O ciclo PDCA é uma metodologia que vem sendo aplicada em empresas há quase um século.

Entre os motivos para a sua popularidade estão a alta eficácia ao orientar o foco e as estratégias de negócio — conduzindo diferentes equipes a alcançarem o mesmo objetivo — e a certeza em assegurar a melhoria contínua de processos.

Continue a leitura deste post e descubra tudo sobre o PDCA.

O que é o ciclo PDCA?

PDCA é uma metodologia de gestão usada para orientar todas as estratégias e ações de uma empresa. Quando aplicada corretamente, ela ajuda líderes e gestores a eliminar gargalos operacionais, além de assegurar a melhoria contínua de processos, produtos e serviços.

O ciclo PDCA é dividido em quatro etapas: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar) e Act (Agir). Abaixo, falaremos mais sobre cada uma delas.

Quem criou o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA surgiu na década de 1930, nos Estados Unidos, como uma ferramenta cíclica voltada para a estatística e o controle de qualidade. Seu criador foi Walter Shewhart, um visionário para a época.

Inicialmente, o ciclo era formado por três etapas: especificação (plan), produção (do) e inspeção (check). Mas logo em seguida, Walter refinou os procedimentos, introduzindo também a etapa “ação” ao ciclo.

O sucesso da metodologia na esfera industrial foi tão grande que, anos depois, a aplicação da ferramenta alcançou diversas áreas de negócio. Ainda hoje, é possível ver a implementação do PDCA em diferentes setores e companhias.

Para que serve o ciclo PDCA?

A função do ciclo PDCA é direcionar todos os esforços da empresa para um mesmo objetivo, de modo a entregar o máximo de qualidade e desempenho em um certo prazo. No entanto, o que muitos não entendem é que o método também pode ser aplicado em outras ocasiões. Confira!

Identificação de problemas

No decorrer do ciclo, as equipes podem acompanhar e averiguar a performance de processos internos a partir de KPIs (indicadores de desempenho). Essa avaliação contribui para a empresa identificar problemas que atrasam o progresso de suas operações ou até mesmo prejudicam o sucesso do plano estratégico.

Solução de gargalos

O acompanhamento de indicadores de desempenho e a análise sobre o que deu errado no plano potencializa o aprendizado e o raciocínio de todos os participantes. Assim, esses profissionais passam a pensar mais estrategicamente e, a partir disso, sugerir ações embasadas para aprimoramento e resolução de problemas.  

Melhoramento de processos

O aprendizado contínuo sobre o que deu errado possibilita que os líderes e sua equipe apliquem as melhorias necessárias em cada novo ciclo, tornando os seus processos cada vez mais inovadores, refinados e eficientes.

Implementação de novos projetos ou iniciativas

Uma vez que a metodologia orienta sobre o que, como e porque fazer algo  além de ajudar a aprimorar o que já foi realizado, a empresa fica livre para iniciar novos projetos e iniciativas simultaneamente, sem se preocupar com falhas. Assim, ela pode aproveitar mais oportunidades.

Quais são as etapas do ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é dividido em quatro categorias. Acompanhe!

Plan (Planejar)

O “Plan” dá início à metodologia, sendo responsável pelo planejamento estratégico de toda a operação. Nessa fase, a empresa define o que quer alcançar em um determinado período e planeja ações para o cumprimento desse propósito. Aqui devem ser respondidas questões como:

• Qual problema a empresa quer resolver?
• Quais são as necessidades atuais de negócio?
• Quais são as metas e os objetivos?
• Quais são os prazos para o atingimento das metas?
• Quem serão responsáveis por executar as ações?
• Quais indicadores de desempenho (KPIs) serão usados para avaliar o progresso do plano?

Do (Fazer)

O “Do” é a etapa que consiste na ativação do plano estratégico. Aqui a empresa vai colocar em prática tudo que se propôs a fazer no planejamento, analisando se suas ações realmente fazem sentido e vão contribuir para o alcance das metas e objetivos. Nessa fase, devem ser respondidas questões como:

• É necessário fazer ajustes nos procedimentos?
• Existem gargalos que estão atrasando o progresso do plano?

Check (Avaliar)

O “Check” é a fase em que são avaliados os resultados para identificar o que deu certo e o que deu errado na execução. Aqui são utilizados indicadores (KPIs) que mostram se as metas foram atingidas, quais problemas podem ter impedido a empresa de alcançá-las e o que será preciso fazer para aprimorá-las.

Nessa etapa, os questionamentos que precisam ser respondidos são:

• A empresa conseguiu atingir seu propósito?
• Quais problemas foram enfrentados durante o percurso?
• Quais resultados foram obtidos a partir das ações?
• Se a empresa não conseguiu atingir as metas, o que ocasionou esse impedimento?

Act (Agir)

O “Act” é a etapa final do ciclo PDCA e talvez uma das mais importantes. Após ser feita a avaliação dos resultados e a identificação de todos os pontos negativos, a empresa deverá buscar oportunidades de melhorias para corrigir todos os gargalos e evitar que os mesmos voltem a se repetir posteriormente.

Aqui os líderes e as equipes devem responder questões como:

• O que aprendemos?
• O será feito para melhorar os processos?
• Quais objetivos devem ser alcançados a partir de agora?
• Quais serão as novas responsabilidades de cada integrante?

Quais são os benefícios do PDCA?

Embora muitas empresas já tenham aplicado o ciclo PDCA para melhorar seus processos, ainda existem líderes e empresários que ficam receosos sobre a eficiência da metodologia. Isso ocorre, geralmente, pela falta de conhecimento ou até mesmo por desconhecerem seus benefícios:

• Versatilidade: é possível adaptar a qualquer tipo de operação ou processo. Então, empresas conseguem obter mais versatilidade para desenvolver novos projetos, mesmo que eles ocorram ao mesmo tempo ou sejam realizados por equipes distintas.
• Controle de riscos: empresas conseguem controlar melhor todos os riscos envolvidos em cada modalidade de trabalho, pois o PDCA prepara uma sequência lógica de execução.
• Capacidade de expansão: podem aplicar ajustes no PDCA sempre que necessário para aprimorar os projetos em que já estão trabalhando, garantindo assim a sua expansão ou padronizar os processos para que as ações futuras também tenham um bom resultado.
• Diminuição dos custos: conseguem diminuir a incidência de erros e retrabalhos — que geram custos desnecessários, além de minimizar a necessidade de mão de obra uma vez que padroniza todas as etapas.
• Eficiência: proporciona clareza sobre o que, como e porque fazer. Desse modo, as empresas aumentam a curva de aprendizado dos times.

Exemplo do ciclo PDCA na prática

Para esclarecer como o PDCA pode ajudar a empresa, vamos a um exemplo prático: digamos que a sua indústria está enfrentando problemas sérios na comunicação entre os times e, devido a isso, os dados estão sendo compartilhados erroneamente e os integrantes não estão tão engajados em suas atividades.

Como o PDCA será aplicado para ajudar?

• PLAN: na primeira fase, você estrutura o plano indicando as metas. Aqui, você vai definir quais canais de interação serão usados para simplificar a troca de informação e fortalecer a cultura organizacional.
• DO: em seguida, você vai instalar os canais e instruir cada membro das equipes a se comunicarem por eles. À medida que os colaboradores interagem na ferramenta, você e o time de recursos humanos podem acompanhar o progresso dos times a partir de indicadores e métricas de avaliação.
• CHECK: aqui, você e os profissionais que fazem parte do projeto pedem o feedback dos trabalhadores para analisar se a estratégia está, de fato, contribuindo para a comunicação e produtividade dos times.
• ACT: se durante a conversa você e a equipe de RH receberem alguma reclamação, vocês podem começar a discutir medidas e implementá-las para aprimorar a experiência dos colaboradores entre si e com a tecnologia.

A partir daí, o ciclo PDCA é reiniciado, com todos os responsáveis refinando esse processo continuamente.

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Como fazer o ciclo PDCA passo a passo?

Muito bem! Agora você entende que o ciclo PDCA é realmente benéfico para sua empresa e quer aplicá-lo na sua rotina. O que você precisará fazer?

Planejamento

Comece definindo o problema que a organização deseja resolver. Em seguida, estabeleça metas claras e mensuráveis, identificando as KPIs usadas para avaliar o progresso do plano de ação. Ainda, planeje as estratégias necessárias para atingir essas metas, atribuindo recursos e responsabilidades para cada integrante.

Execução

Execute as ações e os processos conforme estão no planejamento. Não ignore nenhuma etapa. Assegure-se também de manter uma comunicação fluida e transparente entre os membros da equipe para garantir que todos estejam alinhados e trabalhando em prol do mesmo propósito.

Verificação

Compare os resultados obtidos com as metas estabelecidas no plano. Para tanto, utilize indicadores de desempenho para analisar se as ações realizadas estão gerando ou geraram os efeitos esperados. Ao identificar problemas, registre os eventos para que possam ser aprendidos e solucionados.

Ação

Por fim, tome medidas corretivas ou de aprimoramento. Se concluir que os resultados estão alinhados com as metas, considere a possibilidade de padronizar as ações propostas no plano para que os próximos ciclos também tenham sucesso. Em caso de gargalos, pense junto da equipe, a fim de buscar formas de resolvê-los.

Quais cuidados ter ao aplicar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA não é uma metodologia difícil de ser aplicada. No entanto, possui desafios e requer alguns cuidados:

• Aplicar sem planejar: executar o ciclo PDCA sem planejamento é o mesmo que desbravar uma ilha sem um mapa. A equipe ficará desorientada e, consequentemente, será impedida de atingir os objetivos no tempo esperado.
• Definir metas inalcançáveis: estabelecer metas muito elevadas pode desmotivar os participantes, além de frustrá-los durante uma avaliação de resultados. Para impedir isso, é importante que os objetivos definidos no planejamento possuam um nível intermediário de dificuldade.
• Não estabelecer o que fazer para alcançar as metas: como os líderes podem esperar que os times resolvam um problema ou executem um projeto específico se não definirem o que precisa ser feito? É necessário estabelecer quais serão as ações para que os participantes compreendam quais são as responsabilidades e como é preciso realizá-las.
• Deixar de preparar a equipe para realizar as ações: a falta de conhecimento e experiência pode gerar erros graves durante a execução do plano. Por isso, não deixe de preparar os times para realizar as ações, orientando-os antes de aplicar a metodologia. Se decidiu aplicar o ciclo em um projeto, que tal fazer uma reunião antes para apresentar a proposta?
• Executar o plano, mas não monitorar seu progresso: durante a execução do ciclo PDCA é natural o surgimento de falhas e erros, mas isso não significa que você deve ignorá-los. Para aumentar as chances de sucesso da metodologia, é importante monitorar o progresso das ações para realizar melhorias.
• Não avaliar o que deu certo e o que deu errado: o aprimoramento de processos e a melhoria contínua dependem das análises. Iniciar um novo ciclo sem avaliar os pontos fortes e fracos do plano é o mesmo que limitar o aprendizado das equipes e aceitar o risco de cometer novos erros.
• Ignorar a necessidade de aplicar as melhorias: além de compreender o que deu certo e errado, é importante que os líderes também apliquem as melhorias necessárias em seus processos. Achar que os erros não vão se repetir pode levar a uma bola de neve, fazendo com que os mesmos gargalos existam e a empresa continue executando as mesmas ações falhas.

Quais os fatores fundamentais na metodologia PDCA?

Embora a metodologia PDCA possa ser usada por qualquer empresa, é importante reconhecermos que a sua aplicabilidade requer o cumprimento de três fatores-chave.

Liderança atuante

O profissional precisa estar comprometido com o sucesso da empresa, participar ativamente dos projetos e manter um bom contato e relacionamento com seus liderados. Sem liderança, o time pode ficar perdido durante todo o planejamento e na execução das ações.

Conhecimento técnico

Os participantes do projeto precisam ter conhecimento sobre o ciclo PDCA, suas próprias atribuições e outras metodologias ágeis. A falta de informação pode barrar o progresso das ações estratégicas ou até mesmo resultar em erros humanos graves.

Conhecimento aplicado

Os líderes também precisam ter conhecimento aplicado em gestão empresarial, pois é a partir disso que terão capacidade para aplicar a metodologia e obter resultados significativos.  

Quais são os requisitos para aplicar o método PDCA?

Além dos três fundamentos, a empresa também deve considerar os seguintes requisitos para ter sucesso na aplicação do método:

• Conte com uma equipe qualificada: é a partir do trabalho, do comprometimento e da experiência dessas pessoas que as ações definidas no plano serão executadas corretamente. Se a equipe não estiver preparada para atuar no ciclo PDCA, é muito provável que gargalos ocorram durante a execução do projeto e os líderes precisem rever as metas, os objetivos e as ações.
• Tenha bons líderes: selecione os líderes que acompanham os projetos há tempos, que não medem esforços pelos times e que buscam conhecimento contínuo em gestão.
• Aplicações práticas da metodologia: é importante também identificar quais setores precisam e serão beneficiados com o método, inclusive quais projetos vão fazer parte da estratégia. Não definir onde será feita a aplicação pode gerar prejuízos para a empresa, uma vez que direcionar os esforços para uma área menos importante é o mesmo que ignorar um departamento ou projeto que realmente requeira o ciclo PDCA. 
• Mensure os resultados: durante a etapa do planejamento, defina todas as KPIs que serão avaliados durante e após o término do ciclo PDCA, bem como as pessoas que ficarão encarregadas de fazer essa análise. Ignorar o uso de indicadores pode impactar negativamente a execução e melhoria dos processos.

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