Quando se trata de estruturar planos para projetos e alcançar metas, uma das ferramentas mais conhecidas e aplicadas é o 5W2H. Ele funciona como um checklist administrativo que ajuda a ordenar e direcionar o foco e as ações da empresa.

Veja neste artigo o que é o 5W2H, qual sua origem, importância e como aplicá-lo na prática. Boa leitura!

O que é a ferramenta 5W2H?

O 5W2H é um acrônimo derivado das iniciais de sete perguntas que formam um método de análise e planejamento. Cada letra representa uma pergunta-chave em inglês que precisa ser respondida para o atingimento de um determinado objetivo.

• What: Qual é a tarefa ou objetivo a ser alcançado? Serve para delinear o escopo da ação ou projeto, estabelecendo os limites e as metas a serem atingidas pela equipe;
• Why: Por que a tarefa ou objetivo é importante? Essa pergunta justifica a ação, facilitando a compreensão do valor que a tarefa ou o projeto agrega para a empresa.
• Who: Quem será responsável por executar o trabalho? Ao identificar os responsáveis pela execução, assegura-se que as atividades serão conduzidas por indivíduos comprometidos e mais bem preparados;
• When: Quando a tarefa será realizada? Definir prazos de entregas estabelece expectativas alcançáveis e realistas, além de fornecer o senso de urgência necessário para as equipes executarem suas ações;
• Where: Onde será executada a ação? Essa pergunta ajuda a contextualizar a execução do projeto, impedindo que os times atuem de forma separada;
• How: Como deve-se realizar a tarefa? Detalhar os métodos e as abordagens utilizadas pelas equipes garantirá a elaboração de um plano de ação sólido e a execução correta das atividades;
• How much: Quanto custará para executar a ação? Alocar os recursos estrategicamente impedirá que o projeto se torne oneroso demais ou a empresa tenha que interromper a ação em algum momento por falta de dinheiro.

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Como surgiu a ferramenta 5W2H?

O método 5W2H surgiu no Japão durante a década de 1950. Nesse período, o país buscava se posicionar como um líder global na produção e gestão, com as empresas visionárias reconhecendo a importância de aprimorar suas práticas organizacionais.

Grandes marcas japonesas como, por exemplo, a Toyota, começaram então a incorporar o 5W2H para aprimorar a sua eficiência operacional, a qualidade dos produtos e otimizar o planejamento.

A aplicação da metodologia contribuiu para o sucesso da indústria japonesa, tornando a abordagem 5W2H confiável para as empresas do mundo todo aplicarem e alcançarem suas metas e objetivos.

Quem inventou a ferramenta 5W2H?

Nos anos de 1950, os especialistas Taiichi Ohno e Eiji Toyoda voltaram dos Estados Unidos para estudar as aplicações do sistema de produção em massa (fordismo) na indústria de automóveis japonesa.

Visando elevar a qualidade no processo de produção e evitar desperdícios, criaram uma metodologia chamada toyotismo, na qual aplicavam a ferramenta de 5W2H.

Qual é a importância do 5W2H?

O 5W2H serve como um mapa que esclarece aos participantes de um projeto o que precisa ser feito, por quê, por quem, quando, onde e como.

Cada pergunta proposta pela abordagem ajuda a dissipar qualquer tipo de ambiguidade e incerteza antes e durante a execução do projeto. Isso garante que cada talento visualize as ações em sua totalidade, compreenda sua relevância e entenda quais passos são necessários para se obter sucesso.

Onde aplicar o método 5W2H?

Desde a gestão de projetos complexos até a otimização de processos internos de uma pequena empresa, o 5W2H pode ser aplicado em diferentes modelos de negócios e setores.

Empresas que querem, por exemplo, entregar um produto e serviço premium ao cliente, podem aplicar o método para:

• Desenvolvimento de produtos;
• Identificação de gargalos e pontos de melhoria;
• Criação de planos de ação;
• Elaboração de estratégias de marketing;
• E muito mais!

Quando usar o 5W2H?

O momento ideal para empregar o 5W2H é no estágio inicial de qualquer projeto ou trabalho. Isso porque a abordagem ajudará a empresa a construir alicerces que fundamentam suas estratégias e colocam todos os indivíduos no mesmo barco.

Geralmente, a falha ou má execução de um projeto ocorre devido à falta de alinhamento dos times. Colaboradores que não sabem o que precisa ser feito, como fazer e por que fazer, tendem a trabalhar em uma série de coisas ao mesmo tempo, não concentrando os esforços naquilo que realmente importa e se faz necessário.

Quais as vantagens de aplicar o 5W2H?

São muitas as vantagens de aplicar o 5W2H, sendo os mais significativos:

• Clareza e foco: a criação de uma estrutura lógica para alcançar os objetivos permite que cada integrante envolvido no projeto esteja alinhado e ciente do que precisa ser feito;
• Direcionamento de responsabilidades: cada talento possui suas próprias atribuições. Isso elimina o risco de desperdiçarem seus esforços ou deixar nascer conflitos sobre quem deve fazer o quê.
• Eficiência e produtividade: a partir do detalhamento das ações e responsabilidades, minimizam-se os desperdícios de tempo e esforços;
• Decisões confiáveis: a abordagem ajuda na construção de um planejamento detalhado, que serve como fonte de informação para avaliar pontos de melhoria e facilitar a tomada de decisões.

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Por que utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa?

A forma com que as empresas se posicionam hoje determina qual será seu grau de sucesso e permanência no mercado.

Aquelas que conseguem direcionar suas estratégias e talentos sabiamente são capazes de atingir os objetivos propostos mais depressa e focar em oportunidades e projetos novos. Aquelas que não conseguem construir esse alinhamento, entretanto, estão mais propensas a ficarem perdidas e fracassar.

O 5W2H é um guia na jornada de direcionar as estratégias e pessoas. O conjunto de perguntas, por mais simples que pareça, consegue criar uma cultura organizacional focada, onde todas as partes envolvidas atuam e lutam para atingir um mesmo propósito.

Como fazer 5W2H na prática?

Aplicar o 5W2H envolve uma sequência lógica de etapas. É preciso primeiramente responder a todas as perguntas da abordagem — What (O quê), Why (Por quê), Who (Quem), When (Quando), Where (Onde), How (Como) e How much (Quanto) — e depois fazer a revisão minuciosa das respostas.

Em seguida, será necessário elaborar e compartilhar o plano com todas as partes interessadas e envolvidas no projeto. Isso permitirá que feedbacks e sugestões sejam incorporadas ao plano antes mesmo dele ser colocado em ação.

Depois disso, será preciso atribuir as responsabilidades a cada participante, executar os trabalhos e acompanhar o progresso de cada etapa/indivíduo, de modo a assegurar que as ações estão seguindo conforme o planejado.

Será necessário, ainda, fazer uma avaliação de todos os resultados alcançados pela empresa. Isso ajudará a identificar gargalos e operações que podem ser ainda mais aprimoradas.

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