Há alguns anos, os empresários precisavam acompanhar de perto todas as operações da empresa ou recorrer a registros manuais, quando disponíveis, para monitorar o desempenho e tomar decisões. Esse processo demandava muito tempo e energia, deixando pouco espaço para outras atividades estratégicas. Com o avanço tecnológico, essa realidade mudou significativamente.

Hoje, as inovações no ambiente empresarial, como as ferramentas de gestão em tempo real, revolucionam a maneira como as empresas operam. Esses recursos permitem que os gestores acessem dados atualizados instantaneamente, sem precisar esperar por relatórios periódicos.

Neste artigo, entenderemos como a gestão em tempo real pode transformar a sua empresa. Acompanhe!

O que é gestão em tempo real?

Trata-se de uma atividade que envolve administrar tudo que ocorre na empresa. O grande diferencial desse gerenciamento em relação aos outros tipos de gestão é que todas as movimentações relacionadas ao modelo de negócio são registradas e informadas para o gestor no exato momento em que elas acontecem. Assim, é possível consultar os dados de uma venda, por exemplo, assim que ela ocorrer.

A vantagem principal dessa modalidade é, sem sombra de dúvida, o acesso a dados precisos. As informações são atualizadas quase que instantaneamente, sem a necessidade de fazer contagens manuais ou aguardar os lançamentos desses dados em planilhas.

Como funciona a gestão em tempo real?

A forma como a gestão em tempo real ocorre é relativamente simples. Os sistemas coletam, processam e analisam dados continuamente, sendo capturados por sensores, sistemas de ERP, CRM ou até mesmo dispositivos conectados por IoT.

Os dados coletados alimentam uma plataforma de monitoramento, onde os profissionais da gestão podem visualizar métricas por meio de painéis customizados. 

Quais são os benefícios da gestão em tempo real para o seu negócio?

Indo além do acesso instantâneo aos dados e informações precisas, as empresas podem obter outras vantagens altamente significativas ao aplicar a gestão em tempo real.

Melhora na comunicação interna

Ao fornecer dados atualizados instantaneamente para todos os departamentos, as equipes podem coordenar melhor suas ações e tomar decisões mais alinhadas, algo que não só ajuda na redução de erros como diminui mal-entendidos.

Segurança no desempenho operacional

Ao identificar falhas ou desvios de padrões imediatamente, as empresas podem tomar medidas corretivas antes que os problemas se desenvolvam e impactem o desempenho de suas operações.

Melhora da experiência dos clientes

Com as informações, os times podem realizar ajustes em tempo real em resposta ao comportamento do consumidor, resultando em um atendimento mais personalizado e premium.

Qual é o impacto da gestão em tempo real na tomada de decisões?

Boas decisões são fundamentadas com base em dois elementos-chave:

• Qualidade de dados
• Acesso às informações

Quanto mais rápido um gestor acessa os números, mais agilmente ele consegue construir estratégias para responder a eventos internos ou externos. E quanto mais confiança ele tem sobre esses dados, mais efetivas serão as suas decisões.

Logo, o impacto da gestão em tempo real se dá ao fato dessa atividade proporcionar dados realmente confiáveis a uma velocidade de processamento humanamente impossível.

Como fazer a gestão em tempo real?

Agora que você já entendeu o que é gestão em tempo real, como ela funciona e quais seus benefícios, mostraremos como você pode fazer na prática.

Reúna as informações gerenciadas

Inicialmente, é importante que você reúna todas as informações que serão gerenciadas. Uma vez que serão a base para parametrizar o sistema que será utilizado para monitorar e analisar as operações do seu negócio.

Adapte a rotina da indústria

Outro passo importante é a adaptação da indústria para realizar esse tipo de atividade. Em muitos casos, o controle é feito manualmente. Assim, implementar um sistema mais rápido de controle demandará a aplicação de registros, o que precisará de uma readequação de todo o processo.

Comunique os colaboradores

Também é importante comunicar e treinar todos os colaboradores que estarão envolvidos nos processos. Eles precisam realizar suas atividades corretamente, a fim de evitar que as informações passadas para a gestão estejam equivocadas.

Como a tecnologia pode ajudar?

Como vimos, esse tipo de gestão não pode ser feito sem o auxílio da tecnologia. Afinal, é praticamente impossível fazer todos os registros manualmente, manter a precisão e encaminhá-los em forma de relatórios para a gestão da empresa em tempo real.

Por isso, você precisará contar com um bom sistema para fazer esse trabalho. Essa tecnologia deve estar alinhada às informações levantadas pelo seu negócio, às rotinas da empresa e, principalmente, com os colaboradores, que serão responsáveis por manusear o software.

Mas como essa tecnologia vai ajudar o negócio? Confira em detalhes!

Economia de tempo

É possível ter ganhos notáveis em desempenho com os processos por meio de um sistema de gestão em tempo real. Além disso, a economia de tempo obtida com o uso da ferramenta pode ajudar a destacar o seu negócio no mercado.

Nesse sentido, a gestão em tempo real permite reduzir o ciclo de produção, simplificar processos, diminuir o downtime de máquinas e minimizar a burocracia na empresa. A análise dinâmica de informações também possibilita a automatização de diversos processos, otimizando de maneira significativa o desempenho organizacional.

Tomada de decisões mais eficiente

Muitas empresas encontram dificuldade durante a etapa de tomada de decisões. Esse momento envolve grandes riscos ao negócio, já que a ausência de dados precisos pode comprometer toda a operação e trazer prejuízos como consequência.

O conhecimento sobre o empreendimento e o seu segmento é essencial para auxiliar durante esse momento delicado e decisivo. E esse conhecimento amplo só pode ser alcançado com tecnologia.

O uso de um sistema evita relatórios atrasados, com informações desatualizadas e que não correspondem ao cenário atual da empresa, por exemplo. Assim, é possível decidir o futuro do empreendimento com mais chances de sucesso.

Novas oportunidades de negócio

Disponibilizar uma equipe exclusiva para a análise do seu segmento e do mercado demanda tempo, recursos e nem sempre traz os resultados esperados.

Com a tecnologia, é possível identificar novas oportunidades conforme elas vão surgindo. Assim, você sempre estará um passo à frente da concorrência, mantendo-se relevante no mercado e garantindo a satisfação do seu público.

Redução de erros

A ocorrência de problemas é extremamente danosa em qualquer segmento. Desde atrasos na produção até produtos danificados, esse tipo de situação pode prejudicar a credibilidade da empresa e impactar diretamente o seu caixa.

Os sistemas de gestão em tempo real contam com mecanismos de segurança desenvolvidos para evitar erros e fraudes. Além de possibilitar a prevenção de problemas antes deles ocorrerem, isso também reduz a necessidade de retrabalhos, diminuindo as falhas de comunicação e acelerando a consolidação de dados.

Outro ponto de destaque do sistema no que diz respeito à diminuição da ocorrência de erros é justamente a precisão das informações que embasam as decisões. Com todos os dados centralizados em uma única plataforma, é possível agilizar os processos e também reduzir a probabilidade de problemas durante a execução das atividades.

Satisfação dos colaboradores

Muitas vezes, problemas com retrabalhos, excesso de burocracia e processos longos e demorados são as razões pela insatisfação dos colaboradores dentro da organização. Um sistema em tempo real pode impactar positivamente esse aspecto, trazendo ótimas melhorias como consequência.

A tecnologia é capaz de transformar toda tarefa que exigia grande esforço em uma atividade mais leve e simples, por exemplo. Isso traz ótimos benefícios, já que a equipe não ficará tão cansada e poderá desempenhar melhor outras funções com mais energia e foco.

Melhora na comunicação interna

Ter uma equipe alinhada aos objetivos é a maneira mais eficiente de alcançar ótimos resultados. Por isso, um sistema em tempo real é a melhor forma de conectar os times e disponibilizar informações atualizadas e precisas sobre o negócio.

Outro ponto de destaque de um sistema como um ERP é a possibilidade de trocar informações instantaneamente. Esse diferencial agiliza os processos internos, além de favorecer a melhoria da comunicação entre os setores empresariais.

Otimização de processos

O atraso constante nos processos é uma das principais causas da ineficiência em uma empresa. Com a tecnologia, esse problema é praticamente eliminado, já que o sistema é capaz de apresentar informações de forma condensada, tornando as análises mais ágeis.

Além disso, os colaboradores que antes eram responsáveis por conferir e elaborar os relatórios ficam disponíveis para realizarem outras ações mais estratégicas.

Quais tecnologias são usadas na gestão em tempo real?

Decidiu que quer aplicar a gestão em tempo real? Veja agora quais soluções precisam integrar o seu parque tecnológico.

Internet das Coisas (IoT)

A Internet das Coisas (IoT) refere-se à interconexão de dispositivos físicos, máquinas e sensores através da internet, que permitem que esses dispositivos capturem e transmitam dados instantaneamente.

Na gestão em tempo real, a IoT é especialmente útil em setores como manufatura, onde sensores conectados a máquinas podem monitorar o desempenho, prever falhas e otimizar o uso de recursos.

Big Data

O Big Data é o conjunto de tecnologias e práticas que permitem a coleta, o armazenamento e a análise de grandes volumes de dados. Dentro da gestão em tempo real, essa é a tecnologia que possibilita que as empresas processem e interpretem seus dados rapidamente, obtendo insights imediatos sobre suas operações e comportamento dos clientes.

Inteligência Artificial (IA)

A Inteligência Artificial (IA) na gestão em tempo real utiliza algoritmos avançados que permitem automatizar a análise de grandes volumes de dados e tomar decisões de forma autônoma, por exemplo:

• na gestão de vendas, onde pode identificar preferências de clientes em tempo real, sugerindo produtos ou serviços personalizados;
• na gestão da manutenção para descobrir problemas em processos operacionais, ajustando parâmetros dos equipamentos automaticamente para evitar interrupções.

Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning)

Os sistemas ERP são plataformas de software que integram diversas funções empresariais, como finanças, compras, vendas e inventário, em um único sistema. Na gestão em tempo real, eles são muito importantes para fornecer uma visão unificada das operações da empresa, atualizando dados de diferentes departamentos instantaneamente.

A gestão em tempo real pode impulsionar a empresa a responder rapidamente às demandas e mudanças do mercado. Mas sua aplicação bem-sucedida depende das ferramentas que a empresa utiliza para capturar dados e analisar informações.

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