Cada vez mais empresas estão revisando seus processos logísticos para atender melhor os clientes sem deixar de priorizar os seus próprios interesses.
Para tanto, elas investem em tecnologia, automação, planejamento estratégico e, principalmente, na gestão de estoque, responsável por trazer o equilíbrio entre demanda, custo e disponibilidade de produtos.
Atualmente, como está o controle do setor dentro da sua indústria ou distribuidora? Continue a leitura deste post e entenda tudo sobre o assunto!
O que é gestão de estoque?
A gestão de estoque é uma atividade realizada para controlar todos os produtos armazenados em uma loja, distribuidora ou indústria. Seu objetivo é assegurar que a empresa tenha à sua disposição a quantidade de itens necessários para atender às demandas dos clientes e manter a continuidade da sua cadeia de suprimentos.
Empresas que não possuem uma boa gestão de estoque podem enfrentar problemas sérios associados à:
- Falta de produtos;
- Atrasos nas entregas;
- Desperdícios de itens;
- Perda de competitividade;
- Estoque obsoleto.
Qual é a importância da gestão de estoque?
A gestão de estoque desempenha um papel muito importante para o bom funcionamento de um negócio, principalmente quando falamos em empresas de distribuição e fabricação de produtos. Isso porque a prática impede que elas sofram problemas relacionados a rupturas no abastecimento e propriamente ao excesso de estoque.
Ao contrário do que se pensa, ter um estoque muito volumoso não é uma opção interessante para indústrias e distribuidoras. O acúmulo de produtos pode resultar em perdas financeiras, devido a prazos de vencimento, sazonalidade e até mudança de preferência do cliente. Além disso, a quantidade elevada de mercadorias no armazém exige cuidados e espaço físico para o armazenamento, o que pode resultar em custos extras.
Fora essas questões, a gestão de estoque também é importante pelos pontos que veremos a seguir.
Mantém as atividades produtivas em andamento
A indisponibilidade de produtos no estoque pode atrapalhar o andamento dos processos logísticos, ocasionando, muitas vezes, paradas nas linhas de produção dos clientes e atrasos nas entregas. Com a gestão, esses problemas simplesmente não acontecem, uma vez que a empresa tem acesso a informações atualizadas para não deixar faltar mercadorias ou aceitar solicitações que não podem ser atendidas no momento.
Gera satisfação do cliente ao encontrar o produto na gôndola
Ao fazer a gestão de estoque, a empresa consegue manter uma quantidade mínima de produtos, o que significa que as gôndolas nunca mais ficarão vazias ou faltando itens para atender a demanda. Isso contribui para a experiência do cliente, que fica cada vez mais satisfeito com os produtos e serviços e mais propensos a fazer negociações no futuro.
Melhora os resultados financeiros da empresa
Além de reduzir os custos de armazenagem e controlar a perda de produtos, a gestão de estoque também ajuda as indústrias e distribuidoras a conquistarem um maior número de clientes recorrentes, que passam a gerar mais resultados financeiros e oportunidades de indicação.
Proporciona um importante diferencial competitivo
Redução de custos, maior eficiência operacional, otimização nas entregas, melhor atendimento. Esses diferenciais contribuem para a empresa se tornar uma referência no seu nicho e, consequentemente, assumir a primeira posição em uma decisão de compra do cliente.
Quais são os pilares da gestão de estoque?
Uma boa gestão de estoque é construída em cima de quatro pilares básicos responsáveis por sustentar toda a estrutura logística: planejamento, controle, tecnologia e análise de indicadores.
Pilar 1: Planejamento
Envolve prever as demandas com antecedência, organizar as compras e definir a quantidade ideal de produtos a serem mantidos no estoque. Sem esse pilar, é bem provável que a empresa fique vulnerável a rupturas, excesso de mercadorias paradas e dificuldades para atender os pedidos.
Pilar 2: Controle
Trata-se de acompanhar as entradas, saídas e movimentações do estoque de forma contínua. Por meio desse controle, a empresa pode assegurar que as informações registradas em planilhas e sistemas reflitam a realidade física do seu armazém, evitando, assim, falhas e inconsistências.
Pilar 3: Tecnologia
A tecnologia transforma a gestão de estoque em um processo muito mais ágil e preciso, livre de quaisquer erros humanos. Aqui, entram os famosos sistemas de ERP e WMS, que automatizam tarefas manuais, centralizam informações e oferecem relatórios e indicadores em tempo real.
Pilar 4: Análise de indicadores
A análise de indicadores é responsável por transformar os dados sobre o estoque em inteligência de negócio. A partir dela, líderes e gestores conseguem identificar quais produtos têm maior giro, quais estão parados e onde existem, por exemplo, oportunidades de otimização.
Quais são os tipos de estoque?
Cada empresa possui sua própria demanda e dinâmica de mercado, por isso, trabalha com um tipo específico de estoque. A seguir, confira os tipos de estoque no caso de indústrias e distribuidoras.
Estoque de ciclo
É planejado para atender à demanda regular de um período específico, por exemplo, em um ano. Ele é formado com base em previsões e programações de compra, o que permite que a empresa reponha os itens conforme o giro esperado.
Estoque de segurança
O estoque de segurança é quase como uma reserva extra, criada para lidar com imprevistos como atrasos de fornecedores, falhas na produção ou aumentos repentinos na procura por produtos. Ele é muito importante para que a empresa não fique vulnerável a rupturas.
Estoque consignado
No estoque consignado, os produtos permanecem armazenados no cliente, mas continuam sendo propriedade do fornecedor até o momento da venda ou utilização. Esse modelo pode fortalecer a parceria comercial, mas é importante definir as responsabilidades das partes antes de colocar em prática.
Estoque máximo
O estoque máximo corresponde ao limite de itens que a indústria ou distribuidora pode manter armazenado sem comprometer seu espaço físico ou capital de giro. Esse modelo pode ajudar a evitar problemas como desperdício de recursos, deterioração de produtos e gastos adicionais com aluguel de espaços.
Estoque mínimo
É o nível crítico de mercadorias que a empresa precisa ter para não correr o risco de desabastecimento. Ele funciona mais ou menos como um alerta, como a reserva de emergência do carro: quando os produtos atingem essa quantidade, é hora de realizar novas compras ou reposições.
Estoque sazonal
É utilizado para atender demandas específicas de determinados períodos do ano, como ocorre na Páscoa, Natal, Black Friday, entre tantos outros. Ele permite que a empresa aproveite melhor esse pico de vendas sem perder oportunidades comerciais.
Estoque em trânsito
Refere-se às mercadorias que já saíram do armazém da indústria ou galpões de distribuição, mas ainda não chegaram ao destino final: o cliente. Controlar esse estoque é importante para manter a visibilidade da cadeia logística e evitar falhas no atendimento e, evidentemente, nas entregas.
Estoque obsoleto
Já o estoque obsoleto é formado por produtos que perderam utilidade ou valor de mercado, seja por mudanças na demanda, evolução tecnológica ou até mesmo vencimento do prazo de validade.
Esses itens ocupam espaço e geram custos sem trazer retorno financeiro, portanto, é recomendado que as empresas tenham políticas para identificar e reduzir esse estoque o quanto antes, seja por meio de promoções, doações ou descartes.
Quais são os métodos mais comuns de controle de estoque?
Existem diferentes métodos de gestão que podem ser aplicados sobre os estoques. Abaixo, vamos descobrir e entender mais sobre cada um.
Método do custo específico (ou do preço específico)
Utilizado para definir o custo de cada produto que está em estoque. Para isso, são avaliados os custos de aquisição, bem como o preço de venda.
Essa é uma das metodologias mais complexas da gestão de estoque porque requer o controle individual de cada item. Por isso, o indicado é que a indústria ou distribuidora o utilize apenas em mercadorias com pouca relevância e rotatividade.
Curva ABC
A curva ABC, também conhecida como Análise de Pareto, é utilizada para classificar os itens estocados pelo seu grau de importância. Nesse método, os produtos mais relevantes entram na categoria A, enquanto os de relevância média assumem a categoria B e os menos relevantes, a categoria C.
Para fazer essa classificação, é necessário que a empresa considere fatores como a quantidade de produtos vendidos, itens que geram mais receita e mercadorias que exigem mais gastos.
Desse modo, são divididos assim:
- Classe A: possuem maior valor em relação à venda/faturamento, mas não necessariamente a maior quantia em estoque. Representam 80% do faturamento e 20% do estoque;
- Classe B: possuem uma boa margem de lucro, mas não exigem uma gestão contínua por serem intermediários. Correspondem a 15% do faturamento e 30% do estoque;
- Classe C: possuem um valor de demanda e consumo baixo, por isso não entram na lista de prioridades da gestão. Representam 5% do faturamento e 50% do estoque.
Esse é um excelente método para economizar tempo na gestão dos produtos e reduzir a quantidade de estoque obsoleto.
Saiba mais sobre a Curva ABC no artigo “Como funciona a curva ABC: o que é, para que serve e como fazer”.
PEPS
PEPS, sigla para “Primeiro a Entrar Primeiro a Sair”, também conhecido como FIFO (First In, First Out), é uma metodologia que consiste em distribuir, vender ou usar os produtos que entraram primeiro no estoque.
Ela é muito interessante para melhorar a circulação de produtos e impedir que os itens mais antigos permaneçam no estoque ou fiquem obsoletos.
PVPS
PVPS, sigla para “Primeiro que Vence Primeiro que Sai”, também conhecido como FEFO (First Expire, First Out), é o método de gestão que considera o prazo de validade dos produtos, ou seja, aqueles que estão prestes a vencer, têm preferência na movimentação e entrega ao cliente.
Essa pode ser uma excelente opção para indústrias e distribuidoras que trabalham com produtos perecíveis (alimentos, bebidas e flores, por exemplo), porque ajuda a impedir que os itens armazenados percam prazos de validade.
UEPS
Já o UEPS, sigla para “Último a Entrar Primeiro a Sair”, conhecido também como LIFO (Last In, First Out), é o método que foca na distribuição, venda e no uso de produtos que entraram por último no estoque. Empresas que trabalham com itens de alta rotatividade, como peças e ferramentas, podem se beneficiar.
Custo médio
O custo médio, conhecido também como “média ponderada móvel”, é uma técnica de controle de estoque e precificação que consiste em definir um preço médio para os produtos com base no seu custo de aquisição.
Se a distribuidora adquiriu 50 itens em janeiro a um preço de R$ 500,00 e comprou mais 50 unidades do mesmo produto em fevereiro a um preço de R$ 700,00, por exemplo, ela deve multiplicar os valores de cada compra e dividir o total pelo número de itens já estocados e adquiridos.
| 1ª compra: 50 x R$ 500,00 = R$ 25.000,00 2ª compra: 50 x R$ 700,00 = R$ 35.000,00 R$ 35.000,00 + R$ 25.000,00 / 100 unidades = R$ 600,00 por produto |
Método do custo a preço de venda a varejo
O método do custo a preço de venda a varejo, por sua vez, é utilizado para chegar ao preço de venda do produto.
Aqui é necessário bastante cuidado e atenção porque a metodologia engloba diferentes aspectos para formação de preço, desde os custos de compra e despesas variáveis até a margem de contribuição — estimativa de lucro após vender os produtos e abater todos os custos e despesas variáveis.
Como fazer a gestão de estoque?
A gestão de estoque é complexa devido ao grande volume de informações com as quais o gestor trabalha acerca dos produtos. No entanto, é possível simplificar a prática a partir de algumas ações.
Coletar e listar os dados
A primeira coisa a fazer é realizar o levantamento de todos os materiais, insumos e mercadorias que compõem o estoque para saber o que a empresa possui e oferece aos clientes. Caso já tenha esses dados registrados em algum lugar, deve-se fazer a listagem mesmo assim para verificar se as informações apresentadas no documento batem e se é preciso acrescentar ou retirar algum produto.
Identificar os itens mais e menos relevantes
Após coletar e listar todos os dados, será preciso separar os itens por níveis de maior e menor relevância. Aqui, deve-se avaliar as solicitações de pedidos dos últimos seis meses — já que esse período oferece uma amostra confiável do comportamento de vendas e consumo — bem como os relatórios de compras.
Selecionar o método de gestão adequado
Assim que identificarmos os produtos mais e menos relevantes, devemos definir o método de gestão de estoque com base no tipo de itens estocados.
Por exemplo, para as mercadorias perecíveis ou com prazos de vencimento muito curtos, a melhor opção é o método FEFO, ou seja, priorizar a saída dos produtos que vencem primeiro. Para os itens com pouca demanda, o método UEPS pode ser mais interessante.
Definir regras e políticas de controle
Para garantir o sucesso na gestão de estoque, será preciso também estabelecer algumas regras e políticas de controle interno para eliminar a incidência de erros e o manuseio inadequado de produtos durante etapas de recebimento, armazenagem, separação e envio.
Aqui, temos algumas boas práticas que podem integrar essa política:
- Determinar regras de devolução, como prazos de retorno, condições de mercadoria e responsabilidades de custos.
- Manter o espaço físico sempre limpo e organizado.
- Investir em treinamentos e qualificação da equipe.
- Implementar um controle de qualidade.
Controlar entradas, saídas e giro de produtos
Feito isso, precisaremos também monitorar todas as movimentações de mercadorias, a fim de atualizar as informações, registrar a disponibilidade de cada item e evitar que a empresa passe por situações de desabastecimento ou estoque parado.
Para esse monitoramento, podemos recorrer à automatização de processos e sistemas de gestão integrados como o FoccoERP.
Fazer o planejamento de compras
Planejar as compras é outra etapa que precisa estar no radar do gestor, pois evita gastos desnecessários ao adquirir produtos. As compras novas ocorrem com base nos produtos que estão realmente em falta ou que já estão estocados.
Por exemplo, não tem sentido inserir no planejamento de compras os produtos com baixa demanda e que já têm o estoque mínimo. Logo, deve-se priorizar os itens que estão em falta ou que já estão abaixo do nível de reposição.
Realizar auditorias internas
A auditoria interna é uma prática de verificação periódica que realizamos para identificar gargalos e pontos de melhoria, e também para assegurar que as regras e políticas de controle relacionadas ao estoque estão sendo respeitadas.
Nessa iniciativa, que deve ser realizada periodicamente, de preferência a cada trimestre ou semestre, precisamos verificar o histórico de todos os inventários, os registros de movimentações de produtos, controles de entrada e saída, entre outras informações importantes.
Dicas para potencializar a gestão de estoque
Agora que já vimos o que é gestão de estoque, qual sua importância, quais os métodos de gestão mais utilizados e como fazer o controle, é hora de conferir algumas dicas valiosas que podem potencializar ainda mais a prática:
- Conte com uma equipe especializada: uma gestão de estoque eficiente demanda uma equipe especializada e que esteja envolvida em todas as operações. Mesmo que existam profissionais e empresas terceirizadas que oferecem esse tipo de serviço, o ideal é priorizar as pessoas que conhecem a rotina da empresa e sabem como ela funciona.
- Cuidado com a falta ou o excesso de itens no estoque: para impedir que ambas as situações ocorram, não se esqueça de definir um estoque mínimo e máximo para cada tipo de produto, ou seja, uma quantidade suficiente para atender as demandas.
- Faça inventários periódicos: o inventário assegura que as informações do estoque estejam corretas e atualizadas. O período para se fazer o inventário vai depender muito do tamanho do estoque e da disponibilidade da equipe, mas o ideal é realizá-lo de forma periódica, contando os itens de uma só vez.
- Tenha uma base de cadastro de itens padronizados: a padronização dos dados pode simplificar a conferência e a localização dos itens estocados. Por isso, tenha uma base de cadastros padrão para inserir a nomenclatura de produtos, definições de formatos, unidades de medidas, custo de aquisição, entre outros.
- Integre o setor de estoque com outras áreas: isso permite que as informações sobre novos produtos e pedidos sejam atualizadas automaticamente, melhorando a eficiência.
- Automatize a gestão do estoque: evite administrar o estoque manualmente. Utilize ferramentas tecnológicas para monitorar entradas e saídas, gerar relatórios e analisar indicadores, o que facilita a tomada de decisões e melhora o controle.
- Use tecnologias para reduzir erros: tecnologias como softwares de gestão ou ERPs aumentam a precisão e eficiência no controle de estoque, minimizando erros e otimizando a gestão de dados e decisões.
Qual é a melhor ferramenta para realizar a gestão de estoque?
A melhor ferramenta para realizar a gestão de estoque é aquela que cumpre o que se propõe a fazer e que certifica um controle holístico sobre tudo que envolve a cadeia logística da empresa.
Uma dessas ferramentas, inclusive, é o FoccoERP, um sistema robusto que possibilita:
- Agilizar e padronizar o cadastro de itens e de dados técnicos;
- Fazer o planejamento de compras e previsão de demandas;
- Gerar gráficos e relatórios visuais para facilitar a gestão e as decisões estratégicas;
- Realizar a rastreabilidade de itens;
- Cadastrar e monitorar entradas, saídas e giro de produtos;
- Planejar e controlar os processos para aumentar a produtividade da indústria e distribuidora.
Outro ponto de diferenciação que torna o FoccoERP a ferramenta ideal para controle de estoque: a empresa também tem acesso ao módulo WMS, que foi projetado para gerenciar as operações do armazém e controlar todas as expedições.
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