Não tem jeito: há momentos em que a redução de custos é necessária, podendo ser algo urgente, em meio a uma crise, ou uma escolha para melhorar os números da empresa.

Hoje, sabe-se que um bom planejamento estratégico tem a redução de custos administrativos como um de seus pontos principais. O grande desafio é fazer isso garantindo a sustentabilidade e a competitividade da empresa, sem abrir mão da qualidade.

Para falar sobre esse assunto, preparamos este conteúdo, no qual trazemos o que são custos administrativos, porque é importante reduzi-los e como um sistema ERP pode auxiliar nesse processo. Acompanhe a leitura!

O que é redução de custos?

Redução de custos é o processo de identificar, analisar e implementar medidas que diminuam as despesas de uma empresa, sem comprometer a qualidade dos produtos, serviços ou a continuidade das operações. Ainda, é um esforço para tornar o negócio mais eficiente e sustentável financeiramente, por meio da otimização de recursos e da eliminação de gastos desnecessários.

O que são custos?

Os custos ou despesas administrativas têm como característica principal não estar diretamente relacionados com a produção ou com a atividade principal da empresa — também conhecido como core business.

Os custos da parte administrativa se referem ao backoffice ou à retaguarda da operação, que, ao contrário da linha de frente, possui nenhum ou pouquíssimo contato com os clientes. Alguns exemplos são as áreas financeira, RH, TI e contabilidade.

Dessa forma, as despesas administrativas, divididas entre fixas e variáveis, são compostas de custos de diversos tipos, como limpeza, materiais de escritório, contratações e demissões, benefícios, entre outros.

Para ampliar o entendimento, vamos esclarecer que as despesas fixas são aquelas que não variam conforme as vendas realizadas. Um exemplo é o IPTU do estabelecimento onde a organização atua.

Por outro lado, as despesas variáveis são aquelas em que as vendas realizadas geram impactos diretos no seu valor. Aqui, temos a comissão paga ao time do departamento comercial como exemplo.

Qual é a importância da redução de custos?

Há diversos motivos que explicam a importância de reduzir os custos administrativos. Antes de falar especificamente sobre quais são eles, é importante relembrar que uma empresa é feita tanto do montante que arrecada quanto do montante que gasta. 

Desse modo, é fundamental que a análise financeira da organização seja feita regularmente, mesmo em períodos de “vacas gordas”. Ademais, esperar uma crise econômica não é a escolha mais sábia, pois pode ser tarde demais.

Assim, é indispensável que os gestores saibam qual é a realidade da empresa e façam parte da gestão financeira para que, após análises criteriosas, seja possível construir um planejamento financeiro que preveja uma redução de custos realmente eficaz.

Caso esse não seja o caminho seguido, pode haver consequências negativas, como prejuízos em algum processo, baixa da qualidade dos produtos e serviços e mudanças em atividades que, ao final, não trarão uma diferença substancial.

Portanto, a redução de custos é uma prática que gera um aumento de eficiência, já que os recursos disponíveis são melhor utilizados. Ao reduzir os custos, a organização consegue aumentar a sua margem de lucro ao mesmo tempo que deixa de ser necessário repassar custos aos clientes.

Ainda, torna-se viável praticar preços mais competitivos, ter uma marca consolidada no mercado e contar com uma taxa maior de clientes fiéis. Essas são vantagens que podem ser alcançadas, como dissemos, sem diminuir a margem de lucro.

Em outras palavras, quando falamos de redução de custos em uma empresa, estamos falando de uma das maneiras mais simples de alavancar a lucratividade, já que a alternativa é o aumento das vendas.

Como funciona e como fazer a redução de custos?

A redução de custos funciona por meio da análise detalhada das despesas da empresa, visando identificar pontos de ineficiência e oportunidades de economia. 

O processo envolve o mapeamento dos gastos, a separação entre despesas fixas e variáveis e a adoção de medidas que permitam otimizar recursos sem comprometer a operação. Essas ações podem incluir a renegociação de contratos, a revisão de processos internos, o uso mais racional de insumos e a automação de tarefas.

Agora, detalharemos o passo a passo para implementar esse processo de modo estruturado.

Passo 1 – Mapear todos os custos

O primeiro passo é levantar todos os custos e despesas da empresa, classificando-os entre fixos e variáveis. Esse diagnóstico inicial permite identificar onde estão os maiores impactos financeiros e quais áreas exigem atenção.

Passo 2 – Avaliar a relevância de cada gasto

Depois de mapear, é preciso analisar criticamente cada item, verificando se ele é essencial para o funcionamento do negócio ou se pode ser reduzido, renegociado ou eliminado.

Passo 3 – Definir prioridades de corte ou otimização

Com base na análise, defina quais despesas serão alvo de ações imediatas. Para tanto, priorize aquelas que geram impacto relevante no caixa, mas que não comprometem a operação nem a qualidade entregue ao cliente.

Passo 4 – Implementar ações corretivas

Aplique as medidas planejadas: automatização de processos, substituição de fornecedores, revisão de contratos, ajustes na estrutura de pessoal, entre outras. Cada ação deve ter um responsável e um prazo definido.

Passo 5 – Acompanhar os resultados

Por fim, é fundamental monitorar os efeitos das mudanças. Aqui, avalie se os custos realmente diminuíram, se houve impactos operacionais e o que pode ser ajustado. A redução de custos é um processo contínuo, que exige revisão periódica e acompanhamento constante.

Como um ERP ajuda a reduzir custos da sua empresa?

A seguir, abordaremos como um ERP pode ajudar a reduzir os custos administrativos da sua empresa, além de contribuir para a saúde financeira do seu negócio de forma geral.

Menos erros

Ao utilizar um sistema ERP, diminui-se o número de falhas humanas e a consequente perda de tempo com retrabalho, isso porque, ao utilizar a ferramenta, diversos processos passam a ser automatizados.

Dessa forma, erros causados por desatenção e distração dos colaboradores, como registrar incorretamente um custo ou não atualizar os dados sobre as despesas, que hora ou outra acontecem, deixam de existir.

Maior produtividade

Optar por um ERP na sua empresa torna a rotina corporativa mais dinâmica, já que possibilita, por exemplo, fluxos de trabalho mais conectados e menos gargalos no setor de produção.

Por proporcionar a integração de diversas áreas, o sistema vende, emite nota fiscal, autoriza a separação do produto, dá baixa no estoque e faz o registro no sistema financeiro, tudo automaticamente. Assim, consegue-se ter processos mais ágeis e prazos de entrega menores.

Controle de estoque

Contar um sistema ERP também ajuda a evitar perdas em relação ao estoque da empresa. Uma vez que a ferramenta possibilita saber rapidamente, a poucos cliques, quais itens apresentam maior saída e quais estão sendo pouco procurados pelos consumidores, o que pode requerer mudanças nas estratégias de venda.

Além disso, é possível prever em quais períodos do ano determinadas mercadorias são mais vendidas ou o contrário, por meio da análise dos dados disponibilizados.

Relatórios e indicadores

Ao investir em um software de gestão como o ERP, ganha-se com a transparência dos dados, já que eles estão sempre corretos e atualizados.

Quando se fala de redução de custos, esse ponto é mais do que importante. Desse modo, os gestores têm à disposição relatórios e indicadores precisos, possibilitando tomadas de decisão mais rápidas e efetivas, uma vez que são embasadas em dados completos e confiáveis.

Gestão do orçamento

Com um sistema ERP, é possível analisar as informações financeiras da empresa e fazer a gestão do orçamento de forma mais simples e eficaz. Isso porque possibilita o acesso a dados como fluxo de caixa, contas a pagar e receber, preço dos produtos etc., em tempo real e em um único lugar. Assim, o software pode facilitar até mesmo a contratação de novos investimentos que visem a expansão da organização.

Redução de custos na prática: hora de agir com inteligência

Reduzir custos não significa apenas cortar gastos, mas tornar a empresa mais eficiente, enxuta e preparada para crescer com solidez. Ao mapear despesas, identificar oportunidades de economia e adotar ferramentas de gestão, sua empresa ganha controle e previsibilidade, inclusive em períodos de instabilidade.

Agora que você já sabe como um ERP pode ajudar a reduzir os custos administrativos do seu negócio, considere adotar essa ferramenta para conquistar resultados ainda melhores. Solicite uma demonstração e conheça o FoccoERP!