A melhoria contínua, uma abordagem voltada para o aprimoramento de processos, produtos e serviços, passou a integrar a lista de prioridades de todas as empresas que esperam aumentar a competitividade empresarial e garantir a sobrevivência ao longo dos anos.

Inclusive, estudos da McKinsey & Company indicam que empresas que adotam programas de melhoria contínua podem alcançar um aumento de produtividade de até 25% por colaborador.

Neste artigo, explicaremos o que é melhoria contínua, qual é a importância de implementar, como fazer a implementação e quais ferramentas usar no processo. Acompanhe!

O que é o processo de melhoria contínua?

Trata-se de um conjunto de procedimentos sistemáticos e constantes que ajudam uma empresa a assegurar a qualidade de seus produtos, serviços e operações ao longo do tempo.

A prática parte do princípio de que sempre há espaço para aprimoramento, independentemente do quão eficiente um procedimento ou operação possa parecer à primeira vista.

Qual é a importância de se implementar a melhoria contínua?

A implementação da melhoria contínua é necessária em virtude de vários fatores.

Primeiramente, ela oferece uma abordagem sistemática — que funciona a partir de ciclos estruturados de análise, planejamento e execução — para otimizar processos, produtos e serviços, tornando-os mais eficientes. 

Ao fazer isso, empresas tornam-se capazes de atender às crescentes demandas do mercado, destacando-se da concorrência e, ao mesmo tempo, aprimorando a satisfação dos clientes.

A melhoria contínua também é necessária, pois fomenta uma cultura de aprendizado e inovação dentro do ambiente empresarial. Isso ocorre porque líderes e colaboradores são encorajados a identificar problemas, propor soluções e trabalhar juntos para implementar as melhorias. 

Quais são os pilares da melhoria contínua?

Quando uma empresa decide implementar a melhoria contínua, ela tem que seguir quatro pilares específicos: 

1. Continuidade: refere-se à prática de manter o foco constante no aprimoramento e na otimização de processos. Mesmo quando um processo já parece eficiente o bastante, deve-se aprimorá-lo de alguma forma, por menor que seja esse detalhe.
2. Cultura: envolve a criação de um ambiente que valoriza a inovação, o aprendizado contínuo e a busca de novas soluções. Para o sucesso desse pilar, é importante que a liderança esteja 100% comprometida em promover esse ambiente e investir em treinamento e desenvolvimento para capacitar a equipe.
3. Dados: para melhorar processos, produtos e serviços, é necessário que a liderança tenha compreensão sobre a situação atual da empresa e quais áreas precisam de aprimoramento. Isso envolverá o uso de métricas, indicadores de desempenho (KPIs) e fontes de dados relevantes.
4. Ação: consiste em implementar todas as melhorias necessárias nos processos, produtos e serviços. A prática deve ser orientada a partir de um plano estratégico e monitorada de perto pela liderança para assegurar que as atividades estão sendo executadas conforme o combinado e, claro, surtindo efeito. 

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Como aplicar a melhoria contínua?

Sabendo que a melhoria contínua é o caminho para a empresa se manter competitiva e crescer sólida, agora, vamos avaliar os elementos necessários para aplicar a estratégia.

Foco

Qual será o foco inicial? Quais elementos-chave requerem maior atenção no primeiro momento: processos, produtos ou serviços?

Embora a melhoria contínua possa ser aplicada simultaneamente em várias vertentes do negócio, é importante reconhecer as necessidades atuais da empresa para saber onde as estratégias e os times direcionarão a sua atenção primeiro.

Se o foco for direcionado aos processos, por exemplo, deve-se avaliar questões como:

• Quais operações precisam ser retrabalhadas? 
• Quais gargalos estão impedindo o progresso das atividades? 
• Quais etapas estão agregando pouco ou quase nenhum valor? 
• Existem operações que estão prejudicando prazos de entrega ou a qualidade dos produtos?

Caso o foco sejam os produtos, deve responder:

• Quais diferenciais os produtos estão oferecendo?
• É possível melhorá-los? Se sim, de que forma?
• O que o cliente está consumindo do concorrente? 
• Quais são os elementos que estão fazendo esse cliente comprar o produto da concorrência?

Por último, se o foco for direcionado aos serviços, questione-se:

• Qual é o nível de satisfação atual do cliente?
• Como é possível entregar uma melhor experiência?
• Quais são os feedbacks que a empresa está recebendo?
• Existe algo prejudicando o relacionamento com o cliente? Se sim, o que e quais as causas? 

Medição

Para assegurar que as melhorias aplicadas estão surtindo o efeito desejado, será preciso avaliar os resultados alcançados com as melhorias. Sendo assim, aqui é preciso definir quais indicadores e métricas serão usados para medir o desempenho e a performance, bem como o tempo ideal para que a medição ocorra.

Além disso, é importante que os líderes também avaliem qual é o nível de qualidade que esperam alcançar com as melhorias. Isso para que a mensuração dos resultados seja feita a partir de expectativas reais.

E atenção: o acompanhamento dos resultados deve ser contínuo, e não algo esporádico!

Padronização

Outro elemento importante para aplicar a melhoria contínua envolve a padronização de processos. Se a empresa não tiver etapas de trabalho bem definidas, os líderes dificilmente conseguirão controlar as operações ou saber o que está dando certo e errado.

Aqui, recomenda-se criar um modelo de trabalho padrão, com manual de qualidade e boas práticas, para assegurar que cada procedimento será executado conforme o planejado e conforme as especificações.  

Conhecimento técnico

Por último, também será preciso avaliar o conhecimento técnico da liderança e colaboradores:

• Todos possuem entendimento sobre o que precisa ser melhorado dentro da empresa? 
• Sabem como as melhorias serão aplicadas? 
• Compreendem qual é o papel de cada um no alcance das metas? 
• Sabem quais ferramentas serão usadas para alcançar as melhorias?

Existem muitas ferramentas que podem ajudar no aprimoramento contínuo de processos, produtos e serviços, como é o caso de PDCA, Diagrama de Ishikawa e Business Process Management (BPM). Mas antes de serem praticadas, é necessário que os líderes e os liderados compreendam o significado de cada uma, como aplicar e, principalmente, porque aplicar.

Quais organizações são exemplos de melhoria contínua?

Muitas empresas já implementaram a melhoria contínua e obtiveram sucesso com a abordagem. Entretanto, algumas grandes marcas se destacam: 

Scholle IPN

A Scholle IPN é uma empresa líder global no setor de embalagens flexíveis, com operações no Brasil, Chile e Estados Unidos. Adotou uma abordagem cultural para promover a inovação, investimento em tecnologia de software para aproveitar a diversidade e o conhecimento de sua equipe.

CCP

A CCP, uma empresa tradicional no setor imobiliário comercial, percebeu que precisava priorizar a melhoria contínua, uma vez que gerenciava seu programa de ideias com planilhas internas. Implementou, então, tecnologia em software para gerenciar iniciativas de inovação de forma mais eficaz.

Aeris

A Aeris, uma empresa no setor de Energia Renovável, também se destaca como exemplo inspirador de melhoria contínua. A empresa optou por envolver seus colaboradores na geração de insights inovadores ao implementar um programa de captação de ideias.

Toyota

A Toyota, uma das maiores empresas do mundo, mantém um compromisso constante com o aprimoramento de seus processos. O objetivo de manter a abordagem consiste em entregar produtos e serviços de qualidade, e atender às demandas do mercado a longo prazo.

Qual é a relação entre Seis Sigma e a melhoria contínua?

Pode-se dizer que a relação entre Seis Sigma e a melhoria contínua é bastante estreita, uma vez que o Seis Sigma opera a partir da definição de metas e a implementação de projetos específicos para alcançá-las.

Para que a empresa conquiste a melhoria contínua, por exemplo, é possível usar este método, seguindo a estratégia DMAIC:

• Definir: envolve estabelecer metas realistas quanto às melhorias, como reduzir desperdícios, otimizar fluxos de trabalho e elevar a satisfação do cliente.
• Mensurar: trata de compreender o funcionamento atual de cada etapa dos processos internos, desde a entrada de insumos até a entrega do produto final, tendo como base métricas válidas e confiáveis.
• Analisar: deve-se identificar as abordagens para eliminar a discrepância entre os números atuais e as metas estipuladas.
• Incrementar: envolve encontrar novas soluções e práticas para aprimorar os processos já existentes, como automatizar tarefas repetitivas, eliminar retrabalho e adotar ferramentas de gestão.
• Controlar: trata de acompanhar o progresso da abordagem para assegurar o cumprimento das metas a longo prazo. Aqui, devemos recorrer às KPIs.

Quais são as vantagens de implementar a melhoria contínua em negócios?

Anteriormente, mencionamos que a melhoria contínua é capaz de beneficiar a empresa aumentando a satisfação do cliente, ampliando a competitividade, melhorando o engajamento de colaboradores, garantindo o cumprimento de normas e regulamentações e melhorando a tomada de decisão estratégica.

No entanto, essas são apenas algumas das inúmeras vantagens. Quando implementada corretamente, as empresas também podem alcançar: 

Maior incentivo ao trabalho em equipe

A melhoria contínua promove um ambiente colaborativo, no qual os membros da equipe se sentem valorizados e envolvidos no processo de identificação e resolução de problemas.

Facilitação do onboarding de novos colaboradores

A melhoria contínua envolve a documentação e padronização de processos. Isso simplifica a integração de novos colaboradores, pois eles têm acesso a procedimentos bem estruturados e a melhorias documentadas ao longo do tempo.

Aumento da produtividade

Ao identificar ineficiências e gargalos nos processos internos, a empresa consegue eliminar todas as áreas problemáticas e aumentar a eficiência operacional. Isso, por sua vez, eleva os níveis de produtividade.

Redução de custos

As empresas também podem descobrir oportunidades de redução de custos e otimizar gastos operacionais, eliminando, por exemplo, atividades redundantes e que agregam pouco ou quase nenhum valor aos processos, produtos e serviços. 

Melhor gestão de riscos

Ao avaliar os gargalos e monitorar os resultados com a aplicação das melhorias, é possível gerenciar melhor os riscos, antecipando desafios e desenvolvendo planos de ação para preveni-los ou mitigá-los. 

Quais são as ferramentas de melhoria contínua?

Muitas ferramentas podem ser aplicadas na estratégia de melhoria contínua. A seguir, conheça as principais e que tendem a gerar resultados realmente satisfatórios.

Business Process Management (BPM)

O BPM ou Gestão de Processos de Negócio é uma abordagem que visa melhorar os processos organizacionais. Para tanto, envolve práticas como análise, definição, execução, monitoramento e controle de tarefas para alcançar níveis mais altos de eficiência. 

Essa ferramenta é recomendada para identificar gargalos internos, eliminar a incidência de erros e garantir que os processos de negócio atendam, de fato, aos objetivos estratégicos.

Matriz BASICO

A Matriz BASICO é uma ferramenta que avalia o que deve ser priorizado dentro da empresa com base em seis critérios-chave: 

• Benefícios para a organização (B);
• Abrangência dos resultados (A);
• Satisfação interna dos funcionários (S);
• Investimento necessário (I);
• Cliente externo: grau de impacto (C);
• Operacionalização: grau de facilidade (O).

Quando implementada para a melhoria contínua, a Matriz BASICO pode ajudar os líderes a priorizarem projetos, além de evitarem gastos e investimentos desnecessários.

Melhoria contínua e Kaizen

O Kaizen é uma filosofia de gestão que serve para aprimorar os processos internos e reduzir os custos e desperdícios relacionados a eles. Para isso, aplicam-se práticas como: 

• Identificar oportunidades de melhoria;
• Estabelecer objetivos;
• Desenvolver planos de ação;
• Implementar mudanças;
• Monitorar resultados. 

Ciclo PDCA

PDCA é uma metodologia que depende de quatro etapas para garantir a melhoria contínua de processos: 

• Plan, de Plano, significa definir metas e planejar todas as atividades a serem executadas; 
• Do, de Execução, envolve colocar em prática todas as atividades definidas no planejamento;
• A etapa Check, de Verificação, significa verificar, por meio de dados e indicadores, se as atividades estão sendo executadas conforme o plano; 
• Act, de Ação, é a fase que consiste em corrigir todos os problemas identificados na verificação de dados e indicadores. 

Uma fábrica que enfrenta atrasos na entrega pode usar o PDCA para analisar gargalos, testar novos fluxos de produção, medir os resultados e ajustar continuamente suas operações.

Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como diagrama de espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito, o Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual usada para identificar e analisar as possíveis causas de um problema específico. Ele ajuda a equipe a entender as relações entre os fatores e a priorizar as ações de melhoria.

Nesse sentido, uma empresa pode usar o Diagrama de Ishikawa para investigar os motivos de um alto índice de devoluções de produtos, analisando fatores como:

• matéria-prima;
• processos de produção;
• mão de obra;
• máquinas utilizadas;
• métodos de controle de qualidade.

Garantir a melhoria contínua dentro da empresa não é necessariamente difícil, porém, requer planejamento e o uso de tecnologias e ferramentas adequadas, como o sistema de gestão e o próprio Diagrama de Ishikawa. 

A melhoria contínua é uma estratégia fundamental para qualquer empresa que deseja não apenas se manter competitiva, mas também se destacar no mercado.

Ao adotar os pilares de continuidade, cultura, dados e ação, você garante a evolução constante dos processos, produtos e serviços da sua organização. Implementar a melhoria contínua não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente.

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