Depois dos colaboradores, é correto admitir que a gestão da informação é um dos recursos mais valiosos que uma indústria tem. Não é por acaso que as organizações investem pesado para garantir que informações estratégicas, como fórmulas de produtos e projetos em andamento, não caiam nas mãos da concorrência.
Mas, afinal de contas, o que é o gerenciamento de informações no âmbito empresarial? E, sobretudo, como ele pode ajudar no crescimento da sua marca? Neste artigo, vamos explicar como utilizar a gestão dos dados para propiciar o sucesso dos seus negócios e muito mais.
Continue lendo este texto e descubra, em alguns passos, como fazer isso da melhor forma possível!
O que é gestão da informação e qual sua importância?
Em poucas palavras, pode-se dizer que a gestão da informação é um grupo de atividades praticadas pela empresa: o mapeamento de fluxos, bem como a forma de coletar, armazenar, analisar, filtrar e divulgar informações.
O contexto desses dados inclui todos os sistemas necessários para fazer a companhia realizar suas atividades de rotina: documentos físicos (contratos, notas fiscais, livros contábeis) e documentos eletrônicos (arquivos XML, planilhas, textos).
Se bem utilizada, a gestão da informação garante a melhoria das obrigações empresariais, pois simplifica a tomada de decisão e eleva o índice de sucesso na elaboração e aplicação de projetos.
Como otimizar a gestão da informação empresarial?
Para que seu negócio obtenha sucesso, é necessário usufruir ao máximo do que a tecnologia pode disponibilizar. Isso significa que você precisa investir em sistemas ou softwares integrados e que permitam o acesso aos dados em tempo real.
Assim, você terá em mãos tudo o que há de mais relevante antes de decidir o que precisa ser feito para automatizar processos e fazer melhorias.
Organize as informações
A disciplina é essencial para obter produtividade. Se você coletar os dados necessários para otimizar suas tarefas, mas não organizá-los e trabalhá-los, dificilmente contará com os benefícios da informação.
Após coletar os informes gerados, a análise e organização são estágios cruciais para que seja possível lidar com os dados obtidos e relacioná-los com períodos anteriores. Tudo isso a fim de monitorar os avanços de sua operação.
Otimize os processos
Processo é tudo aquilo que a companhia realiza continuamente. Isso significa que, se eles não forem enxutos, você pode desperdiçar muito tempo e dinheiro.
Para fazer essa otimização, basta seguir alguns passos:
- sistematize tudo o que for possível;
- descarte tudo o que é irrelevante;
- padronize o que é contínuo e constante;
- reconsidere o fluxo das tarefas e coloque-as em ordem de importância;
- preze pela segurança dos dados;
- reduza o número de responsáveis para finalizar o processo e envolva-os para reavaliar os fluxos.
Dê atenção à comunicação interna
A informação só terá todo o seu potencial se os profissionais tiverem acesso fácil a ela, a fim de alcançar os resultados almejados pela companhia.
Para isso, invista em comunicação. Aplique a gestão à vista — compartilhamento de dados e informações entre os colaboradores de uma empresa, como normas, metas, objetivos e resultados —, fixando tais indicadores em locais estratégicos.
Quais os benefícios da tecnologia para a gestão da informação?
Após entender como é feito esse tipo de gerenciamento, vamos conhecer os benefícios dessa prática.
Redução de custos
Com o apoio de um bom programa de gestão, é possível observar os custos de manutenção e produção, aperfeiçoando processos que consomem muito tempo dos colaboradores.
Essa melhoria se dá a menores custos por meio de um software ERP industrial na nuvem, por exemplo.
Maior controle de dados
A gestão da informação também elimina tarefas repetitivas, graças à automatização por meio de recursos digitais. Através deles. os dados são compartilhados instantaneamente com todos os envolvidos, o que evita a duplicidade de dados, agiliza as atividades e melhora a execução das tarefas.
Inovação empresarial
Com a gestão da informação, o ambiente empresarial se torna um local onde os dados podem ser facilmente examinados e anexados ao planejamento. Isso permite uma nova percepção da empresa e de seus propósitos.
Assim, viabiliza-se a criação de estratégias competitivas para vencer a concorrência e conquistar uma fatia maior de mercado.
Aumento de produtividade
A implementação de tecnologias melhora o fluxo da troca de informações e todos os processos organizacionais. Consequentemente, a gestão da informação eleva a produtividade dos times. Além disso, esse gerenciamento possibilita o melhor aproveitamento dos recursos humanos conforme as estratégias do negócio. Assim, os colaboradores atuam com maior eficiência e a empresa se torna mais ágil.
Segurança de dados
Um dos principais objetivos da gestão de informação é a segurança dos dados empresariais. Eles ficarão acessíveis para os usuários autorizados sempre que for necessário.
As tecnologias melhoram a infraestrutura de Tecnologia da Informação (TI) e tornam os negócios mais seguros. É o caso dos sistemas que aplicam padrões de senha mais fortes e registram todos os detalhes de cada acesso.
Otimização da comunicação
O fluxo da comunicação interna e externa da empresa é otimizado pela gestão da informação. Isso porque os integrantes das equipes conseguem trocar mensagens com segurança em todos os momentos. Assim, as interações se tornam mais confiáveis.
Além disso, as soluções tecnológicas facilitam a troca de ideias entre colaboradores e aumentam a mobilidade no acesso aos dados. Dessa forma, tempo de resposta é otimizado.
Melhor satisfação do cliente
A satisfação dos clientes também faz parte do foco da gestão das informações. Isso porque os consumidores desejam ter ótimas experiências de compras e a leitura de dados possibilita a oferta de um atendimento excelente.
A tecnologia pode servir para melhorar o conhecimento sobre o perfil da clientela, ou mesmo otimizar os pontos estratégicos para entregar os produtos.
O que você precisa para elaborar uma política de gestão de informação?
A criação de uma política de gestão da informação é muito fácil se os responsáveis souberem de que modo iniciar. Os gestores precisam estar sempre atentos a vários fatores para criar os fluxos de rotinas, garantir a integridade e a disponibilidade das informações internas para os colaboradores certos.
Veja a seguir o que é preciso para ter sucesso nesse ponto!
Uso da tecnologia como aliada
Utilize as tecnologias como aliadas, assim como soluções de TI que auxiliam os colaboradores em suas tarefas e experiências. Adote ferramentas que tenham recursos de segurança e que permitam a edição, a visualização e o compartilhamento das informações. Lembre que os recursos tecnológicos devem ser apropriados para manter os registros disponíveis.
Integração de sistemas
A integração dos sistemas faz com que o ambiente de TI se torne mais seguro. Dessa forma, os dados poderão ser partilhados em ambientes variados sem a ocorrência de erros ou falhas. Em virtude disso, o gerenciamento das atividades de segurança é simplificado.
Por isso, conte com uma equipe preparada para a promoção das práticas relacionadas aos cuidados com as informações.
Definição de regras de acesso
Defina as regras de acesso para conseguir controlar de forma precisa quem poderá visualizar os registros físicos ou virtuais.
Caso você tenha percebido que alguns colaboradores deixam documentos fora do local ideal, modificam a localização de arquivos ou baixam programas estranhos nos computadores, invista em um controle mais eficiente. Aplique medidas físicas, portas de segurança, cartões de identificação etc.
Atenção à integridade de dados
É relevante monitorar as informações para que estejam sempre disponíveis e sem impactos negativos em sua integridade. A gestão da informação automatiza e agiliza os processos possibilitando a aplicação de outras práticas de gerenciamento, prevenção e correção de falhas, análise e manutenção de equipamentos, entre outros.
Organização de dados
A gestão da informação tem como foco a organização dos dados. Estruture as políticas internas para que a identificação, análise e alteração das informações sejam realizadas da melhor maneira possível. Assim o negócio contará com fatores estratégicos que maximizam a competitividade e melhoram os resultados.
Enfim, agora você já sabe qual a importância e como otimizar a gestão da informação empresarial! Esperamos que após conferir este conteúdo você tenha compreendido como melhorar o gerenciamento dos dados da sua empresa. Para isso, basta considerar as dicas e recomendações mencionadas acima. Assim, seus processos serão agilizados, tornando tudo mais dinâmico e eficiente.
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