Cada vez mais, empresas de variados ramos vão em busca de soluções para atender seus clientes com toda a excelência que eles demandam, sem deixar de priorizar seus próprios interesses.

Distribuidoras são empresas que têm como foco principal a aquisição de produtos em larga escala, direto dos fabricantes. Para que suas operações funcionem, essas empresas dependem muito da capacidade de controlar e fazer um bom armazenamento de produtos.

A questão é que, como trabalham com um grande volume de itens, esses processos se revelam muito desafiadores, ainda mais se não existir um conhecimento completo sobre a gestão de estoque.

Pensando nisso, construímos esse material desmistificando tudo sobre o tema. O que é gestão de estoque, qual a sua importância, principais métodos e como realizar o controle, na prática. Também apresentamos dicas valiosas que podem potencializar ainda mais a administração dos itens armazenados.

Boa leitura!

O que é gestão de estoque?

A gestão de estoque é a atividade que consiste em controlar todos os produtos armazenados em uma loja, distribuidora ou fábrica. Seu principal objetivo é assegurar que a empresa tenha, à sua disposição, a quantidade de itens necessários para atender as demandas e manter a continuidade da cadeia de suprimentos.

Empresas que não possuem uma gestão de estoque eficiente podem enfrentar uma série de problemas, sendo os principais:

• Falta de produtos;
• Atrasos nas entregas;
• Desperdícios de itens;
• Perda de competitividade;
• Estoque obsoleto.

Qual a importância da gestão de estoque?

A gestão de estoque desempenha um papel muito importante para o bom funcionamento de um negócio, principalmente quando falamos em empresas de distribuição. Isso porque a prática impede que as distribuidoras sofram problemas relacionados ao excesso de estoque, por exemplo.

Ao contrário do que se pensa, ter um estoque muito volumoso não é uma opção interessante para as distribuidoras. O excesso de produtos pode ocasionar perdas financeiras devido aos prazos de vencimento, sazonalidade e até mudança de preferência do cliente. Além disso, a quantidade elevada de mercadorias exige cuidados e espaço físico para o armazenamento, o que pode resultar em custos extras.

Fora essas questões, a gestão de estoque também é importante porque ajuda distribuidoras a:

1- Manter as atividade produtivas em andamento

A indisponibilidade de produtos no estoque pode atrapalhar o andamento dos processos logísticos, ocasionando muitas vezes paradas nas linhas de produção dos clientes e atrasos nas entregas. Com a gestão, esses problemas não acontecem. A empresa tem acesso a informações atualizadas para não deixar faltar mercadorias, ou aceitar solicitações que não podem ser atendidas no momento.   

Por exemplo, imagine que um cliente solicitou o envio de 100 unidades, mas a distribuidora descobriu que possui apenas 90 itens disponíveis em estoque. Essa falta pode gerar transtorno nas fases de recebimento, seleção ou separação do pedido, bem como nas etapas envolvendo o transporte.

2- Gerar satisfação do cliente ao encontrar o produto na gôndola

Ao fazer a gestão de estoque, a distribuidora consegue manter uma quantidade mínima de produtos, o que significa que as gôndolas nunca mais ficarão vazias e faltando itens para atender a demanda. Esse fator contribui para a experiência do cliente e consumidor final, que fica cada vez mais satisfeito com os produtos e serviços, e mais propensos a fazer negociações no futuro.

3- Melhorar os resultados financeiros da empresa

Além de reduzir os custos de armazenagem e controlar a perda de produtos, a gestão de estoque também ajuda a distribuidora a conquistar um maior número de clientes recorrentes, que passam a gerar mais resultados financeiros e oportunidades para indicação.  

4- Proporcionar um importante diferencial competitivo

Redução de custos, maior eficiência operacional, otimização nas entregas, melhor atendimento. Esses diferenciais competitivos contribuem para a empresa se tornar uma referência no seu nicho e, consequentemente, assumir a primeira posição em uma decisão de compra do cliente.

LEIA TAMBÉM | Centro de Distribuição: o que é, para que serve e como organizar?

Quais são os principais métodos de gestão de estoque?

Existem diferentes métodos de gestão de estoque que podem ser aplicados por uma distribuidora. Os principais são: método do custo específico (ou do preço específico), curva ABC, PEPS, UEPS, custo médio e método do custo a preço de venda a varejo.

Abaixo veja mais detalhes sobre cada tipo:

Método do custo específico (ou do preço específico)

Esse método de gestão é utilizado para definir o custo de aquisição de cada produto que está em estoque. Para isso são avaliados os custos de aquisição, bem como o preço de venda.

Trata-se de uma metodologia mais complexa porque requer o controle individual de cada item, por isso o indicado é que a distribuidora o utilize, caso desejar, apenas em mercadorias com pouca relevância e rotatividade.  

Curva ABC

A curva ABC, também conhecida como Análise de Pareto, é uma ferramenta utilizada para classificar os itens estocados pelo seu grau de importância. É excelente para economizar tempo na gestão dos produtos e reduzir a quantidade de estoque obsoleto.

Nesse método, os itens mais relevantes entram na categoria A, enquanto os de relevância média assumem a categoria B e os menos relevantes, a categoria C. Para fazer essa classificação, é necessário que a distribuidora considere fatores como: quantidade de produtos vendidos, itens que geram mais receita e mercadorias que exigem mais gastos.

• Classe A: possuem maior valor em relação à venda/faturamento, mas não necessariamente a maior quantia em estoque. Representam 80% do faturamento e 20% do estoque;
• Classe B: possuem uma boa margem de lucro, mas não exigem uma gestão contínua por serem intermediários. Correspondem a 15% do faturamento e 30% do estoque;
• Classe C: possuem um valor de demanda e consumo baixo, por isso não entram na lista de prioridades da gestão. Representam 5% do faturamento e 50% do estoque.

Você pode saber mais sobre Curva ABC no artigo “Como funciona a curva ABC: o que é, para que serve e como fazer”

PEPS

PEPS, sigla para “Primeiro a Entrar Primeiro a Sair” — também conhecido como FIFO (First In, First Out) —, é um método que consiste em distribuir, vender ou usar os produtos que entraram primeiro no estoque.

Essa metodologia é muito interessante para melhorar a circulação de produtos, impedindo que os itens mais antigos permaneçam no estoque ou fiquem obsoletos.

PVPS

PVPS, sigla para “Primeiro que Vence Primeiro que Sai” — também conhecido como FEFO (First Expire, First Out) —, é o método de gestão que considera o prazo de validade dos produtos. Ou seja, aqueles que estão prestes a vencer, têm preferência na movimentação e entrega ao cliente.

Pode ser uma excelente opção quando a distribuidora trabalha com produtos perecíveis (alimentos, bebidas e flores, por exemplo) porque ajuda a impedir que os itens armazenados percam prazos de validade e isso resulte em prejuízos.

UEPS

Já o UEPS, sigla para “Último a Entrar Primeiro a Sair”, — conhecido também como LIFO (Last In, First Out)—, é o método de gestão que foca na distribuição, venda e no uso de produtos que entraram por último no estoque.

É uma metodologia interessante caso a empresa tenha itens com alta rotatividade (peças e ferramentas, por exemplo) e deseje manter o seu estoque sempre atualizado.  

Custo médio

O custo médio, conhecido também como “média ponderada móvel”, é uma técnica de controle de estoque e precificação que consiste em definir um preço médio para os produtos com base no seu custo de aquisição. Abaixo preparamos um exemplo que pode tornar a explicação mais simples.

Se a distribuidora adquiriu 50 itens em janeiro a um preço de R$ 500,00 e comprou mais 50 unidades do mesmo produto em fevereiro a um preço de R$ 700,00, ela deve multiplicar os valores de cada compra e dividir o total pelo número de itens já estocados e adquiridos.

1ª compra: 50 x R$ 500,00 = R$ 25.000,00 2ª compra: 50 x R$ 700,00 = R$ 35.000,00   R$ 35.000,00 + R$ 25.000,00 / 100 unidades = R$ 600,00 por produto

Método do custo a preço de venda a varejo

O método do custo a preço de venda a varejo é utilizado para chegar ao preço de venda do produto. Aqui é necessário bastante cuidado e atenção porque a metodologia engloba diferentes aspectos para formação de preço, desde os custos de aquisição e despesas variáveis até a margem de contribuição (estimativa de lucro após vender os produtos e abater todos os custos e despesas variáveis).

Como realizar uma gestão de estoque com eficiência?    

A gestão de estoque é considerada complexa devido ao grande volume de informações sobre os produtos. Mas se o profissional responsável seguir as etapas abaixo, a prática pode se tornar simples e fácil de ser aplicada:

1- Levantamento das informações

• Quais itens estão armazenados no estoque?
• Quais são as unidades de cada tipo de produto?
• Qual é a finalidade dos itens?

A primeira coisa a fazer é realizar o levantamento de todos os materiais, insumos e mercadorias que compõem o estoque para saber o que a empresa possui e oferece aos clientes. Caso já tenha esses dados registrados em algum lugar, deve-se fazer a listagem mesmo assim para verificar se as informações apresentadas no documento batem, e se é preciso acrescentar ou retirar algum produto.

2- Seleção dos itens mais e menos relevantes

Após levantar todas as informações sobre os produtos estocados, é preciso separar os itens com mais e menos relevância para a empresa. Aqui, deve-se avaliar as solicitações de pedidos dos últimos seis meses, bem como os relatórios de compras, ou então aplicar o método de curva ABC.

3- Método de gestão

Assim que identificar os produtos mais e menos relevantes, é necessário definir o método de gestão de estoque com base no tipo de itens estocados. Por exemplo, para as mercadorias perecíveis ou com prazos de vencimentos muito curtos, talvez a melhor opção seja o método FEFO. Para os itens com pouca demanda, o método UEPS pode ser o mais interessante.

4- Regras e políticas de controle

Para garantir que todos os times contribuam com a gestão de estoque, é preciso também estabelecer algumas regras e políticas de controle interno. Isso vai ajudar a empresa a eliminar a incidência de erros nas informações, bem como o manuseio inadequado de produtos durante etapas de recebimento, armazenagem, separação e envio.

Exemplos de boas práticas:

• Determinar políticas de devolução;
• Manter o espaço físico sempre limpo;
• Investir em treinamentos e qualificação da equipe;
• Implementar um controle de qualidade.

5- Controle de entradas, saídas e giro de produtos

Após definir as políticas de controle, é preciso monitorar todas as movimentações de mercadorias. Isso inclui as entradas e saídas, bem como o giro interno dos produtos. Esse acompanhamento é importante para atualizar as informações, registrar a disponibilidade de cada item, e evitar que a empresa passe por situações de desabastecimento ou estoque parado.

6- Planejamento de compras

Planejar as compras também é importante na gestão de estoque, uma vez que consiste em adquirir produtos novos com base naqueles que estão em falta ou que já estão estocados.

Por exemplo, não têm sentido inserir no planejamento de compras os produtos com baixa demanda e que já têm o estoque mínimo. Deve-se priorizar os itens que estão em falta ou já estão abaixo do mínimo, geram maior retorno financeiro e não exigem muito custo de armazenagem.

7- Auditoria interna

Ainda que todos os processos estejam funcionando corretamente, é importante que se realize auditorias internas para identificar gargalos e pontos de melhoria. Também, para assegurar que as regras e políticas de controle relacionadas ao estoque estão sendo respeitadas por todos os integrantes.

Nessa operação, deve-se verificar o histórico de todos os inventários, os registros de movimentações de produtos, controles de entrada e saída, entre outros documentos.  

Dicas para potencializar a gestão de estoque

Agora que já vimos o que é gestão de estoque, qual sua importância, quais os métodos de gestão mais utilizados e como fazer o controle, é hora de conferir algumas dicas valiosas que podem potencializar ainda mais a prática.

Conte com uma equipe especializada

Uma gestão de estoque eficiente demanda uma equipe especializada e que esteja envolvida em todas as operações da distribuidora. Mesmo que existam profissionais e empresas terceirizadas que oferecem esse tipo de serviço, o ideal é priorizar as pessoas que conhecem a rotina da empresa e sabem como ela funciona.

Cuidado com a falta ou o excesso de itens no estoque

A falta de produtos, bem como o excesso de mercadorias no estoque é um problema. Para impedir que ambas as situações ocorram, não se esqueça de definir um estoque mínimo e máximo para cada tipo de produto, ou seja, uma quantidade suficiente para atender as demandas.

Faça inventários periódicos

O inventário consiste em contar todos os produtos que estão no estoque. Seu objetivo é assegurar que as informações digitadas em planilha ou sistema estão corretas e atualizadas, e que correspondem com a realidade da empresa.

O período para se fazer o inventário vai depender muito do tamanho do estoque e da disponibilidade da equipe, mas o ideal é que a distribuidora sempre o faça de forma periódica, contando os itens de uma só vez.

Tenha uma base de cadastro de itens padronizados

A padronização dos dados pode simplificar a conferência e a localização dos itens estocados. Assim sendo, tenha uma base de cadastros padrão que possui colunas específicas para inserir a nomenclatura de produtos, definições de formatos, unidades de medidas, custo de aquisição, entre outros.

Integre o setor de estoque com outras áreas

Outra dica valiosa para garantir uma gestão de estoque eficiente é integrar o setor com as outras áreas da empresa. Assim, quando o setor de compras adquirir novos produtos ou o comercial computar novos pedidos, as informações relacionadas aos itens serão atualizadas de forma automática.

Não faça a administração do estoque manualmente

Ainda que o inventário de produtos seja feito manualmente, isso não significa que a gestão de todos o estoque deva ser realizada dessa forma. É preciso contar com o apoio de ferramentas para automatizar as tarefas de monitoramento de entradas e saídas, emissão de relatórios e análise de gráficos e indicadores.

Processos manuais limitam a visão do gestor. Com o apoio de ferramentas certas, é possível otimizar processos e a tomada de decisão.

Use tecnologias para reduzir erros

A gestão de estoque é uma atividade que demanda muito cuidado e atenção. Justamente por esse motivo, faz-se necessário o uso de tecnologias para garantir um gerenciamento mais preciso e livre de erros.

Exemplos de soluções são softwares de gestão para distribuidoras ou ERPs, que ajudam na centralização e padronização de dados e oferecem recursos interessantes para otimizar o controle de estoque e a tomada de decisão.

Como o FoccoERP pode auxiliar sua distribuidora na gestão de estoque?

O FoccoERP é o sistema que auxilia a distribuidora em diversas atividades, inclusive na gestão de estoque. Por meio da plataforma é possível:

• Garantir agilidade e padronização no cadastro de itens e de dados técnicos;
• Fazer o planejamento de compras e previsão de demandas;
• Gerar gráficos e relatórios para atender às necessidades gerenciais da empresa e facilitar as decisões estratégicas;
• Realizar a rastreabilidade de itens;
• Cadastrar e monitorar entradas, saídas e giro de produtos;
• Planejar e controlar os processos para aumentar a produtividade da distribuidora.

Além de otimizar diferentes processos, com o FoccoERP a empresa de distribuição também tem acesso ao módulo WMS, projetado para gerenciar as operações do armazém e controlar as expedições.

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