Você sabe o que é gestão de projetos e por que deve aplicá-la em seu negócio? Basicamente, ela determina o fracasso ou o sucesso de novas atividades de uma empresa!
A partir dessa prática, empresas conseguem ser capazes de direcionar esforços para um mesmo caminho, garantindo que as equipes realizem as ações corretamente e concluam todas as etapas do que foi pensado.
Neste guia completo, explicamos o que é gestão de projeto, desde o conceito, importância, benefícios até a sua aplicabilidade. Boa leitura!
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é a prática responsável por assegurar que todas as etapas do projeto sejam realizadas conforme o plano. Nesse controle, são utilizadas ferramentas, técnicas e metodologias que ajudam o profissional a manter as atividades organizadas e em ordem.
Para que serve a gestão de projetos?
Não dá para entender o que é gestão de projetos de verdade sem saber para o que ela serve. Suas funções incluem a organização, prazos, custos e qualidade do projeto. Além disso, a prática permite acompanhar o progresso, identificar riscos, corrigir desvios e tomar decisões mais certeiras ao longo da execução. Assim, aumentam as chances de sucesso e há redução de falhas ou desperdícios.
Qual é a importância da gestão de projetos para as empresas?
A gestão de projetos proporciona maior clareza, foco e melhor uso dos recursos, evitando desperdício. Ela permite maior controle dos riscos e incertezas, por meio de etapas bem definidas, prazos e responsabilidades claras.
Além disso, melhora a tomada de decisões estratégicas, com visão holística das operações, fortalece a comunicação interna, aumenta o engajamento das equipes e acelera a produtividade. Ainda, contribui para que a empresa se adapte rapidamente às mudanças do mercado.
Como é o ciclo de vida de um projeto?
O ciclo de vida de um projeto pode ser preditivo ou adaptativo. O tipo vai depender muito do projeto que será realizado, urgência de entrega e equipe disponível para realizar as etapas.
Ciclo de vida preditivo
Trata-se de um modelo mais rígido, com escopo definido desde o início. Mudanças só são feitas mediante solicitação e aprovação do gestor ou stakeholders. Ideal para projetos estáveis e com pouca margem para alterações.
Ciclo de vida adaptativo
Mais flexível e ágil, começa sem um escopo totalmente definido, que vai sendo ajustado conforme o projeto evolui. Permite adaptações rápidas diante de novas demandas ou mudanças no projeto.
Quais são os tipos de gestão de projetos?
Existem várias abordagens diferentes que podem ser aplicadas na gestão de projetos. São elas:
Gestão de projeto ágil
A gestão de projetos ágil é uma abordagem que direciona o olhar para o desenvolvimento por etapas. Ou seja, em vez de esperar a conclusão do projeto, o gestor acompanha cada fase à medida que ela é concluída.
Os benefícios dessa abordagem são: otimização do fluxo de trabalho, aprimoramento de processos internos, estímulo ao engajamento da equipe e flexibilidade para se ajustar às mudanças.
Modelo em cascata
O modelo cascata é uma estratégia linear, onde o fluxo de trabalho segue uma ordem sequencial.
Nessa estrutura, as atividades do projeto se apoiam mutuamente para progredirem etapa por etapa. As vantagens dessa abordagem são: simplificar o gerenciamento, otimizar tempo de trabalho e garantir maior disciplina dos participantes.
Metodologia PRINCE2
A metodologia PRINCE2 (Projects In Controlled Environments) permite que o gestor acompanhe todos os aspectos vitais da execução de um projeto: princípios, temas, processos e o contexto do projeto.
A partir dessa abordagem são obtidos benefícios como: acesso a um método escalável, que se adapta a qualquer tipo de operação; maior reconhecimento sobre as responsabilidades; e melhoria na comunicação, uma vez que todos utilizam um mesmo vocabulário.
Método do caminho crítico (CPM)
A técnica do caminho crítico (Critical Path Method em inglês) é uma abordagem que mapeia as tarefas fundamentais do projeto, considerando a disponibilidade do cronograma da empresa.
Entre as razões pelas quais o gestor deve aderir o método, destacamos: otimização do planejamento futuro e redução na incidência de gargalos que podem atrapalhar o fluxo do projeto.
Técnica de avaliação e revisão de programas (PERT)
A técnica de avaliação e revisão de programas (PERT, em inglês) é uma ferramenta que desenha o cronograma de um projeto e detalha cada uma das tarefas envolvidas. Com essa abordagem, o gestor cria um caminho para:
- Obter aprovação da liderança sobre o planejamento e o cronograma;
- Comunicar os objetivos do projeto para todos os envolvidos;
- Representar visualmente detalhes complexos;
- Estimar com mais precisão o tempo necessário para concluir cada etapa.
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Quais são as principais metodologias de gestão de projetos?
Há diversas metodologias que costumam levar a resultados bastante ricos quando falamos sobre o que é gestão de projetos.
Scrum
Scrum é uma metodologia ágil, popular por sua abordagem flexível e colaborativa. Os projetos são divididos em ciclos curtos chamados sprints, com duração definida.
Em cada sprint, as equipes focam em tarefas prioritárias, promovendo entregas frequentes e feedbacks contínuos. A colaboração é reforçada por reuniões regulares, onde os profissionais compartilham avanços e desafios.
Gestão da qualidade
A gestão da qualidade foca na excelência e na satisfação do cliente, estabelecendo padrões rigorosos desde o início do projeto. Ela monitora continuamente o desempenho para garantir que produtos ou serviços atendam às expectativas. O processo identifica atividades críticas que impactam a qualidade e aplica práticas que assegurem o cumprimento desses padrões ao longo do projeto.
Kanban
O Kanban foca na visualização e no controle do fluxo de trabalho, com quadros de colunas que representam as etapas do processo.
As tarefas são movidas conforme avançam, oferecendo uma visão clara do que está em andamento, concluído ou pendente. Isso ajuda a identificar gargalos e otimizar o fluxo da equipe.
IPMA
A International Project Management Association (IPMA) adota uma abordagem baseada em competências. Ela reconhece que a capacidade para a gestão de projetos não se resume apenas ao conhecimento técnico, mas também às habilidades interpessoais e de liderança.
A IPMA enfatiza o desenvolvimento pessoal dos gerentes de projeto, incentivando a busca contínua de habilidades e aprimoramentos.
PMBOK
A estrutura do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) abrange áreas-chave, como escopo, custos, riscos, qualidade e comunicação. A abordagem é detalhada e sistemática, o que simplifica a orientação sobre processos específicos, entradas, ferramentas e técnicas.
Six Sigma
Baseado em métodos estatísticos e análise de dados, o Six Sigma visa identificar e eliminar variações que possam resultar em inconsistências. A abordagem utiliza a metodologia DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar) para aprimorar processos existentes e reduzir a variabilidade.
Project Model Canvas
O Project Model Canvas se concentra no planejamento estratégico. Ele oferece uma visão panorâmica das principais áreas do projeto, incluindo objetivos, stakeholders, recursos e riscos.
AFP – Adaptative Framework Project
O AFP é um framework que prioriza a flexibilidade e a adaptação às necessidades do projeto e da organização. Ele oferece diretrizes gerais que podem ser personalizadas e ajustadas para atender a requisitos únicos.
A abordagem permite que as equipes escolham as práticas e processos mais relevantes para a situação, permitindo que o gerenciamento seja adaptado conforme a evolução das necessidades e circunstâncias.
Zoop
A metodologia Zoop se destaca por combinar práticas ágeis com uma abordagem visual e colaborativa. Utiliza quadros visuais e ferramentas intuitivas para promover a comunicação eficaz entre as equipes, acompanhar o progresso das tarefas e identificar rapidamente possíveis desafios.
A ênfase na colaboração e na simplicidade faz do Zoop uma escolha interessante para aqueles que querem melhorar a eficiência e a clareza na gestão de projetos.
Gestão de projetos baseada em processos
Essa metodologia busca otimizar cada etapa do projeto, desde o planejamento até o encerramento, identificando práticas e fluxos de trabalho eficazes.
Ao seguir processos padronizados, as equipes podem reduzir o retrabalho, aumentar a consistência e melhorar a qualidade dos resultados.
Extreme Programming (XP)
O Extreme Programming (XP) é uma metodologia ágil que prioriza a qualidade e a colaboração entre as equipes.
Ela enfatiza práticas como aplicação de testes contínuos, onde as equipes podem testar a eficiência das tarefas desde o início, além da cultura de feedbacks que ajudam a manter a comunicação ativa e promover a melhoria contínua do projeto.
Extreme Project Management (XPM)
O Extreme Project Management (XPM) é uma abordagem voltada para projetos complexos e inovadores. Ele reconhece que projetos requerem uma abordagem mais adaptativa e flexível, e incentiva a experimentação, a colaboração e a abertura para lidar com as incertezas.
O foco é fazer com que as equipes se adaptem rapidamente a novas informações e requisitos.
TenStep
A metodologia TenStep oferece uma abordagem holística para a gestão de projetos. Ela abrange desde o planejamento até o encerramento das atividades, entregando uma estrutura completa para orientar as equipes em todas as etapas, além de trabalhar com processos, templates e boas práticas de gerenciamento.
MPMM
O Project Management Methodology (MPMM) é uma metodologia que oferece uma variedade de ferramentas e modelos que englobam desde o planejamento até o controle do projeto. Todas essas opções permitem que o gestor escolha a abordagem mais adequada com base nas necessidades atuais do projeto.
Methodware
O Methodware é uma abordagem que reconhece que cada projeto é único. Por isso, oferece um conjunto de metodologias que podem ser adaptadas conforme as características específicas do projeto.
Essa flexibilidade possibilita que os gestores escolham as práticas mais apropriadas para cada situação, garantindo uma abordagem adaptativa e eficaz.
Quais são as etapas da gestão de projetos?
Para executar a gestão de projetos, é necessário que os profissionais responsáveis respeitem alguns estágios. Acompanhe!
- Definição do projeto: é preciso identificar qual é o propósito da empresa e esclarecer o porquê desse projeto ser uma prioridade.
- Planejamento: deve-se organizar todas as etapas, além de selecionar os colaboradores mais aptos e preparados para realizá-las.
- Execução: é preciso colocar o planejamento em ação, garantindo que todas as partes interessadas saibam o que, como e por que fazer.
- Monitoramento: deve-se ainda acompanhar o progresso das etapas e colaboradores, a fim de identificar gargalos e pontos de melhoria. Aqui, são utilizados indicadores de desempenho (KPIs), métricas e relatórios.
- Encerramento: após a conclusão do projeto, é necessário ainda avaliar o que foi aprendido, quais dificuldades foram enfrentadas e como os processos podem ser aprimorados — para o caso de a empresa desejar aplicá-los futuramente.
Quais são os benefícios da gestão de projetos?
A gestão de projetos oferece mais controle sobre os processos internos da empresa. Isso ajuda a evitar gargalos e falhas que comprometem a execução e conclusão do planejamento.
Além disso, traz benefícios como:
- Cumprimento do cronograma, uma vez que, ao assegurar a execução correta das etapas, o gestor pode impedir ou dirimir impacto de atrasos e problemas técnicos.
- Monitoramento da lucratividade, já que a visão sobre as operações se torna abrangente e é possível avaliar como o progresso de cada etapa contribui para o aumento dos lucros.
- Riscos minimizados, pois o planejamento engloba todas as etapas que precisam ser concluídas, o que reduz a ocorrência de erros e divergências.
- Agilidade na tomada de decisões, uma vez que o gestor tem visibilidade real e atualizada a respeito de todos os processos.
- Maior engajamento do time, já que os integrantes reconhecem quais são suas incumbências, quais as responsabilidades dos outros e como cada operação influencia o sucesso da etapa subsequente.
- Maior satisfação do cliente, pois é assegurada a qualidade do produto ou serviço, além do cumprimento de prazos.
Quais são as áreas envolvidas na gestão de projetos?
Como envolve muitas ações, prazos e pessoas, a gestão de projetos exige do gestor um conhecimento amplo sobre algumas.
Gerenciamento da integração
Cria o termo de abertura, planeja o projeto e coordena a execução das etapas. Ainda, monitora os trabalhos, revisa solicitações de mudanças e garante o encerramento das atividades.
Gerenciamento do escopo
Define e documenta as necessidades das partes interessadas, faz a descrição detalhada do projeto, cria a subdivisão hierárquica do trabalho, verifica e controla o escopo.
Gerenciamento do cronograma
Estabelece prazos de entrega, define e ajusta atividades, estima a duração de etapas, controla o cronograma e garante o cumprimento dos prazos. O método Just In Time, por exemplo, é ótimo para otimizar custos e produtividade.
Gerenciamento dos custos
Estima os recursos necessários para execução do projeto, estabelece um valor máximo a ser implementado e controla o orçamento conforme o projeto avança.
Gerenciamento da qualidade
Identifica os requisitos e padrões de qualidade, aplica auditorias para assegurar os requisitos, monitora as operações e os resultados das atividades de qualidade, além de apontar melhorias necessárias.
Gerenciamento dos recursos humanos
Identifica funções, responsabilidades e pessoas para executar as atividades e mobilizar as equipes dos projetos. Além disso, melhora as competências dos times a partir de treinamentos e acompanha o desempenho e performance de todos os participantes.
Gerenciamento das comunicações
Aponta todas as partes interessadas do projeto, planeja e define abordagens de comunicação, distribui as informações, gerencia as expectativas, coleta e distribui dados sobre o desempenho.
Gerenciamento dos riscos
Identifica os riscos envolvidos no projeto, elabora planos de ação para resolver ou mitigar eventos negativos, monitora os riscos, maximiza a exposição a eventos positivos e analisa os riscos.
Gerenciamento das aquisições
Documenta as compras para o projeto, seleciona fornecedores, monitora contratos e finaliza as aquisições após encerramento do projeto.
Gerenciamento dos stakeholders
Identifica as partes interessadas no projeto e cria estratégias para engajamento. Também monitora a comunicação entre os envolvidos e acompanha o relacionamento dos stakeholders de modo a garantir um ambiente harmonioso.
O que faz um profissional de gestão de projetos?
O profissional de gestão de projetos é responsável por planejar e organizar as etapas de um projeto, definindo prazos, recursos, custos e escopo. Para tanto, utiliza metodologias específicas para garantir que o projeto seja executado de forma eficiente, dentro do cronograma e do orçamento estabelecidos.
Além disso, ele atua na gestão da equipe, na comunicação entre as partes interessadas e no monitoramento de indicadores de desempenho. É sua função identificar riscos, propor soluções e adaptar o planejamento sempre que necessário para alcançar os objetivos do projeto com qualidade.
Como fazer gestão de projetos?
Agora que já vimos tudo que é preciso saber sobre a parte teórica da gestão de projetos, vamos à prática!
Escolha uma metodologia de gestão de projetos
Selecione a metodologia que fará mais sentido ao projeto que sua empresa pretende trabalhar e estude sobre o método para que sua aplicação seja feita corretamente.
Monitore os indicadores do projeto
Os indicadores medem a performance das ações e revelam se o projeto está ou não com um bom desempenho. Quais KPIs você utilizará para monitorar os trabalhadores e os resultados? De quanto em quanto tempo será feito esse monitoramento?
Faça revisões no planejamento quando necessário
A empresa dificilmente vai elaborar um planejamento perfeito. Por isso, faça revisões periódicas para aplicar ajustes e melhorias. Ficar preso a métodos fixos pode limitar o avanço do projeto.
Invista em profissionais qualificados
Para que as ações sejam realizadas corretamente e o projeto seja um sucesso, você vai precisar de profissionais envolvidos e preparados. Por isso, selecione quem tem conhecimento teórico e prático, além de comprometimento.
Utilize um software de gestão de projetos
Os projetos devem ser executados com gerenciamento adequado para colher bons resultados antes, durante e após a sua realização. Um software de gestão de projeto permite simplificar a prática e diminuir a incidência de erros relacionados no controle das operações.
Como vimos, investir na gestão de projetos é essencial para transformar ideias em resultados concretos com mais eficiência, controle e qualidade. E para garantir ainda mais resultados, considere otimizar o gerenciamento da empresa com um software de gestão, como o FoccoERP.
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