A tecnologia é uma grande aliada para a indústria e abre ótimas oportunidades para maximizar a atuação no mercado. A questão é que não se trata de qualquer tecnologia. É preciso escolher a melhor opção para certificar que o investimento trará de fato retorno.

Uma das tecnologias que realmente pode agregar para o desempenho da indústria é o RPA, também conhecido como Robotic Processo Automation ou Automação de Processos Robóticos em português.

Certamente, quem trabalha na gestão de uma empresa sabe que automatizar processos agrega valor para os negócios. Isso porque a capacidade de executar e agilizar as tarefas sem a necessidade de intervenção humana, eliminando a ocorrência de falhas, é um grande benefício.

Neste artigo, vamos entender melhor como funciona essa tecnologia, quais são seus benefícios e como a sua empresa pode aplicá-la, na prática. Acompanhe!

O que é Robotic Process Automation (RPA)?

Sigla para Robotic Process Automation, o RPA é uma tecnologia desenvolvida para automatizar processos.

Por meio de programas já pré-configurados, robôs de software conseguem aprender, interpretar e executar uma série de tarefas repetitivas (e de longa duração), com uma precisão praticamente impossível de ser alcançada por seres humanos.

Alguns dos setores que mais têm se beneficiado com a tecnologia RPA são:

• Financeiro: automatizando processamento de faturas, conciliação de contas e geração de relatórios financeiros.
• Recursos Humanos: garantindo a automação de processos de recrutamento, onboarding e gestão de folhas de pagamento.
• Atendimento ao cliente: automatizando a resolução de tickets de suporte, processamento de pedidos e atualizações de status.
• Produção: garantindo a automação de processos como controle de qualidade, monitoramento de produção, manutenção preventiva de máquinas, gestão de estoque, entre outros.

Como funciona o RPA?

Em resumo, RPA funciona a partir da instrução de robôs sobre como executar tarefas.

Para isso, desenvolvedores de RPA identificam quais são os processos nas empresas que podem ser automatizados — aqueles que possuem um conjunto claro de regras e são repetitivos, como coleta de dados e geração de relatórios. Em seguida, criam roteiros de scripts de como essas operações funcionam para que os próprios robôs aprendam como executá-las.

Depois que entendem como funcionam esses processos, os robôs são configurados para acessarem as mesmas interfaces que os humanos utilizam, como é o caso de aplicativos de desktop, web e sistemas legados. Em cima disso, são treinados para realizar ações nessas interfaces, que podem incluir desde clicar em um botão até extrair informações de uma base de dados.

Quais processos podem ser automatizados com RPA?

A adoção da tecnologia RPA na indústria tem como propósito aumentar a agilidade e os resultados dos processos, melhorar a eficiência operacional e reduzir custos.

Por isso, podemos dizer que as ferramentas de RPA podem ser utilizadas em várias tarefas, principalmente aquelas que são operacionais, como realizar cálculos, controlar informações sobre o estoque, gerar relatórios, processar transações financeiras e atualizar registros de clientes.

Abaixo, vamos entender mais sobre esses e outros procedimentos que podem ser automatizados com RPA.

Realização de cálculos

Os robôs podem fazer cálculos matemáticos, principalmente voltados à fabricação de produtos. Fazem isso por meio de uma programação previamente estabelecida, o que ajuda a prevenir erros nos processos e garante maior precisão e melhores resultados.

Controle de estoque

A gestão de estoque é muito importante para o sucesso de qualquer negócio de manufatura. As operações que incluem adquirir, armazenar e utilizar o estoque podem ser automatizadas com o RPA.

Por meio dessa tecnologia, é possível monitorar entradas e saídas de produtos, gerar notificações em tempo real e reordenar itens quando os níveis ficam abaixo de um limite. A ferramenta pode também determinar a quantidade de estoque ideal com base nas necessidades anteriores e modificar os padrões de demanda.

Gestão de relatórios

Controlar a produção que uma máquina faz por hora, a quantidade de matéria-prima utilizada, o tempo de transporte, entre outras atividades, pode levar muito tempo. Por isso, a implementação de uma ferramenta de RPA para gerar relatórios automáticos pode ser útil para otimizar a tomada de decisão e melhorar a gestão de todos os processos.

Processamento de transações financeiras

Você já pensou em quanto tempo é gasto no processamento de faturas e pagamentos?

Os robôs podem ser aplicados para automatizar a reconciliação de contas, o processamento de faturas e pagamentos e até mesmo verificar a conformidade fiscal. Não só isso, garantir que os registros financeiros sejam precisos e atualizados em tempo real.

Atualização de registros de clientes

Manter os registros de clientes atualizados pode ser uma tarefa que demanda muito tempo e energia dos colaboradores. A empresa pode recorrer ao RPA para automatizar a entrada de dados, atualização e verificação de informações. Desse modo, libera a expertise humana para outras atividades mais estratégicas.

Gerenciamento de dados

Esta é a era do Big Data, logo, sai na frente a empresa que consegue ter controle total sobre seus dados. Nesse cenário, a tecnologia RPA pode ser aplicada para realizar a coleta, o processamento e a análise dos dados, garantindo que os usuários tenham acesso a informações valiosas para fundamentar decisões.

Atendimento ao cliente

Com a RPA, podemos também automatizar respostas a perguntas frequentes, encaminhar solicitações para os departamentos corretos e processar pedidos de serviço ou suporte. Além de melhorar a qualidade no atendimento ao cliente, isso também garante que recebam respostas rápidas.

Qual é a diferença do RPA para a automação tradicional?

É comum que as pessoas relacionem o RPA a outras tecnologias, como Machine Learning ou até mesmo a Inteligência Artificial. Porém, ele conta com algumas particularidades que o diferenciam das demais soluções.

Sua alta flexibilidade e ótima capacidade de se adaptar às diferentes tarefas do dia a dia da empresa são alguns exemplos.

As formas de automação mais tradicionais exigem que um colaborador acompanhe os processos para evitar complicações. Já o RPA tem a capacidade de aprendizado que permite resolver problemas dentro do empreendimento com eficiência. Tudo de forma automática, sem a necessidade de supervisão.

Por que investir no RPA para o seu negócio?

O tamanho do mercado global de automação de processos robóticos deve atingir US$ 30,85 bilhões até 2030, de acordo com o relatório global de análise de tendências, participação e tamanho do mercado de RPA, de 2022-2030, realizado pela Research and Markets.

Esse número impressionante nos mostra que cada vez mais empresas estão e estarão investindo na tecnologia nos próximos anos. E mais: que as empresas que ainda mantêm um legado de tecnologia tradicional precisarão automatizar os processos o quanto antes para surfar na era da transformação digital e automação robótica, e manter sua competitividade.

Além disso, a implementação do RPA ajuda a empresa a aumentar a qualidade dos serviços para os usuários finais, pois elimina o potencial de erro humano. Também oferece às organizações mais inteligênciapara auxiliar os usuários com informações confiáveis ​​e melhores insights.

Com a integração de tecnologias cognitivas, como inteligência artificial, é possível garantir o aprendizado de máquinas, reconhecimento de fala e Processamento de Linguagem Natural (NLP). Assim, o RPA poderá lidar com outras tarefas tendo a capacidade de tomar decisões sem intervenção humana.

Além disso, as tecnologias de automação podem ajudar as organizações a otimizar diferentes processos estruturados a um custo menor. Certamente, isso pode melhorar os resultados de negócio.

Quais são os benefícios do RPA para a indústria?

Há muitos benefícios trazidos pelo RPA. Muitos deles estão relacionados, inclusive, à economia de custos, tempo e produção. Mas existem outras vantagens que também precisamos destacar. A seguir, veja quais são elas.

Reduzir falhas humanas

Os robôs são 100% precisos, 100% consistentes e 100% compatíveis com as políticas. Desse modo, quanto mais trabalho é entregue aos robôs, menos erros aparecem e mais tempo a empresa consegue economizar.

Ademais, eliminar esses pequenos erros humanos podem ter um enorme impacto na base de custos e nos níveis de satisfação do cliente.

Melhorar a gestão de dados

Os robôs rastreiam e registram suas próprias ações. Eles fazem a coleta, a entrada e verificação dos dados, bem como o gerenciamento, a classificação, a análise e a limpeza dessas informações.

Com isso, são capazes de gerar relatórios repletos de análises úteis para identificar problemas nos processos. Ainda, é possível verificar problemas comuns para que o planejamento da organização se torne mais previsível e confiável.

Aumentar os ganhos em produtividade

Em comparação com os humanos, os robôs de software podem concluir as mesmas tarefas cerca de cinco vezes mais rápido. Isso porque eles funcionam 24 horas por dia, então o trabalho pode ser feito mais rapidamente, economizando e aumentando a produtividade.

A maior produtividade, por sua vez, pode ajudar a empresa a reduzir as despesas e alavancar o crescimento dos negócios.

Ter mais flexibilidade

Muitas vezes, as indústrias precisam lidar com os diferentes sistemas em vários locais e, como os dados são tratados manualmente, todo o processo fica mais lento. Com a implementação de RPA, é possível fazer a integração com outros softwares para ajudar na geração de relatórios e análises em tempo real.

Manter uma comunicação eficiente

Na comunicação entre cliente e empresa, o RPA ainda consegue trazer benefícios, já que podem gerenciar as interações, elaborando uma espécie de cronograma de contato com os clientes.

Assim, um colaborador pode ser alertado quando é necessário acompanhar de perto um processo ou falar com um consumidor. Ainda, o RPA consegue entrar em contato com o público-alvo caso a empresa tenha novos serviços ou produtos e queira oferecê-los.

Padronizar processos

A implantação do RPA em uma empresa proporciona uma padronização eficiente das rotinas de trabalho, potencializando a organização, a mensuração de resultados e a análise de cenários.

Além disso, oferece maior eficiência operacional, com fluxos de trabalho muito mais produtivos e redução de erros nos processos, graças às análises bem estruturadas do RPA.

Como implementar a tecnologia RPA na indústria?

Agora que você entendeu o que é RPA, qual sua diferença para a automação tradicional e seus benefícios, veja como é possível implementar o Robotic Process Automation em seu negócio!

1- Conheça as necessidades da empresa

Antes de qualquer coisa, você deve ter em mente quais são as principais necessidades que o seu negócio tem na atualidade. É muito importante que você realize uma análise dos processos, a fim de saber quais serão beneficiados pela implementação do RPA.

Para ajudar, responda às seguintes perguntas:

• Quais são os principais desafios operacionais que enfrentamos e como o RPA pode ajudar a superá-los?
• Como podemos identificar os processos mais adequados para automação com RPA dentro da nossa empresa?
• Quais são os objetivos específicos que esperamos alcançar ao introduzir o RPA nos nossos processos?
• Como a equipe percebe a introdução do RPA e como podemos alinhar suas expectativas com nossos objetivos?
• Quais indicadores de desempenho queremos melhorar com a implementação do RPA?

2- Faça um planejamento da implementação

Essa é uma dica que pode parecer óbvia, mas muitas empresas se esquecem ou não dão muita atenção para essa etapa. O planejamento é imprescindível para o sucesso de qualquer ação. Com o RPA, o cenário é o mesmo.

O investimento nessa tecnologia proporciona um universo de benefícios para o negócio. Acontece que a falta de preparo pode gerar algumas consequências negativas no processo. Uma gestão, quando mal realizada, pode causar inúmeros problemas nesse tipo de processo.

Perguntas para se fazer nessa etapa:

• Quais são os prazos realistas para implementar o RPA em nossos processos?
• Quais recursos financeiros, humanos e tecnológicos podemos alocar para garantir o sucesso da implementação do RPA?
• Como podemos minimizar interrupções nos processos atuais ao introduzir o RPA na nossa empresa?
• Quais critérios específicos podemos usar para avaliar se a implementação do RPA foi bem-sucedida?
• Como podemos antecipar e resolver eventuais resistências ou desafios durante a fase de planejamento do RPA?

3- Escolha o processo de RPA adequado

A compreensão dos processos em sua totalidade é uma etapa muito importante durante a implementação do RPA. Assim, você poderá passar por eles, alterá-los ou atualizá-los de acordo com as necessidades de automação com maior praticidade.

Não sabe como fazer essa escolha? Procure responder:

• Quais processos na nossa indústria têm maior potencial para se beneficiar com a automação por meio do RPA?
• Como podemos determinar a complexidade e a viabilidade de cada processo para a implementação do RPA?
• Quais critérios devemos usar para priorizar os processos que devem ser automatizados primeiro com RPA?
• Quais soluções de RPA disponíveis no mercado melhor atendem às necessidades específicas da nossa empresa?
• Quais preocupações de segurança devemos considerar ao escolher um processo para automatizar com RPA?

4- Defina o fornecedor

Escolher o fornecedor é um processo delicado. Para tanto, é preciso muita pesquisa antes de fazer a contratação. Não adianta saber o que é RPA e não tomar uma ótima decisão para o seu negócio. Por isso, considere algumas questões técnicas, como as funcionalidades, características, preço e suporte.

Além disso, seja sincero quanto às questões abaixo:

• Quais critérios são mais importantes para nós ao escolher um fornecedor de RPA?
• Como podemos avaliar a reputação e a experiência dos fornecedores potenciais de RPA?
• Quais são os custos envolvidos na contratação de um fornecedor de RPA e como podemos gerenciar esses custos?
• Quais referências de clientes existem que podemos consultar para entender melhor a experiência com o fornecedor de RPA?
• Quais são os serviços de suporte e treinamento que precisamos que o fornecedor de RPA ofereça?

5- Implemente o piloto

Ao escolher um fornecedor de sua confiança, é preciso colocar em prática a execução da ferramenta. Durante essa etapa, é necessário alinhar a sua equipe para que eles utilizem o RPA com eficiência. O ideal é investir em treinamentos para que o seu time aproveite todas as funções da ferramenta.

Outro ponto em que você deve ficar de olho é durante as atividades de aplicação do piloto. Esse processo é muito importante para o sucesso da implementação do RPA. Por isso, a documentação é essencial durante essa etapa. Assim, você terá dados valiosos que servem para identificar problemas, necessidades de mudanças ou requisitos adicionais.

Perguntas que podem ajudar nessa etapa:

• Qual é o escopo específico do piloto de RPA e quais processos serão incluídos?
• Quais metas específicas queremos alcançar com o piloto de RPA?
• Como podemos monitorar e avaliar o desempenho do piloto de RPA ao longo do tempo?
• Que ajustes ou melhorias esperamos implementar após concluir o piloto de RPA?
• Como podemos comunicar os resultados do piloto de RPA de forma eficaz para as partes interessadas internas e externas?

6- Documente os processos

Outra dica importante para implementar o RPA é a documentação dos procedimentos, que deve ser detalhada com muita precisão. Mesmo que isso já tenha sido feito, pode ser uma boa ideia repassar para garantir que tudo está mapeado, facilitando a implementação da ferramenta.

Para ajudar nessa documentação, responda às seguintes perguntas:

• Como podemos documentar detalhadamente os processos que serão automatizados com RPA?
• Quais informações precisamos incluir na documentação dos processos para garantir uma implementação eficiente do RPA?
• Como a documentação dos processos pode ajudar na padronização e na melhoria contínua dos nossos procedimentos?
• Quais são os formatos mais eficazes para armazenar e compartilhar a documentação dos processos de RPA com a equipe?
• Quais etapas de revisão e validação devem ser implementadas para garantir que a documentação dos processos de RPA seja precisa e atualizada?

7- Selecione os departamentos certos

O processo de automação proveniente do RPA pode ser muito bem utilizado quando alocado nos departamentos corretos. Dessa forma, você deve procurar os locais que contam com um grande volume de processos padronizados e orientados com intervenção humana.

Dessa forma, os resultados serão muito mais expressivos, já que a praticidade de automatizar se tornará mais concreta com a implementação da ferramenta. Começar pelos processos mais fáceis também é uma ótima ideia, pois isso vai gerar resultados mais rápidos.

Perguntas para refletir:

• Quais departamentos ou áreas da empresa são os melhores candidatos para iniciar a implementação do RPA?
• Como podemos avaliar quais departamentos têm processos mais adequados para automação com RPA?
• Quais são os critérios de seleção que devemos considerar ao escolher os departamentos para a primeira fase de implementação de RPA?
• Como podemos garantir que os departamentos selecionados tenham recursos suficientes e estejam adequadamente preparados para trabalhar com RPA?
• Como vamos comunicar a escolha dos departamentos para participar da implementação de RPA e garantir o alinhamento com as metas da empresa?

Quais os desafios da implementação de RPA?

Ainda que a implementação de RPA seja indicada para todas as empresas que querem aumentar a eficiência operacional e reduzir custos, não podemos esquecer o fato de que ela possui desafios, como qualquer outro processo de transformação digital. Mas que desafios são esses?

Custo

Embora a automação prometa economia a longo prazo, o investimento inicial pode ser significativo porque pode exigir a contratação de software especializado, e também envolve custos com treinamento de equipe e adaptação dos processos existentes.

Assim sendo, é importante avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) e planejar o orçamento para garantir uma implementação bem-sucedida do RPA e viável financeiramente.

Mudança

A introdução de RPA pode resultar, em alguns casos, em resistência entre os colaboradores, especialmente aqueles cujas funções tradicionais podem ser automatizadas.

Para superar essa resistência, é muito importante comunicar os benefícios da automação e explicar que os investimentos na tecnologia ajudarão a indústria a melhorar sua eficiência e competitividade, algo que reflete nos resultados empresariais e remuneração dos times.

Integração

Muitas empresas possuem uma infraestrutura de TI complexa, composta por diferentes sistemas legados. O sucesso no uso do software de automação requer uma conexão harmoniosa entre todos os sistemas, mas garantir compatibilidade técnica e sincronização de dados pode exigir uma expertise que a indústria infelizmente não possui dentro do time.

Segurança

Automatizar processos pode implicar em maior exposição a vulnerabilidades cibernéticas, especialmente se não forem implementadas medidas de segurança robustas desde o início.

Assim, é importante que a empresa priorize um programa de cibersegurança, que inclui desde criptografia de dados, políticas de backup, acesso restrito aos sistemas, até monitoramento contínuo de possíveis ameaças.

Como vimos, contar com uma ferramenta de automatização centralizada é indispensável para aumentar a eficiência dos seus processos. E agora que já sabe o que é RPA e quais são os seus benefícios, você pode investir na tecnologia para potencializar o seu negócio.

Gostou de saber o que é RPA? Então, que tal enriquecer seu conhecimento com nosso post sobre como um sistema ERP pode ajudar na reestruturação de processos? Certamente você vai gostar!