Toda empresa tem planos de iniciar um programa ou atividade novos eventualmente, mas o que determina o fracasso ou o sucesso? A resposta é simples: a gestão de projetos!

A partir dessa prática, empresas conseguem ser capazes de direcionar esforços para um mesmo caminho, garantindo que as equipes realizem as ações corretamente e concluam todas as etapas do que foi pensado.

Neste guia completo mostramos tudo que é preciso saber sobre essa área da gestão: desde o conceito, importância, benefícios, até sua aplicabilidade. Boa leitura!

Primeiramente, o que é um projeto?

O projeto nada mais é do que uma sequência de ações que visa a construção de algo novo. Temos como exemplos a edificação de um prédio comercial, desenvolvimento de um software, publicação de um livro e uma pesquisa, entre outros.

Para que seja concluído com sucesso, é necessário que cada uma de suas etapas seja realizada conforme o planejado. Se uma sofrer atrasos ou enfrentar problemas durante a execução, a qualidade do projeto pode ficar comprometida, bem como o prazo de entrega.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é a prática responsável por assegurar que todas as etapas do projeto sejam realizadas conforme o plano. Nesse controle são utilizadas ferramentas, técnicas e metodologias que ajudam o profissional a manter as atividades organizadas e em ordem. 

Para executá-la, é necessário que os profissionais responsáveis respeitem os seguintes estágios:

• Definição do projeto: é preciso identificar qual é o propósito da empresa e esclarecer o porquê desse projeto ser uma prioridade;
• Planejamento: deve-se organizar todas as etapas, além de selecionar os colaboradores mais aptos e preparados a realizá-las;
• Execução: é preciso colocar o planejamento em ação, garantindo que todas as partes interessadas saibam o que, como e porque fazer;
• Monitoramento: deve-se ainda acompanhar o progresso das etapas e colaboradores, a fim de identificar gargalos e pontos de melhoria. Aqui, são utilizados indicadores de desempenho (KPIs), métricas e relatórios;
• Encerramento: após a conclusão do projeto, é necessário ainda avaliar o que foi aprendido, quais dificuldades foram enfrentadas e como os processos podem ser aprimorados – para o caso de a empresa desejar aplicá-los futuramente.

Quem faz a gestão de projetos?

A pessoa encarregada é o próprio gestor de projetos. Ele fica responsável por fazer o planejamento, acompanhar o progresso dos times e apontar as melhorias necessárias. 

E não só isso: esse profissional também deve avaliar os resultados finais para indicar quais foram os ganhos e as perdas.

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Quais são os benefícios da gestão de projetos?

O grande benefício da gestão de projetos é que a empresa passa a obter mais controle sobre seus processos internos. Isso, por sua vez, ajuda a impedir a incidência de gargalos e potenciais falhas que podem prejudicar a execução e a conclusão do que foi planejado.

Fora isso, vale dizer que o gerenciamento proporciona outras vantagens interessantes, como:

• Cumprimento do cronograma, uma vez que, ao assegurar a execução correta das etapas, o gestor pode impedir ou dirimir impacto de atrasos e problemas técnicos.
• Monitoramento da lucratividade, já que a visão sobre as operações se torna abrangente e é possível avaliar como o progresso de cada etapa contribui para o aumento dos lucros.
• Riscos minimizados, pois o planejamento engloba todas as etapas que precisam ser concluídas, o que reduz a ocorrência de erros e divergências.
• Agilidade na tomada de decisões, uma vez que o gestor tem visibilidade real e atualizada a respeito de todos os processos.
• Maior engajamento do time, já que os integrantes reconhecem quais são suas incumbências, quais as responsabilidades dos outros e como cada operação influencia o sucesso da etapa subsequente.
• Maior satisfação do cliente, pois é assegurada a qualidade do produto ou serviço, além do cumprimento de prazos.

Quais são os tipos de gestão de projetos?

Existem várias abordagens diferentes que podem ser aplicadas na gestão de projetos. São elas:  

Gestão de projeto ágil

A gestão de projetos ágil é uma abordagem que direciona o olhar para o desenvolvimento por etapas. Ou seja, em vez de esperar a conclusão do projeto, o gestor acompanha cada fase à medida que ela é concluída. 

Os benefícios dessa abordagem são: otimização do fluxo de trabalho, aprimoramento de processos internos, estímulo ao engajamento da equipe e flexibilidade para se ajustar às mudanças. 

Modelo em cascata

O modelo cascata é uma estratégia linear, onde o fluxo de trabalho segue uma ordem sequencial. 

Nessa estrutura, as atividades do projeto se apoiam mutuamente para progredirem etapa por etapa. As vantagens dessa abordagem são: simplificar o gerenciamento, otimizar tempo de trabalho e garantir maior disciplina dos participantes. 

Metodologia PRINCE2

A metodologia PRINCE2 (Projects In Controlled Environments) permite que o gestor acompanhe todos os aspectos vitais da execução de um projeto: princípios, temas, processos e o contexto do projeto. 

A partir dessa abordagem são obtidos benefícios como: acesso a um método escalável, que se adapta a qualquer tipo de operação; maior reconhecimento sobre as responsabilidades; e melhoria na comunicação, uma vez que todos utilizam um mesmo vocabulário.

Método do caminho crítico (CPM)

A técnica do caminho crítico (Critical Path Method em inglês) é uma abordagem que mapeia as tarefas fundamentais do projeto, considerando a disponibilidade do cronograma da empresa. 

Entre as razões pelas quais o gestor deve aderir o método, destacamos: otimização do planejamento futuro e redução na incidência de gargalos que podem atrapalhar o fluxo do projeto.

Técnica de avaliação e revisão de programas (PERT)

A técnica de avaliação e revisão de programas (PERT, em inglês) é uma ferramenta que desenha o cronograma de um projeto e detalha cada uma das tarefas envolvidas. Com essa abordagem, o gestor cria um caminho para:

• Obter aprovação da liderança sobre o planejamento e o cronograma;
• Comunicar os objetivos do projeto para todos os envolvidos;
• Representar visualmente detalhes complexos;
• Estimar com mais precisão o tempo necessário para concluir cada etapa.

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Quais são as principais metodologias de gestão de projetos?

Há diversas metodologias que costumam levar a resultados bastante ricos quando falamos de gestão de projetos. Abaixo, seguem listadas algumas das principais:

Scrum

O Scrum se coloca como uma das metodologias ágeis mais populares. Isso acontece por conta de sua abordagem flexível e colaborativa. Nele, os projetos são divididos em ciclos chamados de “sprints”, cada um com uma duração definida. 

Durante cada sprint, as equipes trabalham em tarefas específicas definidas de acordo com o seu grau de prioridade. Isso permite entregas frequentes e feedbacks contínuos. A colaboração entre os profissionais ocorre a partir de reuniões semanais, onde todos compartilham progressos e obstáculos.

Gestão da qualidade

A gestão da qualidade é uma abordagem que coloca a excelência e a satisfação do cliente no centro. Ela se concentra em estabelecer padrões rigorosos desde o início do projeto e em monitorar continuamente o desempenho para assegurar que produtos ou serviços atendam às expectativas. 

A metodologia envolve a identificação de processos e atividades críticas que afetam a qualidade e a implementação de práticas para garantir que os padrões sejam cumpridos.

IPMA

A International Project Management Association (IPMA) adota uma abordagem baseada em competências. Ela reconhece que a capacidade para a gestão de projetos não se resume apenas ao conhecimento técnico, mas também às habilidades interpessoais e de liderança. 

A IPMA enfatiza o desenvolvimento pessoal dos gerentes de projeto, incentivando a busca contínua de habilidades e aprimoramentos. 

Kanban

O Kanban se concentra na visualização e no gerenciamento do fluxo de trabalho. Ele utiliza quadros visuais com colunas que representam os estágios do processo e as tarefas são movidas de uma coluna para outra à medida que progridem. 

É interessante porque oferece uma visão objetiva do que está em andamento, do que foi concluído e do que está pendente. Além disso, o Kanban permite encontrar gargalos e otimizar o fluxo de trabalho, uma vez que a equipe pode identificar rapidamente as áreas que precisam de mais atenção.

PMBOK

O Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) envolve um conjunto de padrões e melhores práticas para a gestão de projetos. Ele fornece uma estrutura que abrange áreas-chave, como escopo, custos, riscos, qualidade e comunicação. 

A abordagem é detalhada e sistemática, o que simplifica a orientação sobre processos específicos, entradas, ferramentas e técnicas. Ao seguir as diretrizes do PMBOK, o gestor aumenta a consistência e a eficácia em seu trabalho.

Six Sigma

O Six Sigma busca a excelência e a redução de defeitos. Baseado em métodos estatísticos e análise de dados, visa identificar e eliminar variações que possam resultar em inconsistências. 

A abordagem utiliza a metodologia DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar) para aprimorar processos existentes e reduzir a variabilidade. 

Ao adotar o Six Sigma, as equipes podem alcançar maior consistência, qualidade e eficiência em seus produtos ou serviços, proporcionando resultados que atendam ou superem as expectativas dos clientes.

AFP – Adaptative Framework Project

O AFP é um framework que prioriza a flexibilidade e a adaptação às necessidades do projeto e da organização. Ele oferece diretrizes gerais que podem ser personalizadas e ajustadas para atender a requisitos únicos. 

A abordagem permite que as equipes escolham as práticas e processos mais relevantes para a situação, permitindo que o gerenciamento seja adaptado conforme a evolução das necessidades e circunstâncias.

Zoop

A metodologia Zoop se destaca por combinar práticas ágeis com uma abordagem visual e colaborativa. Utiliza quadros visuais e ferramentas intuitivas para promover a comunicação eficaz entre as equipes, acompanhar o progresso das tarefas e identificar rapidamente possíveis desafios. 

A ênfase na colaboração e na simplicidade faz do Zoop uma escolha interessante para aqueles que querem melhorar a eficiência e a clareza na gestão de projetos.

Gestão de projetos baseada em processos

Essa metodologia busca otimizar cada etapa do projeto, desde o planejamento até o encerramento, identificando práticas e fluxos de trabalho eficazes. 

Ao seguir processos padronizados, as equipes podem reduzir o retrabalho, aumentar a consistência e melhorar a qualidade dos resultados.

Project Model Canvas 

O Project Model Canvas é uma ferramenta que se concentra no planejamento estratégico. Ele oferece uma visão panorâmica das principais áreas do projeto, incluindo objetivos, stakeholders, recursos e riscos. 

Essa abordagem ajuda os gestores a alinhar o projeto com os objetivos organizacionais, identificar áreas de risco e criar um plano detalhado desde o início.

Extreme Programming (XP)

O Extreme Programming (XP) é uma metodologia ágil que prioriza a qualidade e a colaboração entre as equipes. 

Ela enfatiza práticas como aplicação de testes contínuos, onde as equipes podem testar a eficiência das tarefas desde o início, além da cultura de feedbacks que ajudam a manter a comunicação ativa e promover a melhoria contínua do projeto.

Extreme Project Management (XPM)

O Extreme Project Management (XPM) é uma abordagem voltada para projetos complexos e inovadores. Ele reconhece que projetos requerem uma abordagem mais adaptativa e flexível, e incentiva a experimentação, a colaboração e a abertura para lidar com as incertezas. 

O foco é fazer com que as equipes se adaptem rapidamente a novas informações e requisitos.

TenStep

A metodologia TenStep oferece uma abordagem holística para a gestão de projetos. Ela abrange desde o planejamento até o encerramento das atividades, entregando uma estrutura completa para orientar as equipes em todas as etapas, além de trabalhar com processos, templates e boas práticas de gerenciamento.

MPMM

O Project Management Methodology (MPMM) é uma metodologia que oferece uma variedade de ferramentas e modelos que englobam desde o planejamento até o controle do projeto. Todas essas opções permitem que o gestor escolha a abordagem mais adequada com base nas necessidades atuais do projeto.

Methodware

O Methodware é uma abordagem que reconhece que cada projeto é único. Por isso, oferece um conjunto de metodologias que podem ser adaptadas conforme as características específicas do projeto. 

Essa flexibilidade possibilita que os gestores escolham as práticas mais apropriadas para cada situação, garantindo uma abordagem adaptativa e eficaz.

Qual a importância da gestão de projetos para as empresas?

A gestão de projetos proporciona maior clareza e foco sobre as tarefas, o que ajuda a empresa a evitar a dispersão de seus esforços e recursos. A prática também é relevante porque contribui para o controle melhor dos riscos e das incertezas, uma vez que é possível estabelecer etapas, prazos e responsabilidades.

Além disso, ajuda a acelerar a tomada de decisão estratégica, já que é possível obter uma visão holística e real sobre todas as operações. O controle ainda favorece a colaboração e a comunicação interna entre os times, o que tende a aumentar o engajamento, diminuir conflitos e, consequentemente, acelerar a produtividade. 

A capacidade de adaptação ao mercado também é uma das consequências positivas. À medida que o mundo dos negócios evolui, mudanças são necessárias e a prática pode ajudar a empresa a ajustar os seus planos com base nas mudanças demandadas de maneira ágil.

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Como é o ciclo de vida de um projeto?

O ciclo de vida de um projeto pode ser preditivo ou adaptativo. O tipo dele vai depender muito do tipo de projeto que será realizado, urgência de entrega e equipe disponível para realizar as etapas.

Ciclo de vida preditivo

No ciclo de vida preditivo, o projeto possui um escopo detalhado desde o começo. Ou seja, o gestor estabelece tudo que precisa ser executado pelos participantes. 

Se as equipes determinarem que é preciso ocorrer a alteração desse escopo, devem fazer uma solicitação. E a demanda só poderá ser incluída após aprovação do gestor ou de stakeholders com essa responsabilidade. É um ciclo interessante, embora mais rígido. 

Ciclo de vida adaptativo

Já o ciclo de vida adaptativo é flexível e, portanto, reconhecido como ágil. Aqui o projeto é iniciado sem um escopo detalhado, mas que vai sendo alimentado conforme as atividades avançam e são identificadas novas necessidades. 

Esse tipo é muito estratégico porque pode ser reprogramado caso as propostas do projeto mudem. 

Quais são as áreas de conhecimento da gestão de projetos?

Como envolve muitas ações, prazos e pessoas, a gestão de projetos exige do gestor um conhecimento amplo sobre as seguintes áreas:

Gerenciamento da integração

Trata de desenvolver o termo de abertura e o planejamento do projeto, além de orientar e gerenciar a execução das etapas. Também inclui monitorar a controlar os trabalhos, revisar as solicitações de mudanças e garantir o encerramento de todas as atividades.

Gerenciamento do escopo

Engloba definir e documentar as necessidades das partes interessadas, fazer a descrição detalhada do projeto, criar a subdivisão hierárquica do trabalho e verificar e controlar o escopo.

Gerenciamento do cronograma

Envolve estabelecer prazos de entrega, definir e ajustar atividades, estimar a duração de etapas, controlar o cronograma e garantir o cumprimento dos prazos. 

Gerenciamento dos custos

Trata de estimar os recursos necessários para execução do projeto, estabelecer um valor máximo a ser implementado e controlar o orçamento conforme o projeto avança.

Gerenciamento da qualidade

Inclui identificar os requisitos e padrões de qualidade, aplicar auditorias para assegurar os requisitos, monitorar as operações e os resultados das atividades de qualidade, além de apontar melhorias necessárias.

Gerenciamento dos recursos humanos

Envolve identificar funções, responsabilidades e pessoas para executar as atividades e mobilizar as equipes dos projetos. Também engloba melhorar as competências dos times a partir de treinamentos e acompanhar o desempenho e performance de todos os participantes.

Gerenciamento das comunicações

Trata de apontar todas as partes interessadas do projeto, planejar e definir abordagens de comunicação, distribuir as informações, gerenciar as expectativas, coletar e distribuir dados sobre o desempenho.

Gerenciamento dos riscos

Inclui identificar os riscos envolvidos no projeto, elaborar planos de ação para resolver ou mitigar eventos negativos, monitorar os riscos, maximizar a exposição a eventos positivos e analisar os riscos.

Gerenciamento das aquisições

Envolve documentar as compras para o projeto, selecionar fornecedores, monitorar contratos e finalizar as aquisições após encerramento do projeto.

Gerenciamento dos stakeholders

Trata de identificar as partes interessadas no projeto e criar estratégias para engajamento. Também envolve monitorar a comunicação entre os envolvidos e acompanhar o relacionamento dos stakeholders de modo a garantir um ambiente harmonioso.

Como fazer uma gestão de projetos em 5 passos?

Agora que já vimos tudo que é preciso saber sobre a parte teórica da gestão de projetos, vamos à prática:

1. Escolha uma metodologia de gestão de projetos

Scrum, Gestão da Qualidade, Six Sigma, AFP – Adaptative Framework Project, Zoop, TenStep ou MPMM, entre outros. Selecione a metodologia que fará mais sentido ao projeto que sua empresa pretende trabalhar e estude sobre o método para que sua aplicação seja feita corretamente. 

2. Monitore os indicadores do projeto

Para saber se o projeto está ou não com um bom desempenho, será essencial medir a performance de todas suas ações – e para isso é necessário o uso de indicadores. Quais KPIs você utilizará para monitorar os trabalhadores e os resultados? De quanto em quanto tempo será feito esse monitoramento?

3. Faça revisões no planejamento quando necessário

A empresa dificilmente vai elaborar um planejamento perfeito. Então, o que você pode fazer para torná-lo o mais efetivo possível é revisá-lo de tempos em tempos para aplicar ajustes e melhorias. Ficar preso a métodos fixos pode limitar o avanço do projeto.   

4. Invista em profissionais qualificados

Para que as ações sejam realizadas corretamente, e o projeto seja um sucesso, você vai precisar de profissionais envolvidos e preparados. Por isso, selecione aqueles trabalhadores que, além de terem conhecimento teórico e prático, estão 100% comprometidos a fazer parte do projeto.  

5. Utilize um software de gestão de projetos

Fazer o controle manual de todas as operações pode ser desgastante e demandar muito tempo. Nesse caso, utilizar um software de gestão de projeto pode ser interessante para simplificar a prática e diminuir a incidência de erros relacionados a esse controle. 

Quais projetos sua empresa está trabalhando ou pretende trabalhar? Independentemente das características deles, o importante é que sejam executados com gerenciamento adequado para colher bons resultados antes, durante e após a sua realização.

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