Você já parou para pensar sobre o que um sistema de gestão pode fazer pela sua empresa?

Esse tipo de tecnologia foi desenvolvido para simplificar o controle que os empresários têm sobre seus negócios, mas não é só isso. Seus recursos e funcionalidades conseguem melhorar a tomada de decisão estratégica, otimizar o atendimento ao cliente e assegurar o cumprimento de normas e legislações.

Neste post, veja tudo que é preciso saber sobre sistemas de gestão, desde os principais tipos, importância, como escolher o melhor e até mesmo qual o momento ideal para trocar o seu software. Boa leitura!

O que é sistema de gestão?

O sistema de gestão nada mais é do que uma tecnologia desenvolvida para organizar, monitorar e automatizar as operações empresariais. Seu principal objetivo é integrar dados, pessoas e processos em uma única plataforma, oferecendo uma visão abrangente e precisa de todo o modelo de negócio.

Ao adotar um sistema de gestão, as empresas ganham eficiência operacional, agilidade na entrega de produtos e serviços e maior controle sobre suas rotinas. Isso contribui diretamente para o aumento da competitividade e da capacidade de tomada de decisão com base em dados confiáveis.

Qual é o objetivo de um sistema de gestão?

O objetivo de um sistema de gestão é reduzir a complexidade das tarefas operacionais e administrativas de uma empresa, organizando e monitorando processos de forma integrada. No entanto, seu uso vai além da rotina gerencial.

Essa tecnologia pode ser aplicada para melhorar o controle financeiro, facilitar a gestão de compras, coordenar atividades internas e até aprimorar a experiência do cliente.

Outro benefício importante é a centralização das informações em um único ambiente. Com isso, os líderes têm acesso rápido a indicadores de desempenho e relatórios gerenciais, contribuindo diretamente para uma tomada de decisão mais ágil, precisa e estratégica.

Quais são os tipos de sistema de gestão?

Existem diferentes tipos de sistema de gestão e cada um deles atende a uma necessidade específica do negócio. A escolha do mais adequado depende do porte da empresa, do setor em que atua e dos objetivos estratégicos que pretende alcançar. A seguir, veja os principais.

ERP

Também conhecido como Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Integrado, o ERP é um software que centraliza todas as informações e operações da empresa. Ele foi projetado para integrar departamentos, pessoas e processos em um só espaço, garantindo controle total das atividades e permitindo uma gestão mais eficiente, automatizada e segura.

CRM

O CRM, sigla para Customer Relationship Management, é um sistema de gestão voltado ao relacionamento com os clientes. Suas funcionalidades permitem armazenar dados de contatos, acompanhar o histórico de interações, organizar atividades comerciais e melhorar o atendimento. Com o CRM, é possível oferecer uma experiência mais personalizada e fidelizar o cliente.

BPM

Conhecido como Business Process Management, o BPM é um sistema voltado à gestão de processos. Com ele, é possível mapear, padronizar, monitorar e otimizar os fluxos de trabalho de forma contínua. A ferramenta ajuda a identificar gargalos, documentar práticas e estruturar processos internos com mais eficiência e controle.

WMS

O WMS (Warehouse Management System) é um sistema voltado à gestão de armazéns e centros de distribuição. Ele permite controlar o recebimento, armazenamento, movimentação e expedição de produtos, oferecendo mais organização, rastreabilidade e agilidade na logística. É ideal para empresas que atuam com estoque físico em grande escala.

Qual é a estrutura de um sistema de gestão integrado?

Cada sistema de gestão possui características próprias. No entanto, todos os softwares desse tipo são desenvolvidos com base na seguinte estrutura:

• Política de administração: trata dos princípios e requisitos estabelecidos para orientar a construção e o funcionamento do sistema;
• Planejamento estratégico: estabelece as metas e objetivos do projeto, bem como as ações e ferramentas usadas para sua realização;
• Implantação e operação: etapas essenciais que compõe o planejamento estratégico e que garantem a transformação das ideias em ações;
• Avaliação do desempenho: mede a performance da ferramenta para assegurar que ela atende a todas às expectativas;
• Correções e melhorias: trata de corrigir falhas, bugs e outros problemas técnicos para lapidar o sistema e deixá-lo perfeito para uso;
• Exame crítico: análise cuidadosa e sistemática para avaliar possíveis implicações e consequências no software, e como solucioná-los.

Quem certifica o seu sistema de gestão?

A certificação de um sistema de gestão é uma forma de garantir que os processos da empresa seguem padrões reconhecidos de qualidade, segurança, sustentabilidade ou conformidade legal. Essas certificações são concedidas por organismos acreditados que avaliam se a organização cumpre os requisitos estabelecidos por normas técnicas específicas.

Entre as certificações mais comuns estão:

• ISO 9001 – Gestão da Qualidade: uma das normas mais utilizadas no mundo, define critérios para garantir a padronização e melhoria contínua dos processos;
• ISO 14001 – Gestão Ambiental: estabelece diretrizes para empresas que desejam reduzir o impacto ambiental e atender às exigências legais;
• ISO 45001 – Saúde e Segurança Ocupacional: voltada à prevenção de riscos e à promoção de ambientes de trabalho seguros;
• ISO 27001 – Segurança da Informação: aplicada em organizações que precisam proteger dados sensíveis e garantir a integridade das informações;
• ISO 50001 – Gestão de Energia: orientada para o uso eficiente e sustentável de energia nos processos produtivos.

As certificações são concedidas por organismos independentes, como a Fundação Vanzolini, a SGS, a Bureau Veritas, a DNV e a ABNT, entre outros credenciados pelo Inmetro (no Brasil) ou por entidades internacionais como o IAF (International Accreditation Forum).

Ter um sistema de gestão certificado fortalece a credibilidade da empresa, demonstra compromisso com boas práticas de mercado e pode ser decisivo em processos de auditoria, concorrência pública ou negociações com grandes clientes.

Quais são os benefícios de um sistema de gestão para a sua empresa?

Um sistema de gestão contribui para tornar a empresa mais eficiente, integrada e preparada para crescer. A tecnologia amplia o controle sobre os processos, reduz falhas operacionais e fortalece a tomada de decisão com base em dados reais. Empresas que adotam esse tipo de solução conseguem padronizar rotinas, reduzir custos e responder com mais agilidade às demandas do mercado.

Segundo a Zoho Corporation, o índice médio de maturidade digital no Brasil atingiu 62,5 em 2025 (nível 3) — mostrando evolução em relação à média global — mas 41% das empresas ainda operam no nível 2, com digitalização parcial ou fragmentada.

Uma pesquisa do Sebrae reforça esse cenário, ao revelar que 76% dos pequenos negócios utilizam computadores e que 47% adotam softwares integrativos na gestão das operações, um salto relevante nos últimos anos.

Organizações que adotam uma cultura data-driven se destacam por sua eficácia: segundo dados da McKinsey, elas são 23 vezes mais propensas a conquistar clientes, 6 vezes mais capazes de retê-los e têm até 19 vezes mais chances de gerar lucro.

Esses números evidenciam a urgência da modernização da gestão e a adoção de sistemas integrados, capazes de gerar ganhos reais em competitividade, eficiência e sustentabilidade.

Por que adotar um sistema de gestão?

Adotar um sistema de gestão é uma forma de ampliar o potencial da empresa em todas as frentes: pessoas, processos e resultados. Ao integrar setores e centralizar as informações, a ferramenta contribui para eliminar gargalos, reduzir falhas e sustentar o crescimento com base em dados confiáveis, como:

• Mais transparência e integração em todos os níveis da operação: com os dados e processos centralizados em um único ecossistema, a empresa consegue gerar mais visibilidade sobre sua operação. Isso significa que líderes, colaboradores, diretores e até mesmo acionistas têm acesso facilitado a informações consistentes, contribuindo para um ambiente mais transparente, integrado e alinhado;
• Redução da burocracia e ganho de agilidade nos processos internos: muitas operações podem ser automatizadas pelo sistema, o que reduz etapas manuais e controles paralelos. Compras, vendas, emissão de notas e rotinas de distribuição passam a acontecer de forma mais fluida, refletindo em maior produtividade e melhor atendimento a fornecedores e clientes;
• Automatização de tarefas rotineiras com ganho de produtividade: atividades que antes exigiam tempo e esforço podem ser executadas em poucos cliques, como lançamentos de pedidos, geração de relatórios, cálculos automáticos e controle de estoque. O próprio processo de inventário de produtos pode ser atualizado automaticamente dentro do sistema;
• Redução de erros humanos e retrabalho: ao padronizar rotinas e eliminar inserções manuais repetitivas, o sistema reduz significativamente a ocorrência de falhas. Isso evita refações, desperdícios e prejuízos operacionais, além de liberar a equipe para se dedicar a tarefas mais estratégicas;
• Tomada de decisão baseada em dados e não em suposições: os relatórios e indicadores do sistema podem ser acessados em tempo real, de qualquer lugar. Isso fortalece a cultura de uma gestão orientada por evidências e permite abandonar práticas baseadas em intuição ou improviso. A empresa passa a operar de forma data-driven, com mais segurança e clareza estratégica;
• Alinhamento com as obrigações fiscais e legais: a padronização das atividades contribui para que os processos estejam sempre em conformidade com a legislação fiscal. O sistema ajuda a organizar informações, controlar prazos e cumprir exigências com mais facilidade e menor risco;
• Foco contínuo na melhoria e na inovação dos processos: o uso do sistema fortalece a adoção de práticas de melhoria contínua e impulsiona uma gestão voltada à inovação. A empresa passa a ter dados concretos para ajustar fluxos, identificar oportunidades e promover avanços constantes na forma de operar;
• Atendimento mais alinhado às necessidades do cliente: com maior controle e agilidade, a empresa consegue responder melhor às necessidades do cliente, entregando soluções mais rápidas, assertivas e com maior valor percebido;
• Mais economia e redução de custos operacionais: ao mitigar erros e automatizar processos, a empresa reduz desperdícios e retrabalho, o que representa economia direta de recursos e tempo. Além disso, as informações geradas pela ferramenta ajudam a identificar gargalos e ajustar o uso dos recursos disponíveis. Saiba mais sobre como alcançar a redução de custos com o uso da tecnologia.

A soma desses benefícios permite à empresa atuar com mais consistência, previsibilidade e desempenho, consolidando um modelo de gestão mais eficaz e preparado para os desafios do mercado.

Quando usar um sistema de gestão empresarial?

Não existe um momento único ou definitivo para adotar um sistema de gestão empresarial. Na prática, quanto antes a empresa investir na tecnologia, maiores serão os ganhos em eficiência, controle e inteligência estratégica.

Se o objetivo é obter mais agilidade, reduzir custos operacionais e conquistar mais inteligência de negócio, já há motivos suficientes para escolher e implementar a ferramenta.

Apesar disso, é comum que alguns empresários tenham dúvidas sobre o melhor momento para essa decisão. Se há qualquer percepção de desorganização nos processos, lentidão na operação ou dificuldade de acessar dados confiáveis, a resposta para essa pergunta tende a ser simples: o momento ideal é agora.

Quando trocar seu software de gestão?

Se a sua empresa já utiliza um software de gestão, mas ele já não acompanha as necessidades do negócio, talvez seja hora de considerar a troca por uma solução mais moderna e completa. Abaixo, listamos alguns sinais claros de que o sistema atual pode estar limitando seu crescimento:

• Má qualidade de atendimento: o sistema é lento, falha com frequência ou não oferece recursos que facilitem o contato com o cliente? Quando a ferramenta deixa de ser aliada e começa a atrapalhar a experiência do usuário, é hora de buscar uma solução que otimize o atendimento e garanta agilidade em cada interação;
• Falta de funções essenciais: se a empresa precisa usar várias ferramentas paralelas porque o sistema atual não contempla funções básicas, está na hora de buscar uma solução mais completa. Concentrar tudo em uma única plataforma elimina retrabalho, reduz custos e torna a operação mais fluida;
• Alto custo de manutenção: quanto a empresa precisa gastar para manter o software funcionando de forma minimamente estável? Se os valores com suporte, correções ou atualizações se tornaram altos demais, esses recursos poderiam ser redirecionados para soluções mais eficientes e com melhor custo-benefício;
• Dificuldade de integração com outras ferramentas: sistemas que não se conectam bem com outras plataformas comprometem a produtividade. Se a ferramenta atual não permite integrações ou apresenta falhas nesse processo, é hora de considerar uma solução com integrações robustas e seguras, que garantam flexibilidade e escalabilidade para a operação.

A decisão de trocar o sistema deve ser pautada em critérios objetivos. Sempre que o software atual limitar o crescimento, gerar retrabalho ou exigir soluções paralelas, é sinal de que ele já não atende mais ao seu propósito, e a substituição se torna uma medida estratégica.

Quais são os indicadores de um sistema de gestão?

Uma vez que os sistemas de gestão concentram dados e informações sobre o negócio, os líderes podem calcular indicadores de desempenho e avaliar, em tempo real, como está a performance de trabalhadores e da empresa.

Indicadores de qualidade

Demonstram a realidade dos processos, produtos e serviços em comparação aos padrões de qualidade definidos pela empresa. Quando analisados, esses índices podem ajudar líderes e empresários a identificar gargalos e potenciais problemas, além de apontar necessidades de melhoria.

Exemplos de indicadores de qualidade: taxa de satisfação de clientes, índice de retrabalhos e tempo de resposta.

Indicadores de saúde

Medem a saúde ocupacional, indicando se os colaboradores estão ou não felizes/satisfeitos com a empresa. Esses indicadores podem ajudar os líderes de RH a descobrirem problemas no ambiente de trabalho e facilitar a aplicação de medidas que melhoram o bem-estar e a saúde de todos os envolvidos.

Exemplos de indicadores de saúde: nível de satisfação dos colaboradores, taxa de acidente de trabalho e índice de estresse. 

Indicadores de sustentabilidade

Indicam como está o desempenho ambiental, social e econômico da empresa. Esses indicadores são muito importantes porque ajudam na mensuração de desperdícios e excessos, bem como na aplicação de medidas mais conscientes e sustentáveis.

Exemplos de indicadores de sustentabilidade: retorno sobre o investimento, diversidade e inclusão, nível de geração de resíduos.

LEIA TAMBÉM | Por que é importante uma gestão sustentável nas empresas?

Como escolher um sistema de gestão para a sua empresa?

Escolher um sistema de gestão exige clareza sobre dois aspectos fundamentais: quais são as necessidades do seu negócio e qual tipo de plataforma é mais adequada para atendê-las. A partir disso, é possível avaliar os recursos disponíveis e decidir por uma solução que realmente contribua para o crescimento e o controle da operação.

Atualmente, as plataformas se dividem, principalmente, entre aquelas voltadas ao relacionamento com o cliente e aquelas voltadas à gestão empresarial como um todo.

Plataforma de gestão de clientes

Esse tipo de sistema é utilizado para melhorar a interação entre a empresa e seus consumidores. Se o objetivo é oferecer um atendimento mais eficiente, personalizado e próximo, essa pode ser a solução ideal.

Uma boa plataforma de gestão de clientes precisa:

• Permitir o acompanhamento da jornada dos consumidores, desde o primeiro contato até o pós-venda;
• Ser personalizável, adaptando-se às particularidades do negócio;
• Oferecer integração com outros canais, como e-mail, aplicativos, chat e redes sociais;
• Disponibilizar um período de teste para avaliação da ferramenta;
• Ser acessível remotamente, facilitando o uso de qualquer lugar.

Plataforma de gestão empresarial

Já a plataforma de gestão empresarial é indicada para quem busca uma solução completa para administrar dados, processos e setores da empresa. Seu foco está em integrar as áreas, automatizar tarefas e fornecer uma visão ampla da operação. Se a meta é potencializar o controle sobre as atividades e ganhar eficiência, essa é a escolha mais adequada.

Antes de adotar a ferramenta, é importante considerar alguns requisitos essenciais. Uma boa plataforma de gestão empresarial deve:

• Ser prática e intuitiva, permitindo o uso por todos os perfis de usuários;
• Oferecer acesso remoto às funcionalidades;
• Contar com módulos para controle de estoque, controle financeiro, emissão de notas fiscais e gestão de vendas de balcão;
• Gerar relatórios e indicadores confiáveis para tomada de decisão;
• Realizar backups automáticos com segurança e regularidade;
• Estar alinhada às tendências de tecnologia aplicada à gestão.

Ao considerar essas características e cruzá-las com os objetivos da empresa, é possível fazer uma escolha mais certeira, que realmente contribua para a melhoria da gestão e para a evolução sustentável do negócio.

Por que investir em um sistema de gestão pronto?

Ao buscar um sistema de gestão, muitas empresas consideram desenvolver sua própria solução. No entanto, optar por um sistema pronto, já validado pelo mercado, pode ser a escolha mais estratégica. Esse modelo reduz riscos, acelera a implantação e dispõe de suporte especializado desde o início. Ademais, também oferece:

• Otimização de tempo e agilidade na implementação: sistemas prontos podem ser implantados de forma muito mais rápida, permitindo que a empresa comece a operar com a tecnologia em menos tempo e sem a dependência de uma equipe de desenvolvimento dedicada;
• Atendimento especializado e suporte técnico contínuo: ao optar por uma solução consolidada, a empresa conta com equipes experientes, treinadas para oferecer suporte de qualidade e resolver qualquer dúvida de forma ágil. Isso reduz o tempo de inatividade e garante que o uso da ferramenta seja pleno desde os primeiros dias;
• Tecnologia avançada e automação inteligente de decisões: muitos sistemas prontos já trabalham com recursos de inteligência artificial e machine learning, permitindo que o gestor utilize ferramentas de análise automatizada para antecipar demandas, projetar cenários e responder com mais agilidade ao mercado;
• Acesso em nuvem e redução de custos com infraestrutura: grande parte das soluções atuais funciona com base em tecnologia cloud computing, o que permite o acesso remoto ao sistema, a qualquer momento e de qualquer lugar. Isso elimina a necessidade de investir em servidores físicos e reduz os gastos com manutenção;
• Soluções adaptáveis a diferentes tipos de negócio: o mercado já oferece opções para diversos segmentos, o que dispensa a construção de sistemas do zero. Empresas especializadas entregam soluções que podem ser personalizadas conforme as necessidades específicas de cada operação.

Ao escolher um sistema pronto, a empresa ganha velocidade, segurança e acesso imediato a tecnologias atualizadas, criando uma base mais sólida para crescer com eficiência e controle.

Como implementar um sistema de gestão?

A implantação de um sistema de gestão exige planejamento e alinhamento com as necessidades da empresa. Mais do que instalar um software, o processo envolve mudanças operacionais, treinamentos e adaptação de processos internos. Quando bem conduzida, a implementação garante aproveitamento total dos recursos da ferramenta e retorno mais rápido sobre o investimento.

Veja abaixo os principais passos para uma implantação eficiente:

• Passo 1 – Diagnóstico das necessidades do negócio: antes de iniciar, é fundamental mapear os processos existentes, identificar gargalos e definir os objetivos que o sistema deve atender. Isso garante que a escolha da solução esteja alinhada à realidade da empresa;
• Passo 2 – Escolha do fornecedor e da plataforma: com base no diagnóstico, é hora de escolher o sistema mais adequado. Avalie recursos, suporte técnico, escalabilidade, custo-benefício e aderência ao seu setor;
• Passo 3 – Planejamento da implantação: defina um cronograma com prazos, responsáveis e etapas. Um plano bem estruturado evita imprevistos e facilita a transição entre o sistema antigo e o novo;
• Passo 4 – Migração de dados e configurações iniciais: essa etapa inclui importar dados existentes, parametrizar o sistema conforme a estrutura da empresa e ajustar permissões de acesso;
• Passo 5 – Treinamento das equipes: capacitar os usuários é essencial para garantir o uso correto da ferramenta desde o início. Invista em treinamentos práticos e materiais de apoio;
• Passo 6 – Testes e validação: antes de colocar o sistema em operação definitiva, é importante testar todas as funcionalidades e corrigir eventuais falhas ou inconsistências;
• Passo 7 – Acompanhamento pós-implantação: após o início do uso, monitore o desempenho da ferramenta, avalie o nível de adesão dos usuários e conte com o suporte do fornecedor para ajustes e melhorias contínuas.

Ao seguir essas etapas, a empresa minimiza riscos, acelera os resultados e aproveita ao máximo os benefícios do sistema de gestão.

Conclusão

Investir em um sistema de gestão de qualidade é um passo essencial para empresas que desejam crescer com eficiência, controle e competitividade. Independentemente do setor de atuação, contar com uma plataforma capaz de organizar, monitorar e automatizar os processos administrativos faz toda a diferença no desempenho do negócio.

No entanto, escolher qualquer software não garante os resultados esperados. É fundamental optar por uma solução completa, validada pelo mercado e que realmente atenda às necessidades da operação. Um bom sistema de gestão deve:

• Promover mais transparência e integração entre setores;
• Reduzir a burocracia nos processos internos;
• Automatizar tarefas operacionais e repetitivas;
• Minimizar falhas e erros humanos;
• Apoiar decisões com base em dados reais;
• Manter a empresa em conformidade com a legislação fiscal;
• Gerar economia e evitar desperdícios;
• Posicionar o negócio para crescer com sustentabilidade.

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