Pesquisas mostram que a inteligência de dados é valorizada por 73% das empresas brasileiras, mas apenas 5% das organizações a utilizam para otimizar resultados de negócio, segundo pesquisas.

Em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas que se destacam são aquelas que possuem uma cultura data-driven, sem dúvida, e que fazem da informação uma poderosa aliada para melhorar a gestão empresarial.

Nesse sentido, os relatórios gerenciais são documentos que concentram dados valiosos da empresa e podem ajudar nessa busca de ser data-driven. Neste post, vamos entender mais sobre eles e como podemos elaborá-los. Acompanhe!

O que são relatórios gerenciais?

Trata-se de ferramentas de análise que ajudam os líderes empresariais a tomar decisões de forma mais precisa e baseada em dados. Esses relatórios visam informar os profissionais sobre os mais diversos aspectos do seu negócio para que, em cima desse conhecimento, possam implementar boas estratégias.

Basicamente, eles mostram o valor gerado por cada atividade que é monitorada em seu negócio durante um período específico, oferecendo subsídios financeiros e operacionais para a análise.

Ainda, servem para traduzir o desempenho da empresa em um formato acessível, permitindo aos tomadores de decisão encontrar o caminho certo para aumentar a eficiência e buscar ações que mantenham a competitividade.

Qual o propósito de um relatório gerencial?

O propósito de um relatório gerencial é entregar o conhecimento necessário para que o gestor consiga tomar as melhores decisões estratégicas.

Há muitos anos, os relatórios são usados para proporcionar esse entendimento, embora a coleta e a disposição dos dados fossem um trabalho demorado e oneroso. Mas com o avanço tecnológico, o procedimento se tornou mais simples e ágil, permitindo que os relatórios passassem a ser gerados e emitidos em questão de instantes.

Quais os tipos de relatórios gerenciais mais utilizados?

Existem vários tipos de relatórios que podem ser gerados pelo líder ou gestor. Eles podem ser específicos, trazendo a evolução do desempenho de apenas uma área do negócio, por exemplo, ou mais genéricos, apresentando uma síntese dos principais pontos da empresa.

Ainda, podem entrar na categoria de periódicos, os quais a empresa utiliza para as reuniões de resultados mensais, sendo uma versão mais consolidada, ou como relatórios anuais, emitidos com menos frequência e que condensam informações mais robustas.

Outra modalidade bastante interessante de relatório, mas que demanda uma maior integração de fontes e dados — além de um trabalho estatístico — são os relatórios preditivos. Muito utilizados por empresas que possuem uma mentalidade BI, são capazes de indicar tendências baseadas em modelos analíticos avançados e fatos.

Abaixo, preparamos uma lista com alguns exemplos de relatórios:

• Faturamento por cliente
• Relatório de clientes
• Produtos e serviços mais vendidos
• Satisfação de clientes
• Relatório de qualidade
• Inadimplência
• Vendas por cliente

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Por que usar relatórios gerenciais?

Relatórios gerenciais demonstram como as operações estão se desenrolando, quais áreas necessitam de ajustes, onde estão os pontos fortes e fracos, além de fornecer uma visão abrangente do desempenho dos colaboradores. Mas os motivos de usá-los não se resumem apenas a esses aspectos.

A seguir, veja por que são recomendados.

Embasam a definição de estratégias

Uma vez que as informações mostram a situação real da empresa, é possível definir estratégias que realmente agregam ou ajudam a solucionar gargalos. Desse modo, não desperdiçamos mais energia ou tempo “idealizando” uma ação que pode ou não dar certo. Ainda, tornamo-nos mais assertivos na tomada de decisão e, como consequência, obtemos resultados melhores.

Oferecem informações atualizadas

Os relatórios gerenciais modernos são emitidos a partir de sistemas de gestão que concentram todas as informações dos departamentos. Isso significa que os dados estão sendo sempre atualizados, e que é possível emitir relatórios que informam, em tempo real, toda a situação da empresa. 

Disponibilizam os dados de maneira estruturada

A disposição com que os dados são apresentados nos relatórios também é um dos motivos que justificam o seu uso. Isso porque eles costumam organizar informações em ordem cronológica e categorizada, o que não só simplifica a visibilidade sobre as informações, mas também identifica tendências e auxilia na compreensão sobre os dados. 

Permitem a comparação de informações históricas

Os relatórios gerenciais também permitem que os gestores analisem e comparem dados entre períodos distintos, por exemplo, em uma coluna, pode-se ter informações de anos anteriores, como 2023 e 2022, fazendo um paralelo com as informações atuais, no ano de 2024.

Qual é a importância dos relatórios gerenciais?

A importância dos relatórios gerenciais se dá ao fato da empresa se tornar verdadeiramente inteligente em relação aos dados. Nesse sentido, ela sabe exatamente em qual momento se encontra, quais gargalos estão impactando suas operações, quais áreas da empresa geram maior valor e onde se concentram os maiores custos.

Desse modo, ela se torna mais preparada para tomar decisões estratégicas e adquire maior inteligência de negócio.

Como elaborar um relatório gerencial?

O processo para elaborar um relatório gerencial é relativamente simples, sendo necessário que o gestor realize 4 etapas.

Defina o objetivo do relatório

• Para que o relatório será usado?
• O que você espera identificar nas informações?

Antes de gerar o documento, é importante definir o objetivo para que você selecione os dados e períodos relevantes para a sua análise.

Selecione os dados relevantes

Definido o objetivo, é o momento de selecionar os dados que você quer ver no relatório.

Aqui, devemos ter informações como vendas totais, caso o objetivo seja analisar o desempenho comercial, índices de satisfação, se a finalidade é avaliar a experiência do cliente, e indicadores de eficiência, caso o propósito seja melhorar processos internos.

Organize os dados de forma lógica

Se você não utilizar um sistema de gestão para gerar os relatórios, será preciso organizar os dados manualmente em planilhas ou outros documentos.

Nesse caso, o recomendado é que você estruture as informações de modo lógico para facilitar a análise e insira os dados de forma clara e concisa para que todos possam entender o que está sendo apresentado.

Valide os dados

Antes de usar os relatórios para análises e apresentações, você também terá que validar os dados de modo que eles sejam realmente verídicos e atuais. A incongruência nas informações pode afetar a compreensão sobre a situação real da empresa e prejudicar o objetivo de uso dos relatórios.

Como utilizar os relatórios gerenciais na tomada de decisão?

Assim que tivermos os relatórios em mãos, será necessário usá-los na tomada de decisão estratégica. Inicialmente, é comum que os líderes e gestores fiquem perdidos diante do excesso de informações, mas tudo bem.

Abaixo, listamos algumas dicas de uso dos relatórios que podem facilitar (e muito) a compreensão sobre os dados e a aplicação dos insights obtidos a partir deles. Confira!

No relacionamento com clientes

Hoje, temos a possibilidade de melhorar a interação e relacionamento com os clientes, obtendo informações sobre padrões de consumo e comportamento.

O NPS, por exemplo, é um indicador valioso que ajuda a medir a avaliação do nível de satisfação. Dados demográficos sobre a base de clientes também podem ser interessantes para projetar lançamentos e planejar expansões.

No controle o estoque

Até bem pouco tempo, era comum encontrar empresários que acham que ter grandes quantidades de insumos e produtos acabados seria interessante, pois garante a produção e as vendas.

No entanto, hoje, existem formas bem mais inteligentes de fazer a gestão do estoque, trabalhando com quantidades menores de produtos e fornecedores mais responsivos.

Assim, dados como níveis de estoque, histórico de vendas e prazos de reposição podem ser usados para melhorar o controle e garantir que não faltem materiais para produção, por exemplo.

Nas finanças

Quando você elabora relatórios gerenciais trazendo informações financeiras, como fluxo de entradas e saídas e demonstrativos de resultados, é possível melhorar sua capacidade de gestão do caixa e a rentabilidade.

Além disso, você também pode entender quais são seus prazos médios de pagamento e recebimento para, eventualmente, rever suas políticas, renegociando contratos e condições.

Na gestão de pessoas

Os profissionais de gestão de pessoas ganharam protagonismo à medida que as empresas entenderam que os colaboradores são os principais ativos.

Nesse ponto, está sendo cada vez mais comum ver as organizações medindo a performance de cada talento para identificar oportunidades de desenvolvimento e propiciar condições melhores para o seu crescimento profissional.

A análise sobre os fatores que influenciam na qualidade de vida e na produtividade de todos também tem sido fundamental para criar ambientes de trabalho mais colaborativos e saudáveis.

Negligenciar as informações oferecidas pelos relatórios é um risco, já que as escolhas e tomadas de decisão não serão fundamentadas em fatos.

Em uma era onde a inteligência de negócio faz diferença, principalmente para a transformação digital das empresas, é importante que os líderes vejam os dados como aliados estratégicos. Não só isso, usem ferramentas, como os sistemas ERP, para concentrar as informações, acelerar a geração de relatório e ter acesso a dados que realmente ajudem a elevar o potencial de ação da empresa.

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