Um estudo realizado recentemente com 47 líderes empresariais descobriu que cerca de 40% das empresas da América Latina já implementaram ou estão em processo de implementação de um ERP, ou seja, um sistema de gestão integrada.

O que tem motivado esse resultado? Para 75% dos entrevistados, fatores como aumento da eficiência e a padronização e automação de processos são os principais impulsionadores dessa tendência.

Segundo relatório da Grand View Research, espera-se que até 2028 o mercado global de ERP cresça 9,8% ao ano, com o número de empresas adeptas à solução cada vez maior.

Sua empresa faz parte do time que já possui essa tecnologia como aliada ou ainda está estudando a ideia de implementação nos próximos anos?

Neste post, entenderemos mais sobre esse sistema, por que o investimento é uma recomendação dos especialistas e o que você pode fazer para começar a se beneficiar, também, dessa ferramenta. Acompanhe!

O que é sistema de gestão integrada?

Também conhecido pela sigla ERP (Enterprise Resource Planning em português), o sistema de gestão integrada (SGI) nada mais é do que um software empresarial que unifica e integra todos os setores, dados, pessoas e processos de uma organização.

Por ser pensado para a melhor gestão dos negócios, a tecnologia possui diversas funcionalidades e recursos interessantes, seja para:

• automatizar tarefas;
• garantir previsões técnicas altamente avançadas;
• tornar a empresa mais orientada a dados.

No mundo em que vivemos, muitas informações são geradas e coletadas diariamente, e transformá-las em insights verdadeiramente úteis pode ser um desafio, especialmente se estiverem armazenadas em silos.

Os sistemas ERP, no entanto, vêm para tornar o uso de dados mais inteligente, compilando todas as informações em formatos sistemáticos e as concentrando em um único banco de dados.

O que isso significa? Que a gerência pode acessar e analisar informações sobre o negócio instantaneamente para tomar decisões aplicando muitas operações analíticas nesses dados.

Assim como os relatórios gerenciais, os dados podem ser acessados ​​por todas as pessoas e departamentos que integram a empresa, desde recursos humanos, vendas e marketing, até a alta administração.

Nesse sentido, empresas que sofrem com problemas no uso, coordenação, conectividade e integração de informações podem recorrer ao sistema de gestão integrada para se tornar mais BI e estratégicas. Não há necessidade de “desenterrar” os dados manualmente e extrair informações deles — o software faz isso por si só.

O que compõe o SGI?

O sistema de gestão integrada é uma ferramenta robusta que foi desenvolvida para simplificar e otimizar o gerenciamento empresarial. Por isso, sua configuração contém, em grande maioria, os seguintes recursos:

• Estoque: permite o rastreamento detalhado de entradas, saídas e movimentações internas. Ainda, possibilita a integração com sistemas de códigos de barras ou RFID para identificar produtos, gerenciar lotes e datas de validade, além de emitir alertas automáticos para reposição ou expiração.
• Programação: disponibiliza ferramentas para organizar cronogramas e sequenciar tarefas em projetos ou operações diárias. A funcionalidade pode alocar recursos (humanos, materiais ou financeiros), associar atividades a prazos e permitir ajustes automáticos em função de mudanças ou atrasos.
• Vendas: garante a gestão centralizada de pedidos, desde a entrada até a finalização, com suporte para emissão de notas fiscais e integração com sistemas de pagamentos. Além disso, possibilita a configuração de tabelas de preços, gerenciamento de catálogos de produtos e geração de relatórios detalhados sobre transações.
• Cotações e estimativas: automatiza a criação de propostas comerciais e cálculos financeiros baseados em variáveis configuráveis, como custos diretos, indiretos, margem de lucro e impostos. Ainda, suporta integração com outras áreas para atualização em tempo real de dados necessários às cotações.
• Custo de trabalho: realiza o monitoramento de custos relacionados à mão de obra, insumos e processos produtivos. Utiliza parâmetros pré-configurados para calcular custos unitários ou totais, vinculando-os a projetos, departamentos ou produtos.
• Gerenciamento de relacionamento com o cliente: coleta, organiza e armazena informações sobre clientes, incluindo histórico de interações, preferências e dados de contato. Permite também a criação de campanhas direcionadas e emissão de relatórios analíticos sobre o comportamento do consumidor.
• Financeiro: automatiza o controle de contas a pagar e a receber, oferece conciliação bancária integrada e permite a geração de demonstrativos financeiros. Ademais, possui módulos para controle de orçamentos e previsões financeiras, garantindo o monitoramento detalhado do fluxo de caixa.
• Recursos Humanos: centraliza a gestão de informações de colaboradores, automatizando processos como folha de pagamento, controle de benefícios, banco de horas e registro de frequência. Em alguns casos, inclui também ferramentas para avaliação de desempenho e gestão de treinamentos.
• Gerenciamento de projetos: proporciona recursos para planejar, executar e monitorar projetos, com controle de marcos, tarefas e alocação de recursos. Oferece dashboards com visualização em tempo real do progresso, identificação de gargalos e relatórios de desempenho.

Segundo um estudo da Accenture, as empresas que investem em um sistema de gestão integrada conseguem ampliar significativamente sua vantagem de crescimento sobre os concorrentes. A pesquisa revelou, ainda, que a tecnologia é tão importante para a retomada de crescimento que ela já se tornou indispensável para o sucesso de muitos negócios.

Qual é o objetivo do SGI?

A principal finalidade de um sistema de gestão integrada é certamente melhorar o controle interno e tornar a empresa mais inteligente. No entanto, limitar sua função apenas a isso seria subestimar o potencial da tecnologia.

Isso porque, a ferramenta também pode ser aplicada em empresas que buscam:

• Melhorar o alinhamento de objetivos e metas;
• Garantir maior economia de tempo e custos;
• Gerar mais transparência e consistência dos processos;
• Fortalecer a imagem e a participação no mercado;
• Melhorar a satisfação de seus clientes, funcionários, acionistas e demais partes interessadas;
• Aumentar a competitividade empresarial;
• Prevenir-se contra falhas e erros humanos.

Qual é a importância do sistema de gestão integrada?

A importância do sistema de gestão integrada está em criar um ambiente onde todos os processos operacionais deixam de ser desconexos para se tornarem partes de um só sistema.

Essa integração e unificação de dados, fluxos de trabalho e informações é o que diminui ambiguidades e incertezas na rotina empresarial, tornando a comunicação interna muito mais fluida, ágil e livre de erros. Resultado? Transformação do ambiente em um espaço mais alinhado e funcional, com dados acessíveis e organizados para fundamentar ações e decisões.

No cenário externo, o SGI também exerce um papel importante: consolidar uma imagem corporativa mais forte, indicando que a empresa está realmente apta para atender às regulamentações e expectativas do mercado.

Empresas que demonstram essa capacidade transmitem maior credibilidade para clientes, investidores e o mercado como um todo, porque o uso do sistema permite a implementação e aplicação das melhores práticas de gestão. Ainda, elas garantem que cada serviço, produto e entrega sejam padronizados e com um alto padrão de qualidade.

Quais as principais normas do SGI?

Qualquer sistema de gestão integrada que segue os preceitos da modernidade é pautado em normas reconhecidas, que regulamentam a gestão, a segurança e a qualidade das operações internas.

As principais normas do SGI são:

• ISO 9001 (Sistema de Gestão da Qualidade): estabelece critérios para garantir a consistência e a melhoria contínua de produtos, serviços e processos. A ISO 9001 é a base para demonstrar a capacidade da empresa de atender às expectativas de clientes e regulamentações.
• ISO 14001 (Sistema de Gestão Ambiental): voltada para o gerenciamento de questões ambientais, a ISO 14001 ajuda as empresas a identificarem e controlarem os impactos de suas atividades no meio ambiente. Essa norma auxilia na conformidade com regulamentações ambientais e na adoção de práticas sustentáveis.
• ISO 45001 (Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional): essa norma é projetada para criar um ambiente de trabalho seguro e saudável, minimizando os riscos de acidentes e doenças ocupacionais. A ISO 45001 protege os trabalhadores, bem como contribui para o cumprimento das leis trabalhistas e para a melhoria da reputação da empresa.
• ISO 27001 (Sistema de Gestão de Segurança da Informação): dedicada à proteção de dados e informações, essa norma estabelece diretrizes para identificar, gerenciar e reduzir riscos relacionados à segurança da informação. A ISO 27001 é necessária para todos os modelos de negócio que lidam com grandes volumes de dados ou informações sensíveis.

Quais são as vantagens do sistema de gestão integrada?

Embora o uso de um sistema de gestão integrada seja fortemente recomendado por especialistas, muitas empresas ainda questionam os ganhos reais que ele proporciona. Afinal: “O que o meu negócio ganha ao adquirir a solução?”

Redução de custos

Despesas eventuais, como multas e atrasos decorrentes de falhas no cumprimento de prazos ou descuidos com regulamentações, podem ser mitigadas graças ao maior controle e supervisão sobre os processos internos. Além disso, ao eliminar retrabalhos e garantir mais precisão nas tarefas diárias, é possível reduzir gastos operacionais e alocar recursos de forma mais inteligente.

Produtividade

Em muitas empresas, funções essenciais como contas a pagar, folha de pagamento, controle de produção e vendas são gerenciadas em softwares paralelos. Isso tende a implicar altos custos com licenças e manutenção, uma fragmentação que dificulta, inclusive, a comunicação entre sistemas.

Com a adoção de um sistema ERP, todos os processos passam a operar em uma única plataforma, ou seja, elimina-se a necessidade de manter múltiplos programas.

Controle e padronização de processos

Um sistema de gestão integrada organiza e uniformiza os processos internos, garantindo que todas as operações sejam registradas e monitoradas, por exemplo:

• Quando uma nota fiscal de insumo é registrada no sistema, o módulo de contas a pagar é automaticamente atualizado, gerando um título a ser quitado.
• O estoque no almoxarifado também é ajustado e disponibilizado para o setor produtivo utilizar o suprimento necessário.
• Após a manufatura, o produto acabado entra na base de informação das vendas, que podem comercializá-lo, enquanto o módulo de faturamento gera os dados necessários para cobrança e controle contábil.

Maior confiabilidade das informações

Com o armazenamento centralizado e protegido, as informações inseridas no sistema estão menos sujeitas a manipulações indevidas ou inconsistências. Isso assegura que os dados sejam mais confiáveis e respaldem processos como a transferência de informações aos órgãos fiscalizadores.

Nesse sentido, o atendimento ao Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), por exemplo, pode ser feito de maneira segura, com validações automatizadas que reduzem riscos de erros. Além disso, registros detalhados de produção, como os exigidos pelo Bloco K, ficam facilmente acessíveis.

Agilidade de processos

Os processos empresariais se tornam mais rápidos e transparentes com o sistema, já que todas as informações ficam acessíveis aos diferentes departamentos em tempo real. Ademais, alguns softwares ERP também oferecem módulos que podem ser usados diretamente no chão de fábrica, permitindo o controle e acompanhamento das atividades produtivas.

Redução de perdas

Outra vantagem interessante do sistema ERP é que ele reduz as perdas em etapas de planejamento, execução, cadeia produtiva e logística. Isso ocorre porque o sistema monitora continuamente os fluxos de trabalho, identifica gargalos e até mesmo otimiza o uso de recursos.

Diminuição dos retrabalhos

As informações também fluirão pelos diversos setores da empresa sem que haja manipulação e alteração dos dados. Desse modo, trabalhos repetitivos que antes demandavam muito tempo e esforço, podem ser sistematizados, o que permite que os trabalhadores sejam encaminhados para assumir tarefas mais sofisticadas e estratégicas.

Otimização de processos

Além de centralizar as operações, o sistema de gestão integrada permite que as empresas monitorem e controlem os resultados continuamente. Essa visibilidade garante que os gestores organizem as tarefas conforme as metas e objetivos, avaliando como está o desempenho de colaboradores, vendas, produtividade industrial e até a qualidade dos serviços e produtos.

Ao basear decisões em dados concretos e não em intuições, as empresas se tornam mais preparadas para ajustes que aumentem sua competitividade.

Utilização de dashboards

Dashboards são ferramentas visuais que consolidam dados de diferentes áreas em um único painel. Essa centralização é outro diferencial do ERP, que permite que líderes acompanhem em tempo real os indicadores-chave de desempenho (KPIs), como vendas, produção, estoque ou custos, tudo em um só lugar.

Com gráficos claros e relatórios dinâmicos, é possível identificar rapidamente desvios nos processos, como atrasos na entrega ou falhas na produção.

Quais os desafios do processo de implementação do SGI?

Por se tratar de uma solução tecnológica, é natural que o processo de implementação do SGI apresente desafios. Afinal, toda tecnologia tem desafios. O importante é entender quais são eles para adotar medidas de superação.

SGI na garantia da eficácia

O primeiro desafio, inclusive, é assegurar que o sistema alcance realmente a eficácia desejada na prática. Ou seja, que ele funcione como planejado em cada etapa da empresa. Isso é algo que exige alinhamento contínuo entre os objetivos estratégicos e as funcionalidades da solução, pois qualquer desconexão pode levar a processos inconsistentes ou mal-adaptados.

Além disso, a integração de diferentes áreas no mesmo sistema exige um alto grau de comprometimento e colaboração, já que falhas na comunicação podem gerar resistências. Outro ponto crítico é a própria manutenção do software. Uma vez que o SGI precisa ser constantemente ajustado para acompanhar mudanças no mercado, nas regulamentações e nas necessidades da empresa.

ROI (Retorno sobre Investimento)

Diferentemente de investimentos de retorno imediato, os resultados de um SGI podem levar meses ou até mesmo anos para se consolidar, dependendo da complexidade da operação e do setor no qual a empresa atua.

Nesse sentido, muitos gestores têm dificuldade em visualizar como o SGI se traduzirá em ganhos financeiros concretos, e isso pode gerar hesitação na aprovação ou até mesmo continuidade do uso da tecnologia. Essa percepção, no entanto, pode ser enfrentada avaliando os benefícios em médio e longo prazo, como economia operacional, redução de desperdícios e aumento na produtividade.

Satisfação do cliente

O SGI contribui para prazos mais ágeis, qualidade de produtos e serviços e melhor atendimento, mas é necessário que as empresas identifiquem como esses benefícios estão chegando ao cliente final. Muitas vezes, essa ligação não é imediatamente óbvia, o que pode dificultar a avaliação do impacto da solução na satisfação e fidelização do público.

Desenvolvimento dos colaboradores

Será que os profissionais estão realmente utilizando novos sistemas ou estão fazendo tudo à moda antiga? O desempenho deles melhorou? Eles estão satisfeitos?

Profissionais acostumados a operar de forma independente ou com sistemas tradicionais, muitas vezes, resistem à mudança, preferindo continuar com métodos antigos. Isso pode se tornar um limitador no uso da solução, sendo necessários investimentos em treinamentos e cursos para os times aceitarem e saberem conduzir a solução.

Como implantar o sistema de gestão integrada?

Desde que os sistemas de gestão integrada se mostraram fortes aliados para o crescimento empresarial, muitos softwares começaram a ser implementados à infraestrutura tecnológica de empresas. No entanto, para se beneficiar da ferramenta, é importante que o processo de implementação seja planejado pelo time de gestão e tecnologia.

A recomendação é que as etapas sejam seguidas à risca para uma implementação de sucesso. Confira cada uma delas a seguir.

Quais são as necessidades da sua empresa?

Antes de qualquer decisão, mapeie os processos internos para identificar os pontos de melhoria e as funcionalidades indispensáveis que o sistema precisa oferecer. Reúna feedbacks de equipes-chave e avalie como o SGI pode alinhar as operações às metas estratégicas.

Lembre-se: quanto mais detalhado for o diagnóstico, mais eficiente será a escolha e a implementação do sistema.

Qual o fornecedor ideal?

O sucesso do SGI está diretamente ligado à qualidade do fornecedor. Por isso, procure parceiros com experiência comprovada no seu segmento, capazes de oferecer soluções personalizadas que atendam às particularidades da sua operação.

Nessa etapa, avalie critérios como reputação da empresa, funcionalidades do software, possibilidade de customização e suporte técnico.

Planejar para aplicar

Elabore um cronograma com prazos claros e envolva todas as áreas da empresa no processo de implementação. Ainda, defina os responsáveis para cada etapa, garanta a disponibilidade de recursos necessários e acompanhe o progresso.

Aqui, pode ser interessante pensar em fases de implantação gradual, começando, talvez, com um projeto-piloto em uma área menos crítica e depois ir aplicando a solução, sequencialmente, em setores mais complexos.

Quem usará a solução?

Garanta que todos os colaboradores compreendam como usar o sistema corretamente e quais benefícios ele trará para suas atividades. Os treinamentos precisam fazer parte da rotina, especialmente após atualizações ou mudanças no software. Os colaboradores precisam estar bem preparados para extrair o máximo potencial da solução.

Garantindo o uso inteligente do SGI no longo prazo

A implementação não termina após o sistema estar em funcionamento, é preciso acompanhar de perto o desempenho da tecnologia, mensurando se as expectativas estão sendo atingidas e se o SGI está, de fato, contribuindo para resultados.

Como você fará esse monitoramento? Utilize métricas para avaliar a eficiência, a produtividade e os impactos financeiros. Além disso, esteja pronto para ajustar o sistema conforme as necessidades da empresa mudem.

O sistema de gestão integrada já é um aliado de muitas empresas que tinham como barreiras processos lentos, erros humanos e altos custos operacionais. Se você quer fazer parte da lista de negócios que viram a performance crescer e os resultados se consolidarem após implementar a tecnologia, invista em uma solução robusta e inteligente como o FoccoERP. Solicite uma demonstração!