Toda empresa possui um estoque que é responsável por armazenar os produtos, materiais ou mercadorias. Manter os níveis de segurança do estoque bem controlados é muito importante para não deixar faltar nenhum item e assegurar que a empresa tenha sempre o necessário para atender suas demandas.
Mas além de manter os níveis do estoque controlados, existe também outra ação necessária para garantir essa estabilidade nos produtos: o estoque de segurança. Neste post, veremos tudo a respeito desse tema, desde o conceito até seus principais benefícios e formas de calcular. Acompanhe!
O que é estoque de segurança?
Também conhecido como estoque de reserva, nada mais é do que uma quantidade extra de produtos que mantemos armazenados para proteger a empresa contra variações inesperadas na sua demanda ou atrasos no fornecimento.
Esse tipo de estoque é essencial para certificar que a empresa consiga atender seus clientes sob qualquer circunstância e evite, por exemplo, rupturas nas vendas ou paradas nas operações.
Qual é a função do estoque de segurança?
A principal função do estoque de segurança é minimizar o risco de falta de produtos. Isso é especialmente importante em cenários onde a demanda é muito variável, como no varejo e na manufatura, ou onde os prazos de entrega dos fornecedores são pouco confiáveis.
Outra função do estoque de segurança é, ainda, proteger a empresa contra flutuações nos preços de matéria-prima ou componentes, permitindo que ela aproveite oportunidades de compra quando os preços estiverem mais baixos.
Qual a diferença entre ponto de pedido e estoque de segurança?
O ponto de pedido é o termo que usamos para descrever o nível de estoque no qual uma nova ordem de compra deve ser feita para repor os itens prestes a se esgotar. Ele considera o tempo de entrega do fornecedor e a taxa de consumo dos produtos, garantindo que haja tempo suficiente para a reposição antes que os produtos acabem.
Por outro lado, o estoque de segurança é uma quantidade adicional de produtos que é mantida além do ponto de pedido. Logo, é uma garantia extra de produtos que serve para proteger as operações da empresa.
Quais são as vantagens do estoque de segurança?
Existem muitas vantagens de manter um estoque de segurança, mas traremos aqui apenas as principais. Acompanhe!
Proteção contra incertezas
Existem muitos mercados onde a demanda pode ser imprevisível e outros que podem lidar com atrasos no fornecimento se o fornecedor enfrentar dificuldades logísticas ou problemas de produção.
Ter um estoque de segurança é uma excelente estratégia para evitar que essas situações afetem diretamente as operações do negócio e causem prejuízos em escala:
- Falta de produto > parada na produção ou distribuição de mercadorias > atraso no cumprimento de prazos e entrega ao cliente > insatisfação e perda de competitividade.
Melhora no nível de serviço
Quando a empresa consegue atender aos pedidos, mesmo durante picos de demanda ou atrasos dos fornecedores, ela garante a satisfação do cliente, mas não é só isso. Ela também aumenta esse sentimento, atraindo clientes mais leais, recorrentes e propensos a recomendar seus produtos ou serviços para outros consumidores.
Redução de perdas de vendas
Quando um produto está disponível no momento em que o cliente deseja comprá-lo, a empresa evita a perda de vendas que ocorreria caso o item estivesse em falta. Essa capacidade contribui para a sua boa imagem, passando a ser vista pelo mercado como uma marca de extrema confiança e que não deixa os clientes na mão.
Flexibilidade operacional
Em situações de aumento repentino da demanda, a empresa pode responder rapidamente ao cliente sem a necessidade de aguardar novas entregas de fornecedores. Isso permite que ela aproveite ao máximo as oportunidades que se apresentam e também conquiste um diferencial da concorrência.
Prevenção de atrasos
O estoque de segurança também permite que a empresa evite atrasos nas entregas e cumpra prazos apertados, uma vez que possui uma reserva de itens prontos para serem despachados. Isso pode ser um diferencial bem interessante, especialmente em mercados onde a velocidade de atendimento é valorizada, como no e-commerce.
Minimização de custos de transporte urgente
Em situações de escassez, muitas vezes, as empresas precisam recorrer a métodos de transporte urgente para repor rapidamente os estoques, o que pode resultar em custos elevados. Logo, manter um estoque de segurança ajuda a minimizar a necessidade de tais medidas, tornando possível que a empresa utilize métodos de transporte mais econômicos.
Quais são as desvantagens do estoque de segurança?
Embora apresente muitos benefícios, não podemos esquecer de mencionar que o estoque de segurança possui algumas desvantagens.
Custo de manutenção
Manter um estoque adicional implica em despesas significativas relacionadas ao armazenamento, como aluguel de espaço, controle de temperatura e segurança. Esses custos podem se acumular rapidamente, em especial, para as empresas que lidam com produtos volumosos ou que exigem condições especiais de armazenamento.
Risco de obsolescência
Produtos que permanecem no estoque por longos períodos podem se tornar obsoletos, ainda mais em setores de tecnologia ou moda, onde as tendências e as inovações mudam com velocidade. Além disso, produtos perecíveis enfrentam o risco de deterioração se mantidos em estoque por um tempo muito prolongado.
Capital imobilizado
O capital investido em estoque de segurança fica imobilizado e não pode ser utilizado para outras finalidades, como em investimentos. Essa imobilização do capital também pode afetar a flexibilidade financeira da empresa, limitando a capacidade do fluxo de caixa responder rapidamente a novas oportunidades ou crises.
Espaço de armazenamento limitado
Um estoque de segurança requer espaço físico adicional, o que pode ser um desafio para as empresas localizadas em áreas urbanas com altos custos imobiliários. Essa limitação pode fazer com que precise investir em novos espaços ou alugar depósitos em outras localidades.
Complexidade na gestão de inventário
Além de gerenciar o estoque normal, é preciso também monitorar os níveis de estoque de segurança com base nas flutuações da demanda e nos prazos de entrega dos fornecedores. Essa complexidade pode exigir sistemas de gestão mais robustos e maior dedicação de recursos humanos.
Impacto ambiental
Espaços de armazenamento maiores utilizam mais energia para iluminação, controle de temperatura e operações de movimentação de estoque. Isso contribui para uma maior pegada de carbono, bem como aumenta a quantidade de resíduos que a empresa gera, por exemplo, com embalagens e materiais descartados.
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Como calcular estoque de segurança?
O cálculo do estoque de segurança pode ser feito utilizando dois métodos distintos, dependendo da complexidade da operação da empresa e da precisão desejada pelos gestores.
Uma das fórmulas que geralmente utilizamos é:
Onde:
- Z é o fator baseado no nível de serviço desejado, que corresponde ao número de desvios padrão necessários para cobrir a variabilidade;
- 𝜎𝐷𝐿 é o desvio padrão da demanda durante o lead time.
Outro método para calcular o estoque de segurança considera a média da demanda e a variabilidade (da demanda e do lead time). Aqui, a fórmula utilizada é:
Quais são os fatores importantes para considerar ao fazer o cálculo?
Lead time do fornecedor
Inclui o tempo desde que o pedido é feito até o momento em que os produtos são entregues ao estoque. Variações no lead time podem ocorrer devido a fatores como problemas logísticos, atrasos na produção ou questões alfandegárias.
Para minimizar os impactos dessas variações, é fundamental manter uma comunicação constante com os fornecedores e utilizar ferramentas de análise de dados que podem ajudar a identificar padrões e antecipar possíveis atrasos.
Demanda do produto
A demanda pode ser influenciada por fatores como sazonalidade, promoções, tendências de mercado e mudanças no comportamento do consumidor. Uma compreensão detalhada dos padrões de demanda é importante para prever futuras necessidades e ajustar os níveis de estoque de segurança de acordo com essas flutuações.
Nível de serviço
O nível de serviço é um parâmetro que reflete a probabilidade de evitar uma ruptura de estoque. Definir o nível correto é decisivo para alinhar a disponibilidade do produto com as expectativas dos clientes e os objetivos de negócio da empresa.
Qual é o estoque de segurança ideal?
O estoque de segurança ideal é aquele que balanceia os custos de manutenção de estoque com os benefícios de evitar rupturas. Assim, não existe uma quantidade fixa ou universalmente ideal; ela vai variar de acordo com a natureza do negócio, a alteração da demanda e a confiabilidade dos fornecedores.
Em setores como o varejo ou a saúde, onde a falta de produtos pode causar grandes prejuízos ou impactos negativos aos clientes, é natural que o nível de estoque de segurança seja mais elevado.
Mas em indústrias com menor variabilidade de demanda ou maior previsibilidade no fornecimento, o estoque de segurança costuma ser menor sem que isso comprometa a eficiência operacional.
Quando sua empresa deve fazer um estoque mínimo de segurança?
Manter um estoque mínimo de segurança é indicado para todas as empresas que operam em um ambiente com alta variabilidade na demanda ou quando os prazos de entrega dos fornecedores são inconsistentes.
Ademais, as empresas também devem considerar um estoque de segurança em situações em que a disponibilidade imediata do produto é crítica para uma boa experiência de compra, como é o caso do e-commerce.
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Quais são os desafios para fazer um estoque de segurança?
O estoque de segurança está diretamente atrelado à “possibilidade de imprevistos”. Logo, a empresa pode ter que enfrentar desafios ligados a:
- Previsão de demanda: qualquer erro nas previsões pode resultar em excesso ou falta de estoque, ambos prejudiciais para o financeiro e o operacional da empresa.
- Custo de manutenção: manter um estoque de segurança envolve custos adicionais de armazenamento, seguros e possíveis perdas por obsolescência ou deterioração dos produtos, o que pode impactar a lucratividade.
- Variabilidade no lead time: atrasos inesperados podem levar a rupturas, enquanto entregas mais rápidas que o esperado podem resultar em excesso de estoque.
- Espaço de armazenamento: a falta de espaço adequado pode restringir a quantidade de estoque de segurança ou acabar exigindo que a empresa invista em espaços físicos adicionais.
Como criar um estoque de segurança?
O processo para criar um estoque de segurança é relativamente simples, bastando apenas que a empresa execute três ações. Confira!
Análise de dados históricos de demanda
Dados fornecem uma base sólida para entender as variações e tendências ao longo do tempo, sendo essencial para identificar picos sazonais, flutuações inesperadas na demanda e quaisquer padrões recorrentes que possam impactar os níveis de estoque.
Determinar o nível de serviço
Esse nível de serviço corresponde à probabilidade da empresa evitar uma ruptura de estoque e pode variar dependendo da importância do produto e das expectativas dos clientes.
Calcular a quantidade adequada de estoque de segurança
A aplicação da fórmula mostrará a quantidade de produtos que a empresa deverá manter estocada para garantir que suas operações continuem em andamento, mesmo em casos de oscilação na demanda ou atrasos de fornecedores.
Como gerenciar o estoque de segurança de forma eficaz?
Assim como o estoque normal, o estoque de segurança também precisa ser gerido adequadamente para evitar o excesso ou a falta de produtos. A seguir, veja como nossos especialistas do FoccoERP indicam que esse controle deve ser realizado.
Defina o método de gestão
Existem diferentes métodos de gestão de estoque que podem ser aplicados: Just in Time (JIT), First In First Out (FIFO), Last In First Out (LIFO), entre outros. Selecione aquele que melhor se adapte às necessidades do seu negócio, considerando fatores como o tipo de produto, seu ciclo de vida e a capacidade atual de armazenamento.
Acompanhe o inventário periodicamente
Fazer um inventário periódico pode ajudar a identificar discrepâncias entre os registros e os níveis reais de estoque, além de mostrar possíveis padrões de demanda. Esse conhecimento é importante para ajustarmos os níveis de estoque de segurança conforme as tendências.
Invista em tecnologia de ponta
Sistemas como o ERP permitem a automação e a integração dos processos de inventário, previsão de demanda e gestão de fornecedores. Essas ferramentas também podem fornecer insights valiosos sobre padrões de demanda, variabilidade do lead time e desempenho dos parceiros.
Analise os dados
A análise de dados é fundamental para ajustar os níveis de estoque proativamente, além de identificar produtos com uma maior probabilidade de se tornarem obsoletos ou de perecerem. Essa identificação permite ações preventivas para minimizar perdas, como promoções ou ajustes no reabastecimento.
Tenha uma colaboração estreita com fornecedores
Acordos flexíveis, como contratos de fornecimento garantido e parcerias estratégicas, podem ajudar a garantir a disponibilidade dos produtos e reduzir a necessidade de grandes estoques de segurança.
Compartilhar informações em tempo real com os fornecedores, como previsões de demanda e níveis de estoque atualizados, também é uma ação importante que melhora a coordenação e a resposta às necessidades da empresa.
Gostou de saber tudo sobre o estoque de segurança? Então continue com a gente e conheça mais sobre os tipos de estoque: quais os principais e por que investir?
