Os fornecedores desempenham um importante papel na cadeia de suprimentos da indústria. Afinal, eles são responsáveis por fornecer matérias-primas de qualidade e manter o estoque da empresa cheio, assegurando que ela terá os recursos necessários quando precisar.

Mas para garantir que a relação com esses profissionais funcione e a parceria dure, é necessária uma ação, geralmente negligenciada pelos empresários: a gestão de fornecedores!

Neste post, vamos entender tudo sobre essa prática. Acompanhe!

O que é gestão de fornecedores?

Trata-se de um conjunto de práticas que visam controlar e otimizar as relações com os fornecedores, assegurando à empresa as melhores condições para ela garantir as matérias-primas e os serviços. 

Esse gerenciamento envolve:

• selecionar os fornecedores que melhor atenderão às necessidades do seu negócio;
• contratá-los;
• monitorar o seu desempenho ao longo do contrato;
• avaliá-los para identificar se vale a pena (ou não) a empresa manter essa parceria.

Qual é o propósito do gerenciamento de fornecedores?

O propósito da gestão de fornecedores é assegurar que a empresa trabalhe apenas com parceiros de negócio que realmente estejam presentes e preparados para ajudá-la a atender as demandas e crescer em escala.

Em uma indústria, por exemplo, a falta de bons fornecedores pode desencadear uma série de problemas críticos, como atraso no recebimento de matéria-prima para fabricação, paralisação de processos produtivos, interrupção das entregas e, como consequência, insatisfação de clientes.

Quais os benefícios da gestão de fornecedores?

Há muitos benefícios que uma empresa pode obter ao fazer o gerenciamento de seus fornecedores. Separamos os principais a seguir:

Economia

A partir do controle, é possível negociar melhores preços, prazos e condições de pagamento, o que faz com que haja redução dos custos operacionais e aumento da margem de lucro.

Agilidade

Além da economia, outro benefício envolve a agilidade. Ao ter fornecedores confiáveis em carteira, que conseguem entregar materiais, insumos e matérias-primas ou realizar a prestação de serviços rapidamente, a empresa garante que a sua esteira de produção não sofra interrupções desnecessárias. Assim, ela consegue atender corretamente aos prazos firmados com seus clientes.

Governança

Assim como qualquer outro gerenciamento, a gestão de fornecedor contribui para a governança, pois a empresa passa a ter controle absoluto sobre as etapas do processo de fornecimento e a qualidade dos insumos adquiridos através dos seus parceiros.

Colaboração

Ao certificar apenas fornecedores que compartilham dos mesmos valores e padrões de qualidade da sua empresa, cria-se um laço de confiança mútua entre a empresa e os seus parceiros. Isso faz com que as negociações sejam mais transparentes e as parcerias mais duradouras.

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Quais estratégias ajudam a gerenciar melhor seus fornecedores?

Agora que sabemos o que é gestão de fornecedores e seus benefícios, vamos analisar algumas práticas que você pode aplicar dentro do seu próprio negócio para melhorar esse controle.

Defina os requisitos e os critérios de seleção

• O que o fornecedor precisa ter para atender suas demandas?
• Quais são os critérios essenciais: preço competitivo, qualidade do produto, velocidade de entrega?
• O que o fornecedor deve fazer para manter a parceria saudável?

Definir critérios de avaliação e seleção fará com que você separe apenas os parceiros que estão alinhados com os objetivos estratégicos da sua empresa.

Realize uma pesquisa de mercado

Existem muitas empresas operando no mercado atualmente. Logo, é importante que você não fique limitado apenas a uma lista específica de parceiros e comece a fazer pesquisas sobre novos potenciais fornecedores.

Avalie sua reputação, experiência de mercado e capacidade de acompanhar a escala do seu negócio. Converse também com outros clientes que podem estar trabalhando com eles neste exato momento.

Solicite propostas e compare-as

Embora o preço seja um fator importante em uma decisão de escolha, é recomendado que você solicite propostas e faça um comparativo antes de fechar qualquer negócio. Isso porque, geralmente, muitos profissionais que possuem um preço mais elevado entregam diferenciais que o fornecedor mais “barato” não entrega. 

Faça um contrato claro e detalhado

O contrato é o documento que vai vincular a sua empresa com o parceiro. Por isso, é preciso que ele seja o mais detalhado e completo possível, com cláusulas que especificam exatamente quais são as obrigações de cada parte, o que será entregue, por quanto tempo durará o contrato e quais as penalidades em caso de descumprimento.

Monitore o desempenho dos fornecedores

Tudo na vida é cíclico, o desempenho e comportamento das pessoas também. Assim, depois do contrato assinado, monitore a performance dos fornecedores para certificar que estão na mesma linha que a sua empresa, cumprindo com todos os termos e cláusulas definidas no contrato.

Avalie e dê feedback constante

Ninguém é perfeito e todos estão sujeitos a cometer erros e equívocos. Por isso, sempre que tiver oportunidade, avalie e dê feedbacks aos profissionais para que eles saibam onde podem melhorar e quais são os pontos em que a sua empresa está satisfeita. Isso os ajudará a aprimorar cada vez mais o serviço.

Como fazer uma boa gestão de fornecedores?

Além das dicas acima, separamos também alguns passos que podem ajudar você a fazer uma boa gestão de fornecedores. Confira!

Mapear os processos de compras da sua empresa

Mapear os processos de compras envolve identificar e documentar cada etapa, desde a solicitação até a entrega final.

Isso é crucial para a gestão de fornecedores porque permite entender exatamente onde cada um se encaixa no processo, identificar possíveis problemas e garantir que todos os seus parceiros estejam alinhados com os objetivos do negócio.

Classificar os fornecedores de acordo com sua importância

• Quais fornecedores são essenciais para manter os processos da sua empresa em funcionamento?
• Existem outros parceiros na região que trabalham com a entrega dos mesmos produtos e serviços?

Ao fazer a gestão dos seus fornecedores, tenha em mente quais são os profissionais mais importantes para suas operações de negócio e procure manter um melhor relacionamento com eles. Mas lembre-se: isso não significa que os outros, de menor importância, devem ser negligenciados.

Definir os objetivos e as metas da gestão de fornecedores

• Por que você está fazendo a gestão?
• O que sua empresa espera alcançar com esse controle?

Ao definir as metas e os objetivos da prática, você consegue fazer um gerenciamento que ajudará a alcançá-los mais rapidamente.

Elaborar um plano de ação

Quais ações precisam ser realizadas para que o gerenciamento de fornecedores ajude no alcance das metas e objetivos?

Assim que tiver isso bem definido, elabore um plano para que cada uma das ações seja aplicada corretamente.

Executar o plano de ação

Assim que o plano de ação estiver pronto, será preciso colocá-lo em prática. Mas você não precisa aplicar todas as estratégias de uma só vez. Comece aos poucos, com um número pequeno de fornecedores, para validar a aplicação e identificar se precisam de ajustes ou melhorias.

Avaliar os resultados

Depois que todas as ações estiverem implementadas, é importante que você avalie os resultados para saber se as estratégias contribuíram, de fato, com os objetivos e metas. Aqui, costumamos usar indicadores-chave (KPIs).

Qual é a importância da gestão de fornecedores para as empresas?

A gestão de fornecedores é importante para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do segmento de atuação. Quer saber por quê? Acompanhe!

Construir uma relação sólida

A gestão de fornecedores cria uma relação ganha-ganha com seus provisores, já que ambos os lados se beneficiam. Isso faz com que a empresa construa uma postura colaborativa durante todo período de relação comercial.

Ainda, é importante lembrar que para essa relação se consolidar, a empresa deve reconhecer, minimizar suas falhas e nunca transferir a culpa da falha no processo apenas para o seu fornecedor. Lembre que, nesse convívio, ambas as partes têm um objetivo em comum: gerar os melhores resultados.

Controlar os custos

Com o apoio de ferramentas, como um software de gestão industrial, você consegue inserir os preços dos diversos fornecedores e fazer comparações importantes antes de tomar decisões.

Mas como vimos, o valor dos itens não pode ser o único fator a ser considerado ao firmar contratos. Isso porque, um preço muito baixo pode significar um suporte ineficiente, produtos de qualidade duvidosa, atrasos na entrega, podendo levar a prejuízos financeiros de médio e longo prazo.

Controlar os custos consiste em avaliar todas as possibilidades que farão com que sua companhia preste um serviço exemplar, atraia mais consumidores e, dessa forma, aumente o faturamento.

Aprimorar o compartilhamento de informações

Assim como no controle de custos, sua empresa pode usar ferramentas que permitem compartilhar informações úteis com os parceiros. Isso demonstra que, além de você oferecer um apoio sólido a eles, está preocupado em otimizar a troca de informações e melhorar a execução dos seus próprios serviços.

Para simplificar esse compartilhamento, utilize soluções que integrem os sistemas, por meio do envio automático de dados, como o ERP.

Ter sempre um plano B

Depender de um único parceiro não é uma boa estratégia, pois você pode ficar de mãos atadas em alguns momentos críticos, o que pode gerar complicações. Portanto, é indispensável ter outros contatos que possam oferecer os mesmos produtos ou similares, sobretudo, os itens mais críticos para a manutenção da produção.

Como a tecnologia pode auxiliar na gestão de fornecedores?

É natural que as empresas, em especial as indústrias, tenham uma grande carteira de fornecedores. Nesse sentido, fazer a gestão de todos esses parceiros manualmente pode ser desafiador, visto que podem acontecer erros e equívocos na hora de inserir informações em uma planilha, por exemplo.

Assim, recomenda-se sempre o uso de tecnologias, como software de gestão e ERPs, para que o processo seja automatizado e a empresa consiga manter um controle mais preciso e atualizado de todas as interações com seus fornecedores.

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