Até alguns anos atrás, cada setor e departamento atuava isoladamente, com suas próprias ferramentas, processos e fluxos de trabalho. Isso resultava, muitas vezes, na duplicidade de informações, atrasos na comunicação, inclusive falhas de registro.
Como hoje tudo é interconectado e dependente de dados confiáveis, fazer a integração é uma das iniciativas mais recomendadas para assegurar que a empresa tenha acesso a essas informações e funcione em um mesmo formato.
Sua empresa já está investindo na integração? Continue a leitura deste post e entenda de uma vez tudo sobre o tema!
O que é integração de sistemas?
A integração de sistemas é uma estratégia que promove a conexão de diferentes tipos de software que a empresa utiliza a partir de protocolos, APIs ou bases de dados comuns. Seu objetivo é fazer com que as informações dos setores fluam, de modo que não existam mais incompatibilidades.
Nesse contexto, sistemas de vendas, estoque, compras, financeiro, logística, todos esses departamentos passam a conversar entre si, contribuindo para que o ecossistema empresarial funcione realmente como um todo.
A integração pode ser feita gradualmente, com a empresa conectando sistemas aos poucos e priorizando os processos mais estratégicos, ou, então, completamente. Tudo vai depender da maturidade digital que ela possui.
Como funciona a integração de sistemas?
O modo como a integração de sistemas funciona é bastante simples, embora demande cuidados técnicos. De início, tem-se a conexão de diferentes softwares, que pode acontecer diretamente entre os sistemas ou por meio de uma plataforma centralizada, como um ERP.
A partir dessa conexão, os sistemas são configurados para compartilhar informações em tempo real, não havendo mais necessidade de mãos humanas para atualizações.
Quando um pedido de venda é registrado no setor comercial, por exemplo, ele já atualiza automaticamente o estoque, dispara um aviso para o setor de compras (caso seja necessário repor insumos), informa ao financeiro e pode até acionar o time de logística para organizar a entrega.
Qual é a importância da integração de sistemas?
Hoje, o que define uma indústria ou distribuidora de alto desempenho é a capacidade dela manter todos seus processos interligados e funcionando como uma engrenagem única.
Anos atrás, essa integração era rara porque não havia tecnologia acessível ou ferramentas capazes de conectar todos os setores. Porém, com o passar dos tempos, líderes e gestores perceberam que isso representava um ponto crítico: dados fragmentados que geravam decisões equivocadas, retrabalhos e perda de competitividade. A partir daí, nasceram soluções para permitir essa conexão.
Ainda há empresas que não possuem sistemas integrados e trabalham isoladamente, com planilhas e processos manuais? Sim! Mas cada vez mais indústrias e distribuidoras estão unindo tecnologia e processos para atuar como um verdadeiro “organismo vivo”.
E a pergunta que fica é: será que é seguro se manter fragmentado? Não para quem quer competir e ter relevância.
Quais os tipos de integração de sistemas?
Existem diferentes tipos de integração de sistemas que podem ser realizados, mas os principais envolvem integração via banco de dados, via arquivos e por meio de API.
Tipo 1: Integração via banco de dados
Consiste em conectar diretamente as bases de informações de diferentes sistemas. Nesse formato, os softwares passam a acessar as mesmas tabelas e registros para eliminar redundância e garantir que os dados estejam sempre atuais.
Para indústrias e distribuidoras, recorrer a esse modelo significa acompanhar detalhadamente indicadores de vendas, estoque, produção e logística sem depender de lançamentos manuais ou relatórios separados.
Tipo 2: Integração via arquivos
Na integração via arquivos, a comunicação entre sistemas acontece por meio da troca de documentos digitais em formatos padronizados, como XML, CSV ou JSON. Cada sistema gera um arquivo com as informações necessárias, que é importado por outro software para atualização de dados.
Embora não seja tão rápida quanto a integração em tempo real, essa abordagem ainda é utilizada em processos que não exigem atualização imediata, como conciliação fiscal, importação de notas fiscais eletrônicas ou relatórios contábeis.
Tipo 3: Integração por meio de API
Já a integração por meio de API utiliza interfaces de programação para conectar diferentes softwares. Ela ocorre de forma automatizada, estabelecendo regras de comunicação padronizadas entre sistemas.
Empresas que trabalham com diversos fornecedores e clientes podem utilizar as APIs para integrações customizadas e para se conectar rapidamente a novos parceiros, sem que haja grandes ajustes internos.
Quais as vantagens da integração de sistemas?
Muitas empresas, em especial as que trabalham no setor da indústria e da distribuição, têm recorrido à integração de sistemas para obter uma visão mais holística sobre os processos e, consequentemente, inteligência de negócio.
Contudo, a busca por integrar softwares também tem crescido graças ao interesse em alguns pontos-chave. Confira!
Aumento da produtividade
Se uma informação chega rapidamente e livre de ruídos ou erros até quem precisa dela, não há a necessidade da pessoa refazer as atividades ou dedicar tempo corrigindo falhas manuais. Assim, o trabalho se torna mais fluido, as entregas não sofrem atrasos e, consequentemente, não há desperdício de esforços.
Redução de custos
Investir na integração de sistemas ajuda a criar fluxos operacionais automatizados, que possibilitam que atividades repetitivas sejam praticamente extintas. Isso faz com que a empresa elimine gargalos nas operações, fazendo-a ganhar mais tempo e reduzir custos.
Diminuição de erros
Ao unificar sistemas que passam a operar de forma integrada, também conseguimos eliminar os erros gerados por lançamentos manuais e mãos humanas. Isso garante que os serviços internos atinjam um nível de qualidade e excelência acima do padrão.
Controle e otimização dos processos
Como a integração de sistemas ocorre a partir de conexões automatizadas, todas as rotinas passam por uma espécie de organização digital, onde é possível trazer maior flexibilidade e agilidade para as operações. No caso de indústrias e distribuidoras, também é mais simples acompanhar e controlar melhor a cadeia operacional.
Monitoramento de dados
A partir da integração, sistemas passam a se comunicar diretamente entre si e realizam a troca instantânea de dados.
Isso significa que softwares centralizadores, como o ERP, conseguem concentrar as informações em um único ecossistema e gerar relatórios que permitem, além de fazer o monitoramento das operações, compreendê-las mais a fundo e explorá-las com mais assertividade.
Melhora na tomada de decisão
Quando os gestores têm acesso a dados confiáveis, atualizados e centralizados, a tomada de decisão deixa de ser baseada em suposições ou em informações fragmentadas. Isso reflete em iniciativas que realmente trazem ganhos reais para o modelo de negócio.
Reforço da confiabilidade
Com a integração, os dados deixam de ficar espalhados em diferentes sistemas e passam a compor um fluxo único e padronizado. Dessa forma, a empresa evita informações duplicadas ou contraditórias e assegura que todos os departamentos trabalhem com a mesma referência.
Como fazer a integração de sistemas de modo seguro?
Até aqui, entendemos quanto a integração de sistemas é importante. A questão agora é saber como fazê-la de forma segura para evitar qualquer tipo de problema ou falha técnica na comunicação das soluções.
Os especialistas do FoccoERP recomendam alguns passos, como veremos a seguir.
Defina os seus objetivos
O que você espera alcançar com a integração de sistemas? Eficiência operacional? Redução de custos? Ou melhoria na tomada de decisão? Compreender quais são os objetivos é importante para planejarmos o procedimento passo a passo e alocarmos os recursos de forma otimizada.
Mapeie os sistemas que serão unificados
Quais softwares cada setor usa atualmente? Quais devem ser integrados? A empresa certamente possui muitos sistemas, mas isso não significa que todos estão sendo úteis e precisam fazer parte do seu processo de integração.
Portanto, é importante começar entendendo o que cada setor usa e quais as necessidades atuais e até futuras do departamento. Para, assim, mapear como fazer a integração dessas tecnologias e avaliar se no futuro novas ferramentas serão necessárias.
Estabeleça o tipo de integração
Definidos os sistemas que serão integrados, é momento de selecionar o tipo de integração. Essa etapa é determinante para impedir que incompatibilidades ocorram e que as tecnologias sejam configuradas de maneira errônea.
Para empresas que possuem muitos softwares no seu parque tecnológico, pode ser interessante recorrer ao tipo de integração por API. Já para negócios com poucos sistemas, utiliza-se o compartilhamento de dados eletrônicos.
Configure os sistemas
Assim que for definido o tipo de integração, devemos iniciar a parte prática, configurando os sistemas a serem integrados. Nessa etapa, atente-se ao mapeamento de processos e à segurança dos dados para garantir que as tecnologias funcionem de maneira harmônica.
Prepare a equipe para a transição
A integração de sistemas vai modificar a forma como as pessoas interagem com as tecnologias. Portanto, será preciso também preparar os envolvidos para que todos se sintam confortáveis e à vontade para atuar após a integração.
Desse modo, caso perceba relutância ou dificuldade de se adaptar ao processo de transição, ofereça treinamentos e procure identificar quais são os problemas e dores que os usuários estão enfrentando.
Utilize ferramentas que facilitem o monitoramento da integração
Para certificar que a integração está sendo um sucesso, será necessário monitorar todo o processo do início ao fim. Para tanto, recomenda-se o uso de ferramentas que, além de automatizar algumas ações, facilitem o monitoramento da performance e segurança de sistemas.
Quais os riscos de não gerenciar a integração de sistemas?
Como a integração de sistemas é um procedimento que envolve a conexão de diferentes tecnologias, é importante que a empresa esteja a par de possíveis falhas e limitações para que os processos não sejam comprometidos.
Se um dos sistemas que faz parte dessa arquitetura integrada falhar, por exemplo, existe o risco da empresa tomar decisões equivocadas — pela falta de dados atualizados e confiáveis —, sofrer baixa performance e, principalmente, lidar com prejuízos financeiros.
Tomada de decisão com base em informações equivocadas
A indisponibilidade de alguma base de dados ou falha de comunicação entre sistemas pode limitar a visão do gestor sobre estoques, vendas ou andamento de um projeto. Como resultado, a tomada de decisão, que devia ser estratégica, é comprometida por falta de conhecimento ou acesso a informações.
Baixa performance
Para que a empresa colha os benefícios da integração, é necessário que as tecnologias estejam bem conectadas, configuradas e funcionando sincronizadamente. Do contrário, departamentos, setores operacionais e áreas administrativas podem lidar com retrabalhos, atrasos e falhas de comunicação que impactam diretamente o rendimento.
Prejuízos financeiros
O mau gerenciamento da integração pode gerar erros em compras, estoques parados ou falta de produtos, o que afeta o fluxo de caixa. Além disso, atrasos em entregas e retrabalhos aumentam custos e reduzem a satisfação do cliente, resultando em perdas financeiras.
Leia também: 5 vantagens de uma gestão comercial integrada
Como gerenciar os riscos na integração de sistemas?
Sabendo que os riscos acima podem acontecer, o que deve ser feito para minimizá-los ou evitá-los no processo de integração?
Veja uma lista de boas práticas que podem ajudar:
- Construir um planejamento detalhado para que os participantes do projeto saibam o que fazer, como fazer e em qual prazo;
- Escolher as ferramentas adequadas para garantir uma transição segura;
- Realizar treinamento da equipe para que todos se sintam confiantes em atuar na nova realidade do setor ou empresa;
- Adotar a prática de monitoramento para obter conhecimento sobre o status atual da operação e seus futuros retornos;
- Realizar a implementação gradual, optando pela integração vertical primeiramente e depois seguir para a integração horizontal;
- Fazer a unificação dos sistemas por meio de um sistema de gestão como o ERP.
Quais são os desafios da integração de sistemas?
A integração de sistemas pode elevar o potencial de ação da empresa a patamares jamais vistos antes, graças à automação e ao fluxo contínuo de dados. No entanto, uma empresa só poderá se beneficiar plenamente dela quando superar obstáculos próprios da sua estrutura tecnológica e operacional.
Incompatibilidade
A estrutura de TI é formada por diferentes softwares e hardwares. Dentro dessa lista, pode ser que existam aplicações antigas ou sistemas legados que são usados há anos para realizar processos.
Se esses sistemas não puderem ser substituídos, será necessário que a equipe de TI realize uma adaptação. Do contrário, a incompatibilidade entre esse tipo de tecnologia e os sistemas mais modernos pode ocasionar falhas de comunicação.
Custos
O processo de integração é relativamente complexo e, portanto, requer investimentos muitas vezes significativos. Então, antes de embarcar no projeto, a empresa deve planejar o seu orçamento e recursos sabiamente para não iniciar uma integração que realmente gere retorno.
Complexidade
Embora a integração de sistemas seja aparentemente simples na teoria, ela é uma tarefa complexa que depende de coordenação.
Desse modo, a empresa precisará alinhar diferentes departamentos, coordenar múltiplos fluxos de dados e contar com expertise técnica para lidar com problemas inesperados que possam surgir durante a implementação.
Manutenção
Mesmo após a integração de sistemas ter sido feita, o trabalho não termina e será preciso que a empresa tenha um plano contínuo para lidar com manutenção, atualizações e suporte técnico. Isso será importante para garantir que a operação continue fluindo sem interrupções.
Falta de padrões
Se a empresa possui diversas áreas ou departamentos que executam as atividades de forma diferente e sem padronização, isso também pode desencadear inconsistências, já que não existe consistência nos dados, operações e processos.
Nesse caso, ela precisa organizar a casa para, desse modo, dar sequência à integração.
Como um único sistema de gestão garante a integração entre todas as ferramentas?
Ainda que a integração de diferentes softwares possa parecer desafiadora, devido às inúmeras variáveis envolvidas, há formas de simplificar a jornada a partir de tecnologias robustas que foram desenvolvidas justamente para esse fim.
O ERP é um sistema de gestão integrado que atua como um ponto centralizador de dados, pessoas, departamentos e tecnologias. Justamente por ser esse ponto de conexão, fica mais fácil para a empresa unificar suas tecnologias, diminuindo a complexidade do processo de integração.
Nesse sentido, o FoccoERP é um software de gestão que centraliza, padroniza e integra operações, é uma dessas alternativas. Através dele, a empresa pode integrar diferentes sistemas, como CRM (responsável por gerenciar o relacionamento com clientes), BI (encarregado de analisar e transformar dados em insights estratégicos), WMS (voltado para a gestão de armazenagem e logística) e até e-commerce.
Desenvolvido para atender às necessidades específicas de indústrias e distribuidoras, o FoccoERP permite que todas as áreas, pessoas e dados da empresa conversem entre si, atualizem-se e sejam usados em uma única solução. Para ver como tudo isso funciona na prática, solicite agora mesmo uma demonstração do FoccoERP!
