Sua empresa certamente já lidou com a necessidade de mudar um sistema operacional, aprimorar processos internos, trocar de gestor ou redirecionar as estratégias de marketing.
Como foi a aceitação dessas mudanças: tranquila ou caótica? Em grande parte das empresas, essas modificações costumam se mostrar desafiadoras e complexas.
Agora, e se disséssemos que existe uma forma de simplificar a transição de algo velho para o novo e fazer com que os colaboradores aceitem melhor as novidades?
Neste artigo mostramos do que se trata a gestão de mudanças, qual sua importância e benefícios e como executá-la, na prática, a partir de 8 passos. Confira!
O que é gestão de mudanças?
A gestão de mudanças é uma área administrativa que visa preparar os colaboradores para que os mesmos compreendam, aceitem e se adaptem mais facilmente diante das mudanças organizacionais.
Atualmente, para que um modelo de negócio prospere e se destaque no seu nicho de atuação, é importante que a transformação ocorra de forma gradativa, de dentro para fora, e que tenha uma continuidade. E para isso se fazem necessários apoio e aceitação de todo o time interno.
Qual o principal objetivo da gestão de mudanças?
O principal objetivo da gestão da mudança é garantir que todos os colaboradores da empresa estejam norteados para o futuro. Eles devem estar aptos a contribuir para que alterações de processos, implementação de novas ferramentas e tecnologias, e até mesmo mudanças de cultura sejam adotadas em sua rotina de trabalho.
A resistência dos funcionários é um dos fatores que mais contribuem para que grandes negócios estacionem. Isso porque, sem o apoio desses profissionais, a empresa não consegue mudar em sua totalidade. E, se não mudar, não consegue acompanhar o mercado.
Qual é a importância da gestão de mudanças?
Toda empresa terá que passar por modificações em algum momento. Pode ser que precise trocar um equipamento antigo por um moderno, mudar a liderança de setores, contratar novos talentos ou inverter o foco dos seus produtos e serviços devido à mudança de comportamento do cliente.
Ou seja, a mudança ocorrerá e isso é inevitável. Mesmo que haja resistência no começo, a companhia e os seus colaboradores terão que se adaptar uma hora ou outra.
É para tornar simples essa transição do “velho para o novo” que a gestão de mudanças se faz necessária. É a partir desse controle que a organização vai reduzir ao máximo as chances de oposição.
Além disso, a prática também ajudará os profissionais responsáveis pela aplicação e gestão da mudança a minimizar os impactos negativos provenientes dessas modificações.
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Quais fatores podem ajudar uma empresa a ter sucesso na mudança?
Em pesquisa, a McKinsey — grupo americano que aconselha empresas, governos e outras organizações em consultoria estratégica — trouxe seis elementos-chave que ajudam as organizações a obterem sucesso na mudança. São eles: gerenciamento de performance, treinamentos, capacidade operacional, comunicação, priorização e expertise.
O estudo considerou a implementação e o uso de novas tecnologias como fatores da mudança. Veja abaixo os principais pontos levantados:
- Gerenciamento de performance: 51% das empresas que usaram KPIs (indicadores-chave de desempenho) tiveram uma melhor performance na implementação da mudança;
- Capacidade operacional: após a aplicação de testes, 49% das empresas mostraram ter um processo claro para entregar a solução completa à unidade de negócios;
- Expertise: para 47% das organizações, a expertise dos agentes da mudança foi determinante para o sucesso;
- Comunicação: 46% das empresas apresentaram melhores resultados na mudança, pois comunicaram quais modificações seriam realizadas antes mesmo de implementá-las;
- Priorização: ao priorizar as áreas de negócio que receberiam modificações, 46% das empresas melhoraram a aceitação e aplicação da mudança;
- Treinamentos: 44% dos casos de sucesso na mudança realizaram sessões de treinamento dedicadas a qualificar e ensinar os funcionários.
Quais são os benefícios da gestão de mudanças para uma empresa?
O grande benefício da gestão de mudanças é, sem dúvida, o preparo para a empresa abraçar o novo. No entanto, existem outras vantagens que merecem e também são destaque. Veja!
1- Segurança para a equipe
Mudanças podem ser vistas como desafiadoras e até mesmo assustadoras para os colaboradores. Um dos principais benefícios da gestão está, portanto, em transmitir segurança para as equipes enfrentarem” e superarem os desafios de forma tranquila.
A partir da prática, os funcionários recebem orientação e direcionamento dos agentes da mudança, que os ajudam compreender o motivo das alterações, o que esperar e como elas afetarão seu trabalho.
2- Alinhamento estratégico
A gestão da mudança também garante que as modificações estejam alinhadas com os objetivos e as metas estratégicas da organização. A falta de gerenciamento é algo que pode fazer a empresa perder o seu foco durante a transição, impactando também no direcionamento e no entendimento das equipes.
3- Potencial competitivo aumentado
Empresas que adotam uma gestão de mudanças também tendem a ser mais competitivas no mercado. Isso porque os líderes e colaboradores se tornam preparados para se adaptar ao novo, seja em relação às necessidades e comportamento de clientes, tendências ou inovações tecnológicas.
4- Retorno sobre o investimento
A gestão reduz os riscos associados às mudanças, como erros, retrabalhos e atrasos. Além disso, ajuda a maximizar os benefícios proporcionados pelas novidades, garantindo que todas as modificações sejam implementadas corretamente, conforme planejado, e que as equipes estejam prontas para adotá-las.
5- Maior produtividade e performance
Ao minimizar a incerteza e a resistência às mudanças, a empresa garante que os colaboradores concentrem seus esforços apenas no trabalho e não em preocupações.
A gestão de mudanças envolve também treinamentos para aumentar as habilidades e competências dos profissionais, levando a uma melhor performance.
6- Facilidade na hora de abraçar o novo
Uma vez que a empresa estabelece esse processo de gestão, ela consegue tornar simples todo o processo de adoção de mudanças. Isso porque os colaboradores se tornam mais adaptáveis e abertos a novas ideias e modificações.
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Dicas para uma gestão de mudanças efetiva
Embora pareça simples, a gestão de mudanças é uma prática que pode se mostrar bem desafiadora. Ainda mais se os profissionais responsáveis pelo controle ignorarem as dicas abaixo:
1. Tenha um planejamento
O planejamento será responsável por nortear todas as ideias antes de iniciar as mudanças na empresa. Por isso, ao criar o seu roteiro, não esqueça de considerar questões como:
- Por que a mudança é necessária?
- Quais são os objetivos e as metas que a empresa pretende alcançar a partir dela?
- Quais pessoas serão influenciadas?
- E quais deverão contribuir com as modificações?
- Quais são os riscos envolvidos neste processo de transformação?
- Quais indicadores de desempenho serão usados para medir o sucesso da mudança?
2. Promova uma comunicação fluida e transparente
A comunicação precisa ser fluida e transparente para que todos se mantenham informados, envolvidos e alinhados com o processo de mudanças. Para conquistar esse diálogo aberto:
- Explique claramente os motivos por trás das modificações;
- Garanta que as mensagens sejam transmitidas a todos os níveis da organização;
- Convide cada equipe a fornecer feedbacks e fazer perguntas sobre as novas mudanças;
- Utilize vários canais de comunicação para manter todos atualizados sobre o status das alterações.
3. Treine todos os participantes
O desconhecido leva as pessoas a temerem tudo aquilo que é novo e a criarem resistência. Por isso, invista em treinamentos e qualificação técnica para que os colaboradores tenham confiança em si e possuam habilidades para se adaptarem às mudanças sem dificuldade.
Como fazer uma gestão de mudanças organizacional?
Agora que você já sabe do que trata a gestão de mudanças, sua importância e seus principais benefícios, vamos à prática? Abaixo preparamos um passo a passo que vai orientar a respeito da execução do controle dentro da sua própria empresa.
Passo 1 – Crie urgência para a mudança
O primeiro passo para fazer uma gestão de mudanças organizacional é criar um senso de urgência. Para isso será necessário mostrar aos colaboradores — a partir de dados e tendências — o motivo pelo qual a mudança é necessária e o que acontecerá se ela não ocorrer.
Definir prazos para implementar a mudança também pode ajudar a criar um senso de urgência.
Passo 2 – Selecione os agentes da mudança
Selecione os líderes que serão os defensores da mudança e instrua todos a direcionar as equipes durante todo o processo de transformação. Esse grupo precisa incluir pessoas com influência, habilidades de liderança e que realmente acreditam no potencial e sucesso das modificações.
Passo 3 – Estabeleça uma visão clara e inspiradora
Tenha em mente o que a empresa espera obter a partir das modificações e como elas irão impactar positivamente a rotina dos envolvidos. Questione, “por que essa mudança é importante para nós?” e “Quais benefícios a mudança vai promover?”
Estabeleça uma visão de futuro que seja clara e que essas expectativas venham a se tornar uma inspiração para que todos os colaboradores queiram abraçar a ideia.
Passo 4 – Comunique a visão
Depois de estabelecer a visão, será preciso transmiti-la ao grupo para que todos os envolvidos tenham conhecimento sobre o que esperar dali para a frente.
Nessa etapa, você pode usar painéis, fazer reuniões, agendar calls ou até mesmo recorrer a outras ferramentas de comunicação para compartilhar os ideais.
Passo 5 – Reconheça o valor dos funcionários
Reconhecer o valor dos funcionários significa dar a eles o poder e a autonomia para contribuir ativamente para a mudança. Ao fazer isso você não apenas aumenta o comprometimento deles, mas também aproveita as habilidades e os conhecimentos de cada colaborador.
Algumas estratégias para reconhecer esse valor incluem: delegar responsabilidades, encorajá-los a participarem ativamente das reuniões e considerar seus feedbacks na tomada de decisão.
Passo 6 – Compartilhe resultados
É importante também mostrar os resultados provenientes da mudança para manter o entusiasmo e a motivação das equipes. Algumas formas de sinalizar esse progresso envolvem gráficos, indicadores ou até mesmo o próprio feedback de líderes e diretoria.
Além de compartilhar os resultados, é necessário também comemorar as vitórias, mesmo que de curto prazo, para que todos se sintam engajados a alcançar as demais metas e objetivos.
Passo 7 – Consolide as pequenas conquistas
Para assegurar que as metas e os objetivos finais da mudança sejam atingidos, é importante consolidar as pequenas conquistas. Faça com que o comportamento positivo dos participantes permaneça e eles se mantenham envolvidos com a melhoria contínua.
Passo 8 – Instale as mudanças na cultura organizacional
Por fim, implemente novas práticas e mentalidades à cultura organizacional. Isso é válido para que a cultura da mudança se fortaleça e os colaboradores fiquem acostumados a se aprimorar e acompanhar a movimentação da empresa.
Além disso, realize treinamentos com frequência para que os profissionais se mantenham atualizados, confiantes e preparados para sempre abraçar o novo.
Executar a gestão de mudanças é necessário em toda empresa que espera acompanhar o movimento do mercado. Gostou do conteúdo e quer saber como aprimorar ainda mais a cultura organizacional? Baixe nosso pacote de conteúdos exclusivos sobre Cultura e Inovação!
