O controle de vendas é essencial para o bom desenvolvimento de uma empresa: se tal prática não for eficiente, será quase impossível atingir o sucesso. Ele é constituído por etapas, com o intuito de gerenciar todas as atividades que estão ligadas diretamente ao setor comercial da organização.
Com a finalidade de ajudar você a compreender os melhores métodos de controle de vendas, sua importância e como aplicá-los dentro da sua empresa, apresentaremos algumas dicas que podem ajudar. Continue a leitura para saber!
O que é o controle de vendas?
Basicamente, o controle de vendas está relacionado ao processo de mensuração e análise dos indicadores de desempenho da força comercial. Essa comparação pode ser feita com base nos resultados antigos ou nas metas que foram estabelecidas pelo planejamento estratégico ao avaliar as possibilidades de mercado.
O controle de vendas trata-se de um recurso utilizado para identificar eventuais desvios, determinar suas causas e apontar as medidas corretivas adequadas para lidar com a situação. Isso vale principalmente em relação ao tempo entre o contato inicial e o fechamento, ao volume de vendas, às despesas comerciais e a todas as demais atividades do processo.
Apesar do controle de vendas visar a produtividade da força comercial, é importante destacar que seu mecanismo varia dependendo do tipo de empresa. Assim, os gestores, representantes e vendedores se mantêm sempre alertas, tornando-se consistentes em suas ações.
Qual é a importância do controle de vendas?
O controle sobre as atividades de venda é essencial e deve ser exercido pelos gestores por meio de supervisão. Afinal, dificilmente um time atingirá as metas estabelecidas se as ações previstas nos planos não forem bem executadas. Por isso, é fundamental acompanhar o que está acontecendo para poder agir ao menor sinal de que as coisas não estejam dando certo.
Não importa se sua equipe comercial trabalha de forma independente ou seus representantes estão longe da base central da empresa: em tais cenários, problemas de coordenação podem surgir com um gerente ou outros vendedores. Logo, o controle é imprescindível nessas situações.
Essa metodologia também ajuda a manter a transparência de todas as iniciativas, além de evidenciar os resultados de cada vendedor e dos times em conjunto. Dessa forma, o gerente pode agir de maneira mais direta, analisando e corrigindo quando for o caso, mas também reconhecendo aqueles que estão atingindo ou até superando os desafios estabelecidos.
Com o controle de vendas, é possível direcionar os esforços comerciais visando maximizar a lucratividade e garantir que os clientes recebam sempre o melhor atendimento possível. Ele ajuda tanto na prospecção quanto na conversão.
Além de tudo isso, ao utilizar uma ferramenta de controle de vendas, a área de vendas não é a única beneficiada, mas tudo aquilo que é derivado desse setor, como:
- o estoque de produtos;
- as finanças da sua empresa;
- o atendimento ao cliente;
- a otimização do processo de compra até o pós-venda.
Quais as vantagens de fazer o controle de vendas?
Efetuar um controle de vendas pode ser uma forma inteligente de monitorar o desempenho comercial da empresa, trazendo benefícios significativos para a instituição, entre eles:
Facilita a gestão financeira
Com um controle efetivo, você pode acompanhar em tempo real as vendas realizadas, identificando tendências e ajustando estratégias para maximizar lucros. Dessa forma, os recursos são investidos de forma mais inteligente, reduzindo gastoblogs que não geram retorno.
Simplifica o fluxo de caixa
Um sistema de controle de vendas ajuda a prever receitas futuras com base em dados históricos e tendências atuais. Assim, é possível fazer uma programação mais precisa de pagamentos e investimentos, garantindo que haja sempre capital disponível para as necessidades da empresa.
Aumenta o desempenho das equipes
Os gestores têm acesso a dados concretos sobre o desempenho de vendas, o que lhes permite encontrar elos fracos e pontos de melhoria. Como resultado, torna-se mais simples estabelecer metas claras e incentivar a equipe a alcançá-las por meio de estratégias de engajamento.
Quais são os indicadores de desempenho que acompanham o controle de vendas?
Muito falamos sobre a importância de um controle de vendas eficaz. Mas afinal, como medir isso e assegurar que sua empresa está indo na direção correta? A resposta é simples: por meio de indicadores-chave de desempenho.
Como há uma infinidade de opções, veja abaixo algumas das melhores opções para monitorar a performance do time de vendas:
Taxas de conversão
As taxas de conversão são cruciais para entender o quão bem sua empresa transforma leads em vendas efetivas. Uma taxa de conversão elevada mostra que as estratégias de marketing e vendas estão sendo eficazes, contribuindo significativamente para o retorno sobre o investimento (ROI). Acompanhar esse indicador permite ajustes efetivos nas abordagens de vendas e marketing, otimizando a jornada do cliente.
Valor médio da transação
Este indicador revela o ticket médio que cada cliente gasta em uma transação ao comprar na sua empresa. Aumentar o valor médio da transação significa poder elevar também a receita, mesmo sem necessariamente aumentar o número de clientes.
Estratégias como upselling e cross-selling, quando implementadas corretamente, são eficazes em aumentar esse valor.
Número de vendas por vendedor
Analisar o número de vendas por vendedor ajuda a identificar quais membros da equipe estão superando metas e quais precisam de mais suporte para tal. Esse indicador pode fazer toda a diferença para o desenvolvimento de equipe, uma vez que permite uma distribuição mais equitativa de leads, ajustados à capacidade de cada vendedor.
LTV — Lifetime Value
O Lifetime Value é um prognóstico do valor total que um cliente gera para a empresa ao longo de seu relacionamento com o negócio. Um LTV alto indica clientes mais lucrativos e justifica investimentos em marketing e vendas direcionados à retenção de diferentes segmentos de clientes.
CAC — Custo de aquisição do cliente
O Custo de Aquisição do Cliente é um indicador que mostra o custo total para adquirir um novo cliente, incluindo gastos com marketing e vendas, por exemplo. Manter esse custo otimizado é crucial para garantir a sustentabilidade dos negócios, principalmente a longo prazo. Empresas com um CAC baixo em comparação ao valor de vida útil do cliente (LTV) estão em uma posição financeira mais forte.
Churn Rate ou taxa de desistência
A taxa de churn mostra a porcentagem de clientes que deixam de fazer negócios com a empresa em um determinado período. Uma taxa baixa é indicativa de alta satisfação do cliente, enquanto uma alta taxa de churn pode indicar problemas no produto, serviço ou suporte ao consumidor. Portanto, monitorar e trabalhar para reduzir o churn é indispensável.
Como fazer o controle das vendas em seu negócio?
Para obter todos os benefícios de um controle efetivo das vendas, é fundamental que ele seja aplicado da maneira correta, de acordo com as melhores práticas do setor. Confira abaixo um passo a passo detalhado:
Documente todas as vendas
A documentação de cada transação permite uma análise detalhada do desempenho de vendas, facilita o planejamento financeiro e ajuda na previsão de tendências. Uma dica é utilizar sistemas automatizados para capturar dados de vendas em tempo real, incluindo detalhes do cliente, produto vendido, quantidade, preço e data.
Utilize ferramentas de gestão
Ferramentas de gestão de vendas como CRMs e ERPs são indispensáveis para centralizar informações, automatizar processos de vendas, gerir contatos de clientes e monitorar o desempenho das vendas. Além disso, elas oferecem insights valiosos por meio de relatórios e análises, ajudando na tomada de decisões estratégicas.
Crie um funil de vendas
O funil de vendas é uma representação das etapas pelas quais um potencial cliente passa, desde o conhecimento do produto até a compra final. Personalize o funil de acordo com o comportamento de compra do seu público-alvo, e use-o para otimizar suas estratégias de marketing e vendas.
Defina e avalie a necessidade de cada etapa do seu funil
É importante que a empresa defina estratégias específicas para cada etapa do funil (topo, meio e fundo) e que elas sejam constantemente atualizadas. Aqui, o objetivo é mover os potenciais clientes para a próxima etapa e ajustar as estratégias conforme necessário.
Saiba o tempo certo da jornada do cliente
Compreender a jornada do cliente e o tempo que ele leva para passar pelas etapas do funil é crucial. Isso permite ajustar as abordagens de venda e marketing para se alinhar com o tempo do cliente, melhorando sua experiência e aumentando as chances de conversão.
Preze pela fidelização
Desenvolver estratégias de fidelização é tão importante quanto atrair novos clientes, e pode ser ainda mais desafiador. Por isso, avalie a possibilidade de implementar programas de fidelidade, ofereça suporte excepcional e mantenha-se engajado com os clientes após a venda para incentivar compras recorrentes.
Tenha metas claras
Estabeleça metas de vendas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART) para a equipe. Dessa maneira, é maior a chance de que eles se mantenham focados, e o mais importante: motivados.
Ofereça um produto competitivo
Essa dica é básica, mas fundamental. A oferta de produtos que atendam ou superem as expectativas do cliente é o principal pilar do sucesso empresarial.
Nesse sentido, o recomendado é realizar pesquisas de mercado regulares para entender as necessidades dos clientes e fazer o ajuste do seu portfólio, conforme necessário.
Treine a sua equipe
Montar um time de vendas bem treinado é um dos esforços mais importantes para o sucesso das vendas. Mesmo que seus vendedores sejam especialistas no produto, é importante que eles passem por reclicagens recorrentes para desenvolver novas habilidades e se inteirar sobre as mudanças no mercado.
Quais são as funcionalidades de um sistema de controle de vendas?
Para que um sistema de controle de vendas seja realmente eficiente, ele deve oferecer uma série de funcionalidades, entre elas:
Controle financeiro
Esta funcionalidade permite a gestão detalhada das receitas, despesas e lucratividade das vendas. Ela também facilita o acompanhamento de pagamentos, recebimentos e a análise financeira global, oferecendo uma visão clara da saúde financeira do negócio.
Controle de estoque
Essencial para gerir a disponibilidade de produtos, o controle de estoque ajuda a evitar tanto a escassez quanto o excesso de mercadorias. Isso otimiza o armazenamento e reduz custos, ao mesmo tempo que assegura a satisfação do cliente com a pronta entrega de produtos.
Emissão de notas fiscais
A automação da emissão de notas fiscais simplifica o cumprimento das obrigações fiscais e legais, além de reduzir erros manuais e economizar tempo, facilitando o processo de vendas e o pós-venda.
Diversificação dos meios de pagamento
Oferecer diversas opções de pagamento melhora a experiência do cliente e pode aumentar as vendas. Um sistema que integra vários meios de pagamento, incluindo cartões de crédito, débito, transferências bancárias e pagamentos digitais, ajuda a atender às variadas preferências dos clientes.
Relacionamento com o cliente
Um sistema de controle de vendas engloba a gestão de informações do cliente, histórico de compras e preferências, o que permite a personalização do atendimento, propiciando a sua fidelização. Isso faz toda a diferença no longo prazo.
Quais são os cuidados necessários no controle de vendas?
Um sistema de controle de vendas deve ser planejado com cuidado, evitando tanto a rigidez quanto a leniência. Se as metas forem subestimadas, certamente a empresa não alcançará os patamares que deseja. Caso o controle engesse as possibilidades de atuação das equipes, por outro lado, pode ser ainda mais prejudicial para a performance.
Por isso, é importante desenhar um modelo de controle de vendas que se adapte à sua realidade, analisando:
- a natureza de seus produtos ou serviços;
- a maturidade e o nível de conhecimento dos vendedores;
- o grau de cooperação;
- o tipo de trabalho e sua penetração de mercado, entre outras variáveis relevantes.
É importante monitorar e analisar as ações de vendas para identificar aquelas que contribuem positivamente para os resultados e ajustar ou eliminar práticas menos eficazes. No entanto, o objetivo do controle de vendas deve ser orientar e apoiar a equipe para maximizar o desempenho, em vez de focar na punição ou crítica negativa.
Como melhorar o controle de vendas na empresa?
Melhorar o controle de vendas pode não ser uma tarefa tão simples, porém também não é algo tão complexo. Para atingir esse objetivo, considere os passos abaixo:
Estabeleça um mapa de vendas
O mapa de vendas consiste na identificação do que foi vendido, para quem, quando foi entregue e o momento da entrada do dinheiro em caixa. Assim, uma das maiores vantagens é poder identificar quais são os produtos mais comercializados por sua empresa. Essa informação vai auxiliá-lo nas tomadas de decisões sobre seus investimentos, a fim de obter os melhores resultados possíveis.
Faça o controle orçamentário de suas atividades
Um controle orçamentário eficaz se baseia em um sistema sólido de controle de vendas. Ele permite a elaboração de um orçamento que abrange o fluxo financeiro completo e os dados do caixa. Assim, outros relatórios serão preparados e estudados com mais tempo para que haja um maior controle sobre os recursos da sua empresa.
Crie e mantenha todos os registros das operações
É muito importante documentar cada venda realizada. Essa informação pode ser bastante útil tanto para fins fiscais quanto para atendimento ao cliente ou, até mesmo, para o controle do fluxo de caixa.
Os registros podem ser feitos de maneiras distintas, dependendo do volume de vendas que a empresa realiza. O importante é ter os dados em mãos para que você possa encontrá-los quando necessário.
Elabore um banco de dados com as informações de seus clientes
A criação de um banco de dados permite que você conheça bem todos os passos que seus clientes dão dentro da empresa. Com isso, será possível oferecer um atendimento personalizado, adotando ações que sejam chamativas e atraentes para eles.
Utilize um software ERP
Aqui entra o ERP (Enterprise Resource Planning), que em português equivale a Planejamento de Recursos da Empresa. Trata-se de um software de gestão que possui uma série de ferramentas importantes para administrar negócios, desde o varejo até a indústria.
O ERP otimiza a rotina da companhia, deixando-a mais organizada, acessível e rápida. Isso ocorre, pois todos os setores ficam interconectados. No caso da área de vendas, em especial, é possível manter uma maior documentação de seus clientes e das transações.
Além disso, o software possibilita uma gestão de estoque mais eficiente, oferece um maior conhecimento do seu público-alvo, fornece melhor atendimento ao cliente, torna as informações mais acessíveis e proporciona uma visão das finanças corporativas em tempo real.
Por tudo isso, fica clara a importância do controle para sua empresa, sendo imprescindível melhorar a forma como essa atividade acontece em seu negócio, o que é potencializado pelos inúmeros benefícios trazidos pelo software ERP.
Como vimos, o controle de vendas é um processo muito relevante, que deve ser constantemente atualizado e aperfeiçoado. Aqueles que conseguem utilizar suas práticas em favor do crescimento das operações de relacionamento com os clientes geram inúmeros diferenciais competitivos determinantes.
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