No livro “A Arte da Guerra” — um dos preferidos de muitos empreendedores —, Sun Tzu já abordava há 2.500 anos a importância de ter boas informações para traçar estratégias. Não é por acaso que os processos de Business Intelligence têm se tornado fundamentais no gerenciamento de uma empresa.

Afinal, essa metodologia tem como princípio coletar, organizar e analisar o máximo de dados — sendo eles internos ou externos — para embasar a tomada de decisão dos gestores. Com isso, a companhia começa a ser gerida de maneira estratégica, permitindo que os objetivos sejam mais facilmente alcançados.

Continue a leitura deste artigo e aprenda tudo o que você precisa saber sobre Business Intelligence!

O que é Business Intelligence?

Basicamente, o Business Intelligence (BI) é uma estratégia voltada para o ambiente empresarial. Tem como objetivo melhorar a forma como são realizadas as tomadas de decisões estratégicas. Com isso, a empresa se torna mais eficiente, e permite alcançar com mais facilidade as metas traçadas previamente.

Para isso, o processo de Inteligência de Negócios, que é outra forma como o BI é conhecido, tem a função de:

• coletar;
• organizar;
• analisar;
• compartilhar;
• e monitorar dados brutos vindos das mais diversas fontes, como ferramentas de ERP, CRM e planilhas.

Assim, o gestor consegue observar, de maneira agregada e abrangente, tudo o que acontece na empresa, traçando o melhor plano de ação. Dessa forma, a empresa se torna mais competitiva, uma vez que, ao aplicar os processos de Business Intelligence, o gestor tem informações que lhe permitirão:

• diminuir perdas;
• reduzir custos;
• evitar a realização de investimentos que não trarão bons resultados.

Na era da informação, contar com ferramentas que sejam capazes de auxiliar no processo de levantamento, controle e análise de grandes quantidades de dados é fundamental para que as empresas se mantenham competitivas. Isso porque estamos em meio a um contexto de acirramento da competição, caracterizado como um ambiente de extrema incerteza.

As novas tendências tecnológicas, como a IoT (Internet das Coisas), o Big Data e a Inteligência Artificial, têm pautado uma transformação tecnológica importante que praticamente obriga as empresas a adotarem métodos de gestão e controle cada vez mais avançados.

Essa transformação é essencial para os gestores atentos às tendências do mundo corporativo. Isso porque a utilização intensiva de tecnologia focada na resolução dos problemas específicos de uma empresa proporciona melhores processos e o refinamento da tomada de decisões estratégicas dos administradores.

Um pouco da história do Business Intelligence

Existente há vários séculos, essa metodologia ganhou mais relevância a partir da década de 1980, devido à grande evolução ocorrida na tecnologia da informação. Foi nessa época que o termo Business Intelligence começou a ser utilizado para denominar a forma de usar e trabalhar de maneira inteligente os dados e informações em um ambiente empresarial.

Contudo, foi apenas entre 1992 e 1993 que foi possível desenvolver o Data Warehouse, um grande banco de dados que concentra todas as informações e que é fundamental para qualquer estratégia de BI. Desse modo, após ser confirmada a eficiência do processo e o lançamento de novas ferramentas, cada vez mais empresas começaram a investir na Inteligência de Negócios para se tornarem mais competitivas.

Como funciona o Business Intelligence?

De maneira geral, o processo de Business Intelligence é baseado na centralização de todas as informações da empresa em um único local — o Data Warehouse. Com isso, o gestor tem mais facilidade para analisar, de maneira integrada, todos os dados obtidos. Permitindo, dessa forma, ter mais clareza e embasamento nas suas tomadas de decisões.

Apesar do conceito ser simples, a implementação de uma estratégia de BI poderá envolver diversos desafios técnicos e culturais. Visto que, quanto maior for a empresa, mais complexa será a implantação dessa metodologia. Contudo, independentemente do tamanho do negócio, a forma de aplicar esses processos é a mesma.

Assim, o primeiro passo de toda metodologia de Inteligência de Negócios é a captação dos dados brutos, que poderão ser obtidos nas mais diversas fontes, como nos aplicativos de ERP, CRM, Service Desk e nas planilhas.

Para que o gestor possa fazer a correta análise dessa informação, ela deverá ser organizada de maneira coerente, de modo que os mais diversos dados se complementam. Dessa forma, é possível identificar oportunidades ou necessidades de realizar melhorias.

Além disso, é preciso destacar o papel primordial que os softwares de gestão têm no desenvolvimento do Business Intelligence. Os sistemas de gestão integrada (ERP) têm a finalidade de reunir os diferentes departamentos de uma empresa em um sistema central, facilitando a gestão, enquanto os programas gerenciadores de clientes (CRM) armazenam todo o relacionamento com o público atendido pela organização.

Programas como os citados acima ajudam no levantamento, controle e análise de dados, que podem se transformar em informações relevantes para a condução do negócio.

Acompanhe as métricas

A utilização de indicadores de desempenho tem como vantagem revelar facilmente o andamento de determinada função ou setor e facilitar o processo de análise e planejamento. Ao se construir uma série histórica, ela servirá de referência e embasamento para as análises futuras.

Por isso, é preciso realizar um monitoramento sobre essas métricas, o que permite traçar uma trajetória da evolução da empresa e criar um planejamento mais realista. Isso porque será viável estabelecer metas alcançáveis de acordo com o desempenho passado.

Por se tratar de um uso prático da automação de processos, com o BI é possível obter os mais diversos dados em tempo real. Isso permite que cada setor da empresa detecte possíveis falhas no momento em que elas estão ocorrendo. Tudo isso sem a necessidade de esperar relatórios de outros departamentos para buscar a resolução do problema.

Como as empresas estão utilizando o Business Intelligence?

Por meio do Business Intelligence, muitas empresas têm conseguido transformar os diversos dados adquiridos nos processos internos em informações que facilitam as tomadas de decisões.

Com isso, o gestor consegue, de maneira precisa e ágil, fazer os ajustes necessários para adequar o empreendimento às demandas dos consumidores. Sendo assim, o Business Intelligence agrega valor ao processo produtivo da empresa, otimizando a gestão e o planejamento da mesma.

Assim, é cada vez mais comum que as empresas invistam em ferramentas, como um sistema de gestão integrada, por exemplo, para conseguir informações atualizadas, sólidas e confiáveis. Dessa forma, o tomador de decisão terá um melhor embasamento para decidir por qual caminho a companhia deverá seguir.

Ao aplicar uma estratégia de BI, é possível integrar de maneira automática todos os dados gerados pelos diversos setores da empresa. Isso facilita a percepção de tendências que estão surgindo no mercado. Além de ser possível descobrir gargalos na operação que poderiam passar despercebidos.

Analise os dados da concorrência

Além disso, também é possível aplicar a Inteligência de Negócios para coletar e analisar dados sobre a concorrência. Isso permite ao gestor observar a situação existente no mercado antes de realizar qualquer decisão.

Portanto, ao explorar uma grande quantidade de boas informações, a empresa se torna mais competitiva, uma vez que, ao aplicar o BI de maneira correta, a organização terá uma enorme vantagem sobre as empresas rivais. Isso proporciona mais segurança na realização de investimentos e até mesmo na precificação dos produtos ou serviços. O que poderá resultar no aumento de vendas.

Em quais áreas da empresa o Business Intelligence pode ser aplicado?

Uma das principais características de uma estratégia de BI é a sua grande versatilidade. Desse modo, é possível ajustar os processos de acordo com os objetivos traçados, aplicando-os em todas as áreas da companhia, o que favorece a gestão do negócio.

Contudo, para conquistar o resultado esperado, é necessário que a estratégia de Business Intelligence seja bem executada. Assim, essa metodologia pode ser empregada nas seguintes áreas.

Área Comercial

Para que uma empresa aumente a sua competitividade na indústria ou em qualquer outro setor da economia, é imprescindível encontrar formas de facilitar o trabalho da sua equipe comercial. Afinal, para ser lucrativa, a companhia tem que saber vender.

Portanto, ao aplicar métodos de Inteligência de Negócios, a equipe dessa importante área terá informações que permitirão criar uma perspectiva diferente do mercado. Dessa forma, será mais fácil descobrir o potencial de cada região, identificando novas oportunidades de negócios.

Analise os resultados internos

Além disso, o gestor será capaz de fazer análises para avaliar os resultados internos. Dessa forma, ele terá como averiguar o desempenho de cada vendedor, produto ou loja, e descobrir como cada um desses recursos influencia no faturamento do negócio.

Caso a empresa tenha um funil de vendas, ao aplicar os processos de BI nessa metodologia, o gerente conseguirá detectar com mais precisão os possíveis gargalos existentes. O que poderá resultar em medidas corretivas que facilitarão o trabalho da equipe de vendas.

Da mesma forma, é possível perceber quais são as atividades que estão gerando melhores resultados. Com isso, os esforços do setor comercial poderão ser concentrados nessas ações.

Gestão de pessoas

Nenhuma empresa consegue alcançar grandes resultados caso seus colaboradores não tenham uma motivação e um comprometimento adequados às suas perspectivas. Para isso, é necessário que a companhia realize uma boa gestão de pessoas.

Ao aplicar as ferramentas de Business Intelligence, o setor de RH identificará com mais facilidade quais são as principais habilidades e o perfil que uma pessoa deve ter para preencher uma vaga ou participar de um projeto.

Também é possível descobrir como anda a produtividade de cada trabalhador. O que facilita a implementação e o gerenciamento, de maneira eficiente, da meritocracia na empresa.

Área financeira

Todo grande empreendedor sabe que, para a empresa ser lucrativa e poder crescer, é necessário que exista um ótimo controle financeiro. Para que isso seja possível, o gestor deverá contar com ferramentas e metodologias que permitam o ganho de agilidade para examinar os diversos dados e agir de maneira eficiente.

Dessa forma, o uso do BI na área financeira de uma empresa gera diversas vantagens competitivas. Com o uso de um software de gestão, é possível analisar em tempo real:

• o fluxo de caixa;
• o desempenho financeiro de cada setor;
• um comparativo de resultados nos mais diversos períodos históricos.

Assim, é possível ter mais controle sobre a lucratividade da empresa, o que possibilita avaliar o quanto cada produto ou serviço proporciona em retorno.

Produção

Já não é mais segredo que, para avaliar a produtividade de um processo produtivo, é fundamental que existam diversos indicadores de desempenho.

Dessa forma, ao aplicar os processos de Business Intelligence, essas métricas poderão ser acompanhadas visualmente. Por meio desse acompanhamento, é possível descobrir:

• quais são os gargalos existentes na linha de produção;
• o que facilita a realização de ajustes e investimentos;
• como aumentar a eficiência do processo produtivo.

Logística

Para muitas indústrias, um dos principais desafios é conseguir realizar, com eficiência, o transporte de mercadorias e a logística de estoques. Caso essas atividades não sejam corretamente executadas, a empresa sofrerá com a insatisfação de seus clientes, o que poderá comprometer sua lucratividade.

Assim, ao aplicar a Inteligência de Negócios na sua gestão de logística, a empresa se beneficiará de diversas formas:

• o gestor conseguirá identificar com mais facilidade as possíveis falhas existentes;
• terá mais controle sobre o estoque;
• o inventário ficará mais acurado;
• será mais fácil encontrar o ponto de ressuprimento e de equilíbrio do depósito.

Quais são as vantagens de investir em Business Intelligence?

Conforme já foi dito neste artigo, uma estratégia de Business Intelligence transforma os dados brutos coletados nos diversos setores de uma empresa em informações que permitirão aos gestores embasar suas decisões.

Contudo, para aplicar o BI, é necessário vencer alguns desafios, sobretudo nas questões culturais. Apesar desse processo ser um pouco trabalhoso, usar o BI pode proporcionar diversos benefícios. Veja!

Realizar uma gestão estratégica da empresa

Como é possível perceber, um dos principais objetivos de adotar a Inteligência de Negócios em uma organização é a possibilidade de usar, de maneira eficiente e organizada, gráficos e relatórios. Assim, os gestores terão uma visão diferenciada da situação interna e externa em que se encontra a empresa.

Dessa forma, o tomador de decisão conseguirá perceber claramente o que deverá ser feito. O que permite reduzir custos operacionais e aumentar a eficiência da operação.

Com o uso do BI, fica mais fácil perceber o surgimento de tendências, fazendo com que seja possível realizar ações antes dos concorrentes e deixar a companhia mais competitiva.

Assim, a gestão empresarial se torna estratégica. Ao ser baseada em dados, é possível aproveitar oportunidades existentes no mercado e realizar investimentos de forma segura, que proporcionarão boa lucratividade e que vão melhorar o desempenho da empresa.

Explorar a cadeira de produção em sua completa eficiência

Um dos maiores desafios da indústria é conseguir tirar o máximo de lucratividade dos seus processos produtivos. Para isso, é necessário encontrar possíveis gargalos que comprometam a eficiência dessa cadeia, o que desperdiça valiosos recursos humanos e materiais.

Dessa forma, o BI se torna uma das melhores soluções. Ao obter e integrar as informações das várias etapas do ciclo produtivo, é possível identificar em que momento o processo está sofrendo:

• perdas de matéria-prima;
• tempo;
• esforços.

Com isso, o gestor poderá realizar ações corretivas, que proporcionarão um melhor aproveitamento e lucratividade das operações. Tudo isso evita a realização de investimentos em expansão ou mudanças nas metodologias de produção.

Tirar o melhor dos colaboradores

Para muitos empreendedores, as pessoas são consideradas o principal ativo de uma empresa. Contudo, os colaboradores são também um dos maiores custos operacionais de um orçamento empresarial, pois é necessário:

• quitar salários;
• encargos trabalhistas;
• benefícios;
• realizar treinamentos.

Para justificar sua contratação, um trabalhador deverá proporcionar um bom retorno à companhia. Entretanto, caso ele esteja alocado em uma área que não permita tirar o máximo de sua produtividade, o colaborador não proporcionará o retorno esperado.

Ao explorar o Business Intelligence, os funcionários não comprometerão sua produtividade em tarefas burocráticas, gerando um aumento da produtividade, uma vez que essa ferramenta diminui o tempo gasto para produzir planilhas e relatórios, e possibilita focar nas atividades que trarão melhores retornos.

Outra funcionalidade do BI é conseguir avaliar, por meio de métricas e indicadores, o desempenho individual de cada membro da equipe. Desse modo, o gestor terá meios de recompensar aqueles trabalhadores que proporcionaram os maiores ganhos.

Obter um melhor reconhecimento das necessidades do cliente

Por meio das informações obtidas pela Inteligência de Negócios, é possível descobrir o que o cliente precisa. Dessa forma, a empresa conseguirá traçar estratégias que permitirão ajustar todos os seus processos para se adequar às necessidades e aos desejos de seu público-alvo. Com isso, se torna mais fácil:

• criar campanhas de marketing mais efetivas;
• desenvolver produtos que atendam às demandas existentes;
• prestar um atendimento diferenciado — o que poderá proporcionar fidelidade por parte do consumidor.

Tornar o processo de vendas mais efetivo

Uma das maiores vantagens proporcionadas pelo Business Intelligence está relacionada ao setor comercial da empresa, principalmente às áreas de marketing e vendas. Por meio dessa ferramenta, é possível analisar, em tempo real, toda a evolução do cliente pelo funil de vendas.

Com isso, o gestor consegue perceber, com precisão, quais são as características existentes nos leads mais promissores. Focando os esforços nesses clientes, o gestor pode buscar um aumento na taxa de conversão ao mesmo tempo em que trabalha metodologias para aprimorar o seu processo de atração, nutrição e conversão de clientes.

Identificar ações que geram resultados

Outro ponto positivo de usar o BI no processo de vendas é conseguir identificar quais são as ações que mais estão gerando bons resultados. De mesma forma, as atividades que geram retorno abaixo do esperado se tornam mais perceptíveis.

Desse modo, o setor de marketing e vendas poderá priorizar os procedimentos mais efetivos, o que diminui o retorno sobre investimento (ROI) na aquisição de clientes.

Como começar a utilizar o Business Intelligence na minha empresa?

Por se tratar de uma metodologia que tem como princípio coletar todas as informações de uma empresa, o gestor que pretende implementar o Business Intelligence deverá estar ciente de que, quanto maior for a companhia, mais complexa será essa ação.

Outro ponto que não poderá ser esquecido é a possível resistência de alguns setores. Afinal, a adaptação às mudanças nunca é fácil, principalmente quando elas envolvem novas formas de fazer tarefas cotidianas.

No entanto, independentemente do tamanho da organização empresarial, o processo de BI poderá ser efetivado usando a mesma sequência de etapas. Veja.

Faça o planejamento

Como em qualquer atividade que se deseja realizar, a implementação do BI deverá começar com um planejamento bem estruturado. O primeiro passo é determinar claramente qual é o objetivo que se pretende alcançar. Assim, fica fácil elaborar um plano de ações que norteará a execução.

É preciso que o profissional responsável não modifique de uma única vez todos os processos da empresa. Como essa implementação envolve toda a estrutura da companhia, ela tende a ser mais lenta. Dessa forma, é preciso que a execução seja realizada de maneira gradual, para que a equipe se adapte à nova realidade.

Como citamos, é recomendado adotar ações que visem minimizar a probabilidade de queda de desempenho devido ao tempo de adaptação como a realização de treinamentos, cursos e mentorias junto aos colaboradores.

Envolva toda a equipe

Dentro dessa etapa, é fundamental mobilizar todas as partes interessadas. Além do apoio dos gestores, os colaboradores também deverão se comprometer com essa mudança. Caso não exista o interesse dos stakeholders, provavelmente a implementação da Inteligência de Negócios fracassará.

Aqui é preciso destacar a importância da realização de ações que visam diminuir o impacto da transição para um novo modelo baseado em Business Intelligence, como a realização de eventos, reuniões e grupos de trabalho direcionados ao compartilhamento de informações relacionadas ao tema, para que exista um nivelamento sobre o conhecimento das novas ferramentas entre todos os funcionários envolvidos.

Estruture a coleta de dados

Cada empresa tem suas particularidades determinadas pelo seu histórico, pelo tipo de produto ou serviço que prestam e pelas características do seu mercado de atuação.

Por isso, é preciso identificar quais são as informações que os gestores de cada organização precisam para tomar suas decisões. Identificados esses dados, o próximo passo é:

• determinar a viabilidade de seu uso;
• qual será a sua origem;
• como eles serão disponibilizados.

É muito importante focar na qualidade dos dados coletados. Para isso, é essencial que eles estejam sempre organizados e estruturados. Assim, se torna viável investir nas centrais que armazenam, processam e gerenciam essas informações.

Escolha a solução de Business Intelligence

Essa é a etapa mais importante da implementação do BI. Uma vez instalada uma solução ineficiente, além de desperdiçar recursos com retrabalhos, será necessário também a realização de novos investimentos.

Dessa forma, é fundamental escolher ferramentas que permitirão ao gestor analisar e acompanhar as principais métricas que influenciam nos resultados da empresa.

Disponibilize aos usuários

Estando a ferramenta de BI implementada, a última etapa será disponibilizá-la aos profissionais responsáveis pela tarefa. Caso a mobilização dos interessados tenha ocorrido com sucesso, dificilmente existirão grandes dificuldades nessa fase.

Como escolher uma ferramenta de Business Intelligence?

Como é possível perceber, ferramentas de Business Intelligence são softwares que permitem a captação de informações das mais diversas fontes., que podem ser internas ou externas.

É importante destacar brevemente a diferença existente entre os dados brutos coletados e a \”informação relevante\” para a inteligência de negócio. Na verdade, uma é a evolução da outra, pois as informações relevantes representam o estudo mais apurado de dados previamente coletados e que geram algum tipo de insigth importante para a empresa.

Com esses dados, o programa permite realizar cruzamentos para fornecer ao gestor, de maneira facilitada e gráfica, informações que proporcionarão o embasamento para a sua tomada de decisão.

Contudo, essas ferramentas poderão ser estruturadas de diversas formas. O BI é capaz de utilizar os tradicionais conceitos de banco de dados, como o Data Warehouse e o Data Marts, que trabalham a informação de maneira relacional e dimensional.

Também é possível encontrar soluções que aplicam técnicas de Data Mining. Elas permitem buscar fatos e correlações que não são identificáveis em um primeiro momento.

Dessa forma, são oferecidas no mercado diferentes ferramentas que utilizam o processo de BI. Apesar das principais empresas de tecnologia contarem com poderosos softwares de grande sucesso, o mais importante é escolher uma solução que se adapte às necessidades e aos objetivos da sua empresa.

Integre o BI com o seu ERP

Muitas vezes, a melhor escolha para um empreendimento é utilizar ferramentas que façam a integração entre BI e ERP. Dessa forma, a equipe poderá realizar todo o gerenciamento empresarial em um único local. Sem a necessidade de ter que dominar e executar diversos aplicativos.

Assim, ao escolher uma ferramenta de Business Intelligence, o gestor deverá ficar atento às demandas da empresa. Visto que é comum a contratação de ferramentas complicadas, que oferecem funcionalidades que não serão necessárias. Essa contratação pode resultar em desperdícios de recursos.

Outro ponto a ser avaliado é o suporte que o desenvolvedor da solução oferece. Por ser uma estratégia que demanda certo tempo e esforço para ser aplicada, é comum a empresa passar por um período de adaptação para conseguir utilizar o BI de maneira eficiente. Portanto, é preciso contar com um apoio de profissionais especializados durante esse período.

Contudo, antes de escolher uma ferramenta de BI, o gestor deverá procurar a aceitação que aquela solução tem. Para isso, basta encontrar feedbacks dos usuários, avaliando sua satisfação. Dessa forma, é possível identificar soluções que poderão não atender às necessidades da organização e focar nas que realmente interessam.

Caso o gestor queira que a sua empresa seja mais competitiva e tenha mais lucratividade, é imprescindível adotar um processo de Business Intelligence. Com essa metodologia, será possível otimizar a inteligência empresarial e tomar de decisões mais estratégica, o que garantirá o sucesso da companhia.

Agora que você já tem um conhecimento amplo sobre o que é, como funciona, quais as vantagens e demais características do Business Intelligence, compartilhe conosco nos comentários quais são as suas impressões sobre o tema. Você já aplica o BI na sua empresa? Ainda tem alguma dúvida a respeito? Será ótimo conhecer a sua opinião.