O estoque é um dos ativos mais importantes da empresa, pois concentra boa parte dos seus investimentos. O esperado, portanto, é que os gestores realizem um bom controle sobre ele para impedir que o modelo de negócio venha a lidar com perdas e prejuízos financeiros futuros.

Uma das ferramentas mais utilizadas nesse controle é o “inventário de estoque”, um procedimento que consiste em registrar todos os itens que a empresa possui em seu armazém, depósito ou centro de distribuição.

No artigo de hoje, veremos o que é inventário de estoque, qual é a sua importância, principais tipos e como você pode fazê-lo de maneira bem simples. Acompanhe! 

O que é inventário de estoque?  

O inventário de estoque é um procedimento administrativo que consiste em contabilizar e registrar todos os produtos armazenados no estoque.

Esses produtos podem ser matérias-primas (necessárias para a fabricação de peças e outros bens materiais), produtos em elaboração, produtos acabados, mercadorias para revenda, embalagens (importantes para proteger os produtos durante o transporte), materiais para limpeza, materiais para escritório, equipamentos para manutenção, entre outros.  

Para que serve o inventário de estoque?

O inventário de estoque serve para orientar os gestores sobre a quantidade exata de itens que a empresa possui estocado.

Esse conhecimento é muito importante para esses profissionais planejarem e controlarem melhor os períodos de compra, evitarem a aquisição de produtos com pouca ou nenhuma demanda ou, no caso da indústria, assegurarem a disponibilidade dos insumos para a produção.

Quais empresas devem fazer o inventário de estoque

Todas as empresas devem fazer o inventário de estoque, porque é a partir desse procedimento que vão conseguir evitar situações relacionadas à perda, falta ou excesso de produtos.

No caso de indústrias e empresas de manufatura, por exemplo, a realização do inventário de estoque garantirá que mantenham um controle mais eficiente sobre os componentes usados na produção, itens em elaboração e produtos prontos.

Em empresas de serviço — que geralmente dependem de ferramentas e materiais específicos para executar um trabalho —, a realização do inventário será útil para assegurar que não faltem elementos para atender aos chamados e às demandas do cliente.

Para as distribuidoras e atacadistas, fazer o inventário é importante porque garantirá a entrega das mercadorias aos fabricantes e varejistas no tempo combinado. E no caso das empresas de logística e transporte, para certificar uma cadeia de suprimentos fluída.

Empresas que trabalham com e-commerce e varejo também devem fazer o inventário de estoque para identificar possíveis erros nos registros, monitorar e gerenciar a quantidade de mercadorias disponíveis para venda.

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Quem é responsável por fazer o inventário

Fazer o inventário de estoque dependerá da colaboração de muitas pessoas, pois exige bastante tempo para contar os produtos.

Geralmente, as pessoas envolvidas nesse processo de contagem são a equipe de logística e estoque, mas, caso ache necessário, o gestor também pode solicitar o apoio do time administrativo e demais departamentos para contabilizar e registrar as informações.  

Quais são os tipos de inventário de estoque?

Existem diferentes tipos de inventário de estoque que podem ser aplicados em uma empresa: inventário anual, periódico, rotativo, geral, parcial e permanente. O tipo ideal dependerá muito das necessidades e complexidade das operações do negócio, além do pessoal disponível para fazer a contagem.

Abaixo veja como funciona cada tipo de inventário:

Inventário anual

O inventário anual, como o próprio nome já diz, é realizado uma vez no ano, geralmente após o término do exercício fiscal, que começa em 1º de janeiro e termina em 31 de dezembro.

O objetivo dessa modalidade é fazer o levantamento das quantidades exatas de produtos para enviar ao setor contábil e assim ocorrer a atualização e reconciliação dos registros.

Inventário periódico

O inventário periódico é realizado em intervalos de tempo pré-definidos pela empresa, podendo ser mensal, trimestral ou semestral. Diferente do inventário anual, o objetivo desse modelo é manter um controle regular do estoque e identificar possíveis falhas na contagem de produtos durante o ano.

Inventário rotativo

O inventário rotativo é realizado em partes do estoque, com as seções dos produtos sendo contabilizadas em diferentes períodos do ano. O objetivo deste tipo de inventário é impedir que a empresa paralise suas operações de negócio, com as equipes interrompendo atividades normais para contar os produtos.

Inventário geral

O inventário geral envolve a contagem de todos os produtos armazenados no estoque de uma só vez. No inventário anual, a contagem também ocorre dessa forma, mas o que diferencia as duas abordagens é que o inventário geral pode ser realizado em qualquer época do ano, não só no final do período fiscal.

Inventário parcial

O inventário parcial se assemelha ao inventário rotativo por tratar da contagem setorizada de produtos. No entanto, o diferencial desse modelo é que o inventário parcial pode ser realizado em qualquer momento, enquanto o inventário rotativo segue um cronograma predefinido.

Inventário permanente

O inventário permanente é realizado em qualquer período do ano — muitas vezes todos os meses — para manter o monitoramento das entradas e saídas de produtos. Esse tipo de inventário é muito interessante, pois os gestores podem acompanhar a posição atual dos produtos a qualquer momento e quais despesas foram geradas com o armazenamento desses itens.

Quais são as vantagens do inventário de estoque?

Agora que já vimos o que é e quais são os tipos de inventários de estoque, vamos avaliar as vantagens de realizar o procedimento:

Melhor controle do estoque

A partir da contagem e do registro das informações, os gestores podem realizar um melhor controle do estoque, sabendo exatamente quais itens tiveram mais e menos saída, qual o volume de perdas de produtos no ano e quais mercadorias tiveram maior demanda.

Redução de custos

A contagem e o registro de produtos também permite que os gestores avaliem quais itens fazem sentido manter no catálogo e quais podem ser descartados. Essa seleção pode ajudar na liberação de espaço físico, que costuma gerar um custo extra para a empresa, além de impedir o extravio de itens ou perdas financeiras devido aos prazos de validade.

Precisão nas informações

O inventário de estoque também contribui para a maior precisão nas informações, pois a contagem e o registro dos produtos são feitas periodicamente ou então com base nas movimentações de entradas e saídas na empresa.

Melhor atendimento ao cliente

Ao fazer o inventário, a empresa consegue assegurar que os itens com mais demanda estejam sempre disponíveis ao cliente, o que não só melhora o seu atendimento como também a experiência de compra.

Planejamento de produção

As indústrias dependem das matérias-primas para a fabricação de produtos. Fazer o inventário irá ajudar os gestores a identificar quais itens estão em falta, qual o volume de uso dos materiais e qual é o estoque mínimo necessário para atender as demandas do parque fabril.

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Qual a importância do inventário de estoque?

O inventário de estoque é importante porque protege a empresa contra a falta, o excesso, a perda e o extravio de produtos.

A falta de itens é algo que pode paralisar operações de negócio e impedir que a empresa atenda as demandas dos clientes, por exemplo. Já o excesso de produtos pode gerar prejuízos financeiros, devido aos custos relacionados à armazenagem e depreciação.

A perda e o extravio dos materiais, por outro lado, decorrentes muitas vezes do término do prazo de validade ou desvio de produtos, representam perdas de dinheiro, podendo também ocasionar paradas obrigatórias no processo produtivo da indústria. 

Quando fazer um inventário de estoque?

Existem várias situações que indicam quando a empresa deve fazer o inventário de estoque. A primeira delas está relacionada ao extravio frequente de produtos.

Isso porque, em uma empresa, é comum várias pessoas terem acesso ao armazém, depósito ou centro de distribuição, o que pode desencadear o extravio acidental de produtos. No entanto, a frequência desse evento mostra que algo está errado e que é preciso realizar a contagem periódica dos itens para descobrir a causa.

Fora o extravio frequente dos produtos, outras situações indicam a necessidade de fazer um inventário. São elas:

• Acúmulo de mercadorias com baixo giro no estoque;
• Atrasos nas entregas devido à falta de produtos;
• Dificuldades em determinar quais matérias-primas ou produtos precisam ser adquiridos;
• Necessidade de prevenir perdas, roubos ou fraudes.

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Como é feito um inventário de estoque?

O procedimento para fazer o inventário de estoque é bastante simples, sendo necessário que a empresa aplique os seguintes passos:

1- Classificação dos produtos

Nessa etapa, ocorre a classificação dos itens com base em critérios de avaliação, para manter um registro confiável dos produtos e impedir que os colaboradores fiquem perdidos na hora de atualizar os dados.

Aqui, consideramos separar os itens por:

• Categoria;
• Fornecedor;
• Valor de compra;
• Quantidade;
• Frequência de vendas.

2- Identificação da rotatividade do estoque

A segunda etapa consiste em avaliar o nível de rotatividade do estoque, identificando quais produtos apresentaram mais saídas e quais permanecem mais tempo estocados.

3- Definição da periodicidade do inventário de estoque

De quanto em quanto tempo deve ser realizado o inventário? Nessa etapa será preciso esclarecer se o processo de contagem de produtos será mensal, trimestral, semestral ou anual. Aqui considera-se também indicar os profissionais responsáveis por contabilizar e registrar as informações.

4- Estabelecer os dias para fazer o inventário

Em quantos dias deve ser feito o inventário e em quais dias da semana? A escolha dos dias e horários precisa levar em consideração a rotina empresarial, de modo que a contagem e o registro dos produtos não interfiram nem impacte negativamente nas operações de negócio.

5- Checagem com confirmação

Assim que todos os produtos forem contabilizados, será preciso confirmar as informações apresentadas pelos colaboradores. O ideal aqui é contar com mais de duas opiniões diferentes para minimizar possibilidades de erros humanos e, consequentemente, incongruência nos registros.

6- Verificar os dados com sistema de gestão

Após a checagem com confirmações, será preciso também verificar os dados com o sistema de gestão, para assegurar que as informações são verídicas. Caso a empresa identifique incongruência nos dados, deve-se fazer uma nova contagem dos itens e, se necessário, avaliar o que pode ter acontecido para gerar essa diferença.

O inventário de estoque é uma ferramenta muito importante para gestores fazerem o controle de estoque e eliminar os riscos de falta, excesso, perda e extravio de produtos.

Neste texto, vimos que fazer a contagem e o registro das informações não é necessariamente difícil, basta seguir as etapas de classificação de produtos, identificação da rotatividade do estoque, definição da periodicidade e dias para o inventário, checagem com confirmação, e então, verificação de dados com sistema.

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