O controle de perdas é uma ação essencial para toda organização que deseja diminuir desperdícios, reduzir custos e maximizar seus lucros. Por meio dela, pode-se garantir o uso adequado de todos os recursos, melhorando os resultados da instituição como um todo.

Perdas na produção são definidas como desperdícios de recursos, sejam eles financeiros, matérias-primas, tempo, estoque, entre outros. Estas perdas podem ter diversos motivos, como superprodução ou mau armazenamento, por exemplo. Apesar de fazerem parte do dia a dia da indústria, é possível diminuir sua ocorrência e os prejuízos causados.

Para te ajudar a melhorar os indicadores de perdas da sua organização, preparamos esse guia completo, onde mostramos qual a importância de gerenciar os desperdícios e adotar uma produção enxuta. Além disso, trazemos alguns passos para fazer isso na sua empresa. Acompanhe!

O que é o controle de perdas?

Controle de perdas é uma metodologia de gestão com foco na redução dos desperdícios dentro de uma organização. Para atingir esse objetivo, ela faz uso de diversas ferramentas para obter processos mais eficientes. Como resultado, é possível reduzir os riscos aos quais a instituição está sujeita, como acidentes, prejuízos, paralisações, entre outros. 

De modo geral, pode-se dizer que as perdas são parte de uma operação, mas isso não quer dizer que elas não tenham impacto nas finanças e na produtividade da organização. A boa notícia é que elas podem ser minimizadas, reduzindo assim os seus efeitos negativos no chão de fábrica e nos outros setores da instituição.

O controle de perdas pode ser feito com base em ferramentas e metodologias de otimização, como adoção da análise de risco e do ciclo PDCA, entre outras iniciativas. Nesse contexto, o objetivo é coletar dados que mostrem onde há desperdícios, permitindo que sejam criados planos para intervenção e correção. 

Qual a importância do controle de perdas? 

O controle de perdas é crucial para uma empresa por diversos motivos: redução de custos, minimização de desperdícios e garantia de processos mais efetivos são alguns exemplos. Por meio do controle de perdas, os gestores são capazes de identificar atividades ou etapas de um processo que geram custos desnecessários, podendo eliminá-los. 

Além disso, um controle de perdas efetivo permite que a empresa administre melhor o uso de seus recursos, otimizando a operação como um todo. Como resultado, a equipe pode melhorar sua produtividade, evitando desperdício e mau uso de tempo, matérias-primas, mão de obra, entre outros. 

Uma vez que a empresa esteja mais produtiva e com menos perdas e gastos, há uma melhora na lucratividade, permitindo que a organização cresça constantemente e mantenha-se relevante no mercado. Sem contar que o resultado de processos mais eficientes é uma maior qualidade nos produtos e serviços prestados, o que tem um papel fundamental na satisfação e fidelização dos clientes. 

Ou seja, o controle de perdas pode ser usado como uma estratégia para alcançar um novo patamar de trabalho, aperfeiçoando diversos pontos da instituição. Ele pode ser aplicado em setores diversos e, se feito da forma correta, seus benefícios são percebidos em pouco tempo.

Quais os tipos de prevenção de perdas?

Como dito, o controle de perdas pode ser aplicado em mais de um setor ou atividade da empresa, logo, há vários tipos, de acordo com as necessidades do negócio. Alguns dos principais exemplos são:        

Perda administrativa e de gestão

Esse tipo de perda é causada pela gestão incorreta dos recursos e processos. Alguns exemplos desse tipo de perda incluem: má gestão de estoque, cadastramento incorreto, erros de registros, entre outros. 

Nesse caso, a responsabilidade é do agente que efetua um processo incorretamente. No entanto, esse erro pode ter sido induzido por uma má organização da empresa e uso de ferramentas obsoletas. Ou seja, é ideal que o negócio mantenha-se atualizado e invista no treinamento dos funcionários.

Perda de produtividade

Perdas na produtividade são resultado de um processo produtivo ineficaz. Elas podem ser causadas por falta de clareza nos processos ou pouca capacitação e motivação por parte dos executores, por exemplo. 

Em outras palavras, elas ocorrem quando um trabalho não é realizado com a eficiência adequada, independente do motivo.

A longo prazo, esse tipo de perda pode representar grandes prejuízos para a empresa, refletindo na qualidade, no tempo de produção e nos recursos financeiros. Portanto, é importante adotar medidas que tornem o ambiente mais saudável e estudar formas de tornar os processos mais simples e efetivos. 

Perda financeira  

A perda financeira tem grande poder de impacto sobre o caixa da empresa, pois representa um prejuízo em dinheiro. Algumas de suas causas são: fraudes, inadimplência, roubos e furtos, desperdícios, entre outros.

Nesse caso, a empresa precisa adotar métodos para coibir esse tipo de ação, como um controle de crédito mais incisivo, redobramento da segurança no ambiente, gestão de custos, políticas antifraude, aplicação de auditorias financeiras e afins. 

O objetivo é impedir a ação de pessoas mal intencionadas, afinal elas existem e isso não deve ser ignorado, mas combatido. Além disso, é preciso pensar em formas de reduzir os erros cometidos pelos próprios colaboradores, como falhas nas cobranças e recebimentos.

Furtos   

O furto é caracterizado pela subtração de um produto sem o conhecimento dos responsáveis pela empresa. Eles podem ocorrer em diversos tipos de negócios, apesar de serem mais comuns naquelas que possuem mostruário à vista, como lojas de roupas, cosméticos e supermercados. 

Para gerenciar essa situação, deve-se investir em melhorias na segurança, como instalação de câmeras de monitoramento, controle de acesso, uso de etiquetas com alarme e contratação de fiscais e/ou seguranças.

Consumo dentro do ponto de vendas

No caso de empresas que possuem pontos de vendas, é possível que clientes abram as embalagens e consumam os produtos dentro do estabelecimento. Nesses casos, é habitual que as embalagens sejam descartadas antes dos caixas para esconder o delito.

Eliminar esse tipo de perda pode ser um desafio, uma vez que depende da consciência do próprio consumidor. No entanto, algumas opções são monitoramento por câmera e treinamento dos funcionários para reconhecer e abordar esses clientes.

Troca de etiquetas ou de embalagens  

Imagine que o cliente chega em uma loja e avista dois produtos similares, mas com preços diferentes. Nesse momento, ele pode trocar as etiquetas ou embalagens dos produtos para levar o produto mais caro, pagando o preço do mais barato. Esse é um cenário comum, mas que gera um prejuízo considerável.

Uma alternativa viável está no uso de etiquetas que dificultem a retirada sem dano, o que pode coibir essa ação. Além disso, é importante treinar fiscais e atendentes do caixa para que possam redobrar a atenção e fiquem de olho nesse tipo de ação.

Quebra de produtos  

Outro cenário bem comum é a quebra de itens dentro da loja, principalmente os mais frágeis, como os de vidro e porcelana. É importante lembrar que, apesar de uma prática comum, cobrar do cliente pelo produto que ele quebrou não é uma ação amparada pela lei, pois entende-se que foi um dano acidental.

A melhor forma de evitar essas ocorrências é apostar na conscientização do consumidor, o que pode ser feito por meio da instalação de sinalização alertando do risco que quebra. Além disso, é importante escolher os melhores locais para colocar itens frágeis, que não o exponham a maiores riscos.

Produtos vencidos    

Todo produto possui uma data de validade, conforme determinação da Anvisa, o que varia de acordo com a composição do item. Dessa forma, deve-se adotar estratégias para evitar que o vencimento de produtos traga prejuízos para a empresa. 

Nesse caso, é indicado adotar uma gestão eficiente de estoque, levando em conta o critério de validade. Em outras palavras, é preciso organizar-se para que os produtos com vencimento mais próximo estejam nas prateleiras, aumentando sua chance de venda e evitando que eles expirem ainda no estoque.

Outra opção bem comum é criar ações em que produtos com a validade próxima sejam vendidos com preço mais baixo para incentivar a compra. 

Deteriorações    

As perdas por deterioração referem-se a produtos que estragam antes mesmo do vencimento da data de validade. Esse processo é comum em itens perecíveis, mas pode acontecer com a maioria dos produtos, principalmente em caso de manipulação inadequada. 

Por isso, é essencial redobrar os cuidados com o manuseio e armazenamento dos itens, especialmente alimentos. É crucial obedecer às instruções de armazenamento de cada produto, além de evitar contaminação cruzada com outros itens do estoque.

Quais são as principais causas de perdas na produção?  

Assim como há diferentes tipos de controle, há também causadores diversos de perdas na produção, sendo que os mais relevantes e comuns são:      

Superprodução    

A superprodução acontece quando a empresa produz mais do que ela realmente precisa, o que resulta em itens parados no estoque e que acabam perdendo sua vida útil. Nesse caso, a causa raiz está na falta de um planejamento eficaz da produção.

Outro fator que pode levar à superprodução é a produção antecipada, que ocorre quando a empresa produz uma grande quantidade de produtos para atender uma demanda futura, mas ela não se concretiza. Isso também resulta em itens parados em estoque. 

Confusão no estoque prejudica o controle de perdas na produção 

Os desperdícios relacionados ao estoque acontecem em situações em que a gestão é falha, o que ocasiona perdas, como itens vencidos, por exemplo. Nesse caso, as perdas não se restringem apenas a produtos finais, mas também insumos, matéria-prima, espaço útil do local e demais itens que necessitem de armazenamento adequado. 

Para melhorar nesse ponto, a resposta está em um gerenciamento de estoque eficiente, desde a compra dos itens, suas necessidades de armazenamento e organização da ordem de venda, com os itens de curta vida útil sendo vendidos primeiro. 

Movimentação    

A movimentação engloba todas as atividades necessárias para mover um funcionário de um ponto para o outro durante um processo produtivo. O que acontece é que, muitas vezes, há diversas movimentações desnecessárias no chão de fábrica, trazendo custos adicionais para o processo e perda de tempo útil.

Para evitar que isso aconteça, é essencial pensar no layout da produção, fazendo com que máquinas, setores e trabalhadores fiquem dispostos de forma a minimizar a necessidade de movimentos. 

Também é aconselhado automatizar uma parte dos processos, tirando assim a responsabilidade da execução dos trabalhadores, o que permite que eles foquem em atividades mais importantes.

Espera    

As perdas por espera são causadas por gargalos no processo produtivo, o que tem como resultado paralisações nas atividades, mesmo que sejam por um curto período de tempo. 

Ou seja, uma etapa é atrasada esperando a conclusão da etapa anterior. Por exemplo: quando o início da produção de um item é adiado pois o caminhão ainda não descarregou a matéria-prima.

Uma forma de reduzir a ocorrência desse tipo de situação é investir em um trabalho de planejamento para as etapas consecutivas, reduzindo fatores que podem causar atrasos entre elas. Além disso, é essencial manter o maquinário funcionando, o que diminui a possibilidade de paradas inesperadas.

Transporte 

As perdas por transporte compreendem todos os desperdícios que ocorrem durante os movimentos feitos com um produto, desde a chegada da matéria-prima até a entrega ao cliente. Atrasos na rota, acidentes de trânsito, roubos e danos são alguns exemplos de perdas ocasionadas por transporte. 

Para evitar esse tipo de perda é importante investir na manutenção dos veículos, estudar rotas mais eficientes, orientar transportadores sobre cuidados com a carga e demais cuidados logísticos. Nesse caso, relatórios com dados da rota e itens a serem coletados podem ser de grande auxílio.

Defeitos    

Como o próprio nome indica, esse tipo de perda é causado por defeitos nos produtos, o que demanda retrabalho e pode causar prejuízos financeiros e atrasos na entrega. Todo produto possui parâmetros de qualidade, mas nem sempre ele é alcançado, o que gera itens de baixa qualidade e defeituosos, seja por erros do processo ou humanos.

O controle de qualidade é essencial para minimizar esse tipo de ocorrência. Isso quer dizer que é fundamental investir em ações como auditorias de qualidade, que inclusive podem render à empresa o certificado ISO de qualidade, que é reconhecido internacionalmente. 

Como prevenir perdas em segurança do trabalho?  

Agora que você já sabe quais são os principais tipos de controle de perdas e quais são as maiores causas de desperdícios na produção, veja algumas formas de prevenir perdas em saúde e segurança do trabalho:    

Análise de riscos 

Quando se trata de SST (Saúde e Segurança do Trabalho), a análise de riscos é uma etapa fundamental. Afinal, para desenvolver uma estratégia de segurança eficaz, é preciso compreender quais os riscos o trabalhador está exposto. Esses riscos variam de acordo com o tipo de trabalho, mas podem ser identificados usando metodologias sistemáticas. 

Alguns exemplos de metodologias que podem ser usadas para esse fim são: 

• Estudo de Operabilidade e Riscos;
• Análise Preliminar de Riscos (APR);
• Análise de Árvore de Falhas (AAF);
• Análise de Modos de Falha e Efeitos (AMFE).

Ciclo PDCA    

O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que pode ser aplicada na organização para gerir a saúde e segurança dos trabalhadores. A sigla significa Plan, Do, Check e Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir, em português) e é uma forma de aplicar a melhoria contínua em quatro fases.

Essas fases compreendem o planejamento de uma ação, sua execução, a análise dos resultados e atingimento de metas e o desenvolvimento de ações para corrigir os pontos que não ocorreram conforme o planejado. Essa metodologia se diferencia por explorar as causas e não apenas as consequências das falhas.

Programa de controle total de perdas   

A implementação de um Programa de Controle Total de Perdas (PCTP) é uma forma eficiente de identificar, mensurar e mitigar riscos que possam levar à perdas. Com isso, busca-se evitar a ocorrência de acidentes, explosões, roubos, doenças ocupacionais e demais riscos envolvidos no ambiente de trabalho. 

Para iniciar o programa, deve-se seguir as seguintes etapas: 

• Escolha do perfil de programa de prevenção;
• Estabelecimento das prioridades;
• Elaboração de planos de ação efetivos. 

É importante ter em mente que o foco é identificar a causa raiz das perdas e agir sobre elas, evitando reincidência. 

Checklists para organizar processos e prevenir perdas    

Elaborar checklists é uma forma simples e eficaz de organizar uma lista, garantindo que tarefas essenciais não passem despercebidas. Eles podem ser feitos em planilha, papel ou em sistemas especializados, o que minimiza os erros humanos. 

Por meio do uso de checklists é possível prevenir perdas em diversos setores, graças à versatilidade dessa ferramenta. Além da segurança no trabalho, ele pode ser aplicado em auditorias, vistorias e manutenções em áreas como controle de qualidade, gestão de estoque, entre outros.

Como os checklists digitais podem ajudar no controle de perdas?      

Checklists são ferramentas de grande utilidade para o controle de perdas, principalmente quando são no formato digital. Eles auxiliam na coleta de dados, em vistorias e no monitoramento contínuo do programa de redução de perdas. Nesse sentido, algumas de suas principais utilidades são:

Elaboração de inventários detalhados

A elaboração do inventário é uma etapa crucial para controlar as perdas no estoque. Dessa forma, o uso de um checklist digital pode ajudar a identificar perdas ocorridas e suas eventuais causas. Essa ferramenta pode ser aplicada em inventários de insumos, produtos finais, equipamentos e muito mais.    

Otimização de custos e gestão de gastos com EPIs 

Os checklists também podem ser usados para garantir uma gestão de EPIs (equipamentos de proteção individuais) eficiente. Com isso, é possível assegurar a saúde e bem estar dos trabalhadores e que a empresa cumpra com suas obrigações legais de SST, evitando multas e problemas com a lei.

Centralização de dados e extração de relatórios   

Checklists digitais concentram todos os dados em um único lugar, geralmente uma plataforma da prestadora. Com isso, as informações são de fácil acesso e podem ser extraídas em relatórios, muitas vezes personalizáveis, o que garante um controle maior sobre os dados levantados.

Aplicação de pesquisas de satisfação    

Pesquisas de satisfação são uma forma simples, mas eficaz de mensurar a qualidade do produto ou serviço prestado, pois elas mostram qual é a percepção do público.

Nesse sentido, os checklists podem ser enviados para o consumidor após a compra, solicitando avaliação do produto e serviço recebido. Com isso, é possível identificar oportunidades de melhoria e evitar perdas de qualidade.

Como o FoccoERP pode te ajudar no controle de perdas?

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