O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão que vem sendo aplicada em empresas há quase um século. O motivo para a sua popularidade? A eficácia ao orientar o foco e as estratégias de negócio, conduzindo diferentes equipes a alcançarem o mesmo objetivo, assegurando a melhoria contínua de processos. 

Sua organização já utiliza essa ferramenta?

Neste material você vai conferir tudo que é preciso saber sobre essa abordagem, compreendendo desde o seu conceito até a melhor forma de aplicação. Esperamos que goste. Tenha uma boa leitura!   

O que é o ciclo PDCA?

PDCA é uma metodologia de gestão usada para orientar as estratégias e ações de uma empresa. Quando aplicada corretamente, a ferramenta ajuda líderes e gestores a eliminar gargalos operacionais e assegurar a melhoria contínua de processos, produtos e serviços.

O ciclo PDCA é dividido em quatro etapas: 

1. Plan (Planejar);
2. Do (Fazer);
3. Check (Checar);
4. Act (Agir). 

Abaixo falaremos mais sobre cada uma delas.

Como o ciclo PDCA surgiu?

O ciclo PDCA surgiu na década de 1930, nos Estados Unidos, como uma ferramenta cíclica voltada para a estatística e o controle de qualidade. Walter Shewhart, visionário para a época, refinou os processos de hipótese, experimentação e avaliação, introduzindo a etapa “ação” ao ciclo. 

O sucesso da metodologia na esfera industrial foi tão grande que, anos depois, a aplicação da ferramenta alcançou diversas áreas de negócio. E ainda hoje, é possível aplicar o método em diferentes setores e companhias com grande benefício.

Empresas que aplicam o ciclo PDCA ficam mais conscientes sobre o que, quando e como fazer o que precisam. Essas organizações também começam a avaliar melhor quais são seus pontos fortes, fracos e o que deve ser feito para aprimorá-los.

Qual é a função do ciclo PDCA?

A função do ciclo PDCA é direcionar todos os esforços da empresa para um mesmo objetivo, de modo que ela entregue o máximo de qualidade e desempenho em um prazo de tempo determinado.

No mundo dos negócios, é comum ver companhias executando operações sem um planejamento estratégico, seja para acelerar as entregas de produtos e serviços aos clientes ou para sair à frente da concorrência. 

Embora em um primeiro momento essa ação acelerada pareça inteligente, o fato é que a falta de orientação e direcionamento pode acarretar uma série de problemas no médio e longo prazo. Os principais são: erros na execução das tarefas, retalhos e, consequentemente, prejuízos.

Quando usar o ciclo PDCA? 

A proposta do ciclo PDCA é, inicialmente, orientar as ações da empresa para que a mesma alcance suas metas e objetivos rapidamente. No entanto, o método também pode ser aplicado em outras ocasiões, caso os líderes de negócio queiram:

1- Identificar problemas

No decorrer do ciclo, as equipes podem acompanhar e averiguar a performance de processos internos a partir de KPIs (indicadores de desempenho). Essa avaliação contribui para a empresa identificar problemas que atrasam o progresso de suas operações ou até mesmo prejudicam o sucesso do plano estratégico.

2- Solucionar gargalos

O acompanhamento de indicadores de desempenho e a análise sobre o que deu errado no plano potencializa o aprendizado e o raciocínio de todos os participantes. Assim, esses profissionais passam a pensar mais estrategicamente e, a partir disso, sugerir ações embasadas para aprimoramento e resolução de problemas.  

3- Melhorar os processos

O aprendizado contínuo sobre o que deu errado possibilita que os líderes e sua equipe apliquem as melhorias necessárias em cada novo ciclo, tornando os seus processos cada vez mais refinados e eficientes. 

4- Implementar novos projetos ou iniciativas

Uma vez que a metodologia orienta sobre o que, como e porque fazer algo, além de ajudar a aprimorar o que já foi realizado, a empresa fica livre para iniciar novos projetos e iniciativas simultaneamente, sem se preocupar com falhas. Ou seja, ela pode aproveitar mais oportunidades. 

LEIA TAMBÉM | 8 ferramentas de gestão que toda empresa deve usar

Quais benefícios o ciclo PDCA traz para o seu negócio?

Muitas companhias já aplicam o ciclo PDCA para melhorar seus processos internos, mas existem líderes e empresários que ainda ficam receosos sobre a eficiência da metodologia. 

Por isso, selecionamos alguns pontos interessantes que indicam como a empresa pode realmente se beneficiar. Confira!

Versatilidade

O ciclo PDCA é uma abordagem que é possível adaptar a qualquer tipo de operação ou processo. Então, a empresa consegue obter mais versatilidade para desenvolver novos projetos, mesmo que eles ocorram ao mesmo tempo ou sejam realizados por equipes distintas.

Controle de riscos de um determinado projeto

Ao usar o PDCA para planejar os projetos e preparar uma sequência lógica de execução, a empresa consegue controlar melhor todos os riscos envolvidos em cada modalidade de trabalho. 

Fica simplificado o processo de avaliar os eventos ou incidentes que podem ocorrer e que contam com potencial para prejudicar o progresso, ou até mesmo impedir o alcance das metas. 

Capacidade de expansão

Como o ciclo PDCA envolve melhoria e aprendizado contínuos, a empresa pode aplicar ajustes sempre que necessário para aprimorar os projetos ao qual já está trabalhando – garantindo assim a sua expansão -, ou padronizar os processos para que as ações futuras também tenham um bom resultado. 

Diminuição dos custos

Ao orientar as estratégias, a empresa consegue ainda diminuir a incidência de erros, que podem gerar retrabalhos e custos operacionais. Além disso, pode diminuir o tempo de trabalho e a mão de obra ao padronizar as etapas que deram certo e aplicá-las em outros projetos.

Eficiência

Uma vez que o ciclo PDCA proporciona clareza sobre o que, como e porque fazer, e como isso aumenta a curva de aprendizado dos times, a empresa pode também obter maior eficiência operacional na execução dos trabalho e no atingimento das metas. 

Quais são as etapas que compõem o ciclo PDCA?

Como mencionado, o ciclo PDCA é dividido em quatro categorias: 

Plan (Planejar)

O “Plan” dá início à metodologia, sendo responsável pelo planejamento estratégico de toda a operação. Nessa fase, a empresa define o que quer alcançar em um determinado período de tempo e planeja suas ações para o cumprimento desse propósito.

Aqui devem ser respondidas questões como:

• Qual problema a empresa quer resolver?
• Quais são as necessidades atuais de negócio?
• Quais são as metas e os objetivos?
• Quais são os prazos para o atingimento das metas?
• Quem serão responsáveis por executar as ações?
• Quais indicadores de desempenho (KPIs) serão usados para avaliar o progresso do plano? 

Do (Fazer)

O “Do” é a etapa que consiste na ativação do plano estratégico. Aqui a empresa vai colocar em prática tudo que se propôs a fazer no planejamento, analisando se as suas ações realmente fazem sentido e vão contribuir para o alcance das metas e objetivos.

Nessa fase, devem ser respondidas questões, como:

• É necessário fazer ajustes nos procedimentos?
• Existem gargalos que estão atrasando o progresso do plano? 

Check (Avaliar)

O “Check” é a fase em que são avaliados os resultados para identificar o que deu certo e o que deu errado na execução. Aqui são utilizados indicadores (KPIs) que mostram se as metas foram atingidas, quais problemas podem ter impedido a empresa de alcançá-las e o que será preciso fazer para aprimorá-las. 

Nessa etapa, os questionamentos que precisam ser respondidos são:

• A empresa conseguiu atingir seu propósito?
• Quais problemas foram enfrentados durante o percurso?
• Quais resultados foram obtidos a partir das ações?
• Se a empresa não conseguiu atingir as metas, o que ocasionou esse impedimento?

Act (Agir)

O “Act” é a etapa final do ciclo PDCA e talvez uma das mais importantes. Após ser feita a avaliação dos resultados e a identificação de todos os pontos negativos, a empresa deverá buscar oportunidades de melhorias para corrigir todos os gargalos e evitar que os mesmos voltem a se repetir posteriormente. 

Nesse sentido, pode-se dizer que a última etapa do ciclo é, na verdade, o ponto de partida para os próximos eventos. Aqui os líderes e as equipes devem responder questões, como:

• O que aprendemos?
• O será feito para melhorar os processos?
• Quais objetivos devem ser alcançados a partir de agora?
• Quais serão as novas responsabilidades de cada integrante? 

LEIA TAMBÉM | Matriz RACI: saiba o que é e como melhora a gestão de projetos

Por que o PDCA é tão importante?

Quando uma companhia adota o PDCA, ela consegue criar um ciclo de trabalho voltado para ação que garante o aprendizado contínuo de seus trabalhadores. Além disso, potencializa o alcance das metas e aprimora processos internos. 

Tudo isso torna a empresa mais bem preparada para inovar e se ajustar às mudanças, o que automaticamente reflete na sua forma de agir e pensar diante o mercado.

No cenário atual, questões como competitividade e transformação digital estão ganhando cada dia mais força. É preciso direcionar os esforços estrategicamente para tornar os modelos de negócios competitivos e preparar a mentalidade de todos os participantes para se adaptarem sempre que necessário e acompanharem a transformação. E nisso, o PDCA pode ajudar.   

Como fazer um ciclo PDCA?

Decidiu que vai aplicar o ciclo PDCA na sua empresa? É importante então que você converse primeiramente com o seu time para que todos compreendam o que trata a metodologia. E então, depois, coloque em ação as etapas abaixo:

• Planejamento: comece definindo o problema que a organização deseja resolver. Em seguida, estabeleça metas claras e mensuráveis, identificando as KPIs usadas para avaliar o progresso do plano de ação. Planeje as estratégias necessárias para atingir essas metas, atribuindo recursos e responsabilidades para cada integrante.
• Execução: execute as ações e os processos conforme o planejado. Não ignore nenhuma etapa. Assegure-se também de manter uma comunicação fluida e transparente entre os membros da equipe para garantir que todos estejam alinhados e trabalhando em prol do mesmo propósito.
• Verificação: compare os resultados obtidos com as metas estabelecidas nos planos. Utilize indicadores de desempenho para analisar se as ações realizadas estão gerando ou geraram os efeitos esperados. E, ao identificar problemas, registre os eventos para que possam ser aprendidos e solucionados. 
• Ação: por fim, tome medidas corretivas ou de aprimoramento. Se concluir que os resultados estão alinhados com as metas, considere a possibilidade de padronizar as ações propostas no plano para que os próximos ciclos também tenham sucesso. Em caso de gargalos, pense junto com a equipe a fim de buscar formas de resolvê-los.

Exemplo de problema resolvido com PDCA

Para esclarecer como PDCA pode ajudar a empresa, na prática, vamos a um exemplo:

Uma indústria está enfrentando problemas sérios na comunicação interna entre os seus times. Devido a isso, os dados estão sendo compartilhados erroneamente e os integrantes não estão tão engajados em suas atividades. 

Para resolver essa questão, a equipe de recursos humanos aplica o ciclo PDCA. 

Na primeira fase da metodologia, os profissionais estruturam o plano indicando as metas. Neste caso, o objetivo é melhorar a comunicação entre os times. Eles definem quais canais de interação serão usados para simplificar a troca de informação e fortalecer a cultura organizacional. 

Após a estruturação do planejamento, a equipe instala os canais e instrui cada membro das equipes a se comunicarem por eles. À medida que os colaboradores interagem na ferramenta, o time de recursos humanos acompanha o progresso dos times a partir de indicadores e métricas de avaliação. 

Durante esse acompanhamento, também pedem o feedback junto aos trabalhadores para analisar se a estratégia está, de fato, contribuindo para a comunicação e produtividade.

Se durante essa conversa a equipe de recursos humanos receber alguma reclamação, ela pode aplicar os ajustes necessários para aprimorar a experiência dos colaboradores entre si e com a tecnologia. O ciclo PDCA é então reiniciado, com os profissionais responsáveis por aplicar a metodologia refinando esse processo continuamente. 

3 fatores fundamentais na metodologia PDCA

Ainda que a metodologia PDCA possa ser usada por qualquer empresa, é importante reconhecer que a sua aplicabilidade possui alguns requisitos. Abaixo, veja quais são eles: 

1. Liderança atuante

O sucesso do ciclo PDCA depende de um líder disposto a fazer a diferença. O profissional precisa estar comprometido com o sucesso da empresa, participar ativamente dos projetos e manter um bom contato e relacionamento com seus liderados. 

Sem a liderança adequada, o time pode ficar perdido durante todo o planejamento e a execução das ações. Além disso, eventualmente sente limitações na hora de discutir ideias, solucionar problemas e aplicar as melhorias. 

2. Conhecimento técnico

É importante também que os participantes dos projetos tenham conhecimento técnico sobre o ciclo PDCA, suas próprias atribuições e outras metodologias ágeis. A falta de informação é um fator que pode barrar o progresso das ações estratégicas ou até mesmo resultar em erros humanos graves que deverão ser corrigidos posteriormente.  

3. Conhecimento aplicado

Além da liderança atuante e do conhecimento técnico, será preciso que os líderes também tenham conhecimento aplicado em gestão. A teoria possui relevância no ciclo PDCA? Sem dúvida! No entanto, é a partir do trabalho prático que os profissionais obtêm experiência e, portanto, capacidade para aplicar a metodologia e obter resultados significativos.   

Quais são os requisitos para aplicar o método PDCA?

Acima mencionamos as etapas que a empresa deve cumprir para aplicar o método PDCA. Agora explicaremos quais são os requisitos necessários para tornar essa aplicabilidade possível: 

Conte com uma equipe qualificada

O sucesso da metodologia vai depender muito dos participantes envolvidos no projeto. Afinal, é a partir do trabalho, do comprometimento e da experiência dessas pessoas que as ações definidas no plano serão executadas corretamente. 

Se a equipe não estiver preparada para atuar no ciclo PDCA, é muito provável que gargalos ocorram durante a execução do projeto e os líderes precisem rever as metas, os objetivos e as ações. Para impedir perda de tempo, retrabalhos ou até mesmo falhas durante o ciclo, a sugestão é selecionar profissionais já qualificados e dispostos a abraçar a metodologia. 

Tenha bons líderes

Para orientar e manter os profissionais engajados, será necessário também o apoio de líderes que vistam a camisa da empresa e se mostrem realmente interessados em aplicar o ciclo PDCA. 

Portanto, assim como na escolha da equipe qualificada, selecione os líderes que acompanham os projetos há tempos, não medem esforços pelos times e buscam conhecimento contínuo em gestão. 

Aplicações práticas da metodologia

Em quais áreas do negócio será aplicada a metodologia? Antes de iniciar o ciclo PDCA, é importante também identificar quais setores precisam e serão beneficiados com o método, inclusive quais projetos vão fazer parte da estratégia. 

Não definir onde será feita a aplicação pode gerar prejuízos para empresa, uma vez que direcionar os esforços para uma área menos importante é o mesmo que ignorar um departamento ou projeto que realmente requeira o ciclo PDCA.     

Mensure os resultados

Para saber se o plano de ação gerou retorno e se as equipes conseguiram atingir as metas e os objetivos, é necessário que os líderes mensurem os resultados a partir de indicadores. Assim sendo, durante a etapa do planejamento, defina todas as KPIs que serão avaliados durante e após o término do ciclo PDCA, bem como as pessoas que ficarão encarregadas de fazer essa análise. 

Ignorar o uso de indicadores impacta negativamente a execução e melhoria dos processos. Isso porque, sem o apoio dos números, é praticamente impossível determinar o que está ou não dando certo.

Quais cuidados ter ao aplicar o ciclo PDCA?    

O ciclo PDCA não é uma metodologia difícil de ser aplicada. No entanto, assim como qualquer outro método, possui desafios específicos. Portanto, requer alguns cuidados. Abaixo, veja quais são eles:

• Aplicar sem planejar: executar o ciclo PDCA sem planejamento é o mesmo que desbravar uma ilha sem um mapa. A equipe ficará desorientada e consequentemente impedida de atingir os objetivos no tempo esperado;
• Definir metas inalcançáveis: estabelecer metas muito elevadas pode desmotivar os participantes, além de frustrá-los durante uma avaliação de resultados. Para impedir isso, é importante que os objetivos definidos no planejamento possuam um nível intermediário de dificuldade.
• Não estabelecer o que fazer para alcançar as metas: como os líderes podem esperar que os times resolvam um problema ou executem um projeto específico se não definirem o que precisa ser feito? É preciso estabelecer quais serão as ações necessárias para que os participantes compreendam quais são as responsabilidades e como é preciso realizá-las.
• Deixar de preparar a equipe para realizar as ações: a falta de conhecimento e experiência pode gerar erros graves durante a execução do plano. Por isso, não deixe de preparar os times para realizar as ações, orientando-os antes de aplicar a metodologia. Se decidiu aplicar o ciclo em um projeto, que tal fazer uma reunião antes para apresentar a proposta?
• Executar o plano, mas não monitorar seu progresso: durante a execução do ciclo PDCA é natural o surgimento de falhas e erros, mas isso não significa que você deve ignorá-los. Para aumentar as chances de sucesso da metodologia, é importante monitorar o progresso das ações para realizar melhorias.
• Não avaliar o que deu certo e o que deu errado: o aprimoramento de processos e a melhoria contínua dependem das análises. Iniciar um novo ciclo sem avaliar os pontos fortes e fracos do plano é o mesmo que limitar o aprendizado das equipes e aceitar o risco de cometer novos erros.
• Ignorar a necessidade de aplicar as melhorias: além de compreender o que deu certo e errado, é importante que os líderes também apliquem as melhorias necessárias em seus processos. Achar que os erros não vão se repetir pode ocasionar uma bola de neve, fazendo com que os mesmos gargalos existam e a empresa continue executando as mesmas ações falhas.

O ciclo PDCA é uma metodologia aplicada há muitos anos porque contribui significativamente para a melhoria de processos. No entanto, é importante dizer que outros métodos ágeis e ferramentas também podem ser usados pela empresa, de forma simultânea, para atingir resultados ainda melhores e em menos tempo, como é o caso do Diagrama de Ishikawa.

Entenda mais sobre essa ferramenta e como preenchê-la, baixando o nosso ebook: Diagrama de Ishikawa: saiba tudo dessa ferramenta!