O setor de compras é um dos mais importantes dentro de uma empresa, pois é por meio dele que são abastecidas as linhas de produção e são adquiridos insumos muitas vezes indispensáveis para o funcionamento da companhia.

Contudo, em muitas organizações, esse departamento age como um gerador de custos. Isso porque a falta de alinhamento estratégico com o setor de estoque gera aquisições desnecessárias ou falhas na determinação de quantidades.

Este post é um guia simples e direto para ajudar a alinhar o setor de compras ao de estoque. Além disso, vamos mostrar qual é a importância da tecnologia nos processos, como escolher a melhor ferramenta e a melhor forma de se relacionar com os fornecedores. Boa leitura!

Como é possível melhorar e integrar esses setores?

Há muitas maneiras de otimizar o desempenho tanto do setor de compras quanto do de estoque, além de deixá-los mais alinhados entre si. Veja dicas importantes a seguir.

Evite desperdícios

A falta de controle do estoque pode causar prejuízo e afetar diretamente os resultados de toda a organização, visto que a área de compras representa boa parte dos custos totais de funcionamento de uma companhia.

A fim de evitar gastos desnecessários, é importante que administradores realizem uma gestão de estoque efetiva. Por meio do controle do estoque, a empresa será capaz de determinar rapidamente as perdas financeiras originadas desse setor.

Conheça seu consumo

Conhecer de forma detalhada quanto de cada item é necessário e em que momentos é fundamental. Afinal, não se pode sair realizando compras pré-programadas sem a real necessidade, mesmo se tratando de produtos não perecíveis, pois isso impactará o caixa da empresa, além de provocar problemas de armazenamento.

O gestor deve analisar seu histórico de uso de materiais a fim de destinar as receitas para as compras de forma adequada e garantir a saúde financeira do negócio.

Identifique as necessidades de cada área

Mesmo que pareça uma dica um tanto quanto comum, a verdade é que boa parte dos administradores e até mesmo colaboradores que atuam dentro do setor de compra desconhecem as necessidades de cada uma das outras áreas.

Como poderíamos suprir uma demanda com qualidade e de forma consciente se não conhecemos o real volume dessa necessidade? É impossível controlar gastos desnecessários desse jeito. Por conta disso, antes de tomar qualquer outra atitude, o ideal é realizar um mapeamento completo das necessidades de cada um dos setores de sua empresa, inclusive os que requerem apenas insumos menores.

Delimite objetivos e metas

O setor de compras é, dentro das organizações, geralmente tratado de forma diferente, não sendo exigidos dos colaboradores metas e objetivos claros acerca dos resultados esperados da atuação deles.

Esse é outro ponto de otimização essencial para que o departamento evolua e se alinhe não apenas com o controle de estoque, mas com todos os outros times da empresa. Afinal, uma organização deve manter uma simbiose entre todas as suas áreas.

Para isso, pode-se buscar informações de quanto cada departamento da empresa gasta atualmente com insumos e outros tipos de materiais e entender se é possível minimizar esse custo.

Com esses dados em mãos, fica mais simples planejar uma redução nos gastos e impor aos colaboradores do setor de compras determinados propósitos, dividindo-os em curto e longo prazo.

Gerencie os produtos de forma rigorosa

A compra de produtos gera um grande custo para a empresa — quando não o maior deles. Muitas vezes, isso leva o gestor a escolher itens de valores mais baixos. No entanto, é preciso lembrar de que o barato sai caro e que dar mais atenção ao custo do que à qualidade dos seus insumos pode não ser uma boa ideia, uma vez que impacta diretamente o produto final.

Por exemplo, no caso de sua empresa depender de uma determinada máquina para operar, a manutenção das peças dela será essencial, sendo que escolher produtos de baixa qualidade pode fazer com que haja problemas e interrompa a produção.

Por conta disso, um controle rigoroso de todos os produtos adquiridos por meio do setor de compras é uma das prioridades na otimização da área, sempre buscando pela aquisição de bons insumos.

Controle os fornecedores e tenha um relacionamento próximo com eles

A escolha de bons parceiros de negócio também é um ponto crítico da gestão empresarial. Eles são quase uma ramificação da empresa, sendo que, caso nenhum tenha a capacidade de atender a uma demanda, isso pode ocasionar atrasos e até mesmo a pausa de suas operações.

Por conta disso, o ideal não é ficar preso a apenas um fornecedor ou a um pequeno grupo, visto que abre margem para obstáculos como a falta de um material. Essa situação gera muitos prejuízos, visto que é possível ter que adquirir os itens por um preço muito alto, ou sem qualidade, durante uma emergência.

Um bom relacionamento é fundamental nesses casos de adversidades. Isso porque provavelmente os parceiros vão informar sobre a indisponibilidade com antecedência, havendo tempo hábil para buscar outro parceiro que atenda ao pedido.

Otimize o setor

Um passo importante na hora de buscar por eficiência em seu setor de compras é identificar quais são os principais problemas existentes dentro da área que podem ser aprimorados. Outra dica é diversificar ao máximo a sua cadeia de suprimentos ao contar com vários fornecedores de cada material.

Capacite seus funcionários

O setor de compras é uma área estratégica dentro da empresa e deve ser tratada com prioridade. Sendo assim, os colaboradores que nela atuam devem estar cientes de sua responsabilidade. Além do alinhamento entre os objetivos do empreendimento e o setor, é preciso também que os profissionais tenham uma visão clara do que se espera de seu trabalho.

Para que a missão seja cumprida, o ideal é investir na capacitação de cada um dos trabalhadores que atua nesse departamento, visando a um melhor aproveitamento.

Com isso, eles se sentirão mais valorizados e poderão se tornar mais eficientes. É preciso formar um profissional de compras especializado na gestão de processos.

Busque o máximo de informações

O poder de negociação de seu time de colaboradores está na capacidade de entender quais são os custos que determinam o preço de um certo insumo. Com essas informações em mãos, fica mais simples negociar melhores valores, uma vez que você sabe se o preço cobrado é justo ou não ao imaginar os custos e a margem de lucro do fornecedor.

Além disso, manter o poder sobre essas informações garante que você não pagará mais caro por um determinado insumo por conta de uma explicação que não faz sentido real. Entre os pontos que você deve analisar, estão:

• sazonalidade;
• composição;
• transporte;
• abundância.

Todos eles podem pesar na composição do preço final do que pretende adquirir e conhecer essas variáveis concede poder de negociação. Quando você apresenta esse conhecimento ao seu fornecedor, demonstra que entende quais são os reais custos dele e que não se dispõe a pagar um valor muito mais alto pelo produto em questão.

Foque a gestão

Tão importante quanto buscar formas de otimizar o setor de compras, manter uma gestão eficiente dessa equipe também é essencial para obter sucesso na redução de custos desnecessários da área.

É importante, portanto, que a empresa utilize ferramentas de gerenciamento. A tecnologia, por exemplo, ajuda a otimizar e a integrar os setores de um negócio por meio de softwares de gestão. Fazer com que todos os dados colhidos pela empresa sejam armazenados em um sistema facilita a identificação dos possíveis erros de gestão.

Alinhe a gestão de compras e estoque

Na hora de realizar um planejamento de recursos empresariais, o alinhamento entre o setor de compras e estoque é fundamental, já que um deles alimenta diretamente o outro e é responsável pelo seu sucesso. Um dos principais problemas recorrentes dentro das organizações é a falta de comunicação entre essas duas áreas, o que interfere diretamente no resultado de ambos.

A gestão de compras deve ter total consciência de todos os produtos que existem dentro do estoque da empresa e da quantidade de cada um deles, solicitando essa informação sempre que julgar necessário. Deve-se lembrar de que, mesmo que os produtos em estoque sejam ativos, ou seja, possam ser convertidos em moeda corrente, eles representam um capital imobilizado.

O dinheiro investido em estoque, no momento em que ele se encontra armazenado, pode fazer falta ao caixa da empresa. Por isso, o ideal é manter os materiais armazenados em um nível mínimo para não comprometer os recursos da organização.

O alinhamento entre os dois setores se baseia na criação de uma cultura de trabalho em conjunto e é fundamental para que a requisição de compra de itens ocorra nos momentos corretos e oportunos, a fim de que haja o suprimento de demandas e a não ocorrência de atrasos.

Produtos em excesso no estoque representam custos e riscos de perda, uma vez que muitos insumos possuem prazo de validade. Assim, a falta de uso pode torná-los inapropriados, não trazendo retorno para o valor investido em sua compra e causando prejuízo. Por outro lado, a falta de insumos também afeta diretamente a produtividade da empresa, a qual pode ter que interromper suas operações, minimizando os lucros esperados.

Analise as vendas realizadas

Quando falamos em realizar a gestão eficiente do setor de compras, uma das principais atitudes a serem tomadas é a análise das vendas realizadas. Um controle sobre esse histórico permite que o gestor e os colaboradores que atuam no setor identifiquem quais são as mercadorias que têm um maior giro e quais épocas podem influenciar essa movimentação.

Essa avaliação também pode servir para entender diversos outros pontos fundamentais para a gestão do setor de compras, como:

• o total de pedidos realizados por mês;
• qual o preço médio por item adquirido;
• o valor pelo qual foi vendido;
• os fornecedores ideais de cada mercadoria.

Por meio desses dados, pode-se traçar estratégias de atuação para a área de compras e projetar a quantidade de itens para cada departamento, evitando aquisições em excesso ou a falta de material.

Faça comparações de preços

Os valores gastos no setor de compras estão entre os principais custos de operação de uma organização. Por conta disso, comparar e negociar preços é outra atitude essencial para a eficiência da área. O ideal é criar um modelo de consulta de fornecedores. Uma boa possibilidade é adotar algum software de gestão que faça isso diretamente com cada uma das empresas parceiras.

Outra sugestão é contar com no mínimo três fornecedores para cada material ou serviços demandados para manter suas operações. Isso possibilita a diversificação da compra de produtos caso seja necessário. Ademais, o preço, um dos principais itens na hora de fechar um pedido, pode ser negociado com mais eficácia. Assim, será alcançado um equilíbrio entre o valor do material e a qualidade.

Dispor de apenas um ou dois fornecedores é uma posição de desvantagem na hora de uma possível negociação. Além do que, na falta de um determinado produto, não haverá opções. Outro ponto interessante em manter uma listagem de fornecedores para comparação de preços é a possibilidade de negociar abatimentos e descontos ao apresentar os valores oferecidos pela concorrência.

Um bom controle de preços permite encontrar valores justos e prazos de pagamento mais favoráveis. Tudo isso sem prejudicar a qualidade de seus produtos e garantindo a não interrupção de sua produção.

Administre os pedidos de compra

A gestão dos pedidos de compra é outro ponto importante dentro do setor. Não basta encontrar bons preços com qualidade: é necessário também fornecer os produtos dentro do prazo estabelecido.

Alguns fornecedores podem ser boas opções na hora de adquirir um material, porém ter dificuldades de entrega ou de cumprimento de prazos. Quando falamos em produção, um atraso pode prejudicar o resultado de um empreendimento. Isso acontece tanto pelo cancelamento de pedidos quanto pelo impacto negativo na relação com os clientes.

Por conta disso, a gestão dos pedidos de compra e de seus prazos são fundamentais para que o setor cumpra seus objetivos e supra todas as demandas da empresa. Para tanto, é preciso criar um processo bem-definido a fim de diminuir a necessidade de compras com urgência. Isso pode desqualificar alguns fornecedores ao focar a geração de requisições com antecedência.

Dessa forma, o setor de compras pode realizar um bom trabalho de análise e encontrar o melhor fornecedor na questão de preço, qualidade e prazo, sem prejudicar o resultado financeiro.

Centralize suas ações de compra

Hoje em dia, é comum que as empresas mantenham mais de uma unidade para expandir suas ações pelo país e até mesmo fora dele, buscando a diminuição de custos logísticos. No entanto, descentralizar as ações de compra pode nem sempre ser uma boa ideia. Afinal, com pedidos menores, também se perde, automaticamente, o poder de barganha.

Outro ponto a se levar em consideração é que determinados produtos podem ter uma grande variação de preço em cada região do país. Muitas vezes, os custos de transportes compensam uma compra centralizada. Além disso, o tempo de negociação e a equipe do setor de compras também diminui, pois é apenas um processo por pedido para toda a empresa e não vários processos em cada filial.

Benefícios

Existem outros benefícios com a prática da centralização das ações de compra, como um maior controle acerca dos gastos da empresa, mesmo nas filiais mais distantes. Isso permite a economia de insumos e garante a visualização de quais unidades estão gastando mais.

O armazenamento e a separação de mercadorias e matérias-primas no estoque também sofre uma diminuição de tempo, uma vez que a compra pode ser realizada em apenas um pedido. Porém, a entrega pode ser realizada em vários locais pelo fornecedor.

Atente-se à sazonalidade

A sazonalidade é uma característica que implica no aumento da demanda em determinadas épocas, assim como na escassez de alguns materiais. Os motivos para que isso aconteça podem ser vários, o que dependerá do segmento em que o negócio atua.

Para que o setor de compras seja realmente eficaz em suas ações, é preciso que o gestor não apenas esteja atento a essas mudanças, como também crie um planejamento que leve em consideração essa característica.

Para isso, trabalhar com um aumento de estoque gradual e pontual em determinadas épocas pode ser uma estratégia interessante. Assim, você garante que a organização não sofrerá com nenhuma escassez.

A melhor forma de fazer uma previsão de como a sazonalidade afeta diretamente os insumos da empresa ou aumenta a demanda de consumidores em relação a seus produtos é uma análise de seu histórico de compras e de vendas.

Ao observar esses dados, pode-se entender quais são as principais épocas do ano em que a procura por um determinado item aumenta, exigindo maior presença dele no estoque.

Reduza seu ciclo de compra

Outra estratégia muito eficiente para garantir bons resultados e uma gestão eficaz do setor de compras é investir na redução do ciclo de aquisição de materiais. A compra de algum produto ou insumo passa por uma série de processos desde a formulação do pedido até o fechamento do negócio propriamente dito e o recebimento do material.

Com o objetivo de diminuir os custos na aquisição de mercadorias e gerar uma maior eficiência desses processos, o ideal é enxugar essas atividades, buscando clareza e transparência. Sendo assim, os colaboradores de outras áreas, que dependem diretamente das compras realizadas para manter suas atividades, podem acompanhar todo o processo de forma simples.

Além disso, os fornecedores também ficam mais satisfeitos ao lidarem com uma menor burocracia na hora de negociar. Esse pode ser até um motivo de descontos e abatimentos.

Monitore os indicadores

Todo gestor deve estar ciente de que apenas definir indicadores e metas e coletar dados não é o suficiente para obter resultados satisfatórios: é preciso manter um monitoramento constante para assegurar o alcance dos objetivos traçados.

Afinal, não adianta apenas utilizar boas técnicas como as listadas ao longo deste post. Sem nenhum controle sobre o retorno alcançado, não se saberá o que funciona ou não para a sua empresa. Além disso, o próprio progresso das estratégias postas em prática para melhorar a condição do setor de compras só pode ser observado por meio da escolha e acompanhamento dos indicadores.

Conforme o retorno positivo ou negativo de cada ação tomada, o gestor poderá realizar pequenas correções até que tudo esteja de acordo com o esperado. Todos os processos do setor de compras devem ser mensuráveis e monitorados em relação a custo e tempo. Isso facilita a implementação de alterações para melhorar os resultados, caso seja necessário.

Aposte na tecnologia

A tecnologia é a principal aliada na hora de alinhar o setor de compras com o estoque. Muitas das dicas de otimização e gestão fornecidas ao longo do post só podem ser postas em prática de forma eficaz com o auxílio de um sistema de gestão integrada. Atualmente, há vários fornecedores de ERP no mercado. Por isso, também é possível encontrar as mais diversas soluções, com ênfase em muitos pontos, como:

• controle de estoque;
• financeiro;
• compras;
• produção;
• RH, entre outros.

Além disso, a computação em nuvem contribuiu para o surgimento de muitas dessas ferramentas, já que permite que a utilização de softwares de gestão robustos sem a necessidade de manter uma grande infraestrutura de TI.

Ao pensar em melhorar os resultados de seu setor de compras, a solução passa diretamente pela escolha de um ERP. Este deve ser capaz de atender a todas as suas demandas e alinhar essa área com os demais setores da organização.

Como a tecnologia pode facilitar o processo de compras?

A tecnologia é uma grande parceira para os negócios. Otimização, ganho de escala e maior controle gerencial são só alguns dos exemplos que ilustram a importância das ferramentas modernas. Um setor de compras precisa fazer uma comparação entre o melhor preço e a melhor qualidade.

Nesse momento, a tecnologia exerce um papel crucial na tomada de decisões, além de tornar o processo mais ágil e eficiente. Buscar o máximo de informações sobre o produto é vital para uma boa negociação.

Ocorre que em muitas vezes existem diversas características físicas, químicas e mecânicas de composição do produto, tornando o processo de análise lento. Ao utilizar um software, as tarefas manuais de pesquisa podem ser automatizadas, gerando uma produtividade muito maior.

Comparar preço é uma prática que não pode ficar de fora do radar de quem trabalha com processos de compras. Nesse sentido, a tecnologia garante o encontro de melhores oportunidades e um custo-benefício atraente para o negócio.

Como manter uma boa relação com os fornecedores?

Os fornecedores são grandes parceiros de quem exerce qualquer atividade comercial. Eles são vitais para a promoção de um trabalho consistente, com entregas rápidas e qualidade garantida. Algumas dicas são muito válidas para que essa relação ocorra da forma mais produtiva e eficiente. Veja abaixo!

Faça uma boa gestão

Ter sempre dados atualizados, fidedignos e organizados alavanca muito o processo de gestão da base de fornecedores. Utilizar ferramentas tecnológicas que reúnam informações de contato, transações e dados relevantes também é muito importante.

Levando em consideração os dados colhidos, a empresa será capaz de determinar se o fornecedor atinge as expectativas. Por isso, preze pela organização!

Estabeleça canais de comunicação

O contato entre o setor de compras e os fornecedores deve ser o mais prático possível, ou seja, sem barreiras de comunicação. Como as ordens de compras devem ser executadas prontamente, o contato ocorra de forma imediata e clara. A internet já é uma grande parceira desse processo e possibilita maior alcance e efetividade da comunicação em tempo real.

Aplicativos de mensagem, por exemplo, facilitam essa troca de informações de modo rápido. Além disso, esse tipo de ferramenta permite uma comunicação mais informal, fazendo com que haja uma aproximação entre os gestores e os fornecedores.

Quais as consequências de não focar em eficiência?

Sem eficiência, qualquer empresa perde oportunidades comerciais e coloca a perpetuação do negócio em risco. Um setor de compras que não preza por essa característica efetua pedidos em que sua margem líquida pode ser baixa.

Além disso, há problemas também com a falta de padronização e controle dos pedidos. Isso ocorre pelo fato de que o processo ocorre de forma não padronizada e com compras dispersas, sem clareza nos pedidos e afinidade comercial entre os produtos.

O que considerar para escolher um software de otimização de compras?

Um ERP pode ser um programa altamente recomendado para quem quer otimizar seu setor de compras. Esse software unifica todos os setores comerciais da empresa em uma única interface. Assim, possibilita um maior controle de estoque e permitindo tomadas de decisão mais certeiras.

Computar todas as informações sobre os fornecedores também permite a atualização de dados cadastrais e um relacionamento mais próximo entre ambas as partes. Assim, todos os problemas que foram listados podem ser solucionados com o uso da tecnologia.

Portanto, ao utilizar um sistema integrado de gestão, o administrador de uma empresa será capaz de identificar os principais erros dos setores do negócio. Podendo, assim, corrigir os problemas apontados pelo software e, consequentemente, otimizar o setor.

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