O controle de perdas é uma iniciativa que toda organização precisa aplicar caso deseje diminuir desperdícios, reduzir custos e maximizar seus ganhos. Isso porque, por meio da prática, a empresa consegue garantir o uso mais adequado e inteligente de seus recursos.
E sua indústria, já implementou esse controle?
Para te ajudar a melhorar os indicadores de perdas da sua organização, preparamos esse guia completo, onde mostramos qual a importância de gerenciar os desperdícios e adotar uma produção enxuta. Além disso, trazemos alguns passos para fazer isso na sua empresa. Acompanhe!
O que é controle de perdas?
O controle de perdas é uma metodologia de gestão que visa reduzir os desperdícios causados dentro de uma organização. Para atingir esse objetivo, a empresa utiliza diversas ferramentas para obter processos mais eficientes, bem como estratégias para mitigar perdas.
De modo geral, pode-se dizer que as perdas são parte de uma operação, claro, mas isso não quer dizer que elas não devam ser trabalhadas para minimizar impactos. Afinal, elas influenciam diretamente nas finanças e produtividade.
O controle de perdas pode ser feito com base em ferramentas e metodologias, como adoção da análise de risco e do ciclo PDCA, entre outras iniciativas.
Como funciona o controle de perdas?
O controle de perdas é estruturado a partir de dados e indicadoresque demonstram quais são as áreas, processos e etapas da operação que estão mais vulneráveis ou sofrendo com desperdícios.
Essas informações serão usadas para criar planos de ação para intervir nos pontos críticos, ou corrigir alguma falha de processo ou gestão que pode estar desencadeando os problemas.
Qual é a importância do controle de perdas?
O controle de perdas é importante, principalmente porque ajuda a empresa na redução de custos, minimização de desperdícios e garantia de processos mais efetivos. Esses ganhos são possíveis porque, por meio do controle, os gestores são capazes de identificar exatamente quais atividades e etapas geram custos desnecessários.
Além disso, um controle de perdas também permite que a empresa administre melhor o uso de seus recursos internos, otimizando, assim, a operação como um todo. Como resultado, a equipe passa a produzir mais e melhor, evitando desperdício e mau uso de tempo, matérias-primas, mão de obra, entre outros.
Uma vez que a empresa está mais produtiva e com menos perdas e gastos, ela é capaz de melhorar a lucratividade, permitindo que a organização cresça de forma mais constante e, evidentemente, mantenha-se mais relevante no mercado. Logo, o controle de perdas pode ser usado como uma estratégia para a empresa alcançar um novo patamar de trabalho e competitividade.
Quais os tipos de controle de perdas?
Como o controle de perdas pode ser aplicado em mais de um setor ou atividade empresarial, há vários tipos que podem ser explorados.
Perda administrativa e de gestão
É causada pela gestão incorreta dos recursos e processos. Alguns exemplos desse tipo de perda incluem: má gestão de estoque, cadastramento incorreto, erros de registros, entre outros.
No caso desse controle, a responsabilidade acaba recaindo sobre o agente que efetuou ou efetuará um processo incorretamente. Vale frisar, no entanto, que o erro também pode ser induzido por uma má organização da empresa e uso de ferramentas obsoletas e inadequadas.
Perda de produtividade
Resultado de um processo produtivo ineficaz, ela pode ser causada por falta de clareza nas funções e atividades ou, até mesmo, por pouca capacitação ou motivação por parte dos executores.
Em outras palavras, ocorrem quando um trabalho não é devidamente realizado, independente do motivo. No longo prazo, esse tipo de perda pode representar grandes prejuízos para a empresa, uma vez que reflete na qualidade, no tempo de produção e nos recursos financeiros.
Perda financeira
A perda financeira tem grande poder de impactar o caixa, pois representa um prejuízo em dinheiro. Algumas de suas causas são: fraudes, inadimplência, roubos e furtos, desperdícios, dentre outras.
Nesse caso, a empresa precisa adotar métodos para coibir esse tipo de ação, como ter um controle de crédito mais incisivo, redobrar a segurança no ambiente, melhorar a gestão de custos, aplicar políticas antifraude, realizar auditorias financeiras mais frequentemente, entre outros. O objetivo é impedir a ação de pessoas mal intencionadas.
Furtos
O furto é caracterizado pela subtração de um produto sem o conhecimento dos responsáveis pela empresa. Eles podem ocorrer em diversos tipos de negócios, apesar de serem mais comuns naqueles que possuem mostruário à vista, como lojas de roupas, cosméticos e supermercados.
Para gerenciar essa situação, deve-se investir em melhorias na segurança, como instalação de câmeras de monitoramento, controle de acesso, uso de etiquetas com alarme e contratação de fiscais e/ou seguranças.
Consumo dentro do ponto de vendas
No caso de empresas que possuem pontos de vendas, é possível ainda que clientes abram as embalagens e consumam os produtos dentro do próprio estabelecimento.
Eliminar esse tipo de perda pode ser um desafio, uma vez que depende da consciência do próprio consumidor. No entanto, algumas opções interessantes que podem ser aplicadas são: monitoramento por câmera e treinamento dos funcionários para reconhecer e abordar esses consumidores.
Troca de etiquetas ou de embalagens
Imagine que o cliente chega em uma loja e avista dois produtos similares, mas com preços diferentes. Nesse momento, ele pode trocar as etiquetas ou embalagens dos produtos para levar o produto mais caro, pagando o preço do mais barato. Esse é um cenário comum, mas que gera um prejuízo se não combatido.
Uma alternativa viável nesse caso está em usar etiquetas que dificultem a retirada sem dano, o que pode coibir a ação. Além disso, é importante treinar fiscais e atendentes do caixa para que possam redobrar a atenção e ficar de olho nesse tipo de atitude.
Quebra de produtos
Outro cenário comum de prejuízos é a quebra de itens dentro da loja, principalmente aquelas que trabalham com produtos mais frágeis, como os de vidro e porcelana.
A melhor forma de evitar essas ocorrências é apostar na conscientização do consumidor, o que pode ser feito por meio da instalação de sinalização ou placas alertando do risco de quebrar. Além disso, é importante escolher os melhores locais para colocar itens frágeis, que não o exponham a maiores riscos.
Produtos vencidos
Todo produto possui uma data de validade, conforme determinação da Anvisa, o que varia conforme a composição do item. Portanto, caso a empresa trabalhe nesse segmento e queira minimizar perdas, ela deve adotar estratégias que ajudem a evitar o vencimento de produtos.
Aqui, é recomendada a aplicação de uma gestão eficiente de estoque, considerando o critério de validade. Em outras palavras, é preciso organizar o depósito/armazém para que os produtos com vencimento mais próximo estejam nas fileiras à frente para aumentar sua chance de venda.
Outra opção é criar ações em que produtos com a validade próxima sejam vendidos com preço mais baixo para incentivar a compra.
Deteriorações
As perdas por deterioração referem-se a produtos que estragam antes mesmo do vencimento da data de validade. Esse processo é comum em itens perecíveis, como frutas, hortaliças e carnes, mas pode acontecer com outros produtos, principalmente em caso de manipulação inadequada.
Desse modo, é essencial redobrar os cuidados com o manuseio e armazenamento dos itens, especialmente alimentos.
Quais empresas devem fazer o controle de perdas?
Toda empresa pode implantar o controle de perdas se quiser, mas existem alguns segmentos que, mesmo não tendo interesse ou grandes estoques e operações complexas, precisam fazer essa gestão.
Indústrias de transformação
As indústrias, especialmente as de transformação, lidam diariamente com matéria-prima, insumos e processos em larga escala. Sem um controle de perdas, o risco de desperdício é altíssimo, seja por falhas na linha de produção, mau uso de materiais ou armazenamento inadequado.
Além disso, perdas não gerenciadas podem comprometer a produtividade e impactar diretamente os prazos de entrega.
Comércio varejista
No varejo, a margem de lucro costuma ser apertada e qualquer desperdício pode significar prejuízos extremos. Supermercados, mercearias, lojas de conveniência e até farmácias, por exemplo, lidam com estoques que precisam de rotação constante.
Sem uma gestão efetiva, produtos podem expirar ou sofrer danos antes de chegarem ao consumidor.
Setor alimentício
Restaurantes, padarias, lanchonetes e indústrias de alimentos estão entre os negócios mais vulneráveis às perdas por deterioração. Ingredientes perecíveis, quando mal armazenados ou mal calculados no planejamento de produção, geram desperdícios significativos e comprometem a lucratividade.
Com um controle de perdas, esses estabelecimentos conseguem prever melhor a demanda, padronizar processos e garantir maior qualidade dos alimentos.
Logística e distribuição
Empresas que atuam na cadeia de distribuição ou logística também precisam de atenção redobrada porque perdas podem ocorrer durante o transporte, seja por má armazenagem nos centros de distribuição ou até por falhas no manuseio das cargas.
Com controle, é possível monitorar os pontos críticos da operação, otimizar processos de transporte e armazenagem e, assim, reduzir perdas que impactam toda a cadeia.
Quais são as principais causas de perdas?
Assim como há diferentes tipos de controle, existem também causadores diversos de perdas que também devem ser compreendidos.
Superprodução
A superprodução acontece quando a empresa produz mais do que ela realmente precisa, o que resulta em itens parados no estoque e que acabam perdendo sua vida útil. Nesse caso, a causa raiz costuma estar na falta de um bom planejamento da produção.
Outro fator que pode levar à superprodução é a produção antecipada, que ocorre quando a empresa produz uma grande quantidade de produtos para atender uma demanda futura, mas ela não se concretiza. Isso também resulta em itens parados em estoque.
Confusão no estoque
Os desperdícios relacionados ao estoque acontecem em situações em que a gestão é falha, o que ocasiona perdas, por exemplo, itens vencidos. Nesse caso, as perdas não se restringem apenas a produtos finais, mas também a insumos, matéria-prima, espaço útil do local e demais itens que necessitem de armazenamento.
Para melhorar nesse ponto, a resposta é aplicar um gerenciamento de estoque ativo, desde a compra dos itens até armazenamento e venda. Os itens de vida útil curta sempre devem ser vendidos primeiro.
Movimentação
A movimentação engloba todas as atividades necessárias para mover um produto de um ponto para outro durante um processo de produção. Nesse caso, muitas vezes, há diversas movimentações desnecessárias no chão de fábrica, trazendo custos adicionais para o processo e perda de tempo hábil.
Para evitar que isso aconteça, é importante que a indústria pense no layout da fábrica, fazendo com que máquinas, setores e trabalhadores fiquem dispostos de forma inteligente e estratégica para minimizar movimentos. Ademais, é aconselhado automatizar uma parte dos processos, tirando a responsabilidade da execução dos trabalhadores.
Espera
As perdas por espera são causadas por gargalos no processo produtivo, o que pode levar a paralisações nas atividades, mesmo que sejam por um curto período. Desse modo, uma etapa é atrasada esperando a conclusão da etapa anterior, por exemplo, quando o início da produção de um item é adiado, pois o caminhão ainda não descarregou a matéria-prima.
Uma forma de reduzir a ocorrência desse tipo de situação é investir em um planejamento de etapas consecutivas, que reduzem fatores que podem causar atrasos entre elas. Manter o maquinário funcionando também é importante para diminuir a possibilidade de paradas inesperadas.
Transporte
As perdas por transporte compreendem todos os desperdícios que ocorrem durante a movimentação de um produto, da chegada da matéria-prima em um caminhão até a entrega ao cliente. Atrasos na rota, acidentes de trânsito, roubos e danos são alguns exemplos de perdas ocasionadas por transporte.
Para evitar esse tipo de perda, é recomendado que a empresa invista na manutenção dos veículos, estude rotas mais eficientes, oriente transportadores sobre cuidados com a carga e aplique demais cuidados logísticos.
Defeitos
Como o próprio nome indica, esse tipo de perda é causado por defeitos nos produtos, o que costuma gerar retrabalhos e, eventualmente, atrasos na entrega. Todo produto possui parâmetros de qualidade, mas nem sempre ele é atingido, então, o controle de qualidade é essencial para minimizar esse tipo de ocorrência.
Inclusive, investir em ações como auditorias de qualidade pode render à empresa o certificado ISO de qualidade, uma certificação que é reconhecida internacionalmente.
O que faz um controlador de perdas?
O controlador de perdas é o profissional que fica encarregado de fazer todo esse gerenciamento em cima dos prejuízos. É ele que analisa dados, visita os setores da empresa para entender o que está acontecendo, conversa com as equipes envolvidas e busca formas inteligentes de solucionar o gargalo.
Em empresas muito grandes, que possuem um processo produtivo complexo, às vezes, é necessário estruturar um setor próprio para fazer o controle, garantindo que ele seja composto por dois ou até mesmo três profissionais.
Como prevenir perdas em segurança do trabalho?
Agora que você já sabe quais são os principais tipos de controle de perdas e quais são as maiores causas de desperdícios, principalmente no que envolve a produção, veja algumas formas de prevenir perdas em saúde e segurança do trabalho.
Análise de riscos
Quando se trata de SST (Saúde e Segurança do Trabalho), é indispensável que a empresa realize uma boa análise de riscos. Afinal, para desenvolver estratégias de segurança, ela precisa inicialmente compreender os riscos a que o trabalhador está exposto.
Esses riscos variam conforme o tipo de trabalho, mas podem ser identificados usando metodologias sistemáticas. Alguns exemplos incluem:
- Estudo de Operabilidade e Riscos;
- Análise Preliminar de Riscos (APR);
- Análise de Árvore de Falhas (AAF);
- Análise de Modos de Falha e Efeitos (AMFE).
Ciclo PDCA
O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que pode ser aplicada na empresa para gerir a saúde e segurança dos trabalhadores. A sigla significa Plan, Do, Check e Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir, em português) e é uma forma de garantir a melhoria contínua em quatro fases.
Essas fases compreendem o planejamento de uma ação, sua execução, a análise dos resultados, atingimento de metas e o desenvolvimento de ações para corrigir os pontos que não ocorreram conforme o planejado.
Programa de controle total de perdas
A implementação de um Programa de Controle Total de Perdas (PCTP) é outra estratégia interessante que nos ajuda a identificar, mensurar e mitigar riscos que possam levar a perdas.
A partir disso, a empresa pode buscar formas de evitar a ocorrência de acidentes, explosões, roubos, doenças ocupacionais e demais riscos envolvidos no ambiente de trabalho.
Para iniciar o programa, deve-se seguir as seguintes etapas:
- Escolher o perfil de programa de prevenção;
- Estabelecer prioridades;
- Elaborar planos de ação efetivos.
Ademais, é importante ter em mente que o foco é identificar a causa raiz das perdas e agir sobre ela, evitando reincidência.
Checklists para organizar processos e prevenir perdas
Elaborar checklists é uma forma simples, porém eficaz, de organizar processos e prevenir danos. Eles podem ser feitos em planilha, papel ou até mesmo em sistemas especializados de gestão (que têm como diferencial minimizar erros humanos).
Além da segurança no trabalho, o checklist pode ser aplicado em auditorias, vistorias e manutenções em áreas como controle de qualidade, gestão de estoque, entre outros.
Como os checklists digitais podem ajudar no controle de perdas?
Checklists são ferramentas de grande utilidade para o controle de perdas, principalmente quando são no formato digital. Eles auxiliam na coleta de dados, em vistorias e no monitoramento contínuo do programa de redução de desperdícios.
Confira algumas de suas principais utilidades.
Elaboração de inventários detalhados
O uso de um checklist digital pode ajudar a identificar perdas ocorridas e suas eventuais causas. Essa ferramenta pode ser aplicada em inventários de insumos, produtos finais, equipamentos e muito mais.
Otimização de custos e gestão de gastos com EPIs
Os checklists também podem ser usados para garantir uma gestão de EPIs (equipamentos de proteção individual) adequada. A partir disso, fica mais fácil para o gestor assegurar a saúde e o bem-estar dos trabalhadores, além de certificar que a empresa está cumprindo com suas obrigações legais de SST.
Centralização de dados e extração de relatórios
Checklists digitais concentram todos os dados em um único lugar, geralmente uma plataforma da prestadora. Com isso, as informações são de fácil acesso e podem ser extraídas em relatórios, muitas vezes personalizáveis, o que garante um controle maior sobre os dados levantados.
Aplicação de pesquisas de satisfação
Pesquisas de satisfação são uma forma simples, mas muito interessante de mensurar a qualidade do produto ou serviço, já que mostram qual é a percepção do público.
Aqui, os checklists podem ser enviados para o consumidor após a compra, solicitando avaliação do produto e serviço recebido.
Como implementar o controle de perdas?
“Entendi tudo que é preciso para aplicar o controle de perdas, mas como posso fazer isso na prática?”
Nosso time fez um levantamento de etapas para ajudar você. Acompanhe!
Mapeie processos e descubra os gargalos
Analise cada etapa dos processos, desde a entrada de matéria-prima até a entrega final, para entender onde os recursos estão sendo aplicados e quais pontos apresentam maior risco de desperdício.
Use dados históricos, relatórios internos e até observação em campo para identificar gargalos e inconsistências.
Transforme números em aliados
Após identificar os pontos críticos, é hora de definir indicadores que permitam monitorar a operação. Eles podem incluir métricas como volume de desperdício, tempo de parada, custo de retrabalho e até produtividade por colaborador ou por máquina.
Além disso, estabeleça metas realistas, porém desafiadoras, que possam direcionar o time para uma melhoria contínua.
Engaje e treine sua equipe
Nenhuma estratégia de controle de perdas funciona sem a participação das pessoas que estão na linha de frente. É essencial engajar a equipe, explicando o impacto das perdas no dia a dia da empresa e como cada colaborador pode contribuir para a redução delas.
Invista também em treinamentos específicos para que todos compreendam os procedimentos corretos de manuseio, armazenamento e execução de tarefas
Use a tecnologia como parceira
Softwares de gestão, sensores inteligentes e sistemas de monitoramento são grandes aliados na identificação de perdas e no acompanhamento dos indicadores. Essas ferramentas são responsáveis por automatizar muitas coletas de dados, reduzir falhas humanas e permitir decisões em tempo ágil.
Implemente planos de ação inteligentes
Comece organizando as tarefas em um plano estruturado, com cronogramas claros, responsáveis bem definidos e metas mensuráveis.
Durante a implementação, acompanhe o progresso de perto e não hesite em fazer ajustes no percurso. Ainda, use reuniões rápidas de alinhamento, painéis visuais ou softwares de gestão para monitorar indicadores.
Nunca pare: crie uma cultura de melhoria contínua
O controle de perdas não termina quando os primeiros resultados aparecem. Ele precisa ser encarado como uma atividade que sempre pode ser explorada e melhorada.
Portanto, estabeleça revisões periódicas para analisar o que funcionou, o que pode ser melhorado e onde há novas oportunidades de ganho. Também aproveite para incentivar a inovação e o feedback aberto entre os times porque essas trocas podem ser úteis para aprimorar processos, reduzir desperdícios e deixar a operação mais ágil.
Como o FoccoERP pode ajudar no controle de perdas?
Se você chegou até aqui, já percebeu a importância do controle de perdas para garantir uma empresa próspera e lucrativa. Implementar as práticas corretas dessa técnica pode ser complexo. Mas, a boa notícia é que o FoccoERP possui ferramentas específicas para ajudar nessa tarefa.
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