Você já parou para pensar em que um sistema de gestão pode fazer pela sua empresa?

Esse tipo de tecnologia foi desenvolvida para simplificar o controle que os empresários têm sobre seus negócios, mas não é só isso. Seus recursos e funcionalidades são capazes de melhorar a tomada de decisão estratégica, otimizar o atendimento ao cliente e assegurar o cumprimento de normas e legislações.

A seguir, veja tudo que é preciso saber sobre sistemas de gestão, desde os principais tipos, importância, como escolher o melhor e até mesmo qual o momento ideal para trocar o seu software.

Boa leitura!

O que é sistema de gestão?

O sistema de gestão nada mais é do que uma tecnologia voltada para organizar, monitorar e automatizar as operações de uma empresa. Seu principal objetivo é integrar dados, pessoas e processos em um só local, proporcionando uma visão holística e real sobre todo o modelo de negócio.

Empresas que utilizam um sistema de gestão não só conseguem aumentar a sua competitividade na execução de tarefas rotineiras, como também agilizar a entrega de produtos e serviços.

Qual é a função de um sistema de gestão?

A função do sistema de gestão é reduzir a complexidade de tarefas relacionadas à organização, monitoramento e administração de um negócio, mas não se limita a isso.

A tecnologia também pode ser aplicada isoladamente para melhorar o controle financeiro, simplificar a gestão de compras, gerenciar as atividades internas ou até mesmo proporcionar uma melhor experiência ao cliente.

Além disso, como todas as informações ficam concentradas dentro do software de gestão, líderes têm a possibilidade de acessar Indicadores de Desempenho (KPIs) e relatórios quase que instantaneamente, otimizando, assim, a tomada de decisão estratégica. 

Qual é a estrutura de um sistema de gestão integrado?

Cada sistema de gestão possui características próprias. No entanto, todos os softwares desse tipo são desenvolvidos com base na seguinte estrutura:

1. Política de administração: trata dos princípios e requisitos estabelecidos para orientar a construção e o funcionamento do sistema;
2. Planejamento estratégico: estabelece as metas e objetivos do projeto, bem como as ações e ferramentas usadas para sua realização;
3. Implantação e operação: etapas essenciais que compõe o planejamento estratégico e que garantem a transformação das ideias em ações;
4. Avaliação do desempenho: mede a performance da ferramenta para assegurar que ela atende a todas às expectativas;
5. Correções e melhorias: trata de corrigir falhas, bugs e outros problemas técnicos para lapidar o sistema e deixá-lo perfeito para uso; 
6. Exame crítico: análise cuidadosa e sistemática para avaliar possíveis implicações e consequências no software, e como solucioná-los.

Qual é a importância do sistema de gestão para empresas?

Um sistema de gestão amplia a organização e o controle da empresa, além de melhorar a sua eficiência operacional. Além disso, a ferramenta é importante porque permite aos líderes acessar informações confiáveis para melhores tomar decisões, aumentar o engajamento dos colaboradores e conseguir promover uma cultura voltada para inovação e melhoria contínua. 

Em estudo, a Fundação Getúlio Vargas (FGV) revela que cerca de 66% das micro e pequenas empresas ainda precisam investir em soluções tecnológicas para acelerar sua transformação digital e se manter competitivas no mercado.

Outro levantamento, realizado pelo MIT (Instituto de Tecnologia de Massachusetts), aponta que empresas são capazes de aumentar sua produtividade em até 6% ao investir em tecnologias data-driven (orientadas por dados), como é o caso do sistema de gestão.

A competitividade empresarial está cada dia mais acirrada, obrigando líderes de negócio a modernizarem seus processos internos para oferecer um diferencial atrativo e obter mais ganhos.

Permanecer com métodos tradicionais e entregar resultados medianos não fará a empresa sobreviver ou se destacar no seu nicho. Para continuar atuando e obter sucesso, é preciso que a empresa busque medidas para se modernizar e transformar a forma com que monitora e executa suas operações.

Quando usar um sistema de gestão empresarial? 

Não existe um momento específico para a empresa usar um sistema de gestão empresarial. Se ela quiser obter mais agilidade, reduzir custos operacionais e conquistar mais inteligência de negócio, já tem motivos suficientes para escolher e implementar a ferramenta.

Pode ser que alguns empresários fiquem em dúvida sobre quando é o momento de investir ou não em um software, mas se fossemos dar essa resposta, ela seria o “agora”!

Por que adotar um sistema de gestão?

O principal motivo para adotar um sistema de gestão está em poder ampliar o potencial sobre os negócios. A empresa que faz uso dessa tecnologia não só obtém mais controle sobre suas operações internas, como também potencializa processos, pessoas e informações.

Fora isso, outros motivos que merecem ser destacados, incluem:

1. Mais transparência e integração

Uma vez que tudo fica concentrado em um único ecossistema, a empresa consegue gerar mais transparência sobre suas operações. Isso significa que líderes, colaboradores, diretores e até mesmo acionistas podem ter mais visibilidade sobre a real situação do negócio. 

2. Redução de burocracia

Como muitas operações podem ser automatizadas pelo sistema, a empresa consegue também reduzir a burocracia durante procedimentos de compra, venda e distribuição de produtos. Essa agilidade, por sua vez, reflete no melhor atendimento a fornecedores e clientes.   

3. Automatização de processos

Com um sistema de gestão, atividades repetitivas que antes demandavam muito tempo e esforço podem ser realizadas em poucos cliques. Aqui entram tarefas como: lançamento de notas, geração de relatórios e pedidos, cálculos e até atualização dos saldos do estoque e inventários.

4. Redução de erros humanos

Uma das causas mais comuns que geram refação de tarefas é a incidência de erros humanos. Embora os colaboradores estejam compenetrados e imersos em suas atividades, é natural que as pessoas se confundam em algum momento e cometam equívocos. Esse problema pode ser praticamente extinto já que sistemas de gestão automatizam boa parte das operações.    

5. Decisões baseadas em dados

A ferramenta permite que dados, relatórios e indicadores sejam acessados de qualquer lugar e hora. Isso significa que não existem mais barreiras para os líderes tomarem suas decisões. Eles podem verificar os números, sempre que necessário, e orientar as estratégias e ações com base nesses informativos.

Além disso, o uso do sistema de gestão faz com que consigam abandonar uma cultura de decisão baseada em “suposições” para se tornar totalmente data-driven (orientada por dados).

6. Conformidade com a legislação fiscal

Por meio de um sistema de gestão, a empresa ainda é capaz de padronizar todas as suas operações e, com isso, garantir que seus processos sempre estejam alinhados aos principais requisitos e padrões de qualidade, e em conformidade com a legislação fiscal.

7. Posicionar a empresa para o crescimento

Com o apoio da ferramenta, a empresa também consegue ficar mais bem preparada para atender suas demandas e necessidades do cliente. Isso faz com que se posicione como uma referência no seu nicho, tornando-se até mesmo uma inspiração para outras empresas do setor. 

8. Economia

Além de todos os benefícios acima, vale lembrar que a empresa consegue gerar mais economia com o uso do software, uma vez que as informações presentes na solução podem ser usadas para identificar gargalos e reduzir custos. Fora isso, ao mitigar erros humanos, é possível também economizar mão de obra e tempo de trabalho. 

Quais são os tipos de sistema de gestão?

Existem diferentes tipos de sistema de gestão que podem ser usados por uma empresa. Abaixo, veja os principais:

• ERP: também conhecido como Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Integrado, o ERP é um software que centraliza todas as informações e operações da empresa. Ele foi projetado para integrar departamentos, pessoas e processos em um só espaço, garantindo  controle total das atividades.
• CRM: conhecido também como Customer Relationship Management, o CRM é um sistema de gestão voltado para controlar o relacionamento com os clientes. Suas funcionalidades foram desenvolvidas para armazenar informações de contatos, rastrear interações, otimizar o atendimento, entre outros objetivos.
• BPM: também conhecido como Business Process Management, o BPM é um software que gerencia os processos de forma sistemática. Por meio da tecnologia é possível identificar, mapear e analisar processos, bem como controlar todo os seus ciclos de vida. 
• WMS: conhecido também como Warehouse Management System, o WMS é um sistema de gestão projetado para auxiliar no gerenciamento de armazéns. Essa é uma tecnologia que atende mais especificamente distribuidoras, que trabalham com o recebimento, o armazenamento, a movimentação e a expedição de produtos.

Quais são os indicadores de um sistema de gestão?

Uma vez que os sistemas de gestão concentram dados e informações sobre o negócio, os líderes podem calcular indicadores de desempenho e avaliar, em tempo real, como está a performance de trabalhadores e da empresa.

Alguns desses indicadores são:

Indicadores de qualidade

Demonstram a realidade dos processos, produtos e serviços em comparação aos padrões de qualidade definidos pela empresa. Quando analisados, esses índices podem ajudar líderes e empresários a identificar gargalos e potenciais problemas, e apontar necessidades de melhoria.

Exemplos de indicadores de qualidade: taxa de satisfação de clientes, índice de retrabalhos e tempo de resposta.

Indicadores de saúde

Medem a saúde ocupacional, indicando se os colaboradores estão ou não felizes/satisfeitos com a empresa. Esses indicadores podem ajudar os líderes de RH a descobrirem problemas no ambiente de trabalho, e facilitar a aplicação de medidas que melhoram o bem-estar e a saúde de todos os envolvidos.

Exemplos de indicadores de saúde: nível de satisfação dos colaboradores, taxa de acidente de trabalho e índice de estresse.  

Indicadores de sustentabilidade

Indicam como está o desempenho ambiental, social e econômico da empresa. Esses indicadores são muito importantes porque ajudam na mensuração de desperdícios e excessos, por exemplo, bem como na aplicação de medidas mais conscientes e sustentáveis.

Exemplos de indicadores de sustentabilidade: retorno sobre o investimento, diversidade e inclusão, nível de geração de resíduos.

LEIA TAMBÉM | Por que é importante uma gestão sustentável nas empresas?

Como escolher um sistema de gestão para a sua empresa?

Quando falamos em escolher um sistema de gestão, é preciso ter em mente dois pontos. Primeiro, quais são as necessidades do seu negócio? E, segundo, qual é o tipo de plataforma que vai atender a essas necessidades?

Atualmente, as plataformas podem ser divididas em duas categorias: as que focam exclusivamente no gerenciamento de clientes e aquelas que atendem à gestão empresarial.

Plataforma de gestão de clientes

A plataforma de gestão de clientes é utilizada para melhorar a interação e o relacionamento entre a empresa e o consumidor.

Portanto, se o objetivo do empresário é oferecer um serviço mais agradável ao seu público-alvo, ele precisa considerar o uso dessa plataforma, além de avaliar os recursos entregues por essa ferramenta.

Uma boa plataforma de gestão de cliente precisa:

• Permitir o acompanhamento da jornada dos consumidores;
• Ser personalizável para atender as particularidades do negócio;
• Oferecer compatibilidade com outras ferramentas (e-mails, aplicativos, chat, entre outros);
• Entregar um período de teste;
• Ser acessível de qualquer lugar.

Plataforma de gestão de empresas

Já a plataforma de gestão de empresas é usada para administrar os dados, processos e departamentos da instituição. Portanto, se o objetivo do empresário é obter uma visão holística sobre todo o seu negócio e potencializar o controle sobre suas operações, ele deve considerar o uso dessa tecnologia.

Claro que, assim como na plataforma de gestão de clientes, também é preciso avaliar alguns pontos importantes antes de escolher a ferramenta que atende as necessidades do seu negócio.

Uma boa plataforma de gestão de empresas precisa:

• Ser prática, para que todos os usuários possam manuseá-lo facilmente;
• Oferecer acesso às funcionalidades a qualquer lugar e hora;
• Entregar módulos para controle de estoque, controle financeiro e emissão de notas fiscais;
• Ter recursos para vendas de balcão;
• Permitir a emissão de relatórios e Indicadores de Desempenho (KPIs);
• Realizar backups automáticos.

Por que investir em um sistema de gestão pronto?

Com a possibilidade de construir aplicativos e plataformas do zero, muitos empresários acreditam que essa opção pode ser mais vantajosa do que investir em um sistema de gestão pronto. Será verdade?

Abaixo, mostramos tudo o que a empresa pode ganhar ao escolher uma tecnologia que já foi desenvolvida, testada e validada pelo mercado.

Otimização de tempo

Construir uma plataforma requer tempo e mão de obra, e se durante o desenvolvimento faltarem recursos, o empresário pode se ver obrigado a atrasar a implementação do projeto. O mesmo não ocorre com um sistema de gestão já pronto. Com a ferramenta pode-se otimizar o tempo de aplicação, adaptação e uso da tecnologia.

Atendimento e suporte

Ao investir em um sistema pronto, a empresa também recebe atendimento e suporte especializado de quem entende do assunto e domina todos os diferenciais da solução. Isso elimina o risco dos usuários ficarem muito tempo inativos ou sem conseguirem fazer o uso do programa. 

Automatizar decisões de gestão

Sistemas de gestão prontos passam por atualizações e geralmente trabalham com tecnologias inovadoras, como é o caso de IA (Inteligência Artificial) e Machine Learning (Aprendizado de Máquina). Ou seja, os gestores têm a possibilidade de usar ferramentas mais inteligentes para automatizar decisões e agilizar respostas ao mercado.

Fácil acesso

Boa parte dos sistemas de gestão atuais trabalham com tecnologia cloud computing, ou seja, em nuvem. Isso significa que os usuários podem acessar a ferramenta de qualquer lugar e hora, basta ter um computador conectado à internet. Isso reduz os custos com a aquisição de servidores e a manutenção física desses equipamentos.

Soluções para cada tipo de negócio

Existem muitas soluções diferentes no mercado para atender a cada tipo específico de negócio. Então, o empresário não precisa elaborar um plano para construir uma tecnologia do zero que atende unicamente a suas necessidades. Pode entrar em contato com uma empresa que disponibiliza o sistema, e que entrega a possibilidade de personalização.

Quando trocar seu software de gestão?

Você já utiliza um software de gestão, mas não sabe se a tecnologia continua sendo ideal para o seu negócio? Abaixo, veja os pontos que indicam quando é hora de trocar o seu sistema por uma tecnologia mais inovadora. Confira!

Má qualidade de atendimento

O software é lento para atender os clientes? Não possui recursos que simplificam a interação e o contato? Caso sua ferramenta esteja “mais atrapalhando” do que ajudando, considere mudar para uma solução que entrega recursos que permitem otimizar o atendimento.

Falta de funções essenciais

Precisa utilizar várias ferramentas diferentes porque faltam funções essenciais no seu sistema? Se a resposta é “sim”, é chegado o momento de migrar para uma solução completa, capaz de atender todas suas necessidades. Chega de investir em muitas soluções que entregam apenas o básico.

Alto custo de manutenção

Quanto a sua empresa precisa desembolsar para usar uma ferramenta sem bugs, em perfeito funcionamento? Altos custos de manutenção podem prejudicar o orçamento da empresa, além de tomar recursos importantes que poderiam muito bem ser aplicados em outros investimentos.

Dificuldade de integração

Não consegue integrar o sistema com outras ferramentas essenciais? E quando consegue, enfrenta problemas de integração? Boas soluções precisam se comunicar facilmente com outras tecnologias, a fim de tornar o seu sistema mais potente, inovador e produtivo. 

Invista em um sistema de gestão de qualidade

Não importa qual é o nicho de atuação da empresa, ela precisa contar com um bom sistema de gestão para organizar, monitorar e automatizar todas suas operações administrativas.

No entanto, só escolher qualquer software não garante acesso aos benefícios da solução. É necessário que o sistema seja completo e já validado pelo mercado, e que permita:

• mais transparência e integração;
• reduzir a burocracia;
• automatizar processos;
• eliminar erros humanos;
• tomar decisões baseadas em dados;
• se manter em conformidade com a legislação fiscal;
• gerar mais economia;
• posicionar a empresa para o crescimento.

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