser repleta de dificultadores, a tributação é também um ponto que deve ganhar atenção especial em um momento de contenção de despesas. Uma das dicas voltadas para a equipe técnica da área de contabilidade é realizar simulações de gastos para cada um dos regimes tributários e verificar as vantagens de cada um deles.

É possível que, nesse processo de contenção de gastos, suas despesas com impostos sejam reduzidas. Assim, você conseguirá deixar de cortar em áreas essenciais na sua empresa, garantindo a sustentabilidade financeira do negócio.

11. Monitore os custos extras com funcionários

Os gastos com funcionários podem ser divididos entre fixos e variáveis. No primeiro grupo, entra o valor que é pago a cada um, além do recolhimento de impostos e obrigações correspondentes a cada faixa salarial, como o INSS e o FGTS.

Mas também é comum que haja alguma parcela de gastos variáveis, que podem ser maiores ou menores a cada mês, dependendo do que foi programado para cada colaborador ou para uma equipe.

Nesse grupo, podem se encaixar os pagamentos de horas-extras, diárias de viagens e comissões por vendas, por exemplo, além de cursos de capacitação externa dos colaboradores.

Como não se pode reduzir o valor fixo de cada salário, uma alternativa consiste em limitar o pagamento de horas-extras ou mesmo adotar outro tipo de vantagem para substituir as comissões, por exemplo.

12. Faça análises periódicas dos custos e gastos da empresa

Conte com uma análise periódica dos custos e gastos da empresa, a fim de não permitir que eles se tornem insustentáveis ou incontroláveis, ainda que tenham sido planejados de forma inicial e estivessem de acordo com suas possibilidades há certo tempo.

Isso acontece porque os custos e gastos podem ter sido acrescidos nessa balança, o que pode levá-los a apresentar um risco para o orçamento do negócio, desequilibrando o orçamento previsto.

Dessa forma, é necessário, de tempos em tempos, reavaliá-los, verificar quais deles são estritamente necessários e quais podem ser cortados. Assim, o negócio alcança maior saúde financeira, elimina gastos desnecessários, aumenta sua capacidade de investir em projetos de médio e longo prazo, entre outros.

13. Fique atento aos custos de contratação e demissão

Como você bem sabe, contratar e demitir funcionários é um processo bem mais complexo que simplesmente assinar ou mandar alguém embora. Isso envolve, portanto, uma série de custos que, em um momento de contenção de despesas, podem prejudicar seu caixa.

Um bom exemplo é a demissão de um colaborador com muitos anos de casa. Se, por um lado, você economiza o equivalente ao salário mensal e os impostos, por outro, terá que desembolsar um valor muito grande com indenização e acertos de rescisão. Então, coloque tudo no papel antes de decidir dar esse passo.

14. Opte pela automatização dos processos para ganhar eficiência

A tecnologia está cada vez mais presente na nossa vida, seja no trabalho, seja no lazer ou moradia. Dessa forma, ela deve ser vista como uma aliada, e não como uma inimiga. Na contenção de despesas, não é diferente.

Uma das maneiras de aumentar a eficiência dos processos financeiros com uso da tecnologia é por meio da automatização dos procedimentos. Isso porque, as tarefas manuais estão sujeitas a diversas falhas humanas e a principal delas é o esquecimento.

Esquecer-se de cumprir com uma obrigação financeira pode se tornar uma grande dor de cabeça posteriormente, pois o valor a ser pago pode aumentar consideravelmente dependendo do tipo de contrato ou efeito negativo causado pela falta de pagamento.

Dessa forma, faz-se necessário automatizar o processo para que esse risco seja minimizado ou extinto. Para tanto, use a tecnologia como aliada na hora de rever gastos, planejar investimentos e analisar o fluxo de caixa.

Adotar softwares como o ERP pode alavancar o seu negócio para outro patamar. Além disso, traz mais profissionalismo e práticas de gestão ao empreendimento, melhorando as suas metas gerenciais.

15. Faça uma boa gestão de fornecedores

Gestão é a palavra-chave para uma empresa se tornar eficiente. Sem ela, os procedimentos são feitos de forma desorganizada e contando quase que exclusivamente com a intuição e conhecimento empírico para funcionar.

Entretanto, esses atributos não são suficientes para garantir o sucesso da empreitada. Dessa forma, a gestão de fornecedores figura como outro ponto que deve ser encarado com prioridade quando a empresa está focada em reduzir gastos desnecessários.

Nessa etapa, devem ser analisados todos os contratos existentes com os fornecedores. Além da qualidade do material fornecido, avalie o preço que está sendo pago e se ele é compatível com o mercado.

Caso seja encontrada alguma discordância entre expectativa, realidade e condições de mercado, deve-se sentar com os fornecedores e conversar sobre o contrato, exigindo ou um preço mais baixo ou aumento da qualidade do produto.

Você ainda pode criar uma boa lista de fornecedores confiáveis para um mesmo tipo de produto. Isso ajuda a evitar imprevistos e é importante na hora de criar um plano de contenção de despesas.

16. Renegocie tarifas bancárias para obter melhores condições

Por fim, a renegociação é a alma do negócio para cortar despesas, especialmente o gasto com pagamento de dívidas. Embora essa ação exija muita paciência e jeito para tratar diretamente com os responsáveis pela negociação das tarifas, ela é extremamente importante e válida para ser adotada em uma série de situações.

Isso porque, possibilita melhores condições de pagamento, seja com prolongamento das parcelas, diminuição de juros ou, também, oferecendo uma contrapartida para a instituição, o que, em geral, é uma garantia do pagamento de parte do valor.

Quando é o momento certo de reduzir custos?

A contenção de custos não deve ser vista apenas como uma medida de emergência para tempos de crise, pelo contrário, ela deve fazer parte da gestão estratégica contínua de uma empresa.

Aguardar um momento de crise financeira para começar a pensar em reduzir despesas pode ser tarde demais, uma vez que decisões tomadas sob pressão tendem a ser menos eficazes e mais precipitadas.

Portanto, o momento ideal para começar a pensar em redução de custos é agora, integrando práticas de gestão de gastos como um componente regular do planejamento estratégico. Assim, a empresa fica preparada para futuras adversidades.

Controlar os gastos nunca será uma tarefa fácil, mas pode ser plenamente administrável, desde que os gestores identifiquem os gargalos, proponham medidas preventivas e formalizem parcerias interessantes.

O mais importante é que você consiga identificar quais são realmente as despesas que podem ser cortadas sem prejudicar o seu negócio. Esse é o segredo para fazer uma contenção de despesas apropriada.

Ainda, o controle de gastos é uma estratégia importante, necessária, porém envolvida por obstáculos e pormenores conforme a característica da empresa. Uma vez identificadas as causas e promovendo mudanças gradativas, os resultados serão percebidos ao longo do tempo e refletirão em todas as áreas das empresas por meio de funcionários engajados e motivados nessa questão.

Gostou do post? Então, vamos dar mais uma dica: não deixe de ler também nosso artigo sobre gestão orçamentária e aprenda a potencializar resultados financeiros do seu negócio!